第6章

報(bào)表主編：齊暉潘惠勇Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用1第6章報(bào)表6.1報(bào)表概述6.2報(bào)表的創(chuàng)建6.3使用設(shè)計(jì)視圖編輯報(bào)表6.4報(bào)表的布局6.5報(bào)表的格式與美化6.6報(bào)表的打印第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識26.1報(bào)表概述6.1.1報(bào)表的定義6.1.2報(bào)表的類型6.1.3報(bào)表的視圖6.1.4報(bào)表的組成第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識36.1.1報(bào)表的定義報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫中的一種對象，它可以以多種形式組織數(shù)據(jù)庫中的信息并輸出。報(bào)表的數(shù)據(jù)源可以是表或查詢，用戶不僅可以按自己的需求設(shè)計(jì)報(bào)表的格式，還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、分組、匯總統(tǒng)計(jì)等計(jì)算，也可以設(shè)計(jì)包含子報(bào)表的形式或生成圖形、圖表，然后將所有內(nèi)容一并打印輸出。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識46.1.2報(bào)表的類型1．縱欄式報(bào)表類似縱欄式窗體，垂直排列報(bào)表中的數(shù)據(jù)2．表格式報(bào)表類似Access數(shù)據(jù)表，以整齊的行、列形式顯示3．標(biāo)簽報(bào)表在一頁中設(shè)計(jì)多個(gè)大小、格式一致的卡片式標(biāo)簽4．圖表報(bào)表類似Excel圖表的形式第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識56.1.3報(bào)表的視圖第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識61．報(bào)表視圖顯示報(bào)表的運(yùn)行結(jié)果2．打印預(yù)覽打印報(bào)表的顯示效果3．布局視圖處于運(yùn)行狀態(tài)的報(bào)表4．設(shè)計(jì)視圖顯示詳細(xì)的報(bào)表結(jié)構(gòu)6.1.4報(bào)表的組成報(bào)表是由各種節(jié)和控件組成的。一個(gè)或多個(gè)“帶狀”的區(qū)域稱為報(bào)表節(jié)，每個(gè)節(jié)都具有特定的功能，節(jié)內(nèi)可放置若干個(gè)控件

（見表6.2）控件是用于顯示數(shù)據(jù)和執(zhí)行操作的對象，包括綁定控件、未綁定控件、計(jì)算控件和ActiveX控件4種。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識76.2報(bào)表的創(chuàng)建6.2.1使用報(bào)表工具創(chuàng)建報(bào)表6.2.2使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表6.2.3使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報(bào)表6.2.4使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表6.2.5使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識86.2.1使用報(bào)表工具創(chuàng)建報(bào)表創(chuàng)建報(bào)表的最快捷的方式，但只能創(chuàng)建簡單的表格式報(bào)表。【例6.1】使用報(bào)表工具創(chuàng)建“教師信息”報(bào)表。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識96.2.2使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表快速創(chuàng)建以多個(gè)表或者查詢作為數(shù)據(jù)源并可以分組和排序或進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)的報(bào)表?！纠?.2】使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建“學(xué)生成績__課程分組”報(bào)表，要求按課程名分組并按成績升序排列，匯總顯示每門課程的平均分。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識106.2.3使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報(bào)表利用標(biāo)簽向?qū)Э梢钥焖賱?chuàng)建信封、成績通知單、商品標(biāo)簽等各種規(guī)格和形式的標(biāo)簽報(bào)表。【例6.3】使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建“學(xué)生成績__標(biāo)簽卡”報(bào)表。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識116.2.4使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表用與Excel圖表相同的形式反映數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。功能區(qū)沒有直接提供圖表向?qū)нx項(xiàng)，但可以通過在設(shè)計(jì)視圖下添加“圖表”控件打開圖表向?qū)А！纠?.4】使用圖表向?qū)?chuàng)建“選課統(tǒng)計(jì)__圖表”報(bào)表。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識126.2.5使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表報(bào)表可以完全按照用戶的需求定義功能、設(shè)置格式，具有更高的靈活性和實(shí)用性。通過功能區(qū)中“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡下“報(bào)表”組內(nèi)的“報(bào)表設(shè)計(jì)”和“空報(bào)表”兩種方式。【例6.5】使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“課表預(yù)覽”報(bào)表。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識136.3使用設(shè)計(jì)視圖編輯報(bào)表6.3.1報(bào)表的分組、排序和匯總6.3.2報(bào)表的計(jì)算6.3.3創(chuàng)建子報(bào)表第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識146.3.1報(bào)表的分組、排序和匯總分組是將具有共同特征的相關(guān)記錄組成一個(gè)集合，在顯示和打印時(shí)集中在一起，并且可以為同組記錄設(shè)置要顯示的概要和匯總信息，比如對同一門課程的數(shù)據(jù)或同一個(gè)班級的數(shù)據(jù)進(jìn)行分組，使內(nèi)容精簡扼要，提高報(bào)表的可讀性。排序是將記錄按照一定的順序排列輸出以實(shí)現(xiàn)特定的需求。匯總可對報(bào)表中的數(shù)據(jù)以整體或分組進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并輸出，便于對報(bào)表信息進(jìn)行分析總結(jié)，如報(bào)表中經(jīng)常出現(xiàn)的總成績、平均成績、總?cè)藬?shù)、最高金額等。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識156.3.1報(bào)表的分組、排序和匯總1．創(chuàng)建分組、排序和匯總在“分組、排序和匯總”對話框中單擊“添加組”按鈕或“添加排序”按鈕，選擇所需的字段后就可以向報(bào)表添加分組級別或排序級別?！纠?.6】使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“學(xué)生成績__姓名分組”報(bào)表，要求按學(xué)生姓名分組并按成績降序排列，匯總顯示每個(gè)學(xué)生的選課科目數(shù)和平均分。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識166.3.1報(bào)表的分組、排序和匯總2．創(chuàng)建匯總報(bào)表（無記錄詳細(xì)信息的報(bào)表）在設(shè)置匯總的步驟中取消“明細(xì)和匯總”選項(xiàng)并選擇“僅匯總”選項(xiàng)，或單擊“分組和匯總”組內(nèi)的“隱藏詳細(xì)信息”圖標(biāo)，可以創(chuàng)建只顯示組頁眉和組頁腳中信息的匯總報(bào)表。這將隱藏下一個(gè)較低分組級別的記錄，從而使匯總信息顯示得更為緊湊。【例】隨堂演示第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識176.3.1報(bào)表的分組、排序和匯總3．更改分組和排序的優(yōu)先級在“分組、排序和匯總”對話框中點(diǎn)擊要更改的行，然后單擊該行右側(cè)的向上或向下箭頭，或者上下拖動該行左側(cè)的選擇器?！纠吭诶?.6中調(diào)整以“xm”創(chuàng)建的分組和以“cj”創(chuàng)建的排序的優(yōu)先級，觀察報(bào)表顯示結(jié)果的變化。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識186.3.1報(bào)表的分組、排序和匯總4．刪除分組、排序和匯總在“分組、排序和匯總”對話框中單擊要刪除的行，然后按Delete鍵或單擊該行右側(cè)的刪除按鈕。【例】隨堂演示第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識196.3.2報(bào)表的計(jì)算將文本框的“控件來源”屬性設(shè)置為需要的計(jì)算表達(dá)式即可在報(bào)表輸出時(shí)得到計(jì)算結(jié)果。設(shè)置時(shí)可以直接在“控件來源”屬性框中輸入一個(gè)以“=”開頭的計(jì)算表達(dá)式或借助屬性框右側(cè)的“表達(dá)式生成器”按鈕完成。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識206.3.2報(bào)表的計(jì)算1．計(jì)算控件的創(chuàng)建由于控件在報(bào)表中所處的節(jié)位置不同，表達(dá)式計(jì)算時(shí)涉及的記錄范圍也不同，在添加控件時(shí)要根據(jù)需求在報(bào)表中選擇合適的節(jié)?！纠?.7】在例6.6創(chuàng)建的“學(xué)生成績__姓名分組”報(bào)表中添加對每個(gè)學(xué)生的總成績和所有學(xué)生總成績的匯總。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識216.3.2報(bào)表的計(jì)算2．為記錄添加編號文本框的“運(yùn)行總和”屬性用于對整個(gè)報(bào)表或分組級別中的記錄進(jìn)行累加計(jì)算，可以對報(bào)表的全部記錄或分組報(bào)表中的組內(nèi)記錄設(shè)置編號。【例6.8】在例6.2創(chuàng)建的“學(xué)生成績__課程分組”報(bào)表中對課程和學(xué)生分別添加編號。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識226.3.3創(chuàng)建子報(bào)表采用主/子報(bào)表形式時(shí)，兩個(gè)報(bào)表的數(shù)據(jù)源必須符合“一對多”或“一對一”的關(guān)系，一般情況下，主報(bào)表顯示“一對多”關(guān)系中的主表記錄，子報(bào)表則顯示子表（相關(guān)表）記錄。在添加子報(bào)表的過程中，如果要將子表鏈接到主表，必須確保子表和主表的數(shù)據(jù)源具有相同的鏈接字段。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識236.3.3創(chuàng)建子報(bào)表1．使用子報(bào)表向?qū)?chuàng)建子報(bào)表子報(bào)表作為報(bào)表中的一種控件，可以借助控件向?qū)?chuàng)建。【例6.9】采用主/子報(bào)表的形式創(chuàng)建“學(xué)生信息明細(xì)__主報(bào)表”報(bào)表。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識246.3.3創(chuàng)建子報(bào)表2．插入現(xiàn)有報(bào)表作為子報(bào)表可通過子報(bào)表向?qū)Щ驈膶?dǎo)航窗格中將對象拖放到報(bào)表中實(shí)現(xiàn)將現(xiàn)有的窗體或報(bào)表作為子報(bào)表插入。【例6.10】將例6.6創(chuàng)建的“學(xué)生成績__姓名分組”報(bào)表作為子報(bào)表插入。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識256.4報(bào)表的布局6.4.1布局的概念6.4.2布局的創(chuàng)建6.4.3使用布局快速更改設(shè)計(jì)第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識266.4.1布局的概念布局就是幫助我們在報(bào)表中對齊控件以及調(diào)整控件大小的參考，并且在布局視圖和設(shè)計(jì)視圖中都可用，通過布局網(wǎng)格線，可以更輕松地水平對齊或垂直對齊多個(gè)控件。布局是一系列控件組，可以將它們作為一個(gè)整體來調(diào)整，這樣就可以輕松重排字段、行、列或整個(gè)布局。對于發(fā)布到Web的報(bào)表必須使用布局。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識276.4.2布局的創(chuàng)建由報(bào)表工具自動創(chuàng)建的表格式報(bào)表默認(rèn)使用布局，布局也可以在布局視圖或設(shè)計(jì)視圖中手動創(chuàng)建，但布局的刪除只能在設(shè)計(jì)視圖中完成。在需要更改報(bào)表外觀時(shí)布局視圖最合適，因?yàn)榭梢灾匦屡帕凶侄?、更改其大小或者?yīng)用自定義樣式，同時(shí)還可以查看數(shù)據(jù)?！纠侩S堂演示第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識286.4.3使用布局快速更改設(shè)計(jì)利用布局功能建立了報(bào)表的版式后，各種控件對象將分別放置于布局單元格中，而重復(fù)顯示輸出的控件也將具有相同的大小和位置，因此可以方便快速地對報(bào)表中的單個(gè)或多個(gè)控件同時(shí)進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置?！纠侩S堂演示第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識296.5報(bào)表的格式與美化6.5.1報(bào)表的外觀設(shè)置6.5.2在報(bào)表中使用條件格式6.5.3添加圖像和線條6.5.4插入日期和時(shí)間6.5.5插入頁碼第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識306.5.1報(bào)表的外觀設(shè)置屬性表窗格中的“格式”選項(xiàng)卡功能區(qū)的“格式”上下文選項(xiàng)卡第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識316.5.2在報(bào)表中使用條件格式條件格式可根據(jù)值本身或包含其他值的計(jì)算來對報(bào)表中的各個(gè)值應(yīng)用不同的格式。1．對報(bào)表控件應(yīng)用條件格式2．更改條件格式規(guī)則的優(yōu)先級【例】隨堂演示第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識326.5.3添加圖像和線條1．圖像可以在報(bào)表的任何位置，如頁眉、頁腳和主體節(jié)添加圖片。2．線條矩形和直線可以使內(nèi)容較長較復(fù)雜的報(bào)表變得更加易讀?？梢允褂弥本€來分隔控件，使用矩形將多個(gè)控件進(jìn)行分組。第1章數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識336.5.4插入日期和時(shí)間在實(shí)際