1、Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse文件的5S管理（一）、文件5S的目的辦公室5S包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項目之一，文件5S活動的目的主要是為了提高辦公事務(wù)效率、減少查找文件的時間，創(chuàng)建干凈整潔的工作環(huán)境，同時也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。衡量文件5S活動水準(zhǔn)的一個重要指標(biāo)就是找出文件所需的時間。文件的5S活動是從廢棄開始的。1、文件5S的目的對文件資料進(jìn)行整理整頓的目的如下：文件、信息的共享和有效利用；減少尋找文件的時間，提高工作效率；辦公室空間的有效利用；辦公環(huán)境的改善；提高辦公事務(wù)效率；2、文件5S的基本

2、原則文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個位置上保管；對原件實施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印件；分類歸檔管理：不要使文件私有化；簡化報告文件：原則上報告限定在1-2張A4紙；文件取放方便：能夠快速地取出和保管文件。3、文件5S的順序（二）、文件的廢棄（整理）文件的整理工作是辦公室5S活動的關(guān)鍵內(nèi)容，一般可以按照以下幾個步驟進(jìn)行：1、設(shè)定廢棄文件的對象和廢棄基準(zhǔn)文件是有生命周期的。長期不用的文件、無效或舊板文件以及其他沒有保存價值的文件都是整理和廢棄的對象。財務(wù)文件永久保存；品質(zhì)文件為了進(jìn)行品質(zhì)追溯，保存一定時間。沒有廢棄基準(zhǔn)，就會將一些沒有價值的文件保存下來，充斥空間。所以，整理文件之際，明確廢棄基準(zhǔn)

3、是必要的。文檔生命周期示意廢棄基準(zhǔn)代表性文件一類文件使用后即刻廢棄會議資料、通知、參考資料二類文件保管后廢棄技術(shù)資料、計劃、指示書等三類文件保管、保存后廢棄特定的財務(wù)資料、要追溯的品質(zhì)記錄等2、文件整理前的準(zhǔn)備文件整理前的準(zhǔn)備包括現(xiàn)有文件量的測定、整理日程的安排以及整理基準(zhǔn)的教育。其中整理基準(zhǔn)的教育是關(guān)鍵，要讓員工都能了解分類的辦法。（三）、文件的分類歸檔管理（整頓）目的：建立一個簡潔的文件體系，以便達(dá)到對文件進(jìn)行高效管理。分類方法：1、根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類文件是工作或業(yè)務(wù)的結(jié)果，因此我們并不能以文件本身的特點決定它的分類，而應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)類別不同來進(jìn)行文件的分類。在文件夾的封面、側(cè)面上注明類別

4、名稱、管理擔(dān)當(dāng)、保管期限等；在首頁建立目錄表，必要時每一類設(shè)一張拉頁，便于迅速尋找。2、設(shè)定文件分類管理基準(zhǔn)如：哪類文件用文件盒的樣式，哪類文件保管的期限為1年、2年，3、歸檔前準(zhǔn)備和歸檔實施準(zhǔn)備道具：膠水、文件袋、文件夾、文件柜；標(biāo)識：對書架文件盒進(jìn)行標(biāo)識，使之達(dá)到目視管理的水平。（四）、文檔的維護(hù)（清掃、清潔和素養(yǎng)）定出各種管理基準(zhǔn)，并實施了整理、整頓活動，如果不進(jìn)行有效的保持，隨著時間的推移，文件的管理就會恢復(fù)到改善前的狀態(tài)，抽屜里、文件柜里又會出現(xiàn)文件的堆積等問題。為了避免問題的發(fā)生，我們需要從以下幾個方面持續(xù)進(jìn)行清掃、清潔和素養(yǎng)活動。1、清掃：維護(hù)對歸檔的文件特別是中、長期保存的文件

5、和文件柜要定期進(jìn)行清掃維護(hù)。對經(jīng)常性使用的文件也要進(jìn)行必要的維護(hù)，損壞或遺失的文件要進(jìn)行即使的修補(bǔ)，發(fā)行新版本時，要及時回收銷毀舊版本。這也符合ISO9000的要求。2、清潔：明確責(zé)任人決定文件管理責(zé)任人，并將責(zé)任人名字明確地標(biāo)識在文件柜或文件夾上。一般地，安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔和維護(hù)的責(zé)任較好。3、素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣時時要求員工能很好地維護(hù)文件的5S狀態(tài)，做到愛護(hù)地使用文件，使用完后及時歸位，按規(guī)定要求復(fù)印和發(fā)放文件，培養(yǎng)工良好的習(xí)慣。同時定期的檢查評比也是必要的。四、辦公用品的5S（一）辦公桌內(nèi)文具的整理、整頓1、制定部門員工個人持有的對象和數(shù)量；2、能集體持有的不個人持有，減少

6、重復(fù)持有量；3、清點多余的辦公用品，將不用或不常用的回收到管理員處或倉庫；4、定位擺放，每個人的用品盡量統(tǒng)一；（二）、辦公區(qū)域的整理、整頓1、將所有線路歸整后進(jìn)行標(biāo)識，使每根連線的兩頭標(biāo)識統(tǒng)一，為以后再安裝節(jié)約時間；2、所有辦公用品定位管理，每個部門統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使每個區(qū)域整齊、美觀3、明確責(zé)任人每臺辦公設(shè)備都明確責(zé)任人，僅供個人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途。Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.NurfrdenpersnlichenfrStudien,Forschung,zukommerziellenZweckenverwendetwerden.Pourltudeetlarechercheuniquementdesfinspe