1、四 辦公設備治理 一 電腦 1. 行政部依據(jù)公司文件類別建立完整清楚的目錄及子目錄系統(tǒng)；2. 依據(jù)保密原就需要,由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一治理 的電腦密碼 3. 員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄 4. 員工不得私設電腦密碼 二 傳真機、復印機：1. 由公司行政部統(tǒng)一治理與使用 2. 建立嚴格的使用登記制度 3. 未經(jīng)許可,個人不得自行操作使用 三 可運用狀態(tài)保護行政部負責電腦、傳真機復印機的檢查、保養(yǎng)和修理, 保證設備的可運用狀態(tài) 五 文書作業(yè)（一）打 印 1 經(jīng)理、各部門主管交由行政文員打印之文函、文件,需填寫文 書委派單,并標明文件之性質(zhì),如傳真、公函、內(nèi)部文件及保密級別,急迫

2、性程度由行政文員依據(jù)其緩急確定先后秩序；2 打印完畢后行政文員先行校核并于文書委派單上簽字,轉(zhuǎn)交委辦部門之經(jīng)辦人校核、簽字3 傳真、公函行政文員須復印存檔（參見收發(fā)文流程）4 文書處理過程中,未經(jīng)同意行政文員不得將受托文書傳閱他人文 書 作 業(yè) 流 程總經(jīng)理 / 主管文書托付 文書委派行政文員 登 記保密標（二）復印委辦校核文書委派1 公司復印作業(yè)由行政部文員統(tǒng)一執(zhí)行2 一般文件由各部門托付人員口頭交托行政文員3 客戶資料、服務文本、公司級文檔等特別文件,需填寫復印托付單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復印5 行政文員于復印、裝訂作業(yè)后,須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、

3、頁數(shù)、批準人、保密標識等）復印流程各部門復印托付 復印托付單 核準 行政文員 復印裝訂登 保密標 各部門六1.收 發(fā) 文文件是經(jīng)營信息傳送、溝通與反饋的重要信息載體；公司的每一位員工都負有文件治理的責任或義務；2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人-行政文員統(tǒng)一辦理,她是各級文件治理的直接承擔者；附收、發(fā)文登記表3. 行政文員在收文后必需先依據(jù)文件的分類準時編號、登記,并在公文上附“ 公文處理單”,分送有關部門或人員傳閱承辦,同時請傳閱人或承辦人在“ 收文簽字 簿” 上簽收,行政文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人準時反饋閱辦結(jié)果,并對文本進行復印和留檔；4.公司的各類文件均屬內(nèi)部秘密文件,

4、 行政文員不得截留、泄露和私自外帶 , 違者予以警告、經(jīng)濟懲罰、除名或追究法律責任；屬一般業(yè)務 便函,只要在“ 收文登記簿” 上登記即可,直接分送有關人員閱辦；5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔治理制度；6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負責,需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人 員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸仍原稿人；凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔；7. 對一些秘密文件 , 需在文件頁首加蓋印章 , 以防止隨便傳播；8. 每月未,行政文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊；每半年將經(jīng)各部門 主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀,報行政治理部 備查；附檔案資本銷毀情形記錄表9. 文件治理應參見文檔治理制度規(guī)定辦理；對公司全部訂閱的報 刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔,必需做 好登記造冊工作；每月未,將收、發(fā)文整理裝訂成冊；10.