檔案整理服務(wù)項目需求書一、建設(shè)目標（一）提高檔案查詢辦公效率按照國家檔案局關(guān)于機關(guān)、事業(yè)單位檔案管理相關(guān)文件規(guī)定，通過對綜合文書檔案室現(xiàn)存文書檔案進行規(guī)范化整理，逐步改變傳統(tǒng)的檔案查找方式，讓查找檔案資料實時化、高效化，提高工作效率。（二）檔案整理規(guī)范化2021年度的工作目標是：1.對實體檔案文件編號、分類，按標準分盒整理，入柜存放，制作電子化檢索目錄，達到實物編號與電腦編號一致，方便了查詢與檢索；2.將50%以上檔案文件掃描，為下步建立檔案管理電子化系統(tǒng)（另購）打下基礎(chǔ)，能最終實現(xiàn)將醫(yī)院所有檔案文件數(shù)字化掃描儲存到系統(tǒng)中。二、醫(yī)院檔案室現(xiàn)狀醫(yī)院檔案室設(shè)在東莞市麻涌鎮(zhèn)泗安圍本院泗安院區(qū)的綜合樓南座三樓，主要存放文書檔案、圖書檔案、工程項目檔案、獎品獎狀檔案等。目前檔案室有兼職管理人1名，有檔案柜，檔案資料初步分類存放，檔案數(shù)據(jù)還未入電腦，查找檔案需人工實物查找，耗時、費力且不容易找到。三、項目實施要求.檔案交接：項目整理單位與醫(yī)院辦公室共同清點卷數(shù)，核實出庫紙質(zhì)檔案原件的案卷編號，對卷內(nèi)狀況予以查驗，并詳細填寫檔案原件出入庫記錄，雙方簽名并記錄出庫時間。檔案資料要分批交接，對記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等，要雙方簽字確認。.檔案整理：項目整理單位要對原紙質(zhì)檔案整理，缺少的要補充、缺損的要裱糊完整，形成正式檔案資料后，要編號，具備掃描條件的同時掃描，再裝訂入盒，入柜存放。.檔案編碼：以卷為最小文件夾單位，每卷按頁編頁碼。頁碼寫于每頁文件的正面的右上角，反面的左上角，不寫在檔案內(nèi)容上面。確保頁碼位置統(tǒng)一、整齊。.信息雙重著錄：檔案信息著錄是關(guān)于今后檔案利用的效率。題名信息著錄要確保正確。.信息檢索：制作電子化檢索目錄，提供人工檢測方式：對著錄的信息進行檢查，包括查看案卷號、件號、年度及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)字段進行檢查。.檔案裝訂：案卷編碼、分類、掃描后，完成質(zhì)檢確保沒有質(zhì)量問題時，進行案卷的裝訂。裝訂時，確保紙張頁碼順序無誤,沒有缺頁現(xiàn)象，沒有紙張顛倒現(xiàn)象，將新打印的卷內(nèi)目錄放前面,原舊的卷內(nèi)目錄放最后，按順序裝訂成冊。.檔案上架入庫：逐卷、逐份驗收和檢查檔案是否缺檔并詳細登記在借還卷記錄里并登記責(zé)任人，并在檔案室相關(guān)人員的配合下歸還檔案。四、文書檔案整理服務(wù)項目內(nèi)容項目內(nèi)容包括（見附表）：L綜合文書檔案室：對自1970年至今的文書檔案和基建資料規(guī)范化整理，對實體檔案文件編號、分類，按標準分盒整理，入柜存放，制作電子化檢索目錄，達到實物編號與電腦編號一致,方便了查詢與檢索。

2.人事檔案室：（1）對完成的檔案進行進行材料完備性審核；（2）對采購方原有及補回的散件材料進行檔案分類、排序、編碼、目錄更新、打印目錄、裝訂入盒、上架；（3）對檔案記載的“三齡兩歷一身份”等重要信息進行審核，并著錄至審檔系統(tǒng)中，出具《干部任免審批表》初稿、《審檔情況登記表》和《匯總表》。檔案整理數(shù)字化項目具體內(nèi)容表

序號名稱內(nèi)容單位數(shù)量（估計）單位（元）小計（元）1文書檔案對文書檔案進行分類、排序、拆裝訂、蓋章、編號、數(shù)頁、錄入、裝盒等程序盒4002工程項目檔案對工程項目、業(yè)務(wù)檔案進行技術(shù)分類，項目設(shè)置檔號、蓋章、打頁碼、拆頁號、拆裝訂、編號、裝訂、錄入、裝盒等程序盒6003病歷檔案對病歷進行技術(shù)分類，項目設(shè)置檔號、蓋章、打頁碼、拆頁號、拆裝訂、編號、裝訂、錄入、裝盒等程序盒2004檔案掃描掃描、糾錯、校正、上傳到檔案管理專用計算機頁2400005聲像（照片）實物檔案、光盤檔案、照片檔案根據(jù)檔案整理要求按先后時間排列整理歸檔冊206實物檔案檔案整理要求按先后時間排列整理歸檔件807培訓(xùn)檔案管理人員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：文書檔案、工程項目檔案、實物檔案、聲像檔案、合同檔案等次18檔案用品檔案盒、不銹鋼釘、檔案專用膠水、牛皮紙等一批，必要時自備掃描專用儀器批19人事檔案1、對完成的檔案進行材料完備性審核。2、對采購方原有及補回的散件材料進行檔案分類、排序、編碼、目錄更新、打印目錄、裝訂入盒、上架。3、對檔案記載的“三齡兩歷一身份”等重要信息進行審核，并著錄至審檔系統(tǒng)中，出具《干部任免審批表》初稿、《審檔情況登記表》和《匯總表》。卷48五、售后服務(wù)要求（一）在本年度合同約定范圍的全部檔案整理完畢，經(jīng)驗收合格移交之日起1年內(nèi)，對文書檔