2015展會(huì)活動(dòng)執(zhí)行方案,,,,,

時(shí)期,序號(hào),工作內(nèi)容,工作細(xì)節(jié),時(shí)間節(jié)點(diǎn),執(zhí)行部門或負(fù)責(zé)人

活動(dòng)前期,1,策劃,a確定主題和形式（確定大展、小展或?qū)?chǎng)）,2月16日前,

,,,b擬定展會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)和預(yù)計(jì)商家的數(shù)量,2月16日前,

,2,場(chǎng)地,a實(shí)際了解場(chǎng)地條件（交通、面積、硬件、是否為會(huì)員所熟悉、是否能夠提供車輛接送）,,

,,,b場(chǎng)地費(fèi)用預(yù)算（場(chǎng)地租賃費(fèi)、搭建管理費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、場(chǎng)地保證金、水電費(fèi)等）,,

,,,c

場(chǎng)地合同（

與場(chǎng)地方確認(rèn)租借時(shí)間、使用物品和費(fèi)用總額，出具場(chǎng)地租借合同，并簽約支付場(chǎng)地租借費(fèi)用）,,

,3,搭建,a確定搭建內(nèi)容（場(chǎng)地布置圖、線路圖、廣告設(shè)計(jì)、制作、廣告位等）,,

,,,b確定場(chǎng)地搭建費(fèi)用預(yù)算,,

,,,c確定場(chǎng)地搭建合同（明確搭建方搭建要求與提供物品）,,

,,,d展會(huì)資料提供給搭建方（例如：設(shè)計(jì)圖樣稿）,,

,4,招商,a確定參展商參展費(fèi)用（將活動(dòng)信息告知論壇部、運(yùn)營(yíng)部、技術(shù)部等協(xié)助部門，設(shè)定參展商類別及參展商數(shù)量，確定光地、標(biāo)展數(shù)量及參展費(fèi)用（含管理費(fèi)、電費(fèi)等現(xiàn)場(chǎng)需要支出的費(fèi)用））,,

,,,b招商函印制，提供給銷售,,

,,,c銷售招商（跟進(jìn)招商進(jìn)度，適時(shí)調(diào)整方案）,,

,,,d制作《收支營(yíng)收表》確定收支營(yíng)收情況,,

,,,e確定贊助商，簽署贊助商合同1禮品贊助商確定2獎(jiǎng)品贊助商確定3其他贊助確定（現(xiàn)場(chǎng)跟拍、場(chǎng)地布置）,,

,5,審批報(bào)備,a預(yù)算統(tǒng)計(jì)（制作《活動(dòng)預(yù)算與預(yù)計(jì)營(yíng)收表》，預(yù)算中還應(yīng)包括媒體推廣費(fèi)用、會(huì)員或新人的禮品獎(jiǎng)品費(fèi)用、會(huì)員活動(dòng)的道具費(fèi)用、邀請(qǐng)函制作郵寄費(fèi)用等。,,

,,,b合同上報(bào)審批（將“活動(dòng)預(yù)算”、“場(chǎng)地租借合同”和“搭建合同”送相關(guān)部門審批）,,

,,,c經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)（活動(dòng)前一周需要填寫費(fèi)用預(yù)支單，預(yù)支部分費(fèi)用用于現(xiàn)場(chǎng)特殊狀況的支出，中小型活動(dòng)約為3000~5000元，大型活動(dòng)約為8000~10000元）,,

,6,信息發(fā)布,a報(bào)名頁(yè)面（頁(yè)面設(shè)計(jì)、活動(dòng)信息、跟進(jìn)報(bào)名人數(shù)）,,

,,,b論壇帖發(fā)布（活動(dòng)詳細(xì)信息、流程、獎(jiǎng)品、商家名單、促銷信息、停車情況）,,

,7,設(shè)計(jì)宣傳,a

報(bào)名頁(yè)面設(shè)計(jì),,

,,,b邀請(qǐng)函設(shè)計(jì)（設(shè)計(jì)制作會(huì)員邀請(qǐng)函）,,

,,,c場(chǎng)地宣傳物品設(shè)計(jì)（查看場(chǎng)地確定宣傳物品名錄、設(shè)計(jì)宣傳品）,,

,8,傳達(dá)信息,a公司內(nèi)部信息傳達(dá)（搭建相關(guān)信息、具體人員安排）,展前1周,

,,,b商家信息傳達(dá)（銷售直接傳達(dá)信息或召開(kāi)展前準(zhǔn)備會(huì)議）,展前1周,

,,,c會(huì)員短信息通知（郵寄邀請(qǐng)函、短信息通知）,展前1周,

,9,準(zhǔn)備環(huán)節(jié),a物品準(zhǔn)備：獎(jiǎng)品、辦公用品、文件（展會(huì)流程、人員安排表、訂單統(tǒng)計(jì)表、商家名錄、報(bào)名表、物品清單、通訊錄等等）,展前1周,

,,,b召開(kāi)工作準(zhǔn)備會(huì)：工作安排告知、細(xì)節(jié)要求、著裝要求,展前1-2天,活動(dòng)工作人員

搭建當(dāng)天,1,準(zhǔn)備物品運(yùn)輸,整理物品運(yùn)輸至場(chǎng)地相關(guān)人員跟車（根據(jù)物品清單及獎(jiǎng)品清單）,當(dāng)天清晨,活動(dòng)工作人員

,2,現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào),a負(fù)責(zé)與場(chǎng)地方溝通、協(xié)調(diào)（確定搭建時(shí)間、確保場(chǎng)地提供物品到位、確保貨運(yùn)電梯空調(diào)等硬件設(shè)施正常使用、建立友好合作關(guān)系）,搭建當(dāng)天,活動(dòng)工作人員

,,,b負(fù)責(zé)與搭建方溝通、協(xié)調(diào)（監(jiān)督搭建工程按時(shí)完成、協(xié)調(diào)布展中所出現(xiàn)的問(wèn)題）,,活動(dòng)工作人員

,,,c負(fù)責(zé)與商家溝通、協(xié)調(diào)（監(jiān)督按合同規(guī)定要求正常布展，及時(shí)解決商家違規(guī)操作）,,活動(dòng)工作人員

,,,d費(fèi)用收?。合蛏碳沂杖」芾碣M(fèi)用與額外電費(fèi),,活動(dòng)工作人員

,3,物品管理,a物品保管：負(fù)責(zé)獎(jiǎng)品與其它公司物品保管,,活動(dòng)工作人員

,,,b物品擺放：整理現(xiàn)場(chǎng)所有物品并進(jìn)行正確位置擺放,,活動(dòng)工作人員

活動(dòng)當(dāng)天,1,現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào),a總體控制：隨時(shí)解決突發(fā)狀況、監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)秩序，協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng),活動(dòng)當(dāng)天,活動(dòng)工作人員

,,,b商家協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)商家各項(xiàng)事宜、違規(guī)行為并調(diào)解、跟進(jìn)當(dāng)天活動(dòng)效果、估算商家人流量、訂單量、成交比、商家利潤(rùn)等數(shù)據(jù),,開(kāi)拓組

,2,簽到,a會(huì)員簽到：負(fù)責(zé)指引會(huì)員簽到,,活動(dòng)工作人員

,,,b資料發(fā)放：贊助商宣傳單及相關(guān)資料裝入拎袋統(tǒng)一發(fā)放,,活動(dòng)工作人員

,3,會(huì)員引流,a人流計(jì)數(shù)：工作人員入口處計(jì)數(shù),,活動(dòng)工作人員

,,,b場(chǎng)外引導(dǎo)：例如地鐵口、場(chǎng)館入口處安排工作人員舉牌指引,,活動(dòng)工作人員

,4,現(xiàn)場(chǎng)咨詢處,設(shè)置咨詢點(diǎn)、負(fù)責(zé)會(huì)員咨詢、報(bào)名工作,,活動(dòng)工作人員

,5,贊助商協(xié)調(diào),確保贊助商到場(chǎng)，完成贊助任務(wù),,活動(dòng)工作人員

,6,后勤保障,負(fù)責(zé)安排工作人員午餐、飲水,,活動(dòng)工作人員

,7,現(xiàn)場(chǎng)播報(bào),a播音報(bào)道：負(fù)責(zé)歡迎詞、通知、獎(jiǎng)品提示、感染氣氛,,活動(dòng)工作人員

,,,b主持活動(dòng)：講座主持、抽獎(jiǎng)主持,,活動(dòng)工作人員

,8,觀察員,負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)工作觀察、拍照，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與亮點(diǎn),,活動(dòng)工作人員

,9,活動(dòng)結(jié)束清場(chǎng),a公司物品清點(diǎn)：負(fù)責(zé)將公司物品運(yùn)回公司（根據(jù)物品清單整理，重點(diǎn)保管訂單）,,活動(dòng)工作人員

,,,b商家清場(chǎng)：跟進(jìn)商家撤展,,銷售

,10,訂單跟蹤,銷售緊盯相應(yīng)商家，防止飛單產(chǎn)生，及時(shí)通知訂單會(huì)員領(lǐng)取獎(jiǎng)品,,銷售

活動(dòng)后期,1,訂單信息統(tǒng)計(jì),a整理統(tǒng)計(jì)全場(chǎng)所有定單,展后一周內(nèi),活動(dòng)工作人員

,,,b整理會(huì)員信息（將簽到信息、訂單信息、報(bào)名信息交至客服部）,,活動(dòng)工作人員

,2,資料收集,音頻、視頻收集，意見(jiàn)匯總,,活動(dòng)工作人員

,3,總結(jié)分析報(bào)告制作,a內(nèi)部