1、檔案工作基本術(shù)語-一般概念檔案(archives): 國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案價值(archival value):檔案對國家機構(gòu)、社會組織或個人的有用性。檔案工作(archives work):管理檔案和檔案事業(yè)的活動。檔案管理(archives management):檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。檔案學(archival science): 研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學。公共檔案(public archives): 國家機構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動中形成的為社會所有的檔案。 私人

2、檔案(private archive) : 私人或私人組織在社會活動中形成為私人所有的檔案。文書檔案(administrative archive): 反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。 科學技術(shù)檔案(scientific and technical archives) : 反映科學技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案。專業(yè)檔案(specialized archives): 反映專門領(lǐng)域活動的檔案。音像檔案(audio-visual archives) : 記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。 文件(record / document): 國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定

3、職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。電子文件(electronic records) : 以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。原?original document): 最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。復(fù)制件(copy / duplicated document ) : 與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。 文稿(draft / manuscript) : 文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。文本(test / version) : 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。 正

4、本(official test) : 有規(guī)范格式和生效標志的正式文本。 副本(copy / duplicate) : 再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)本，備存查和通知有關(guān)方面之用。 手稿(manuscripts) : 由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。 文種(record type) : 按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱。 檔案行政管理部門(archival administrative department) : 具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機構(gòu)。檔案館(archives) : 集中管理特定范圍檔案的專門機構(gòu)。 檔案室(record office) : 國家機構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會組織內(nèi)

5、部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機構(gòu)。專業(yè)檔案館(specialized archives) : 管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。綜合檔案館(comprehensive archives): 按照行政區(qū)劃或歷史時期設(shè)置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的具有文化事業(yè)機構(gòu)性質(zhì)的檔案館。 部門檔案館(departmental archives) : 專門主管部門設(shè)置的管理本部門及其直屬機構(gòu)檔案的檔案館。 企業(yè)檔案館(business archives) : 企業(yè)設(shè)置的管理本企業(yè)檔案的檔案館。 事業(yè)單位檔案館(institutional archives) : 事業(yè)單位設(shè)置的管理本單位檔案的檔案館。 檔案資

6、料目錄中心(archival descriptive information center) : 集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機構(gòu)。 文件中心(records center ): 介于文件形成機構(gòu)和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構(gòu)。檔案工作基本術(shù)語-檔案收藏收集(acquisition; Collection):檔案館 、檔案室接收及征集檔案 和其他有關(guān)文獻的活動。 歸檔(filing) : 辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程。 移交(transfer) : 檔案室（館）等按照國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。 接

7、收(accession) : 檔案館、檔案室按照國家規(guī)定收存檔案的過程。 征集(acquisition) : 檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻的活動。 寄存(deposit) : 檔案所有者在保持其法定所有權(quán)的情況下，將檔案存放在檔案館的行為。捐贈(donation): 檔案所有者將檔案無償贈送給檔案館的行為。 交換(exchange) : 國家（地區(qū)）之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案和其他文獻的活動。 館藏(holdings) : 檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。 散存檔案(estray) : 未保存在法定保管處所的檔案。 散失檔案(r

8、emoved archives) : 從原形成國家（地區(qū)）散失到國外的檔案。檔案工作基本術(shù)語-檔案鑒定鑒定(appraisal):判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。保管期限(retention period):對檔案劃定的存留年限。保管期限表(records retention schedule):規(guī)定檔案保管期限的文件 。銷毀(destruction):經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。銷毀清冊(destruction list):登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責任人簽署的文件。檔案工作基本術(shù)語-檔案整理整理(archival arrangement):按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分

9、類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。來源原則(principle of provenance):把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。 檔案實體分類(physical archives classification):根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。立檔單位(funds constituting unit):構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。全宗(funds):一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。聯(lián)合全宗(combined funds):由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全

10、宗對待的檔案整體。匯集全宗(collected funds):由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。全宗群(funds complex):由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體 .案卷(file):由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。立卷(filing):將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。卷內(nèi)備考表(file note):卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。檔號(archival code):以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。 檔案工作基本術(shù)語- 檔案檢索檢索 retrieval

11、:存儲和查找檔案信息的過程。編目 cataloguing ;Description:按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。檔案信息分類 archival information classification:以國家機構(gòu)、社會組織的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對檔案信息進行的分類。條目 entry:反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項目的組合。著錄 description:對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。標引 indexing:對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。分類標引 classified indexing:對檔案內(nèi)容進行主題分

12、析，賦予分類號標識的過程。主題標引 subject indexing:對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。受控標引 controlled indexing:依據(jù)主題詞表等控制工具進行的標引 。自由標引 free indexing:不用主題詞表等控制工具而直接使用關(guān)鍵詞等自然語言進行的標引。關(guān)鍵詞 keyword:在標引和檢索過程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。主題詞 descriptor:在標引和檢索中用以表達文獻主題的規(guī)范化的詞或詞組。檔案主題詞表 archives thesaurus:由表達檔案內(nèi)容主題的自然語言中優(yōu)選出的語義相關(guān)、

13、族性相關(guān)的科學術(shù)語所組成的規(guī)范化詞典。在檔案標引與檢索過程中，它是用以將檔案、標引人員及用戶的自然語言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞檢索語言的一種術(shù)語控制工具。檢索工具 finding aid:用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引 、指南等的統(tǒng)稱。目錄 catalogue:由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具 。案卷目錄 folder list; File list:以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。卷內(nèi)文件目錄 innerfile item list:登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文

14、件之前。案卷文件目錄 file-item list 、全引目錄 file-item list:以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。分類目錄 classified catalogue:依據(jù)分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。主題目錄 subject catalogue:依據(jù)主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。專題目錄 subject catalogue:按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。索引 index:指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具 。文號索引 record number

15、 index:指明文件編號及相應(yīng)檔號，以一定次序編排而成的一種檔案 索引。人名索引 name index:指明人名及相應(yīng)檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。地名索引 place name index:指明地名及相應(yīng)檔號 ，以一定次序編排而成的一種檔案索引。檔案館指南 guide to an archives:介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關(guān)文獻，指導(dǎo)利用者查閱利用的一種檔案檢索工具。全宗指南 guide to an archival funds、全宗介紹 introduction to an archival funds:介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具 。專

16、題指南 guide to subject records、專題介紹 introduction to subject records:介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。檔案工作基本術(shù)語- 檔案利用利用 access and use:利用者以閱讀、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動。開放 opening:檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動。公布 publishing :將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。咨詢服務(wù) reference service :檔案館 、檔案室答復(fù)詢問，指導(dǎo)和幫助利用的活動。檔案證明 archival evidence:依據(jù)

17、檔案的記載出具的憑證性文件。檔案展覽 exhibition :按一定主題展示檔案的活動。 閱覽室 reading room:檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場所。密級 security classification :檔案文件保密程度的等級。降密 downgrade :降低檔案文件的原有保密等級。解密 declassification :解除已失去保密價值檔案文件的保密限制。編纂 compilation:按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。大事記 chronicle of events :按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。組織沿革 adm

18、inistrative history :系統(tǒng)記述一個機構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料?；A(chǔ)數(shù)字匯集 collection of essential data :以數(shù)量特征反映一個地區(qū)（機構(gòu)、行業(yè)）基本情況的一種檔案參考資料。專題概要 thematic summary :簡要記述某一特定的社會事物或自然現(xiàn)象產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的一種檔案參考資料。檔案出版物 archival publications :以檔案、檔案工作、檔案學為基本內(nèi)容的出版物。檔案工作基本術(shù)語-檔案的保管與保護保管 custody :維護檔案的完整與安全的活動。 保護 conservation

19、 :防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復(fù)受損檔案的活動。 全宗卷 funds descriptive file :由說明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷。檔案館建筑 archives building :檔案館專用的的內(nèi)設(shè)檔案庫房、工作用房和利用服務(wù)場所的建筑物。 檔案庫房 archival repository :收藏檔案的專門用房。 檔案裝具 archives container :用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。 密集架 compact shelving :為節(jié)省空間而設(shè)計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。 載體 medium 、介質(zhì) medium :可將

20、信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。 耐久性 durability :檔案記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強度和化學穩(wěn)定性的程度。 退變 deterioration :檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質(zhì)直至損毀的過程。 修復(fù) restoration :使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M行加固的過程。 加固 reinforcement :將某種材料附著在檔案載體上，以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護的技術(shù)。 修裱 mounting :使用粘合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案上，以恢復(fù)或增強其強度和耐久性的技術(shù)。 適宜性原則 principle of compatib

21、ility :檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即所用修復(fù)材料必須有最適宜的強度和特性。 相似性原則 principle of similarity :檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即所選用的修復(fù)材料必須與被修復(fù)件具有相類似的厚度、顏色和結(jié)構(gòu)等。 可逆性原則 principle of reversibility :檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即檔案在修復(fù)處理后，如有必要可通過再處理恢復(fù)到處理前的狀態(tài)。 加濕 humidification :a) 增加檔案庫房內(nèi)相對濕度的方法。 B) 將過去干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內(nèi)，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。 去濕 dehumidifi

22、cation :降低檔案庫房內(nèi)相對濕度的方法。 脫酸 deacidification :為去除或降低紙質(zhì)材料中的酸，用弱堿對其進行處理的技術(shù)。 去污 cleaning :清除檔案上的污垢和灰塵的方法。 熏蒸 fumigation :在密閉環(huán)境下，將檔案置于易揮發(fā)物質(zhì)或有毒化學物質(zhì)產(chǎn)生的氣體中以殺滅害蟲和菌類的方法。 防災(zāi)規(guī)程 disaster plan :為防止或減少災(zāi)害對檔案造成破壞而制定的應(yīng)對方針和工作程序。 復(fù)制 reprography :利用復(fù)印、縮微攝影、磁盤拷貝、復(fù)寫、印刷等手段生成內(nèi)容與檔案原件相同的復(fù)制品的技術(shù)和方法。 檔案縮微品 archival microform :含有檔

23、案縮微影像的各種載體（通常是膠片）的通稱。檔案工作基本術(shù)語-檔案統(tǒng)計統(tǒng)計 statistics :對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜索、整理和分析的活動。登記 registration :登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過程。統(tǒng)計指標 statistical target :反映檔案和檔案工作現(xiàn)象的指標名稱及其數(shù)值。統(tǒng)計報表 statistical form :由檔案行政管理部門下達的具有統(tǒng)一制式、用于檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計的表冊。統(tǒng)計分析 statistical analysis :對統(tǒng)計資料進行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動。全宗卡片 funds card

24、:檔案館向檔案行政管理部門填報的以全宗為單位反映館藏全宗情況的卡片。 全宗單 funds management sheet :以全宗為單位反映檔案館對全宗管理狀況的登記單。檔案信息化建設(shè)講座一、 檔案信息化概述 隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十個五年計劃的建議中提出：大力推進國民經(jīng)濟和社會信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來新的機遇。加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)

25、展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是發(fā)展先進生產(chǎn)力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路，是為廣大人民群眾服務(wù)的重要舉措，對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。 檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。 檔案信息化建設(shè)，是一項關(guān)系檔案事業(yè)發(fā)展全面的戰(zhàn)略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制

26、原則和確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。 三項基本原則是我們進行檔案信息建設(shè)過程中要堅持的重要指導(dǎo)思想。二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和任務(wù)（一） 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。1、標準規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)

27、備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。4、檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案

28、信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。5、人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。（二）檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù) 1、以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和推行。 2、以檔案部門的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，黨政機關(guān)專網(wǎng)的建設(shè)為重點，加強檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。3、以檔案信息管理系統(tǒng)（如深圳市檔案局和深圳世紀科怡公司共同研制的“世紀科怡檔案管理系統(tǒng)”、清華紫光、珠海泰坦等電子文件/檔案管理軟件）的推廣應(yīng)用

29、為基礎(chǔ)，以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”的研制為重點，加強檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。4、以館藏檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設(shè)。5、以檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)。三、 檔案信息化的標準規(guī)范建設(shè)檔案信息化的標準規(guī)范建設(shè)包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個方面的內(nèi)容。（一）管理性標準規(guī)范 管理性標準規(guī)范是對電子文件/檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括計算機安全法規(guī)與標準，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等，它需要國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。

30、目前，國務(wù)院及有關(guān)部門頒布了一系列計算機安全的法規(guī)與標準，如：中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例，計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法，計算機病毒防治的辦法等。 （二）業(yè)務(wù)性標準規(guī)范 業(yè)務(wù)性標準規(guī)范是對電子文件/檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件/檔案的術(shù)語標準及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標準、資源的標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標準。 國家已頒發(fā)的標準CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求，是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范。國家標準電子文件歸檔及管理規(guī)范和地方標準深圳市電子文件歸檔及管理辦法，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用

31、的規(guī)范。 目前，國家檔案局委托深圳市檔案局正在制定電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則。正在制定的標準還有：檔案數(shù)字資源加工規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標準、電子文件檔案著錄規(guī)則、電子文件保管期限表、電子文件檔案鑒定標準等。 （三）技術(shù)性標準規(guī)范 技術(shù)標準規(guī)范包括電子文件/檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準等。其中有些技術(shù)標準是電子信息管理的共用標準，如信息交換用七位編碼字符集、信息交換用漢字編碼字符集等。目前正在制定的標準有：檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)標準、檔案信息數(shù)據(jù)存儲、壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、數(shù)字水印標準、電子文件/檔案存儲格式與載體規(guī)范、照片

32、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、錄音與檔案化技術(shù)規(guī)范等等。四、 檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。 （一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。根據(jù)三種不同的服務(wù)對象和范圍，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)分為三個層次：內(nèi)網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)，并實行三網(wǎng)物理隔離，形成三個相互獨立的網(wǎng)絡(luò)。1、支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng) (簡稱內(nèi)網(wǎng))。 內(nèi)網(wǎng)服務(wù)中心主要負責以下工作：（1）將采集和預(yù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行加工組織和存儲；（2）向內(nèi)部用戶發(fā)布信息，并提供檢索、演示等服務(wù)；（3）支持內(nèi)部日常辦公；（4）向政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供需要的數(shù)據(jù)；（5）進行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理與維護

33、； 2、支持政府部門服務(wù)的政府專網(wǎng)(簡稱政務(wù)網(wǎng)) 。 以政府部門為服務(wù)對象的專用服務(wù)網(wǎng)。政務(wù)網(wǎng)服務(wù)中心負責以下工作： （1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)； （2）向政府專網(wǎng)用戶提供信息服務(wù)； （3）進行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護； 3、支持大眾服務(wù)的公眾網(wǎng)(簡稱外網(wǎng))。以社會大眾為服務(wù)對象的通用服務(wù)。通過該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現(xiàn)實場景等特殊服務(wù)。外網(wǎng)服務(wù)中心負責以下工作： （1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)； （2）向Internet用戶提供信息服務(wù)； （3）進行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護； （二）硬件基礎(chǔ)設(shè)

34、施建設(shè) 檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、便于擴充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系（三）統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。 基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備、案數(shù)字化加工設(shè)備以及其它支撐設(shè)備等。 系統(tǒng)軟件建設(shè)計算機運行所需的各種程序及有關(guān)文字資料統(tǒng)稱為軟件。計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件是由計算機設(shè)計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利

35、用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。系統(tǒng)軟件包括：計算機的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲和安全管理系統(tǒng)、以及操作系統(tǒng)。計算機操作系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件的核心，它獨立于計算機，是控制和組織計算機活動的一組程序，是用戶和管理機器的接口，是整個系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。目前世界上流行的操作系統(tǒng)有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。應(yīng)用軟件是用戶利用計算機及其所提供的各種軟件編制的、用來解決某些具體應(yīng)用問題的程序。如：人事管理軟件、財會管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。 五、檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建

36、設(shè) 檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)包括兩個層面的應(yīng)用系統(tǒng)：一是數(shù)字檔案館的應(yīng)用系統(tǒng)；二是現(xiàn)有檔案館、檔案室的業(yè)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)。 （一）數(shù)字檔案館的應(yīng)用系統(tǒng)。這是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。其功能應(yīng)能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案的信息采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字管理全過程，具有可擴展和實用的特性。目前深圳數(shù)字檔案館的這一應(yīng)用系統(tǒng)已基本建成，正在進一步完善之中。（二）現(xiàn)有檔案館室的應(yīng)用系統(tǒng)。在深圳市機關(guān)企事業(yè)系統(tǒng)廣泛使用的檔案信息管理系統(tǒng)是由深圳市檔案局組織研制的“世紀科怡檔案管理系統(tǒng)”。該檔案管理系統(tǒng)共有文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、利用、保管、鑒定、轉(zhuǎn)交接收、編研、統(tǒng)計、數(shù)

37、據(jù)管理、系統(tǒng)維護等12個功能模塊，具有“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的特點，軟件評測達到國家軟件行業(yè)測評8A級。1、“文件管理”功能模塊有3個子系統(tǒng)：文件登記、文件歸檔、報表打印。實現(xiàn)了收文、發(fā)文、登記管理、文件自動歸檔和打印功能。 2、“檔案管理”功能模塊有4個子系統(tǒng)：檔案錄入、歸檔、檔案調(diào)整、制作目錄。實現(xiàn)了檔案錄入、歸檔處理和目錄打印功能。3、“資料管理”功能模塊有2個子系統(tǒng)：資料登記、報表打印。 4、“檢索”功能模塊有3個子系統(tǒng)：文件檢索、檔案檢索和資料檢索。 5、“利用”功能模塊有“利用人管理”、“登記”、“查詢”、“歸還”、“統(tǒng)計”5個子系統(tǒng)。能做到管理人性化，智能化。6、“保管

38、”功能模塊主要記錄庫房溫濕度和存放位置索引。 7、“鑒定”功能模塊實現(xiàn)了檔案鑒定和銷毀清冊電腦化管理。8、“統(tǒng)計”功能模塊實現(xiàn)了“基本情況年報”和“報表統(tǒng)計”的填報和打印功能。 9、“數(shù)據(jù)管理”功能模塊實現(xiàn)了“數(shù)據(jù)導(dǎo)入”、“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”、“備份與恢復(fù)”的功能。 10、“移交接收”功能模塊實現(xiàn)了檔案室和檔案館之間移交和接收檔案的“館室銜接”功能。 11、 “系統(tǒng)維護”功能模塊包括：全宗管理、實體分類、輔助字典、檔號格式、用戶管理、日志檢查等6個子系統(tǒng)，可完成系統(tǒng)中“全宗”、“實體分類”、“檔號格式”、用戶名、密碼和權(quán)限的設(shè)置。 12、 “編研”功能模塊可以完成“組織沿革”， “大事記”，“人事任免

39、”，“重要文獻匯編”等常用的編研工作。六、 檔案信息化資源建設(shè) 檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化管理中最基本也是最重要的建設(shè)任務(wù)，包括數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式和來源兩個方面。 （一）數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式主要有：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其它文件。1、文本文件（Text）。使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件，存儲內(nèi)容由ASC標準代碼的GB18030標準漢字代碼構(gòu)成（如TXT、XML、DOC等格式文件）。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制。2、圖形文件（Graphic）。根據(jù)一定

40、算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強度等用圖標表示的圖形等等。計算機輔助設(shè)計（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的文件，如設(shè)計模型、圖紙、圖畫等即為圖形文件。3、圖像文件（Image）。使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、縮微膠片均可經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件（如JEPG、BMP、TIFF等）。4、影像文件（Video）。使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動畫片等。視頻捕獲設(shè)備可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲空間，其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的

41、格式或標準，播放時需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序（如MEPG、AVI等格式文件）。5、聲音文件（Audio）。用音頻設(shè)備錄入或編曲軟件生成的文件（如MP3、WAV、MIDI等）。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率是單位時間內(nèi)的采樣次數(shù)，采樣頻率和速率越高，音質(zhì)越好，文件所占存儲空間就越大。聲音文件播放時需要使用相關(guān)設(shè)備和程序。6、其他文件。如命令文件，亦稱計算機程序（Program）。是指為處理各種事務(wù)，用計算機語言編寫的程序，是一種計算機軟件。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，通過相應(yīng)的編譯程序編譯后執(zhí)行，有些還要經(jīng)過連接程序才能執(zhí)行。 數(shù)字信息數(shù)據(jù)的來源和采集范圍

42、1、現(xiàn)有檔案館（室）藏各種檔案的數(shù)字化。通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將現(xiàn)存各種載體檔案進行數(shù)字化處理，并整合到相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中。整個數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)包括：掃描輸入、糾錯檢查、索引錄入、數(shù)據(jù)存儲、光盤輸出等主要環(huán)節(jié)。2、收集和接收各種形式的電子文件。有兩種方式：一是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收，即將需移交的電子文件檔案通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案館（室），或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案館本地載體的過程。二是介質(zhì)移交接收，即將電子檔案存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案館（室），也稱卸載式移交接收。網(wǎng)絡(luò)移交既可實時進行，也可與介質(zhì)移交一樣，按照檔案館接收周期定期移交。由于

43、介質(zhì)移交有一定的周期性，為了及時將可以公開的電子文件和電子檔案向社會各界提供利用，數(shù)字檔案館可以實時地通過網(wǎng)絡(luò)在線接收各立檔單位的電子文件/檔案。3、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫。除了上述檔案文件之外，各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫也是數(shù)字檔案館資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容。主要途徑是：一是通過網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)絡(luò)上現(xiàn)有的各種信息資源庫，如國土信息資源庫、人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫等；二是根據(jù)社會需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補充數(shù)字檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足，如中國科技文獻數(shù)據(jù)庫、中國科學文獻數(shù)據(jù)庫等。 4、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價值的信息。為充分發(fā)揮數(shù)字檔案館作為知識庫群的作用，互聯(lián)網(wǎng)上其他零散、無

44、序的具有檔案價值的信息也是數(shù)字檔案館采集的對象。例如，各網(wǎng)站的歷史照片、新聞報道、網(wǎng)頁、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、歷史事件的聲像資料等。 把有檔案價值的網(wǎng)絡(luò)信息下載到本地，經(jīng)過一定的整理、組織、加工、成為本地的現(xiàn)實資源。除了下載各種檔案信息之外，數(shù)字檔案館還將根據(jù)用戶的需求，對網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)或網(wǎng)絡(luò)信息建立指引庫（或?qū)Ш秸荆?。首先要從成千上萬的網(wǎng)站中挑選出具有價值的網(wǎng)站，然后對這些網(wǎng)站進行分類，建立起指引庫，使用戶能方便地通過指引庫獲取自己需要的信息。文件中心與現(xiàn)行文件利用講座2002年9月，深圳市正式成立了我國首家“文件中心”，在檔案事業(yè)體制中具有開創(chuàng)性的意義。 “文件中心”是一種社會化、集約化和專業(yè)化的文件檔

45、案管理機構(gòu)，它的設(shè)置不像單位檔案室隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性文件檔案管理機構(gòu)。目前全世界許多國家采用這種組織形式。深圳成立“文件中心”是在同國際接軌中邁出的重要一步。一、成立文件中心的實踐和理論依據(jù) （一）實踐依據(jù) “文件中心”最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時期的美國，其歷史雖不長，但在世界范圍內(nèi)顯示了旺盛的生命力。目前，美國、加拿大、英國、法國、俄羅斯、新加坡等數(shù)十個國家都建立了文件中心或類似的機構(gòu)?！拔募行摹蹦茉谠S多國家得到推行，根本原因是它具有“經(jīng)濟、高效”的突出優(yōu)點。所謂“經(jīng)濟”，表現(xiàn)為大大節(jié)省了各機關(guān)專設(shè)保管機構(gòu)耗費

46、的人、財、物資源。美國曾在保管費用上作過對比，同樣保管1立方英尺的文件，分別由各機關(guān)自行保管平均費用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。所謂“高效”，是指不僅節(jié)省了保管的費用，而且還實現(xiàn)了資源聯(lián)合，能體現(xiàn)出規(guī)模效益。國際檔案理事會通過對幾十個成員國進行調(diào)查，評價“文件中心”具有經(jīng)濟、高效的優(yōu)點，是保存半現(xiàn)行文件的最經(jīng)濟，最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機構(gòu)。 受國外“文件中心”的啟發(fā)，80年代以來，我國陸續(xù)出現(xiàn)了甘肅永靖縣、河北省張家口地區(qū)、四川省長壽縣縣直機關(guān)、吉林市船營區(qū)直機關(guān)聯(lián)合檔案室等帶有文件中心色彩的文件檔案管理機構(gòu)。而1998年深圳市檔案局建立的“文檔資料服務(wù)中心”

47、則是全國第一個“文件中心”的雛形，隨后，北京市昌平縣、江蘇省常熟市、山東省濟南市、青島市、上海、天津、武漢、青島、廣州、珠海等地相繼試辦了“文檔服務(wù)中心”之類的文件檔案服務(wù)性機構(gòu)，這些地區(qū)的做法效果是喜人的。（二）理論依據(jù) “文件中心”是“文件生命周期”理論指導(dǎo)下的產(chǎn)物。該理論是40年代初歐美檔案學界提出的，認為文件從其形成到消亡是一個完整的過程，這個過程一般分為三個階段：現(xiàn)行階段（文件形成或文書處理階段），文件處在運轉(zhuǎn)和承辦過程中，留在產(chǎn)生、收到和承辦的機關(guān)、單位；非現(xiàn)行階段（半現(xiàn)行階段），文件處理完畢，機關(guān)日常工作不再經(jīng)常使用，但既不能作最后處理，又不能移交檔案館，由機關(guān)或文件中心保存；最

48、后處置階段（銷毀或移交給檔案館永久保存）。我國進入80年代以來，吸收外國文件生命周期的思想，結(jié)合我國實際提出來了“文件運動周期”的理論，認為文件從其產(chǎn)生到消亡的運動過程分為四個階段：制作階段（撰寫、設(shè)計與繪制、錄制、拍攝、輸入階段）；現(xiàn)實使用階段（現(xiàn)行階段）；暫時保存階段（半現(xiàn)行階段，由形成單位進行歸檔或銷毀處理）；永久保存階段（大部分文件保存期滿經(jīng)鑒定后作銷毀處理，一部分需永久保存的檔案交由檔案館負責保存）。 “文件生命（運動）周期”理論是對文件實行階段式管理最合理的解釋。處于形成（制作）和文書處理（現(xiàn)實使用）階段的文件，因其原始價值明顯而受到形成機關(guān)的重視并給予妥善保管。經(jīng)最后處置，確定為

49、永久保存的文件，因歷史價值突出也有檔案館作為安身的歸宿。經(jīng)文書處理處于暫時保存階段的文件，形成機關(guān)不再經(jīng)常使用，卻不能作最后處置，長期累積，遂成包袱。檔案館又不能過早地、玉石不分地接收所有文件。因此，文件在這一階段保存在機關(guān)和檔案館都不適宜，而文件中心正好能解決上述矛盾。文件中心所保管的文件仍屬形成機關(guān)所有，可以繼續(xù)滿足機關(guān)的利用需求；保存一定期限后由文件中心與文件形成單位共同鑒定，銷毀無保存價值的文件；與檔案館共同鑒定、精選出有永久保存價值的文件作為檔案，移交檔案館保存?？梢?，文件中心是連接機關(guān)與檔案館的不可或缺的中間環(huán)節(jié)。二、深圳市成立文件的必要性和迫切性 隨著市場經(jīng)濟和社會信息化的發(fā)展，

50、我國在文件、檔案管理方面出現(xiàn)了一系列不可回避的矛盾。這些矛盾越來越嚴重地影響了檔案、文件、信息的科學管理和有效利用，有損于檔案文件管理與機關(guān)主體工作及社會管理之間的協(xié)調(diào)性。深圳市同樣遇到了這些矛盾。（一） 文件數(shù)量劇增與檔案館管理危機的矛盾。隨著社會管理和各項事業(yè)的發(fā)展，各類文件呈幾何級數(shù)增長，當前更面臨著新型文件電子文件大量產(chǎn)生的挑戰(zhàn)。從而出現(xiàn)了被文獻情報界稱之為“情報爆炸”和“情報障礙”等諸多社會現(xiàn)象，其直接表現(xiàn)是各級檔案館館藏超負荷，檔案文件的整理、鑒定、保護、縮微、檢索等各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和設(shè)備、設(shè)施的添置、更新壓力日增，不堪負擔。以建館時間不長，規(guī)模不大的深圳市檔案館為例，1994年建成新

51、館時僅有檔案9000多卷。1995年至1998年接收了深圳建市以來第一周期（1985年底以前）的檔案共112個全宗60146卷。2000年開始進行第二周期檔案接收工作，目前館藏各類檔案已達20多萬卷，年均增加近3萬卷。按我館現(xiàn)有真空充氮消毒要每周消毒880卷、現(xiàn)有縮微拍攝設(shè)備進行拍攝的數(shù)量計算，一年進館的檔案消毒需34周（255天），縮微拍攝需750天；用計算機進行文件級輸入需4人500天才能完成。按此速度計算，20年后館藏檔案將達到80多萬卷，庫房危機和管理上的窘迫會更加嚴峻。（二）檔案館只能有選擇地接收檔案與機關(guān)移交檔案后仍積累大量文件，難以科學管理和有效利用的矛盾。根據(jù)檔案法規(guī)定，國家綜

52、合檔案館接收轄區(qū)有關(guān)機構(gòu)具有永久保存價值的檔案，而大量不具備永久保存價值的檔案仍由各機關(guān)自己保存。即便永久保存的檔案也需在本機關(guān)保存10-20年后才移交檔案館。各機關(guān)仍然不斷地積累越來越多的檔案文件，在科學管理和有效利用上日益表現(xiàn)出力不從心。例如深圳市某局從1983年成立至2001年年中共形成檔案3017卷，另1368件（按新法整理歸檔的文件），2001年向市檔案館移交1984-1990年形成的永久檔案62卷，還留存2955卷、168件（包括非永久卷和未到移交期的永久卷），留存積累的檔案數(shù)量平均每年369卷、171件。該局現(xiàn)有檔案庫房25平方米，柜架23組，已基本充滿?，F(xiàn)配備專職檔案員1名，管

53、理和提供利用檔案工作十分緊張。按此增長速度推算，20年后該局留存積累的檔案文件數(shù)量將相當于現(xiàn)在2.5倍，需要大量地增加庫房和柜架，增配專職管理人員。根據(jù)當前正在進行的機構(gòu)改革精神，這樣配備檔案人員是不可行的。（三）館藏檔案提供利用的滯后性與社會對檔案文件需求時效性的矛盾。檔案法規(guī)定，館藏檔案形成滿30年向社會開放。隨著社會生活節(jié)奏的加快，公眾對現(xiàn)行文件及未進館檔案的查詢需求日益增多，人們對檔案信息時效性的要求更加迫切。檔案管理現(xiàn)狀同社會需求發(fā)生了嚴重脫節(jié)，如果沒有一個專門機構(gòu)來承擔集中管理各部門現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件，并向社會公開提供服務(wù)的職能，就難以解決這一矛（四） “小而全”的機關(guān)檔案管理方式與

54、現(xiàn)代信息處理和傳播技術(shù)的矛盾。為了保存現(xiàn)行文件和未進館檔案，各單位都設(shè)置了檔案室。這種“小而全”、各自為政的文檔管理機制，功能職責雷同，人員、設(shè)備、投資重復(fù)，不僅造成了人力、財力的巨大浪費，而且在實際上成為現(xiàn)代信息處理和傳播技術(shù)的桎梏，阻礙了現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件和辦公自動化產(chǎn)生的即時信息的及時處理和傳播，阻礙了信息資源的共享，是一種信息資源的浪費。 由于上述種種矛盾，使文件在功能、作用上出現(xiàn)了某種程度的異化本來機關(guān)制作文件是為了便于管理，提高行政效率，但文件數(shù)量的膨脹、管理機構(gòu)的重疊，結(jié)果卻使文件的保存、管理，成為機關(guān)的一個包袱、負擔，影響了管理效率和機關(guān)的運轉(zhuǎn)。 這就迫使人們不得不尋求一種機關(guān)和

55、檔案館均能擺脫困境，處于機關(guān)和檔案館之間，統(tǒng)一管理和機關(guān)文件的新的機構(gòu)，這種機構(gòu)目前最好的形式就是“文件中心”。三、深圳市文件中心的成立及其職能 為了與國際慣例接軌，結(jié)合深圳市建立市民中心實際，2000年深圳市檔案局向市政府提出了建立深圳市文件中心的建議。該建議立即得到市政府的支持，2001年深圳市政府第三十四屆常務(wù)會議決定，在深圳市民中心建立政府文件中心，進駐市民中心的二十多個局級單位不再單獨設(shè)置專門檔案室，由“文件中心”對處理完畢的文件進行統(tǒng)一管理，以利于政府信息資源共建共享，提高政府行政效率和水平，降低行政成本。2002年4月深圳市人大常委會通過的深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例第二章

56、第八條規(guī)定“市、區(qū)政府設(shè)立的文件中心，是集中保管與提供利用同級機關(guān)、事業(yè)單位處理完畢的文件機構(gòu)”，從而以法律的形式確定了文件中心的地位。2002年9月，深圳市機構(gòu)編制委員正式下文批準建立“文件中心”（副處級事業(yè)單位，人員編制9人）。同時，市政府將市民中心大廈10000劃撥給市檔案局（館）。主要作為“文件中心”和文檔閱覽中心使用。這樣，從根本上解決了“文件中心”的機構(gòu)設(shè)置、辦公場地和人員編制問題。2003年深圳市政府頒布的政務(wù)公開暫行規(guī)定要求把文件中心辦成對市民信息公開的窗口。根據(jù)2002年深圳市人大常委會通過的深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例和深圳市機構(gòu)編制委員會下發(fā)的關(guān)于成立深圳市檔案局文

57、件管理中心的批復(fù)的精神，深圳市文件中心的主要職責為：(一)、負責接收和采集市屬黨政機關(guān)、事業(yè)單位處理完畢應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件和電子文件；(二)、負責對接收的文件進行分類、鑒定、整理、著錄、索引、編目、統(tǒng)計和保管，對文件實體進行加工、消毒、數(shù)字化、縮微處理；(三)、負責采集各行業(yè)、專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫，對接收的電子文件進行有序整合和標準化處理，建立目錄中心；(四)、負責電子文件信息傳輸、存儲和安全維護；(五)、負責向黨政機關(guān)、事業(yè)單位及社會組織提供紙質(zhì)文件和電子文件的查詢利用；(六)、向市檔案館（及數(shù)字檔案館）移交保管期滿,具有永久保存價值的紙質(zhì)文件和電子文件，并對無保存價值的文件進行鑒定作銷毀處理。綜上

58、所述，“文件中心”的建立具有以下四方面的意義：1、節(jié)約文件保管經(jīng)費；2、有利于文件資源的整合，體現(xiàn)出規(guī)模效益；3、有利于提高政府決策的透明度和行政效率，符合中國入世后對規(guī)范政府行為的要求；4、有利于文件檔案服務(wù)于社會公眾的時效性,維護民眾的合法權(quán)益,符合“三個代表”的重要思想。四、深圳市文件中心的運作方式 (一)“文件中心”的文件接收范圍和管理方式。 “文件中心”首先要接收市屬一級機構(gòu)形成的反映其職能活動的文件（含電子文件）。第二步，在必要時還要接收二級單位形成的重要文件。文件中心對移交單位送交的文件，可沿用該單位在檔案館內(nèi)所占用的全宗序號，分立戶頭，分別集中管理，以便今后向檔案館移交檔案時的

59、對接。凡紙質(zhì)文件一般在文件處理完畢后向“文件中心” 移交，一年移交一次。電子文件及其元數(shù)據(jù)，除送交盤片外，還要通過市民中心的政府信息網(wǎng)實行即時在線采集，經(jīng)過“文件中心電子文件管理系統(tǒng)”處理后進入“電子文件中心”數(shù)據(jù)庫，并與數(shù)字檔案館系統(tǒng)聯(lián)接，及時進行信息有序整合加工。要求接收范圍的單位確定一名文檔人員，負責文件的交接和平時查閱文件的聯(lián)系工作。根據(jù)深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例第四章第二十一條規(guī)定“文件中心應(yīng)當優(yōu)先保障移交單位利用文件的需要，并為其它機關(guān)利用文件提供方便”。在征得文件移交單位的同意后四、深圳市文件中心的運作方式 (一)“文件中心”的文件接收范圍和管理方式。 “文件中心”首先要

60、接收市屬一級機構(gòu)形成的反映其職能活動的文件（含電子文件）。第二步，在必要時還要接收二級單位形成的重要文件。 文件中心對移交單位送交的文件，可沿用該單位在檔案館內(nèi)所占用的全宗序號，分立戶頭，分別集中管理，以便今后向檔案館移交檔案時的對接。凡紙質(zhì)文件一般在文件處理完畢后向“文件中心” 移交，一年移交一次。電子文件及其元數(shù)據(jù)，除送交盤片外，還要通過市民中心的政府信息網(wǎng)實行即時在線采集，經(jīng)過“文件中心電子文件管理系統(tǒng)”處理后進入“電子文件中心”數(shù)據(jù)庫，并與數(shù)字檔案館系統(tǒng)聯(lián)接，及時進行信息有序整合加工。要求接收范圍的單位確定一名文檔人員，負責文件的交接和平時查閱文件的聯(lián)系工作。 根據(jù)深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文