1、職工檔案管理工作規(guī)定第一章總則第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平， 制定本規(guī)定。第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配 、培訓(xùn)、考 核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政 治思想、業(yè)務(wù)技 術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工 的依據(jù)，是企業(yè)檔案的組成部分。第三條 企業(yè)職工檔案工作，由人力資源部負(fù)責(zé)，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部 門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行

2、檔案綜合 管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。第六條 職工失蹤、逃亡、死亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者，其檔案由原所在單位 保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)代為保管。第七條 企業(yè)職工檔案管理部門(mén)的職責(zé)：（一）保管職工檔案；（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；（三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；（四）登記職工工作變動(dòng)情況；（五）為有關(guān)部門(mén)提供職工情況；（六）做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；（七）辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第三章檔案的內(nèi)容第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：（一）履歷材料；（二）自傳材料；（三）鑒定、考核、考察材料；（四）評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)

3、業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料） ；（五）參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；（六）獎(jiǎng)勵(lì)材料；（七）處分材料；（八）招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；（九）其他可供組織參考的材料。（十） 企業(yè)職工檔案必須根據(jù)實(shí)際情況分為類： A 類為國(guó)家統(tǒng)一檔案； B 類為企業(yè)自主建立的員工檔案。第四章 檔案的收集、保管和銷毀第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察 、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別， 保證材料的真實(shí)、 文字清 楚、 手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組

4、織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)（或A4）規(guī)格辦公用紙， 不得使 用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十四條檔案目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。1、檔案袋材料質(zhì)量：可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、 “編號(hào)” （見(jiàn)附件一） 、“制作單位”。字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊。2、檔案目錄可直接填寫(xiě)在檔案袋表面，也可單獨(dú)制作表單粘貼在檔案袋封面。目錄內(nèi)容: 文件名稱、頁(yè)數(shù)等。檔案袋不可涂改，必須保持完好。對(duì)違反規(guī)

5、定中華人民共第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反中華人民共和國(guó)檔案法 和國(guó)保守秘密法的，要依法處理。第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀 、防潮、防光、防盜等工作。第五章 檔案的提供利用第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）企業(yè)外部進(jìn)行查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位公章的介紹信。企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行查閱、 使用企業(yè)職工檔案的部門(mén)， 應(yīng)派可靠人員到人力資源部查閱。檔案除特殊情況外一般不借出查閱。 如必須借出查閱時(shí)， 應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由， 經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 嚴(yán)格履行登

6、記手續(xù)，并按期歸還。（四）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。（五）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅 自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。（六）因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng) （組織人事）部門(mén)。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所

7、在單位保管。第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：（一） A 類人事檔案必須通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；B 類人事檔案自可由本人自帶。（二）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按規(guī)定在企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞記錄表 （見(jiàn)附件二）的項(xiàng)目登記，并將檔案密封包裝。（三） 對(duì)轉(zhuǎn)出的材料， 不得扣留或分批轉(zhuǎn)出， 并在檔案封條上加蓋齊縫企業(yè)人力資源部印章。第七章 附 則第二十條附件一員工編號(hào)規(guī)則說(shuō)明附件二企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞記錄表第二十一條本規(guī)定由企業(yè)人力資源部負(fù)責(zé)解釋。第二十二條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。* 公司人力資源部*年*月*日附件一員工編號(hào)規(guī)則說(shuō)明1、員工編號(hào)即員工工號(hào)，由正式入職年碼、入職月碼和入職序號(hào)共6位數(shù)字構(gòu)成，其排列順序?yàn)椋喝肼毮甏a入職月碼入職序號(hào)X XX XX X2、入職年碼是公司員工入職時(shí)間的標(biāo)識(shí)符，為入職年度的后兩位數(shù)字。3、入職月碼是按照員工進(jìn)入公司的月份編制，如5月入職，則入職月碼為“05”4、入職序號(hào)是根據(jù)員工入職當(dāng)月，員工入職順序編制，根據(jù)入職手續(xù)辦理的日 期先后順序排序。5、人力資源部應(yīng)在新員工入職第一天為員工編制工號(hào)，編制事項(xiàng)當(dāng)天完成。6、員工工員是員工在企業(yè)工作身份的唯一編號(hào)，不得變更和混淆，并存入員工 檔案。7、公司各類涉及員工姓名的重要文件資料，均應(yīng)當(dāng)要加注員工編號(hào)，如工資表、 考勤記錄、花名冊(cè)等。8、根據(jù)員工的工號(hào)，建立工號(hào)管理臺(tái)