第六章第二節(jié)——梁少儀林靜黃煒鏵溫慧君劉艷芳會(huì)議邀請(qǐng)函的編寫(xiě)Yourownfooter邀請(qǐng)函

主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對(duì)象是不收本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于組織的成員，一把不具有法定與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對(duì)象自行決定。如學(xué)術(shù)研討會(huì)、論證會(huì)、鑒定會(huì)等，以發(fā)邀請(qǐng)函為宜。會(huì)議通知

則用于具有縱向關(guān)系（即主辦方與參與者有隸屬關(guān)系或者工作關(guān)系）性質(zhì)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于參與者來(lái)說(shuō)，參與會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能發(fā)邀請(qǐng)函。要區(qū)分成員與非成員。會(huì)議邀請(qǐng)函和會(huì)議通知的區(qū)別會(huì)議邀請(qǐng)函是專(zhuān)門(mén)用于邀請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書(shū)會(huì)議邀請(qǐng)函的編寫(xiě)會(huì)議邀請(qǐng)函內(nèi)容標(biāo)題稱(chēng)呼正文落款成文時(shí)間單位個(gè)人公開(kāi)由會(huì)議名稱(chēng)和“邀請(qǐng)函(書(shū))”組成，一般可不寫(xiě)主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)和“關(guān)于舉辦的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函》?！把?qǐng)函”三字是完整的文種名稱(chēng)，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫(xiě)成“關(guān)于邀請(qǐng)出席XX會(huì)議的函”。邀請(qǐng)函1、標(biāo)題單位個(gè)人公開(kāi)發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)(統(tǒng)稱(chēng))，以示禮貌和尊重。邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。網(wǎng)上或報(bào)-T-1上公開(kāi)發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱(chēng)呼，或以“敬啟者”。2、稱(chēng)呼正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請(qǐng)您出席(列席)”照應(yīng)稱(chēng)呼，再用過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文；主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫(xiě)明具體事項(xiàng)；最后寫(xiě)明聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫(xiě)“此致”，再換行頂格寫(xiě)“敬”“3、正文因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱(chēng)，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱(chēng)并蓋章。成文時(shí)間。寫(xiě)明具體的年、月、日。4&5落款和成文時(shí)間首先邀請(qǐng)函應(yīng)該簡(jiǎn)潔、明確地傳遞出重要的信息，例如會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、主辦單位等。其次邀請(qǐng)函外觀設(shè)計(jì)應(yīng)美觀大方，一邊激起受邀請(qǐng)者參加會(huì)議的濃厚興趣最后應(yīng)該給受邀請(qǐng)者提供信息反饋