標準解讀

《GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》相較于《GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范》，主要在以下幾個方面進行了調整和更新：

  1. 適用范圍擴展：2016版標準不僅涵蓋了電子文件的歸檔過程，還進一步納入了電子檔案的全生命周期管理，包括收集、整理、保管、利用和服務等環(huán)節(jié)，適應了電子文件管理向電子檔案管理延伸的發(fā)展趨勢。

  2. 技術環(huán)境更新：鑒于信息技術的迅速發(fā)展，2016版標準融入了更多現(xiàn)代信息技術的應用，如云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網等新技術背景下的電子文件管理要求，確保標準的先進性和實用性。

  3. 管理要求細化：對電子文件的元數(shù)據(jù)管理、真實性保障、完整性保護、可讀性維護以及安全保密等方面提出了更為具體和嚴格的要求，強調了電子文件轉換、遷移過程中的格式控制和技術策略。

  4. 新增內容：引入了電子檔案長期保存的概念，明確了電子檔案長期保存的基本原則和策略，包括格式選定、存儲介質選擇、備份與恢復機制等，以應對電子文件隨時間推移可能面臨的各種風險。

  5. 法律效力與合規(guī)性：更加注重電子文件和電子檔案的法律效力，對電子簽名、時間戳、電子證據(jù)的法律承認等進行了規(guī)定，確保電子文件作為法定憑證的有效性。

  6. 標準化與互操作性：強調了電子文件管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性和互操作性，推動不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的順利交換與共享，提高了電子文件管理的整體效率。

  7. 監(jiān)督與評估：增加了對電子文件歸檔與電子檔案管理工作的監(jiān)督評估機制，提供了評價指標和方法，有助于組織持續(xù)改進電子文件管理的質量和效率。


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....

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  • 現(xiàn)行
  • 正在執(zhí)行有效
  • 2016-08-29 頒布
  • 2017-03-01 實施
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文檔簡介

ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準

GB/T18894—2016

代替

GB/T18894—2002

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

Specificationonelectronicdocumentsarchivingand

electronicrecordsmanagement

2016-08-29發(fā)布2017-03-01實施

中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布

中國國家標準化管理委員會

中華人民共和國

國家標準

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T18894—2016

*

中國標準出版社出版發(fā)行

北京市朝陽區(qū)和平里西街甲號

2(100029)

北京市西城區(qū)三里河北街號

16(100045)

網址

:

服務熱線

:400-168-0010

年月第一版

201610

*

書號

:155066·1-54597

版權專有侵權必究

GB/T18894—2016

前言

本標準按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標準代替電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T18894—2002《》。

本標準與相比主要變化如下

GB/T18894—2002:

將標準名稱更改為電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范增加了必要的規(guī)范性引用文件和術

———“”,

語或定義

;

根據(jù)電子文件電子檔案管理要求專設第章對業(yè)務系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)相關功能提出

———、,5、

明確要求

;

自第章開始用個章節(jié)分別描述電子文件電子檔案主要業(yè)務環(huán)節(jié)管理要求包括電子文件

———65、,

歸檔范圍電子文件的收集與整理電子文件歸檔與電子檔案編目電子檔案的管理電子檔案

、、、、

的處置

。

本標準由國家檔案局提出并歸口

。

本標準起草單位國家檔案局

:。

本標準主要起草人毛海帆王嵐丁德勝侯佳方昀黃玉明劉偉晏蔡學美馬淑桂張楠

:、、、、、、、、、。

本標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況為

:

———GB/T18894—2002。

Ⅰ

GB/T18894—2016

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本標準規(guī)定了在公務活動中產生的具有保存價值的電子文件的收集整理歸檔與電子檔案的編

,、、

目管理與處置的一般方法

、。

本標準適用于機關團體企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中產生的電子文件歸檔與電子檔

、、

案管理其他活動中產生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照執(zhí)行

,。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

計數(shù)抽樣檢驗程序第部分按接收質量限檢索的逐批檢驗抽樣

GB/T2828.1—20121:(AQL)

計劃

(ISO2859-1:1999,IDT)

文獻保密等級代碼與標識

GB/T7156—2003

黨政機關公文格式

GB/T9704—2012

照片檔案整理規(guī)范

GB/T11821—2002

科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB/T11822—2008

硬磁盤驅動器通用規(guī)范

GB/T12628—2008

電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求

GB/T17678—1999CAD、

信息安全技術信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范

GB/T20988—2007

信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第部分原則

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1,

IDT)

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T29194—2012

檔號編制規(guī)則

DA/T13—1994

磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T15—1995

檔案著錄規(guī)則

DA/T18—1999

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22

國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

DA/T28—2002

紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范

DA/T31

公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T32—2005

電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

DA/T38—2008

文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T46—2009

版式電子文件長期保存格式需求

DA/T47—2009

信息與文獻數(shù)字檔案轉換和遷移過程

ISO13008:2012(Informationanddocumentation—

Digitalrecordsconversionandmigrationprocess)

信息與文獻檔案數(shù)字化實施指南

ISO/TR13028:2010(InformationanddocumentationImple-

mentationguidelinesfordigitizationofrecords

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