1、第 檔案數(shù)字化工作實施方案檔案數(shù)字化工作方案 檔案數(shù)字化工作實施方案檔案數(shù)字化工作方案 干部人事檔案數(shù)字化工作是組織系統(tǒng)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，不僅能提高檔案利用效率、保護(hù)紙質(zhì)檔案，也為紙質(zhì)檔案增設(shè)了監(jiān)控器?？藮|縣按照突出重點、分步實施、安全高效的原則，加快推進(jìn)縣管干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，進(jìn)一步提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化水平。 精心籌備，打牢基礎(chǔ) 將貫徹落實全省干部人事檔案數(shù)字化工作方案精神作為重要政治任務(wù)，成立干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作小組，制定縣管干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作方案和跟蹤督導(dǎo)制度，定期召開會議聽取工作進(jìn)展情況，積極研究解決實際問題。檔案數(shù)字化建設(shè)開展以來，查缺補(bǔ)漏、分

2、類歸檔零散材料8000余份，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展奠定了基礎(chǔ)。 配齊硬件，強(qiáng)化保障 遵照干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范，積極爭取經(jīng)費(fèi)240萬元，購置機(jī)柜、掃描儀、干部檔案管理信息系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、交換機(jī)等必備器材，配備高內(nèi)存電腦、彩色打印機(jī)等硬件設(shè)施，滿足數(shù)字化掃描工作需要。在縣委辦公樓用房緊張的情況下，積極協(xié)調(diào)20平方米辦公場所，為縣管干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利開展搭建了平臺。 規(guī)范程序，有序推進(jìn) 按照規(guī)定程序采用競爭性談判方式，最終確定資質(zhì)齊全、經(jīng)驗豐富的數(shù)字化掃描公司提供相關(guān)技術(shù)保障，并對掃描質(zhì)量、保密安全、軟件升級維護(hù)等條款作出嚴(yán)格規(guī)定。今年3月底，正式啟動檔案數(shù)字化建設(shè)工

3、作，縣委組織部指定專人全程參與檔案整理掃描，確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作高效有序推進(jìn)。 嚴(yán)格驗收，高質(zhì)高效 實行三個嚴(yán)格的管理方法，即：嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，與工作人員簽訂保密協(xié)議，工作場地安裝24小時監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；嚴(yán)格驗收交付檔案，安排專業(yè)人員復(fù)驗電子檔案與紙質(zhì)檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；嚴(yán)格執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)，將事業(yè)人員檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)比照公務(wù)員檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行，堅決杜絕標(biāo)準(zhǔn)降低、程序簡化問題。截至目前，克東縣已完成120本正科級領(lǐng)導(dǎo)干部檔案數(shù)字化制作工作，并于7月19日成功匯入市部檔案信息庫中。預(yù)計12月末前完成所有干部人事檔案數(shù)字化制作。 檔案數(shù)字化工作實施方案檔案數(shù)字化工作方案 1引言 合

4、肥水泥研究設(shè)計院作為知識型企業(yè)，圖紙是單位最寶貴的知識財富，它反映了企業(yè)的形象、知識積累、核心競爭力和管理水平。但合肥水泥研究設(shè)計院目前存在電子圖紙收集難、歸檔難、利用難的問題。大量的電子圖文檔散落在單個設(shè)計人員的電腦里，完整、及時、準(zhǔn)確的歸檔是一件非常困難的事情，工作量大且容易出錯，還會出現(xiàn)資料不全或者版本不對的情況，查閱歷史資料也非常困難，容易導(dǎo)致對甲方的服務(wù)出現(xiàn)問題。這里有企業(yè)管理機(jī)制的問題，但沒有一個系統(tǒng)解決方案也是難以實現(xiàn)科學(xué)管理的基本障礙。 2需要解決的管理問題 1)電子資料的無法歸檔或者歸檔困難問題； 2)實物資料電子化問題； 3)借閱、下載、瀏覽等圖紙利用問題； 4)合肥水泥研

5、究設(shè)計院的知識產(chǎn)權(quán)無法保證； 5)合肥水泥研究設(shè)計院的無形資產(chǎn)得不到積累和沉淀； 6)培養(yǎng)核心競爭力無法談起； 7)大量成品制作業(yè)務(wù)外流； 8)沒有辦法實現(xiàn)共享，設(shè)計效率低下； 9)信息孤島，信息中心成品檔案管理相互獨(dú)立，資源不能共享，投資重復(fù)和浪費(fèi)、效率低下； 3系統(tǒng)解決問題的核心思路 圖檔管理系統(tǒng)的設(shè)計思路：合肥水泥研究設(shè)計院電子制圖已經(jīng)普及，當(dāng)設(shè)計人員熟練掌握制圖軟件之后，電子制圖對設(shè)計工作效率的提高將趨于極限。由于電子文檔具有方便且可重復(fù)利用的特點，因此有效管理并合理利用電子圖檔資源將是進(jìn)一步提高合肥水泥研究設(shè)計院設(shè)計效率的重要手段。 因此，我們應(yīng)根據(jù)合肥水泥研究設(shè)計院實際情況，逐步建

6、立企業(yè)級檔案庫。實現(xiàn)對電子檔案、紙介質(zhì)檔案或其它形式（音像、多媒體等）檔案資料進(jìn)行收集、管理、存儲、檢索與管理。同時管理電子檔案和實物檔案。并能夠與其他子系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)）進(jìn)行無縫集成，并逐漸完成檔案資料的全過程自動歸檔。 a)系統(tǒng)的設(shè)計重點： 1)注重系統(tǒng)的編目能力、批量處理能力及其自動歸檔能力。 提供編目模板，快速生成編目樹。 批量上傳設(shè)計圖紙，并自動生成相關(guān)記錄屬性。 與設(shè)計項目管理模塊集成，實現(xiàn)項目圖紙自動歸檔（自動編目，自動掛接文件等）。 2)實現(xiàn)電子資料與實物檔案的統(tǒng)一管理，保證歸檔的實物底圖與電子文件的一致性。 3)有強(qiáng)大方便的查詢、統(tǒng)計功能。 4

7、)歸檔的電子文件的安全性、可追溯性。圖檔系統(tǒng)的每一步操作在系統(tǒng)中都有歷史記錄，便于以后的追溯。 5)歸檔電子文件的版本控制。 6)早期未歸檔的圖紙經(jīng)過掃描和歸檔納入系統(tǒng)中。 b)實施辦法 1)成立以設(shè)計管理處牽頭有設(shè)計分院、檔案管理部門、成品制作、信息中心等部門人員組成的工作小組； 2)就圖紙編目、文件存儲、進(jìn)度安排、質(zhì)量控制、費(fèi)用計算、工作協(xié)調(diào)等做出基本方案； 3)工作小組開展調(diào)研工作，逐步了解和實施圖紙自動收集系統(tǒng)；集中圖紙打印，簡化和科學(xué)管理電子檔案，促進(jìn)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化和高效率，真正發(fā)揮信息中心和網(wǎng)絡(luò)的作用； 4)工作小組不間斷對項目實施過程進(jìn)行檢查和修正，實時做出評價，把檔案電子化管理作為

8、設(shè)計項目管理乃至全院辦公自動化管理的切入點，整體構(gòu)架，分步實施。目標(biāo)不僅是檔案管理電子化而應(yīng)是設(shè)計項目管理乃至整個OA系統(tǒng)的全線運(yùn)行，在這個高速發(fā)展的信息化時代，真正使合肥水泥研究設(shè)計院具備國際化大企業(yè)的風(fēng)范，為國際化企業(yè)發(fā)展提供一個完好的手段和平臺。 4圖紙自動收集系統(tǒng) 4.1系統(tǒng)簡介 如果說圖文檔管理系統(tǒng)重點解決的是歸檔后資料的編目、查詢、瀏覽、借閱、統(tǒng)計、檔案管理等功能，那么圖紙自動搜集系統(tǒng)重點解決的就是自動歸檔，減輕歸檔工作量的問題。圖紙自動收集系統(tǒng)需要與圖文檔管理系統(tǒng)配合起來使用。 我們可以調(diào)研引進(jìn)圖紙自動收集系統(tǒng)，它是以智能圖紙識別技術(shù)為基礎(chǔ)的新一代的智能型打印歸檔管理系統(tǒng)。在設(shè)計

9、人員打印出圖的同時，系統(tǒng)自動讀取電子圖中的信息，根據(jù)讀取的項目、專業(yè)、設(shè)計人等信息自動在服務(wù)器中歸檔，并將生成圖檔管理系統(tǒng)中的圖檔信息。在不改變設(shè)計人員工作習(xí)慣的情況下，實現(xiàn)合肥水泥研究設(shè)計院電子圖紙歸檔的完整性與準(zhǔn)確性。許多設(shè)計院有這樣的成功應(yīng)用案例。 圖紙自動收集系統(tǒng)可以提供圖文打印、備份、自動歸檔、批量歸檔、圖紙屬性自動提取、文件自動簽名、條形碼生成、自動拆圖、生成PLT及DWF文件、字型文件自動搜集、圖紙目錄自動生成、圖框管理等功能，以及附加的圖紙比較、紅線批注等管理工具，并可提供出圖成本管理、印務(wù)管理、全文檢索等相關(guān)的管理功能模塊。 解決電子資料自動歸檔的問題，可以有幾種不同的方式，

10、可以單獨(dú)使用，也可以與設(shè)計項目（流程）管理系統(tǒng)結(jié)合起來使用。從總體上說，圖紙自動收集系統(tǒng)可應(yīng)用于以下幾種情況，代表了幾種不同的應(yīng)用模式： 1)獨(dú)立應(yīng)用：合肥水泥研究設(shè)計院還沒有實施過經(jīng)營計劃管理系統(tǒng)或設(shè)計流程管理系統(tǒng)，也就是說系統(tǒng)中還沒有項目信息的情況下，可以先期獨(dú)立使用圖紙自動收集系統(tǒng)，以達(dá)到電子圖紙的自動收集與自動歸檔的目的。這種模式對于我們目前還不具備實施全過程項目管理系統(tǒng)的情況，是比較容易上手的，在不增加設(shè)計人員和圖檔人員工作量的前提下，可以達(dá)到完整、準(zhǔn)確、及時地收集電子圖紙的目的，并完成部分標(biāo)準(zhǔn)化工作。 2)與項目計劃管理系統(tǒng)集成使用：當(dāng)合肥水泥研究設(shè)計院已經(jīng)實施項目計劃管理系統(tǒng)后，

11、可以采用這種應(yīng)用模式。在這種情況下，項目的信息已經(jīng)存在了，項目的圖紙結(jié)構(gòu)也已經(jīng)策劃好了，在用戶提交圖紙打印時，圖紙自動收集系統(tǒng)可以將圖紙中的信息與項目計劃管理中的信息自動匹配起來。這種模式將項目的信息和圖紙的信息統(tǒng)一起來，而且對設(shè)計人員的操作沒有影響。 3)與設(shè)計流程管理系統(tǒng)完全融合：在我們上了設(shè)計流程管理系統(tǒng)后，圖紙自動收集功能就不再是一套獨(dú)立的系統(tǒng)，二者完全融合在一起。在這種應(yīng)用模式下，各個設(shè)計人員的各類設(shè)計任務(wù)已經(jīng)在系統(tǒng)中分發(fā)，而且設(shè)校審、互提資料、出圖歸檔、設(shè)計變更等流程都已經(jīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行。圖紙文件中的信息不再是從圖紙圖框中提取，而且反過來從系統(tǒng)信息中寫入圖紙圖框中。然后再配合上述客戶

12、端的一系列CAD功能，就實現(xiàn)了更加自動化的過程，形成了完整的管理應(yīng)用體系。 4.2功能特點 1)不改變設(shè)計人員的工作習(xí)慣，輕松解決圖紙收集難題：設(shè)計人員在打印圖紙時，系統(tǒng)后臺就自動完成了歸檔的一系列操作。對于設(shè)計人員來說，以前的工作習(xí)慣沒有任何改變，沒有增加任何工作量，但系統(tǒng)自動完成了圖紙文件及信息的自動搜集整理操作。所以在實施過程中設(shè)計人員不會有抵觸情緒，非常容易實施推廣。 2)大大提高了圖紙的歸檔效率： 極大地減輕了檔案管理人員整編圖紙的工作（編目卡片上的大多數(shù)信息已經(jīng)由圖紙收集系統(tǒng)中自動采集獲取）； 圖紙信息自動從圖紙圖框中自動提取，不必手工輸入； 批量打印歸檔及電子圖檔自動搜集功能，大

13、大簡化了大批量圖紙歸檔的工作； 由于可以自動識別一個dwg文件中的多張圖紙，并進(jìn)行自動拆分，不用強(qiáng)制約束設(shè)計人員必須一張圖紙放一個dwg文件，方便了歸檔； 給設(shè)計人員提供了很多人性化工具，如：圖紙目錄自動生成、施工圖自動轉(zhuǎn)竣工圖、圖框管理、批量圖紙?zhí)峤淮蛴　⒆中臀募詣铀鸭?、文件格式轉(zhuǎn)換等，提高了設(shè)計人員的工作效率，減輕了設(shè)計人員的工作量。 3)保障了電子資料與實物檔案的一一對應(yīng)：由于在出圖的同時，電子圖檔就已經(jīng)自動歸檔了，并且在每張圖紙上生成并打印了唯一的條形碼。當(dāng)實物圖紙歸檔時，通過掃描圖紙上的條形碼，系統(tǒng)就可以自動將該實物檔案與電子資料進(jìn)行自動匹配及校驗，生成實物檔案信息，并進(jìn)行圖紙的版

14、本管理，確保了實物圖紙和歸檔電子版本的一致性。 4)簡化打印成本核算：按需自動生成打印清單（便于成本核算），自動計算每個項目、每個專業(yè)、每個設(shè)計人員或者每張圖紙的打印成本。 5)自動統(tǒng)計設(shè)計人員的工作量 為合肥水泥研究設(shè)計院正要實施工程設(shè)計項目產(chǎn)值定額分配辦法提供科學(xué)依據(jù)。 檔案數(shù)字化工作實施方案檔案數(shù)字化工作方案 為全面提高我市檔案現(xiàn)代化管理水平，認(rèn)真貫徹落實湘辦發(fā)201629號關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見文件精神，推動我市檔案數(shù)學(xué)化建設(shè),決定2017年在全市范圍內(nèi)開展檔案數(shù)字化建設(shè)年活動，特制定如下實施方案。 一、指導(dǎo)思想 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊緊圍繞建設(shè)三個體系的檔案工作目標(biāo)

15、，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。 二、工作目標(biāo) 2017年主要對重點檔案、民生檔案、誠信檔案，進(jìn)行數(shù)字化加工，并建立案卷和文件目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。具體任務(wù)如下： 1、各縣市區(qū)檔案館完成5000卷重點檔案的數(shù)字化加工。 2、各縣市完成4個縣市直單位的檔案數(shù)字化加工;市轄三區(qū)各完成1個區(qū)直單位的檔案數(shù)字化加工。 3、市直、部省屬駐邵單位重點抓好市財政局、市國土局、市房產(chǎn)局、市工商局、市住房公積金管理中心、市殘聯(lián)、市一人民醫(yī)院、市房屋產(chǎn)權(quán)處、市機(jī)關(guān)社保處、市人才交流中心、市職業(yè)介紹中心、市婦幼保健院、邵陽學(xué)院、人民銀行邵陽市中心支行等14個單位的數(shù)字化加工。 4、根據(jù)誠信檔案管理的要求，整合全市誠信檔案信息資源，初步建立全市誠信檔案數(shù)據(jù)中心或平臺。 三、組織實施 1、動員部署(2017年3月-5月) 在2017年全市檔案工作會議上進(jìn)行總動員，制定下發(fā)邵陽市檔案局關(guān)于開展檔案數(shù)字化建設(shè)年活動的實施方案，部署安排檔案數(shù)字化工作，全面啟動檔案數(shù)字化建設(shè)年工作。 2、督查落實(2017年6月-11月) 廣泛開展檔案數(shù)字化建設(shè)年的各項工作，重點對50個重點單位的檔案數(shù)字化工作進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo);