PAGE1-安全評價(jià)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范1目的為積極貫徹落實(shí)《安全評價(jià)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》（國家安全監(jiān)管總局令第22號）及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安全評價(jià)監(jiān)督管理工作的通知》（X安監(jiān)發(fā)[2010]26號）等要求，進(jìn)一步規(guī)范安全評價(jià)機(jī)構(gòu)在檔案資料收集、整理、立卷、歸檔等方面的管理，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、實(shí)用、安全和保密，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，特制定本規(guī)范。2適用范圍本規(guī)范對以下兩部分內(nèi)容的資料檔案管理進(jìn)行了規(guī)定：（1）安全評價(jià)機(jī)構(gòu)在開展安全評價(jià)工作過程中產(chǎn)生的與評價(jià)項(xiàng)目相關(guān)的資料檔案管理的總要求、原則、過程及方法。（2）評價(jià)機(jī)構(gòu)在內(nèi)部管理、機(jī)構(gòu)資質(zhì)、技術(shù)人員資格及條件、設(shè)備儀器、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等方面相關(guān)資料的檔案管理要求。本規(guī)范適用于機(jī)構(gòu)注冊地在XX省境內(nèi)的甲、乙級安全評價(jià)機(jī)構(gòu)。3引用及參考文件本規(guī)范在編制過程中執(zhí)行和參考了以下法規(guī)及規(guī)范性文件。各機(jī)構(gòu)應(yīng)注意跟蹤法規(guī)及規(guī)范性文件的最新版本，在本標(biāo)準(zhǔn)未修訂前，機(jī)構(gòu)可使用最新版本的文件要求。（1）《中華人民共和國檔案法》（1996年7月5日修正）（2）《安全評價(jià)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》（國家安全監(jiān)管總局令第22號）（3）《安全評價(jià)過程控制標(biāo)準(zhǔn)》（DB37/T1855-2011）（4）《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）（5）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）（6）《關(guān)于印發(fā)<安全評價(jià)過程控制文件編寫指南>的通知》（安監(jiān)總規(guī)劃〔2005〕177號）（7）《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安全評價(jià)監(jiān)督管理工作的通知》（X安監(jiān)發(fā)〔２０1０〕26號）（8）其他有關(guān)要求4術(shù)語與定義為規(guī)范檔案管理，本規(guī)范使用了以下術(shù)語與定義。4.1檔案本規(guī)范中檔案是指安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)保存的在開展安全評價(jià)活動以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理過程中形成的與安全評價(jià)工作有關(guān)的各種形式的文件資料和記錄。檔案的功能在于保持安全評價(jià)工作過程的可追溯性和可再現(xiàn)性，建檔的目的是規(guī)范安全評價(jià)資料管理及防范風(fēng)險(xiǎn)。4.2檔案管理檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一系列活動的總稱。4.3檔案室安全評價(jià)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的獨(dú)立的、專門場所。其中甲級資質(zhì)機(jī)構(gòu)檔案室面積不少于50平方米；乙級資質(zhì)機(jī)構(gòu)檔案室面積不少于30平方米。4.4檔號檔案實(shí)體編號的總稱。包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。4.5卷（檔）內(nèi)目錄

登錄卷（檔）內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷（檔）內(nèi)文件之前。4.6索引

指明檔案或目錄的內(nèi)容特征、形式特征，按一定順序排列并注明相應(yīng)出處，供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。4.7檔案分類本規(guī)范按照檔案資料的性質(zhì)將檔案分為安全評價(jià)項(xiàng)目檔案、機(jī)構(gòu)資質(zhì)檔案、技術(shù)人員檔案、設(shè)備儀器檔案、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等資料檔案、機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理檔案等六類。5檔案管理要求5.1檔案管理工作原則檔案管理是安全評價(jià)過程控制的重要環(huán)節(jié)之一，安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)、專業(yè)科學(xué)的原則做好檔案管理工作。確保檔案資料的可控性、可追溯性和一定程度的可再現(xiàn)性。5.2檔案管理保障在機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置專門且獨(dú)立的檔案室用于檔案存放，檔案室應(yīng)有專人管理，檔案室應(yīng)有可靠的防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防輻射等措施。安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定實(shí)施檔案管理制度，配備檔案管理人員。檔案管理制度應(yīng)包括檔案室管理要求、檔案管理人員工作職責(zé)以及存檔、借閱及銷毀等檔案管理的相關(guān)規(guī)定。5.3檔案分類編碼安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的分類要求，按照安全評價(jià)項(xiàng)目檔案、機(jī)構(gòu)資質(zhì)檔案、技術(shù)人員檔案、設(shè)備儀器檔案、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等資料檔案、機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理檔案等六個(gè)類別進(jìn)行分類，結(jié)合機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理實(shí)際情況對檔案進(jìn)行分類編碼管理，確保存檔清晰、條理、有序，便于檢索和使用。其中機(jī)構(gòu)資質(zhì)檔案、技術(shù)人員檔案、設(shè)備儀器檔案、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等資料檔案、機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理檔案可自行分類編碼。安全評價(jià)項(xiàng)目檔案分類編碼應(yīng)滿足以下要求。5.3.1安全評價(jià)項(xiàng)目檔案分類安全評價(jià)項(xiàng)目的檔案可以按照以下方式之一進(jìn)行分類：（1）一級目錄以安全評價(jià)行業(yè)范圍進(jìn)行界定；二級目錄以評價(jià)類型（預(yù)評價(jià)、現(xiàn)狀評價(jià)、驗(yàn)收評價(jià)、專項(xiàng)評價(jià)）進(jìn)行界定；三級目錄以項(xiàng)目流水序號進(jìn)行界定。（2）一級目錄以評價(jià)類型（預(yù)評價(jià)、現(xiàn)狀評價(jià)、驗(yàn)收評價(jià)、專項(xiàng)評價(jià)）進(jìn)行界定；二級目錄以安全評價(jià)行業(yè)范圍進(jìn)行界定；三級目錄以項(xiàng)目流水序號進(jìn)行界定。5.3.2安全評價(jià)項(xiàng)目檔案編碼原則為確保安全評價(jià)項(xiàng)目檔案資料的清晰有序，應(yīng)對安全評價(jià)檔案進(jìn)行編碼。檔案編碼應(yīng)能夠體現(xiàn)出行業(yè)范圍、評價(jià)類型、項(xiàng)目流水號的內(nèi)容，具體編碼形式安全評價(jià)機(jī)構(gòu)可自行制定。以下形式可供參考?！酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢酢蹴?xiàng)目流水序號，評價(jià)類型，如YSPJ行業(yè)范圍代碼，如4a年份，如2013機(jī)構(gòu)代碼，可以是幾個(gè)英文字母6檔案管理內(nèi)容與方法6.1安全評價(jià)項(xiàng)目檔案6.1.1存檔內(nèi)容根據(jù)安全評價(jià)相關(guān)規(guī)定及安全評價(jià)過程控制要求，機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全自身管理過程中的資料管理，針對安全評價(jià)項(xiàng)目應(yīng)按照“一項(xiàng)目一檔案”的立檔原則進(jìn)行建檔。每個(gè)評價(jià)項(xiàng)目檔案中應(yīng)包括的內(nèi)容如下：6.1.1.1安全評價(jià)過程控制產(chǎn)生的文件資料應(yīng)包括：檔案索引目錄評價(jià)初訪記錄（含紙質(zhì)與影像）風(fēng)險(xiǎn)分析記錄及合同評審記錄安全評價(jià)合同復(fù)印件安全評價(jià)項(xiàng)目工作計(jì)劃書項(xiàng)目組與被評價(jià)單位就評價(jià)和檢查結(jié)果交換意見記錄現(xiàn)場考察記錄（含紙質(zhì)與影像）現(xiàn)場檢查記錄（含紙質(zhì)與影像）現(xiàn)場核查記錄（含紙質(zhì)與影像）安全評價(jià)報(bào)告（正式版）（安全評價(jià)報(bào)告有外部評審的，還應(yīng)保存送審版）評價(jià)報(bào)告校核記錄（可以以帶校核痕跡的電子版形式保存）內(nèi)部審核記錄（包括書面記錄和帶審核痕跡的電子版）技術(shù)負(fù)責(zé)人審核記錄（包括書面記錄和帶審核痕跡的電子版）過程控制負(fù)責(zé)人審核記錄回訪記錄服務(wù)質(zhì)量信息反饋表安全評價(jià)工作業(yè)績表評價(jià)過程產(chǎn)生的其他資料6.1.1.2應(yīng)保存的被評價(jià)單位的有關(guān)資料被評價(jià)單位有關(guān)資料因不同評價(jià)類型、不同行業(yè)以及項(xiàng)目不同的風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)而有所不同，應(yīng)根據(jù)《安全評價(jià)通則》（AQ8001-2007）、《安全預(yù)評價(jià)導(dǎo)則》（AQ8002-2007）、《安全驗(yàn)收評價(jià)導(dǎo)則》（AQ8003-2007）、各行業(yè)安全評價(jià)導(dǎo)則、評價(jià)細(xì)則以及評價(jià)報(bào)告審核標(biāo)準(zhǔn)中的有關(guān)要求，結(jié)合評價(jià)工作和企業(yè)實(shí)際進(jìn)行資料收集。安全現(xiàn)狀評價(jià)項(xiàng)目應(yīng)存檔的資料一般包括：被評價(jià)單位提交的文件資料目錄被評價(jià)單位的法人資格證明復(fù)印件被評價(jià)單位的相關(guān)人員安全資格證明被評價(jià)單位的工程技術(shù)資料及圖紙?jiān)驈?fù)印件被評價(jià)單位涉及的主要特種設(shè)備、儀器儀表的檢測檢驗(yàn)資料復(fù)印件被評價(jià)單位涉及的消防驗(yàn)收意見書復(fù)印件被評價(jià)單位涉及的防雷（防靜電）檢測報(bào)告復(fù)印件被評價(jià)單位涉及的現(xiàn)場職業(yè)危害因素監(jiān)測報(bào)告復(fù)印件被評價(jià)單位的相關(guān)安全管理資料被評價(jià)單位評價(jià)所需的其它資料安全預(yù)評價(jià)項(xiàng)目應(yīng)存檔的資料一般包括：被評價(jià)單位提交的文件資料目錄被評價(jià)單位的法人資格證明復(fù)印件或企業(yè)名稱預(yù)核準(zhǔn)通知書復(fù)印件建設(shè)項(xiàng)目用地手續(xù)證明建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告或項(xiàng)目前期資料被評價(jià)單位的工程技術(shù)資料及圖紙?jiān)驈?fù)印件被評價(jià)單位評價(jià)所需的其它資料安全驗(yàn)收評價(jià)項(xiàng)目應(yīng)存檔的資料一般包括：被評價(jià)單位提交的文件資料目錄被評價(jià)單位的法人資格證明復(fù)印件建設(shè)項(xiàng)目用地手續(xù)證明被評價(jià)單位的相關(guān)人員安全資格證明項(xiàng)目的工程技術(shù)資料及圖紙?jiān)驈?fù)印件項(xiàng)目的工程竣工文件資料被評價(jià)單位涉及的主要特種設(shè)備、儀器儀表檢測檢驗(yàn)資料復(fù)印件被評價(jià)單位涉及的消防驗(yàn)收意見書（合格）資料復(fù)印件被評價(jià)單位涉及的防雷（防靜電）檢測報(bào)告復(fù)印件被評價(jià)單位涉及的現(xiàn)場職業(yè)危害因素監(jiān)測報(bào)告復(fù)印件被評價(jià)單位的相關(guān)安全管理資料復(fù)印件被評價(jià)單位評價(jià)所需的其它資料.1中，如被評價(jià)單位因保密等原因不允許拍攝影像資料的，應(yīng)保存由被評價(jià)單位出具的相關(guān)證明；初訪、現(xiàn)場考察、檢查、核查的影像記錄中，被評價(jià)單位的重點(diǎn)部位、重點(diǎn)隱患、整改前后的情況應(yīng)配有相關(guān)文字說明。6.1.2存檔方法安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照6.1.1的要求，針對每個(gè)評價(jià)項(xiàng)目進(jìn)行建檔。（1）應(yīng)針對每個(gè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檔案號編制，檔號編制應(yīng)滿足5.3.2編碼要求。（2）檔案資料應(yīng)存放在單獨(dú)檔案盒內(nèi)，檔案裝訂應(yīng)不影響檔案的保存和使用。（3）檔案應(yīng)按照正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)件在后；批復(fù)在前，請示在后的原則進(jìn)行排序。（4）安全評價(jià)過程控制產(chǎn)生的文件資料記錄應(yīng)在檔內(nèi)最前面附檔案索引目錄，目錄中應(yīng)注明序號、資料名稱、每件頁數(shù)。（5）評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)針對收集的被評價(jià)單位提交的評價(jià)所需資料編制“被評價(jià)單位的有關(guān)資料目錄”，目錄中注明序號、資料名稱、每件頁數(shù)。（6）安全評價(jià)項(xiàng)目檔案應(yīng)建立總的項(xiàng)目存檔目錄，明確年份、存放位置、編號等內(nèi)容。6.2技術(shù)人員管理檔案6.2.1存檔內(nèi)容安全評價(jià)機(jī)構(gòu)技術(shù)人員包括安全評價(jià)師、注冊安全工程師、外聘技術(shù)專家。專職安全評價(jià)師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：存檔目錄技術(shù)人員基本信息登記表安全評價(jià)師資格證書原件或復(fù)印件學(xué)歷證書原件或復(fù)印件職稱證書原件或復(fù)印件勞動合同原件或復(fù)印件基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn)有效證明或住房公積金有效繳存證明個(gè)人評價(jià)業(yè)績及考核資料培訓(xùn)教育登記表其他證明資料等注冊安全工程師、兼職安全評價(jià)師和外聘技術(shù)專家檔案根據(jù)各機(jī)構(gòu)實(shí)際參照專職安全評價(jià)師檔案要求建檔。6.2.2存檔方法安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)本著每人一檔的要求，建立健全技術(shù)人員管理檔案。其中，存檔目錄應(yīng)記載檔案內(nèi)資料名稱、序號等信息。6.3機(jī)構(gòu)資質(zhì)管理檔案安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和規(guī)范自身資質(zhì)檔案管理，檔案內(nèi)容應(yīng)包括：（1）機(jī)構(gòu)法人證明資料（2）機(jī)構(gòu)章程（3）安全評價(jià)資質(zhì)證書（正本和副本）（4）機(jī)構(gòu)法定代表人培訓(xùn)合格證明（5）其他相關(guān)資料6.4設(shè)備儀器檔案安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全評價(jià)專業(yè)裝備檔案。設(shè)備儀器管理檔案內(nèi)應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：設(shè)備儀器清單設(shè)備儀器管理臺帳設(shè)備儀器定期維護(hù)保養(yǎng)、校驗(yàn)的記錄和證明設(shè)備儀器操作規(guī)程（使用說明書、指南）設(shè)備儀器租賃協(xié)議或委托檢驗(yàn)協(xié)議6.5法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等資料管理檔案安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)適時(shí)獲取安全評價(jià)有關(guān)安全的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程，購買、訂閱、編制各類用于開展安全評價(jià)業(yè)務(wù)和提高評價(jià)技術(shù)人員業(yè)務(wù)能力的圖書、資料。（1）法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程獲取及更新應(yīng)建立記錄。（2）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程及圖書資料應(yīng)集中存放和管理，并建立規(guī)范的管理制度。（3）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程及圖書資料管理檔案內(nèi)容應(yīng)包括目錄、索引、編碼、借閱登記等。（4）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程及圖書資料的編碼應(yīng)進(jìn)行分類和排序。分類辦法可參照如下形式：按照專業(yè)（例如非煤、危化、機(jī)械、電氣等）、性質(zhì)（例如工具書、法律法規(guī)、設(shè)計(jì)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程等）進(jìn)行，在分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行順序編碼。如SDPS-FM-GJS-022（機(jī)構(gòu)自行代碼—非煤—工具書—022號）。（5）法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)可以以電子版文檔方式保存。（6）評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置內(nèi)部計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，用于法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程等電子文檔的檢索。（7）對作廢的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件應(yīng)該進(jìn)行標(biāo)注、單獨(dú)管理。6.6內(nèi)部管理檔案應(yīng)存檔的機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理文件包括：過程控制體系文件及各項(xiàng)管理制度過程控制體系內(nèi)部審查記錄投訴、申訴記錄培訓(xùn)教育記錄（包括培訓(xùn)教育計(jì)劃及培訓(xùn)教育過程的記錄資料等）機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理文件（如人事任免、文件頒發(fā)等）會議記錄或紀(jì)要資質(zhì)及印章使用記錄其它有關(guān)資料7檔案管理其它規(guī)定7.1檔案資料技術(shù)要求7.1.1各類存檔資料的具體要求（1）評價(jià)過程控制要求的紙質(zhì)記錄應(yīng)做到格式規(guī)范統(tǒng)一、信息全面；（2）評價(jià)過程控制要求的紙質(zhì)記錄應(yīng)有相關(guān)人員的本人簽字確認(rèn)；（3）評價(jià)過程控制要求的影像記錄應(yīng)根據(jù)評價(jià)環(huán)節(jié)的不同進(jìn)行清晰分類，并有拍攝時(shí)間、拍攝人員、拍攝地方、拍攝部位、相應(yīng)的安全信息等的文字說明；（4）對被評價(jià)單位提交的資料進(jìn)行存檔時(shí)，應(yīng)由被評價(jià)單位有關(guān)人員簽字或蓋章。當(dāng)被評價(jià)單位提交的應(yīng)存檔資料較多時(shí)，亦可由被評價(jià)單位在相應(yīng)資料清單上進(jìn)行蓋章確認(rèn)，但資料清單中應(yīng)載明資料名稱、資料內(nèi)容、資料編碼、資料份數(shù)等信息。7.1.2電子文檔管理要求（1）各機(jī)構(gòu)應(yīng)制定實(shí)施電子文檔資料檔案管理制度，配備專門電腦用于電子文檔存檔的管理，確保機(jī)構(gòu)電子文檔存檔管理資料的安全性和可靠性。（2）機(jī)構(gòu)應(yīng)配備專門人員做好電子文檔資料的存檔管理工作，對確認(rèn)存檔的電子文檔資料采取加密措施，確保資料的真實(shí)有效。（3）應(yīng)對機(jī)構(gòu)內(nèi)所使用的電腦采用可靠的殺毒軟件，凈化系統(tǒng)，做好電子版存檔資料的備份工作，避免存檔資料的丟失。（4）可采用電子文檔方式管理的資料包括：電子版法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子版安全評價(jià)報(bào)告、安全評價(jià)現(xiàn)場調(diào)研采集的照片、圖片、影像資料、被評價(jià)單位提交的電子版圖紙資料、可采用電子存檔的其它資料等。7.2檔案保存期限安全預(yù)評價(jià)和安全驗(yàn)收評價(jià)檔案保存期限應(yīng)不少于10年；安全現(xiàn)狀評價(jià)檔案保存期限應(yīng)不低于兩個(gè)現(xiàn)狀評價(jià)周期。其他檔案的保存期限按照相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。7.3檔案借閱管理安全評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)制定