1、ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)管理與圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)競(jìng)標(biāo)的實(shí)施1ERP與ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)管理ERP(EnterpriseResurePlanning)即企業(yè)資源計(jì)劃，是20世紀(jì)90年代初，美國(guó)著名的IT分析公司GartnerGrupIn.根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)對(duì)供應(yīng)鏈管理的需要，在預(yù)測(cè)了今后企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)和即將發(fā)生的變革后所提出的一個(gè)概念?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)和管理理論的ERP提供了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的整體解決方案。它既是一種新型的管理模式，同時(shí)又是一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。企業(yè)利用多周期的線性規(guī)劃模型優(yōu)化自身的人力、資金、設(shè)備、物料、產(chǎn)品運(yùn)輸、信息等，實(shí)現(xiàn)資源配置的優(yōu)化，一方面滿(mǎn)足用戶(hù)的

2、需求，另一方面又能使企業(yè)的利潤(rùn)達(dá)到最大或成本最小，或使幾個(gè)目標(biāo)的組合最優(yōu)。ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)運(yùn)作管理中的一個(gè)十分重要的問(wèn)題，是企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)通過(guò)建立采購(gòu)系列業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進(jìn)度、信用狀況等進(jìn)行管理，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而提高采購(gòu)活動(dòng)的效率，降低采購(gòu)成本的一系列管理活動(dòng)。2基于ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理流程的圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)分析采購(gòu)行為的發(fā)生始于物料需求的產(chǎn)生，如何辨識(shí)物料的需求以滿(mǎn)足組織內(nèi)其他部門(mén)用戶(hù)的需求，是采購(gòu)部門(mén)最基本的任務(wù)和功能。以下是ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖：圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)工作主要由文獻(xiàn)采訪部門(mén)完成。文獻(xiàn)采訪部門(mén)是圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)的

3、重要入口部門(mén)，與圖書(shū)館其他部門(mén)（讀者服務(wù)、參考咨詢(xún)、情報(bào)服務(wù)等部門(mén)）有著密切的關(guān)系，它所采購(gòu)的文獻(xiàn)質(zhì)量不僅關(guān)系到館藏建設(shè)的質(zhì)量，還會(huì)影響到圖書(shū)館職能的發(fā)揮。如何有效地采購(gòu)才能降低成本（選擇更加優(yōu)惠價(jià)格的圖書(shū)經(jīng)銷(xiāo)商）獲得經(jīng)濟(jì)效益，又能提高館藏圖書(shū)的質(zhì)量，滿(mǎn)足讀者的需求進(jìn)而提升讀者的滿(mǎn)意度及圖書(shū)館的整體形象成為相當(dāng)重要的問(wèn)題。基于ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理流程的圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)包括：(1)采購(gòu)研究和采購(gòu)計(jì)劃制定。圖書(shū)館采購(gòu)研究就是研究圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)的任務(wù)、中長(zhǎng)期目標(biāo)；圖書(shū)館服務(wù)對(duì)象、讀者類(lèi)型；圖書(shū)館近期、遠(yuǎn)期的采購(gòu)計(jì)劃，并針對(duì)重要的采訪方案組成跨部門(mén)文獻(xiàn)采訪小組，以增進(jìn)各部門(mén)間的溝通和參與。在確認(rèn)

4、了采購(gòu)需求后，還要根據(jù)采購(gòu)分析的結(jié)果和所選擇的采購(gòu)類(lèi)型制定具體的計(jì)劃，包括：采購(gòu)類(lèi)型規(guī)劃（書(shū)目訂購(gòu)、綱目訂購(gòu)、網(wǎng)上采購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)）、組織采購(gòu)的人員、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。(2)供應(yīng)商的選擇和評(píng)估。一個(gè)好的供應(yīng)商是確保供應(yīng)物料的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期的關(guān)鍵。因此，供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)管理中十分關(guān)鍵的一環(huán)。圖書(shū)館圖書(shū)供應(yīng)商的選擇依據(jù)是什么呢？供應(yīng)商產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期總是最重要的選擇要素。因此，圖書(shū)館在選擇供應(yīng)商時(shí)要選擇那些能夠?yàn)閳D書(shū)館文獻(xiàn)采購(gòu)提供足夠的選擇空間，價(jià)格優(yōu)惠，交貨及時(shí)，售前售后服務(wù)好的供應(yīng)商。要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面的了解，建立供應(yīng)商企業(yè)的評(píng)估體系和評(píng)估檔案，隨時(shí)掌握供應(yīng)商企業(yè)的變動(dòng)情況。在目前的

5、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，圖書(shū)館與供應(yīng)商的合作模式越來(lái)越受到重視。這也是ERP的供應(yīng)鏈管理的思想，不僅管理好本館的采購(gòu)，還與供應(yīng)商之間建立起互惠共利的協(xié)作關(guān)系，信息共享，共同保證和提高圖書(shū)質(zhì)量，提高組織的競(jìng)爭(zhēng)能力。(3)訂購(gòu)管理。訂購(gòu)管理是ERP采購(gòu)管理的重要環(huán)節(jié)。訂購(gòu)管理主要是根據(jù)圖書(shū)館的工作任務(wù)、采訪部門(mén)中長(zhǎng)期的采購(gòu)計(jì)劃和圖書(shū)館讀者服務(wù)部門(mén)提出的文獻(xiàn)需求信息而進(jìn)行的管理工作。由于圖書(shū)館文獻(xiàn)需求處于不斷變化之中，圖書(shū)市場(chǎng)的供應(yīng)也在不斷變化，加之圖書(shū)館往往有多個(gè)圖書(shū)供應(yīng)商，各供應(yīng)商提供的訂購(gòu)征詢(xún)書(shū)目種類(lèi)繁多且有很多的重復(fù)，因此，采訪部門(mén)需要匯總、查重、交由主管領(lǐng)導(dǎo)審批，作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。對(duì)于確定了的訂購(gòu)單，

6、圖書(shū)館采訪部門(mén)再交給不同的圖書(shū)供應(yīng)商按訂單的要求進(jìn)行配書(shū)。(4)對(duì)采購(gòu)訂單跟蹤并及時(shí)催貨。訂貨跟蹤主要是指訂單發(fā)出后，對(duì)采購(gòu)進(jìn)度的檢查、監(jiān)控、聯(lián)絡(luò)等日常工作，目的是為了防止到貨延誤或出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量等方面的差錯(cuò)，影響編目、加工等其它業(yè)務(wù)工作。(5)貨到驗(yàn)收。除了驗(yàn)收訂購(gòu)的圖書(shū)數(shù)量外，還包括到圖書(shū)清單中檢查價(jià)格以及檢驗(yàn)圖書(shū)質(zhì)量。如果圖書(shū)存在質(zhì)量問(wèn)題或與訂單中的圖書(shū)不符，要求供應(yīng)商免費(fèi)退或換。3圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)競(jìng)標(biāo)的實(shí)施由于ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的采購(gòu)管理目標(biāo)是隨時(shí)提供訂購(gòu)、驗(yàn)收的信息；對(duì)外購(gòu)的物料進(jìn)行跟催，保證按時(shí)到貨；建立供應(yīng)商的能力、信譽(yù)等信息檔案；提供最新的成本信息，使企業(yè)的資金運(yùn)用更加合理。因此，

7、選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商，保持最佳的物料供應(yīng)渠道是采購(gòu)管理的重點(diǎn)所在。3.1圖書(shū)館選擇優(yōu)秀的圖書(shū)供應(yīng)商可以競(jìng)標(biāo)及簽訂采購(gòu)合同協(xié)議的方式進(jìn)行競(jìng)標(biāo)是指采購(gòu)人事先提出貨物、工程或服務(wù)采購(gòu)的條件和要求，邀請(qǐng)眾多的投標(biāo)人參加投標(biāo)，經(jīng)過(guò)招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)等程序，按照規(guī)定程序從中選擇交易對(duì)象的一種行為。圖書(shū)館中文圖書(shū)采購(gòu)實(shí)行競(jìng)標(biāo)，是圖書(shū)館在采購(gòu)前將采購(gòu)的要求、方式、條件等公開(kāi)地向有潛力的書(shū)商發(fā)出通告，然后由圖書(shū)館招標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)的書(shū)商的應(yīng)標(biāo)書(shū)進(jìn)行公正、公平的評(píng)價(jià)，最后選定供書(shū)商，并與之簽訂采購(gòu)合作合約的一種購(gòu)書(shū)方式。圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)，可以吸引較多的發(fā)行商和書(shū)商參與競(jìng)標(biāo)。圖書(shū)館通過(guò)審查和評(píng)定投標(biāo)人的投標(biāo)資格和投標(biāo)文件

8、，能夠廣泛了解社會(huì)上具有實(shí)力的書(shū)商，從而能在眾多的書(shū)商中選擇資質(zhì)高、服務(wù)優(yōu)良的代理商，有效保證圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量。另外，書(shū)商為了最終獲得訂單和占領(lǐng)市場(chǎng)，他們?cè)诟?jìng)標(biāo)時(shí)，往往會(huì)給予圖書(shū)館盡可能多的優(yōu)惠折扣和更多的配套服務(wù)（如提供電子版的征訂目錄、提供國(guó)內(nèi)地方版圖書(shū)目錄、配送較完整的AR數(shù)據(jù)等）來(lái)吸引圖書(shū)館，使圖書(shū)館能夠以一定量的資金購(gòu)買(mǎi)更多的圖書(shū)，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。3.2圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)應(yīng)遵循的原則(1)透明、公開(kāi)、公正、公平的原則。鼓勵(lì)有資質(zhì)的多家書(shū)商、出版商積極參與競(jìng)標(biāo)，將招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)置于社會(huì)的公開(kāi)監(jiān)督之下，充分利用有效的法律手段，防止不正當(dāng)?shù)慕灰仔袨?，選擇圖書(shū)量大、信息廣、質(zhì)量高、信譽(yù)好的書(shū)商，使

9、圖書(shū)館單向?qū)ふ也少?gòu)渠道轉(zhuǎn)為圖書(shū)館和書(shū)商雙方利益的互動(dòng)。(2)經(jīng)濟(jì)效益與采購(gòu)質(zhì)量相結(jié)合的原則。實(shí)行圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)的目的是選擇合適的代理商，最快、最全、最經(jīng)濟(jì)地采購(gòu)圖書(shū)館需要的圖書(shū)。因此，以較少的成本獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益是圖書(shū)館所追求的，但同時(shí)不能忽視更為重要的指標(biāo)，如到書(shū)時(shí)間、到書(shū)率、圖書(shū)質(zhì)量、訂準(zhǔn)率等等。(3)按不同的采購(gòu)模式選擇圖書(shū)供應(yīng)商的原則。在采購(gòu)招標(biāo)中，應(yīng)結(jié)合不同的采訪模式選擇書(shū)商，現(xiàn)中文圖書(shū)采購(gòu)方式主要有：書(shū)目訂購(gòu)、綱目采購(gòu)、網(wǎng)上訂購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)等，各種方式相互補(bǔ)充。在選擇代理商時(shí)，不能全部選一種模式的書(shū)商，也不宜同一模式只選一個(gè)書(shū)商。選擇多個(gè)代理商，可使書(shū)商間形成服務(wù)等方面的競(jìng)爭(zhēng)，給圖書(shū)

10、館帶來(lái)更多的利益，并在圖書(shū)供應(yīng)上形成專(zhuān)業(yè)互補(bǔ)，提高圖書(shū)館的藏書(shū)質(zhì)量。3.3圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的設(shè)立與一般要求在制定圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)文件時(shí)，要對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容及要求做出具體明確的規(guī)定，可要求書(shū)商們出具資格證明文件，一般應(yīng)包括：法定代表人資格說(shuō)明書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、投標(biāo)單位情況（企業(yè)名稱(chēng)、法人代表、注冊(cè)資金、經(jīng)濟(jì)類(lèi)型、經(jīng)營(yíng)范圍）、投標(biāo)單位近幾年業(yè)績(jī)情況等，了解其經(jīng)濟(jì)實(shí)力和經(jīng)營(yíng)狀況；要求書(shū)商提供全年可供圖書(shū)的專(zhuān)業(yè)類(lèi)別、品種和業(yè)務(wù)往來(lái)的出版社名單，了解其業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模；要求書(shū)商給出圖書(shū)供應(yīng)價(jià)格，按購(gòu)書(shū)碼洋數(shù)額的不同所給出的不同優(yōu)惠折扣；要求書(shū)商們提供的服務(wù)指標(biāo)有：采訪數(shù)據(jù)。它直接關(guān)系到采購(gòu)的質(zhì)量和效率。書(shū)目數(shù)

11、據(jù)要求規(guī)范，著錄內(nèi)容要求全面、完整。到書(shū)率、到書(shū)時(shí)間。到書(shū)率指實(shí)際到館圖書(shū)的冊(cè)數(shù)與訂購(gòu)冊(cè)數(shù)的比率。到書(shū)時(shí)間指從訂單發(fā)出日期到新書(shū)到館日期的時(shí)間。這兩項(xiàng)指標(biāo)直接關(guān)系到采購(gòu)工作的效率，可以反映書(shū)商的業(yè)務(wù)能力和工作效率。專(zhuān)業(yè)類(lèi)所有訂單訂購(gòu)的圖書(shū)到貨率一般不得低于90%；圖書(shū)到館一般不得超過(guò)30日。圖書(shū)來(lái)源及不符合要求圖書(shū)的處理。要求書(shū)商必須提供正版圖書(shū)并嚴(yán)格按招標(biāo)方訂單提供圖書(shū)，訂單外的圖書(shū)無(wú)條件退貨；對(duì)有印刷、裝訂等質(zhì)量問(wèn)題和多訂、重訂的圖書(shū)進(jìn)行調(diào)換或退貨。這是對(duì)書(shū)商誠(chéng)信度的要求。訂單與查重的具體要求。要求書(shū)商對(duì)所有招標(biāo)方的訂單建立訂購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)每次訂單進(jìn)行查重、編號(hào)、二次確認(rèn)。驗(yàn)貨與包裝的具體要求。圖書(shū)包裝必須按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，包裝紙應(yīng)具有防潮、防水功能。另外對(duì)書(shū)商還要提出有關(guān)圖書(shū)清單、圖書(shū)加工等方面的要求以及付款結(jié)算的具體規(guī)定等。根據(jù)ERP采購(gòu)管理運(yùn)作模式，在圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)中采取競(jìng)標(biāo)方式，有利于將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制充分引入到圖書(shū)采購(gòu)中，尋找到最合適的合作伙伴，使圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)得到最大效益的使用?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1臺(tái)灣中大管理學(xué)院ERP中心著.ERP企業(yè)資