第2章

數據庫和表

2第2章數據庫和表本章要求：

1.掌握的數據庫的建立、打開和表的添加

2.掌握數據庫中表的

3.掌握表間記錄的操作．本章要點：

表的維護與記錄的查找與篩選學時安排：

4學時(理論）+4學時(實踐）32.1數據庫基本操作1數據庫設計的步驟

2創(chuàng)建數據庫3數據庫的簡單操作

41.確定創(chuàng)建數據庫的目的

2.1.1數據庫設計的步驟2.1數據庫基本操作2.確定該數據庫中需要的表3.確定字段4.確定主鍵5.確定表之間的關系6.輸入數據52.1數據庫基本操作2.1.2創(chuàng)建數據庫創(chuàng)建數據庫通常有兩種方法：先建立一個空的數據庫，然后再向其中添加表、查詢、窗體等其它對象。使用“數據庫向導”創(chuàng)建數據庫，即使用系統(tǒng)提供的數據庫模版在向導中設定合適的數據庫類型。6

⑴.執(zhí)行“文件/新建”命令⑵.在“新建文件”窗體中，單擊“空數據庫”選項⑶.在“文件新建數據庫”對話框中設置數據庫文件的保存位置、文件名稱和保存類型等參數。

舉例1.創(chuàng)建空數據庫2.1數據庫基本操作2.1.2創(chuàng)建數據庫7⑴.

執(zhí)行“文件/新建”命令⑵.在“新建文件”窗體中，單擊“本機上的模板”⑶.在模板對話框的“數據庫”選項卡中，單擊要創(chuàng)建的數據庫類型模板的圖標，然后單擊“確定”按鈕。⑷.在“文件新建數據庫”對話框中，指定數據庫的名稱和保存位置，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕。⑸.按照數據庫向導的指導進行操作，主要是選擇表中的字段、屏幕顯示樣式、打印報表所用的樣式等。2.使用向導創(chuàng)建數據庫2.1數據庫基本操作2.1.2創(chuàng)建數據庫舉例81.打開Access數據庫

2.1創(chuàng)建數據庫2.1.3數據庫的簡單操作在打開數據庫時，可以使用以下4種方式：⑴共享方式打開數據庫⑵獨占方式打開數據庫⑶只讀方式打開數據庫(4)獨占只讀訪問方式打開數據庫9⑴.單擊數據庫文檔窗口右上角的關閉按鈕。⑵.雙擊數據庫文檔窗口左上角的控制菜單圖標。⑶.單擊數據庫文檔窗口左上角的控制菜單圖標，在彈出的菜單中選擇關閉命令。⑷.執(zhí)行“文件”菜單中的“關閉”命令。3.關閉數據庫

2.1創(chuàng)建數據庫2.1.3數據庫的簡單操作102.2建立表

1Access數據類型2建立表結構3向表中輸入數據4字段屬性的設置5主鍵和索引6建立表之間的關系111.文本型2.2.1Access數據類型2.2建立表文本型是默認的數據類型⑴.文字數據如:姓名、地址⑵.不需要計算的數字如:電話號碼、學號⑶.文本或文本與數字的組合如:多媒體教室201文本型的默認字段大小是50個字符，最多可以達到255個字符。2.備注型備注型字段可以保存較長的數據，可長達64KB個字符，通常用于保存?zhèn)€人簡歷、備注、備忘錄等信息。與文本型數據本質上是一樣的123.數字型2.2.1Access數據類型2.2建立表

表示可以用來進行算術運算的數據，但涉及貨幣的計算出外。在定義了數字型字段后，還要根據處理數據范圍的不同確定所需的存儲類型，例如整型、單精度型等。4.日期/時間型用來保存日期和時間，該類型數據字段長度固定為8個字節(jié)。135.貨幣型2.2.1Access數據類型2.2建立表是一種特殊的數字型數據，和數字型的雙精度類似，該類型字段也占8個字節(jié)，向該字段輸入數據時，直接輸入數據后，系統(tǒng)會自動添加貨幣符號和千位分隔符。使用貨幣數據類型可以避免計算時四舍五入，精確到小數點左方15位數及右方4位數。6.自動編號型每一個數據表中只允許有一個自動編號型字段，該類型字段固定占用4個字節(jié)，在向表中添加記錄時，由系統(tǒng)為該字段指定唯一的順序號，順序號可以是遞增的或隨機的。147.是/否型2.2.1Access數據類型2.2建立表只包含兩個值中的一個，例如是/否、真/假、開/關，該類型長度固定為1個字節(jié)。8.OLE對象類型OLE→ObjectLinkingandEmbedding它是對象的鏈接與嵌入，用于存放表中鏈接和嵌入的對象，這些對象以文件的形式存在，其類型可以是Word文檔、Excel電子表格、聲音、圖像和其他的二進制數據。OLE對象字段最大可以為1GB。159.超級連接類型2.2建立表2.2.1Access數據類型該字段以文本形式保存超級鏈接的地址，用來鏈接到文件、WEB頁、本數據庫中的對象、電子郵件地址等，字段長度最多64k個字符。一個完整的超級鏈接地址最多有以下三個部分組成：⑴顯示文本：表示在字段或控件中顯示的文本。⑵地址：到達文件的路徑，稱為UNC?；虻竭_頁面的路徑，稱為子URL。⑶子地址：在頁面和文件中的地址。1610.查閱向導類型2.2建立表2.2.1Access數據類型創(chuàng)建允許用戶使用組合框選擇來自其他表和來自值列表的字段。在數據類型列表中選擇此選項，將啟動向導進行定義。172.2建立表2.2.2建立表結構創(chuàng)建一個新表分為兩個步驟：

步驟一：創(chuàng)建表的結構。即說明表包含哪些字段組成二維表的表頭。一個表中的所有字段組成了表的結構。因為字段屬性決定了表的結構，所以在建表之前應先設計字段屬性。

字段屬性由字段名、字段類型、字段長度、小數位數而定。

步驟二：向表中輸入記錄。即向表中輸入數據。18字段名

表中的每個字段都是有名稱的，比如“人才檔案”表中的“編號”字段，“編號”即為這個字段的字段名。

字段大小

一個數據表中的一列所能容納的字符個數被稱為列寬，在Access中被稱為字段大小，采用字節(jié)數表示。字段的其他屬性數據表中的字段對象還具有其他的一些屬性，這些屬性值的設置將決定各個字段對象在被操作時的特性。字段類型

一個數據表中的同一列數據必須具有相同的數據特征，稱為字段的數據類型。表結構191.使用數據表視圖創(chuàng)建表

2.2建立表2.2.2建立表結構Access提供了多種創(chuàng)建表的方法，這里只介紹使用數據表視圖和設計視圖創(chuàng)建新表的操作。⑴.在“數據庫”窗口中，單擊“表對象”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，彈出“新建表”對話框⑵.選擇“數據表視圖”,打開數據表視圖(3).

修改字段名稱，用鼠標雙擊字段1，輸入字段名(4).輸入數據，在每列字段中輸入相應的數據202.使用設計視圖創(chuàng)建表2.2建立表2.2.2建立表結構設計視圖是用來顯示數據庫對象的設計窗口。⑴.在數據庫窗口中，單擊“表對象”，然后單擊數據庫窗口工具欄上的“新建”按鈕。⑵選擇“設計視圖”選項，打開表的設計視圖⑶定義表中的每個字段。211.輸入數據操作步驟2.2建立表2.2.3向表中輸入數據⑴.在數據庫窗口中，單擊“表對象”。⑵.單擊要輸入數據的表名，然后單擊窗口工具欄上的“打開”按鈕，打開數據表視圖，或者雙擊該數據表的表名打開數據表視圖。⑶.在數據表視圖中輸入表數據。⑷.輸入完畢后，單擊“保存”按鈕保存數據。⑸.關閉數據表視圖窗口，結束輸入操作。222.特殊數據的輸入方法

2.2建立表2.2.3向表中輸入數據⑴.輸入較長字段的數據

可以展開字段以便對其進行編輯，方法是：打開數據表，單擊要輸入的字段，按下Shift+F2鍵，彈出“顯示比例”對話框，在對話框中輸入數據。繼續(xù)232.特殊數據的輸入方法

2.2建立表2.2.3向表中輸入數據⑵.輸入“是/否”類型的數據

該類型的數據字段上在數據表中顯示一個復選框。選中復選框表示輸入“是”，不選表示輸入“否”。⑶.輸入“日期/時間”類型的數據

在輸入“日期/時間”類型的數據時，可以參照圖2.16中列出的“日期/時間”格式。242.2建立表2.2.3向表中輸入數據⑷.輸入“OLE”對象數據

OLE對象字段用來存儲圖片、聲音、MicrosoftWord文檔和MicrosoftExcel文檔等數據，以及其他類型的二進制數據。

OLE對象類型字段數據輸入步驟如下：①.單擊要輸入的OLE字段，單擊”插入/對象”命令。彈出“插入對象”對話框。2.特殊數據的輸入方法

②.選擇一個OLE文件對象252.2建立表2.2.3向表中輸入數據⑸.輸入“超鏈接”類型①單擊要輸入的超鏈接字段，在“插入”菜單中單擊“超鏈接”命令，彈出插入超鏈接對話框。②在對話框的“查找范圍”列表框中選擇超鏈接對象所在的文件夾，在對象列表中選擇超鏈接對象，單擊“確定”按鈕，超鏈接就可以保存到字段中。繼續(xù)2.特殊數據的輸入方法

262.2建立表2.2.3向表中輸入數據(6)查閱向導類型創(chuàng)建允許用戶使用組合框選擇來自其他表和來自值列表的字段，在數據類型列表中選擇此選項，將啟動向導進行定義。在字段的“數據類型”列中，從下拉式列表中選擇“查閱向導”

繼續(xù)2.特殊數據的輸入方法

272.2建立表2.2.4字段屬性的設置字段屬性可分為常規(guī)屬性和查閱屬性兩類。常規(guī)屬性包括字段大小、格式、輸入掩碼和索引等，字段類型不同顯示的字段屬性也不同。282.2建立表2.2.4字段屬性的設置即字段的寬度，該屬性用來設置存儲在字段中文本的最大長度或數字取值范圍。1.字段大小

注意事項1）在滿足需要的前提下，字段大小越小越好。2）在一個數字類型的字段中，如果將字段大小屬性由大變小，可能會出現數據丟失。292.2建立表2.2.4字段屬性的設置格式屬性用于定義數字、日期、時間及文本等數據顯示及打印的方式，對不同的字段數據類型使用不同的設置。2.格式302.2建立表2.2.4字段屬性的設置方法有兩種:⑴.直接輸入掩碼的格式符在文本框中直接輸入一串格式符，用來規(guī)定輸入數據時具體的格式，可以使用的輸入掩碼格式符如表2.4所示。3.輸入掩碼

使用輸入掩碼可以使數據輸入更為容易,并且可以控制用戶在文本框類型的控件中的輸入值

例如:學號錄入時,必須為9位數字,不允許有字母或其他符號312.2建立表2.2.4字段屬性的設置⑵.使用輸入掩碼向導對于“日期/時間”型字段和“文本”型字段，還可以使用輸入掩碼向導來進行詳細的設置。①單擊“學生信息表”

“出生日期”字段，。②單擊屬性區(qū)的“輸入掩碼”屬性框，在屬性框右側會顯示“生成器”按鈕，單擊這個按鈕，彈出“輸入掩碼”向導對話框③在該對話框的“輸入掩碼”列表框中選擇“長日期”，然后單擊下一步按鈕打開向導的第二個對話框，在該對話框中可以確定輸入掩碼方式和占位符。例2-1:

為“學生信息表”中的“出生日期”字段設置輸入掩碼屬性。

3.輸入掩碼

322.2建立表2.2.4字段屬性的設置只針對文本數據類型的字段有效4.輸入法模式

有三個選項：隨意、輸入法開啟和輸入法關閉。在顯示表中數據時，標題屬性值可以取代字段名稱。即表中該列的欄目名將是標題屬性值，而不是字段名稱。5.標題

在表中新增加一條記錄時，如果希望Access自動為某字段自動填入一個特定的數據，則應為該字段設定默認值屬性6.默認值

332.2建立表2.2.4字段屬性的設置7.有效性規(guī)則和有效性文本

用于對輸入到記錄中本字段的數據進行約束。當輸入的數據違反了有效性規(guī)則的設置時，將把有效性文本設置作為提示信息顯示給用戶。例:

為學生成績表中“數學”字段設置有效性規(guī)則和有效性文本，來說明有效性規(guī)則和有效性文本的設置方法。①在數據庫窗口中單擊“表對象”。②單擊“學生成績表”，然后單擊“設計”按鈕，在設計視圖中打開學生成績表。③在設計視圖窗口中，單擊“數學”字段。342.2建立表2.2.4字段屬性的設置④設置數學字段的有效性規(guī)則為：“>=0and<=100”。設置數據字段的有效性文本為：“成績應該在0-100之間！”

⑤單擊“工具欄”上的保存按鈕將所作的修改保存，然后單擊“關閉”按鈕關閉設計視圖。352.2建立表2.2.4字段屬性的設置為字段設置索引可以加速對索引字段的查詢，還可以加速排序和分組操作。無：表示無索引，這是默認的選項。有（有重復）：該索引允許有重復值。有（無重復）：該索引不允許有重復值。索引屬性有三個選項8.索引設置“是”時，表示此字段值必須輸入。設置為“否”時，可以不填寫該字段的數據，允許字段為空。如:學號,姓名9.必填字段

362.2建立表2.2.4字段屬性的設置該屬性僅用來設置文本字段，屬性值也為“是”或“否”項，設置為“是”時，表示該字段可以填寫任何信息。如:家庭地址10.允許空字符串返回372.3表的維護返回(自學內容)1打開和關閉表

2修改表的結構

3編輯表的內容

4調整表的外觀

382.3維護表2.3.1打開和關閉表(略)392.3維護表2.3.2修改表的結構

用戶常需要根據應用的變化對表結構進行修改，修改的內容主要有添加字段、刪除字段、移動字段的位置等，表結構的修改主要在表的設計視圖完成。。402.3維護表2.3.3編輯表的內容1.定位記錄

使用數據表視圖中的記錄導航按鈕可以定位并瀏覽記錄。導航按鈕位于數據表視圖窗口的底端.編輯表的內容主要包括以下操作：定位記錄、選定記錄、添加記錄、刪除記錄、修改記錄和復制記錄。412.3維護表2.3.3編輯表的內容2.選定記錄

在數據表視圖中，選定記錄包括以下操作：⑴.選定一行記錄：單擊記錄選定器(記錄左側的按鈕)⑵.選中一列：單擊字段選定器(字段名按鈕)⑶.選中多行：選中首行，按下Shift鍵，再選中末行，則可以選中相鄰的多行記錄。⑷.選中多列字段：選中首字段，按下Shift鍵，再選中末列字段，則可以選中相鄰的多列字段。⑸.選擇整個字段：把鼠標指針移動到數據表中字段的左邊緣，鼠標指針變?yōu)椤翱帐帧毙螤?，單擊鼠標即可選中整個字段。422.3維護表2.3.3編輯表的內容3.添加記錄

在數據表視圖中，單擊工具欄上的“新記錄”按鈕，輸入記錄數據。4.刪除記錄

5.修改記錄

6.復制記錄

432.3維護表2.3.4調整表的外觀1.改變字段次序

調整表結構和外觀是為了使表更清楚和美觀。2.調整字段顯示寬度和高度

3.隱藏列和顯示列

4.凍結列

5.設置數據表格式

442.4.1主鍵2.4主鍵與索引

關系數據庫系統(tǒng)的強大功能，在于它可以查詢窗體和報表，以便快速的查找并組合保存在各個不同表中的信息。要做到這一點，每個表應該包含一個或一組字段，這些字段是表中所保存的每一條記錄的惟一標識，稱作表的主鍵。

Access不允許在主鍵字段中輸入重復值或空值（NULL）。452.4主鍵與索引2.4.1主鍵⑴.自動編號主鍵向表中添加每一條記錄時，可以將自動編號字段設置為自動輸入連續(xù)數字的編號。⑵單字段主鍵如字段中包含的都是惟一的值，則可將字段指定為主鍵。⑶多字段主鍵在不能保證任何單字段都包含惟一值時，可以將兩個或更多的字段組合設置為主鍵。主鍵的基本類型462.4主鍵與索引2.4.1主鍵定義主鍵在設計視圖中打開相應的表，選擇所要定義為主鍵的一個或多個字段。如果選擇一個字段，請單擊行選定器。如果要選擇多個字段，請按Ctrl鍵，然后對每一個所需的字段單擊行選定器，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕。刪除主鍵在設計視圖中打開相應的表，請單擊當前使用的主鍵的行選定器，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕。472.4.2索引2.4主鍵與索引

為了能夠快速查找到指定的記錄，通常需要建立索引來加快查詢和排序的速度。建立索引就是要指定一個字段或多個字段，按字段的值將記錄按升序或降序排列，然后按這些字段的值來檢索。索引字段可以是“文本”類型、“數字”類型、“貨幣”類型、“日期/時間”類型，主鍵字段會自動索引，但OLE對象和備注字段等不能設置索引。482.4主鍵與索引2.4.2索引

在設計視圖中打開相應的表，單擊要創(chuàng)建索引的字段。在常規(guī)選項卡的下方，單擊索引屬性，然后單擊“有（有重復）”或“有（無重復）”。(1)創(chuàng)建單字段索引492.4主鍵與索引2.4.2索引(2)創(chuàng)建多字段索引單擊工具欄上的“索引”按鈕，彈出“索引”對話框在索引對話框中輸入索引名稱,字段名稱,排序次序502.5表間關系的建立與修改1.Access表間關系的概念

使用相對獨立的表之間具有某種聯系,必須定義關系.在定義關系前要確保各表具有主關鍵字或唯一索引:

一對一:兩個表相關字段都是主關鍵字或唯一索引一對多:只有一個表中相關字段是主關鍵字或唯一索引

注意:在建立關系前，需要把相關的數據表關閉。

在表和表之間建立聯系，可以保證表間數據在編輯時保持同步，既對一個數據表進行操作要影響到另外一個表中的記錄。512.5表間關系的建立與修改⑴.關閉所有表.單擊工具欄中的“關系”按鈕，打開“顯示表”對話框⑵.在“顯示表”對話框中，添加表⑶.從一個表中相關字段拖動到另一表中相關字段上2.建立表間的關系

繼續(xù)522.5表間關系的建立與修改3.編輯表間的關系

⑴.打開關系窗口⑵.用鼠標左鍵單擊兩個表之間的關系連線對于已經創(chuàng)建好的表間的關系可以進行編輯，例如刪除關系或修改關系操作。繼續(xù)532.6表的其他操作1查找數據

2替換數據3排序記錄

4篩選記錄

542.6表的其他操作2.6.1復制表的操作在進行更改表中的數據、向表中追加數據之前，將原表通過復制粘貼操作留下數據備份，屬于數據庫管理的常規(guī)操作，是一種良好的習慣。復制表的操作如下：(1)打開數據庫窗口，選中要復制的表。(2)單擊“復制”按鈕(3)單擊“粘貼”命令

(4)在“表名稱”文本框中輸入復制表的名稱，在下面的三個“粘粘選項”中選擇其中一項。552.6表的其他操作2.6.2刪除表的操作2.6.3重命名表的操作562.6表的其他操作2.6.4查找替換數據操作方法如下：⑴.打開表。⑵.將光標定位到相關字段上⑶.執(zhí)行“編輯\查找”

⑷.執(zhí)行，打開“查找和替換”對話框，單擊對話框中的“查找”選項卡.Access提供字段數據查找功能來實現快速查找，避免靠操縱數據表在屏幕上下滾動的手工數據查找操作。舉例:在學生成績表中查找“成績?yōu)?5的記錄。572.6表的其他操作2.6.5排序記錄舉例:對“學生成績表”中的記錄按“成績”字段升序排序。

在數據表視圖中，有時需要記錄數據以不同的順序顯示。這時就可以對數據表中的記錄進行排序操作。

首先，在數據表視圖中選擇要排序的字段，然后單擊工具欄上的“升序”或“降序”按鈕完成排序操作。1.按一列（一個字段）重新排序582.6表的其他操作2.6.5排序記錄

2.按多列（多個字段的組合）重新排序

按照多列重新排序的規(guī)則是：表中記錄首先根據第一個字段指定的順序進行排序，當記錄中出現第一個字段具有相同的值時，再按第二個字段排序，以此類推，直到表中的記錄按照全部指定的字段排好順序為止。按多列（多個字段的組合）592.6表的其他操作2.6.5排序記錄

2.按多列（多個字段的組合）重新排序操作步驟:(1)打開“數據表視圖”選擇“記錄/篩選/高級篩選/排序(A)…”，打開“篩選”設計窗口排序字段及升降序設置(4)選擇“篩選/應用篩選/排序”命令或在“篩選”設計窗口中右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“應用篩選/排序”命令602.6表的其他操作2.6.6篩選記錄篩選記錄的操作是按某種條件把符合條件的數據篩選出來，不符合條件的數據隱藏起來。篩選方法

選定內容篩選按窗體篩選輸入篩選目標高級篩選/排序612.6表的其他操作2.6.6篩選記錄1.按選定內容篩選

首先需要選擇某一字段的一個值，然后按這個值進行篩選，具體操作方法如下：

選定要篩選字段的全部或部分，并單擊工具欄上的“按選定內容篩選”按鈕，便可以按事先選定的內容進行篩選。

622.6表的其他操作2.6.6篩選記錄2.按窗體篩選

按“窗體篩選”方法通過在數據表的空白視圖中輸入值來篩選記錄，其操作方法如下：⑴.在數據表視圖中打開表。⑵.單擊工具欄上的“按窗體篩選”按鈕，切換到“按窗體篩選”窗口。⑶.單擊要在其中指定條件的字段，⑷.單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕。632.6表的其他操作2.6.6篩選記錄3.輸入篩選目標

這種方法可以通過在數據表中輸入條件來篩選記錄⑴.在數據表視圖中打開表⑵.用鼠標右鍵單擊要進行篩選的字段，然后在快捷菜單上的“篩選目標”框中鍵入篩選條件。⑶.按“回車鍵（Enter）”應用篩選。642.6表的其他操作2.6.6篩選記錄4.高級篩選/排序

使用“高級篩選/排序”可以進行復雜篩選，其功能比前幾種篩選更強大。⑴.在數據表視圖中打開表。⑵.執(zhí)行“記錄”菜單的“篩選”子菜單中的“高級篩選/排序”命令，打開“高級篩選/排序”窗口。⑶.將指