1、基于iPad的檔案電子化管理方法探討摘要：該文針對當前紙質(zhì)科技檔案管理的弊端，提出了基于iPad的科技檔案管理思路，并給出了具體的功能設(shè)計與工作模式，按照當前的業(yè)務(wù)需求，提出了鷹用iPad系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化管理的方法，相信對從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。關(guān)鍵詞：iPad科技檔案管理電子化中圖分類號：G434文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2019）01（b）-0-02信息化的核心本質(zhì)是信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)信息化建設(shè)是建設(shè)在現(xiàn)代計算機應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)上的企業(yè)管理與科學技術(shù)的系統(tǒng)工程。而一個企業(yè)中的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件運用的好壞直接對生產(chǎn)產(chǎn)生極為重要的影響。該文對iPad系統(tǒng)的管理及應(yīng)用的實例

2、進行分析，更加合理科學地管理科技檔案，促進企業(yè)快速發(fā)展。系統(tǒng)的基本任務(wù)、工作模式iPad系統(tǒng)基本任務(wù)iPad系統(tǒng)基本任務(wù)主要是提高設(shè)計人員工作效率和工作質(zhì)量，加強電子檔案工作的系統(tǒng)化、科學化管理，保證網(wǎng)絡(luò)運行安全通暢。主要內(nèi)容有日常圖紙整理步驟、檔案人員操作手冊、設(shè)計人員使用手冊、統(tǒng)計人員使用手冊、管理員配置手冊等8個方面。iPad系統(tǒng)的工作模式及主要功能iPad從CAD紙紙的源頭一圖紙打印入手，對工程設(shè)計人員手中的CAC0紙進行非人工干預的自動收集。首先設(shè)計人員通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)出打印申請，提交給出版人員，出版人員對收到的圖紙進行硫酸圖紙的打印，打印完畢后圖紙自動存入Domino數(shù)據(jù)庫。此后系統(tǒng)后臺

3、對CAD圖紙中圖標信息進行提取，并將提取的信息發(fā)布，供設(shè)計人員查詢、瀏覽、下載。iPad系統(tǒng)流程圖見圖1。該系統(tǒng)以高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為支撐，以DOMINOS據(jù)庫為核心、SQLserver數(shù)據(jù)庫為補充,集成了CAD圖紙的打印、出版、實時積累、整理入庫、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、高速檢索、查詢下載等主要功能。檔案管理的主要任務(wù)對日常圖紙整理。iPad系統(tǒng)提供了和其他“電子檔案管理軟件”接口功能，SQLServer數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)器具有強大的數(shù)據(jù)連接和轉(zhuǎn)換功能，通過這個接口可以從每張CAD圖紙文件中提取出來工程名稱、設(shè)計階段、工程圖號、圖名、設(shè)計人等信息，直接寫入到“電子檔案管理軟件”的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，減少了檔案人員的手工錄入文件

4、級目錄信息的內(nèi)容。過去檔案人員每日錄入文件級300條，現(xiàn)在從iPad系統(tǒng)檔案接口樹狀圖標提取300張文件級內(nèi)容只需幾分鐘的時間。大大提高檔案整編速度，使檔案整編人員從繁重的錄入工作中解脫出來，提高了“電子檔案管理系統(tǒng)”的使用效果。檔案整編人員對圖標信息進行提取在檔案計算機上進行，在寫入圖紙文件信息前，檔案整編員以藍圖與iPad系統(tǒng)中提取的每卷冊圖紙對照，核對是否完整正確，以藍圖為準，加以更正。例如：一冊圖紙如藍圖目錄上標明是10張，而在iPad系統(tǒng)中是8張，檔案整編人應(yīng)補全另外2條文件信息。對于顯示有提取出錯的圖紙，檔案整編人整理成標準圖號再整編入庫。寫入過程結(jié)束后，系統(tǒng)將這些圖紙加上“已經(jīng)入

5、庫的標志”。iPad實現(xiàn)數(shù)據(jù)提取、調(diào)用及查詢，避免CAD紙信息在不同軟件中重復錄入而造成的信息不惟一和不可用等問題，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的惟一性、正確性，增加了流程管理的實用性，初步實現(xiàn)了部門CAD圖與自動歸檔規(guī)范化、智能化、一體化的全過程工作管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中管理及有效共享。運用iPad系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化管理通過手機CAD圖紙歷史版本，實現(xiàn)iPad工程圖紙管理系統(tǒng)的綜合自動化、一體化，可以豐富館藏，提高設(shè)計水平，促進企業(yè)管理水平的提高。在網(wǎng)上直接截取文件級圖紙目錄，同時也節(jié)省人力，減少紙質(zhì)檔案的借閱量。實現(xiàn)檔案電子化管理后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的提供利用功能將大大削弱，圖紙及相關(guān)資料的借閱工作主要在電子檔案

6、管理系統(tǒng)中完成。檔案管理人員從紙質(zhì)檔案的整編工作轉(zhuǎn)變成對磁介質(zhì)檔案的收集、整理和存儲工作。有了電子檔案后，可只保存一份，每年節(jié)省檔案密集架5節(jié)（每節(jié)1600元），若每冊藍圖成本5.71元，每年可節(jié)省曬圖費2.28萬元，這樣即縮小了庫房存儲空間，又降低了成本。還可進行光盤刻錄為用戶提供電子版的工程圖紙及資料。如果每套電子版光盤售價1萬元，假定單位每年設(shè)計的工程大約30多項，一年即可創(chuàng)造30多萬元效益。通過數(shù)據(jù)庫，可以設(shè)計成品-光柵、設(shè)計成品-矢量、原始檔案、規(guī)程規(guī)范、文書檔案、外院藍圖、科技資料、會計、聲像、地形圖、設(shè)備等檔案類型數(shù)據(jù)庫。運用此軟件，也將方便設(shè)計人員，優(yōu)化設(shè)計工作，充分體現(xiàn)為工程

7、設(shè)計人員服務(wù)的思想。實行檔案電子化工作管理后，檔案室將取消卡片檢索，專業(yè)人員可以在網(wǎng)上查詢原始檔案是否已歸檔、瀏覽可套用的圖紙用于相近工程，下載設(shè)計水平最高的本專業(yè)圖紙來進行下一個工程的修改和利用，工程設(shè)計進度加快。使設(shè)計人員節(jié)省了到檔案室調(diào)圖、查閱檔案所花費的時間。設(shè)計人員在現(xiàn)場工地進行技術(shù)服務(wù)時，只要撥號上網(wǎng)即可實現(xiàn)遠程訪問iPad工程圖紙檔案系統(tǒng)，使企業(yè)真正實現(xiàn)工程圖紙資料信息共享，既提高了工作效率，又降低了勞動強度。計算機管理員為每一個設(shè)計人員設(shè)定基本權(quán)限，只能按需下載該專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的工程圖紙，并定期對收集上來的電子文件進行光盤備份，異地保存，以防服務(wù)器發(fā)生不可預知的事故，提高了檔案資料的安全性。iPad系統(tǒng)還提供了可靠的基礎(chǔ)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，快捷、方便，對于工程的投資及評價、估算、預測和企業(yè)一定時期的人員配置等都具有重要的參考價值。3結(jié)語通過iPad工程圖紙管理系統(tǒng)的使用，提高了工作效率，解決了工作中的實際問題，得到了設(shè)計人員和檔案管理人員的雙重認可。iPad工程圖紙管理系統(tǒng)，實用性強、安裝方便、易于操作，滿足了設(shè)計人員CAD圖紙利用和科技檔案歸檔工作一體化的要求，在許多工程設(shè)計單位有廣泛的應(yīng)用空間。參考文獻王巍.略論電力科技檔案管