1、第 PAGE8 / SECTIONPAGES 8 頁費用管理制度頒發(fā)部門財務(wù)中心分發(fā)部門總部各部門、各海外分公司文件編碼 原文件編碼：無編寫人審核人批準(zhǔn)人日 期日 期日 期目的明確費用管控、審批、報銷、核算事項，加強費用管理,杜絕不合理開支.適用范圍總部各部門、各海外分公司核心條款費用管控采用預(yù)算管理、授權(quán)審批管理、限額管理、歸口管理相結(jié)合的管控辦法，嚴(yán)格控制各項費用，杜絕不合理開支.預(yù)算管理:通過費用預(yù)算的編制、審批、執(zhí)行、檢查和考核，來實現(xiàn)費用管控。授權(quán)審批管理：所有的費用在預(yù)算管理的同時,實行授權(quán)審批管理，一切費用必須經(jīng)授權(quán)審批人審批同意后支付,嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)或超授權(quán)審批支付。OA是海外分

2、公司費用審批平臺，費用只有在OA審批通過后,財務(wù)方能報銷支付.限額管理：費用開支在預(yù)算管理、授權(quán)審批管理的前提下，應(yīng)在公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)額度范圍內(nèi)控制使用,如差旅費用、手機話費、員工活動費、生活津貼、高溫津貼等。歸口管理審批歸口：分公司所有費用支出,無論金額大小，均需要分公司總經(jīng)理審批.根據(jù)分線管理的原則,對于超出分公司授權(quán)業(yè)務(wù)和授權(quán)金額的事項，還需報總部各職能中心總監(jiān)審批。管理歸口：根據(jù)部門職責(zé),對部分費用項目進(jìn)行歸口管理，如員工培訓(xùn)費歸口到培訓(xùn)部、辦公用品費用歸口到行政部，詳見“附件1-費用歸口管理對照表”.報銷歸口：當(dāng)事人的費用回到其編制所在公司報銷，不得在非編制所在公司報銷費用（如出差地公

3、司）.頂崗人員因履行頂崗職務(wù)而發(fā)生的費用，可以在頂崗分公司報銷。對于由公司墊付的費用（如機票、簽證費用、代購物品），則先在墊付公司入賬，再轉(zhuǎn)入承擔(dān)費用公司入賬.費用審批費用審批原則分級審批原則：公司根據(jù)財務(wù)開支事項的性質(zhì)、金額設(shè)置審批級次,審批人在各自權(quán)限內(nèi)的審批為有效審批。先職能后財務(wù)原則：財務(wù)開支事項按“先職能審批，后財務(wù)審核”的原則執(zhí)行,其一般流程是：嚴(yán)禁拆分原則：屬于同一事項的費用，應(yīng)按照單筆費用報銷，嚴(yán)禁拆分“化整為零”，規(guī)避已設(shè)置好的分級審批權(quán)限。費用發(fā)生人與審批人分離原則：費用發(fā)生人與審批人不能為同一人，即自己無權(quán)審批自己經(jīng)手的支出、必須由其直接上級審批。費用發(fā)生人與費用報銷人通

4、常應(yīng)是同一人,嚴(yán)禁費用發(fā)生人委托他人填寫報銷單據(jù)，并由自己審批，規(guī)避費用發(fā)生人與審批人分離原則。實名審批原則：審批、審核簽名必須是相關(guān)人員的親筆手寫簽名或OA審批,不得以印章代替。共同審批原則:費用發(fā)生部門與費用承擔(dān)部門不一致或一筆費用需要兩個及兩個以上部門共同承擔(dān)的，費用發(fā)生部門報銷費用時,需由費用承擔(dān)部門共同審批，并在OA報告或報銷單據(jù)上清晰寫明費用承擔(dān)金額或比例。分公司費用的分線審批流程對于營銷線:報銷人分公司營銷線負(fù)責(zé)人分公司MD分公司財務(wù)經(jīng)理對于財務(wù)線：報銷人分公司財務(wù)經(jīng)理分公司MD對于清關(guān)線：報銷人分公司清關(guān)經(jīng)理分公司MD分公司財務(wù)經(jīng)理對于倉儲線:報銷人分公司倉庫經(jīng)理分公司MD分公

5、司財務(wù)經(jīng)理對于人事行政線：報銷人分公司MD分公司財務(wù)經(jīng)理分公司財務(wù)開支事項的審批流程分為兩級：分公司授權(quán)事項和授權(quán)金額內(nèi)的審批流程、超出分公司授權(quán)事項或授權(quán)金額的審批流程。分公司授權(quán)事項和授權(quán)金額內(nèi)的審批流程直接由分公司按 REF _Ref366070788 r h * MERGEFORMAT 3.2。2審批流程處理；超出分公司授權(quán)事項或授權(quán)金額的審批流程，首先由分公司按 REF _Ref366070788 r h MERGEFORMAT 3.2。2審批流程辦理，之后報總部審批，詳見“附件2財務(wù)開支授權(quán)審批表（此表待OA調(diào)整到位后會發(fā)正式通知啟用，在正式通知之前的審批仍維持現(xiàn)狀）?？偛抠M用的審

6、批流程:報銷人部門審批財務(wù)審核總經(jīng)理（副總經(jīng)理）審批，詳見“附件2-財務(wù)開支授權(quán)審批表” （此表待OA調(diào)整到位后會發(fā)正式通知啟用，在正式通知之前的審批仍維持現(xiàn)狀）。費用報銷費用報銷及時性要求為減輕費用報銷人及財務(wù)人員雙方工作量，海外分公司可以在實行備用金管理的基礎(chǔ)上，對個人費用（不含清關(guān)、廣告促銷、租賃費等支付外單位的大額費用）實行每周固定報銷23次的辦法,具體報銷日期由分公司財務(wù)規(guī)定.對于各類已發(fā)生的費用支出，應(yīng)及時整理費用單據(jù)報銷：對于非月度結(jié)算的費用，差旅費在出差結(jié)束后7個工作日內(nèi)報銷,非差旅費用在發(fā)生后3個工作日內(nèi)報銷，預(yù)付款費用在業(yè)務(wù)結(jié)束后3個工作日內(nèi)報銷;對于月度結(jié)算的費用，應(yīng)在月

7、度結(jié)束后7個工作日內(nèi)報銷。費用報銷單據(jù)要求費用報銷需要有相應(yīng)的單據(jù)作為支持憑據(jù)，單據(jù)包括四類：粘貼單、支出原始單據(jù)（以下簡稱“原始單據(jù)”）、費用報銷單或差旅費報銷單、付款通知書。粘貼單是用來粘貼 HYPERLINK http：/view/95261。htm t ”_blank” 原始單據(jù)的紙張，其作用是匯總原始單據(jù)，保證原始單據(jù)不丟失。費用報銷所需要的原始單據(jù)參見“附件3費用類科目核算內(nèi)容及報銷附件要求一覽表M列,費用報銷人對原始單據(jù)的真實性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。原始單據(jù)中發(fā)票要求發(fā)票內(nèi)容必須要與真實的經(jīng)濟業(yè)務(wù)一致，應(yīng)是最新版正規(guī)、有效發(fā)票（發(fā)票必須加蓋“發(fā)票專用章”，蓋“現(xiàn)金收訖章、“財務(wù)專用章或者

8、不蓋任何印章等發(fā)票均不符合稅務(wù)要求）或政府財政部門統(tǒng)一印制的行政事業(yè)單位收費票據(jù)。發(fā)票抬頭必須開具公司全稱，發(fā)票字跡要清晰可辨、大小寫金額一致,嚴(yán)禁涂改。發(fā)票專用章、供應(yīng)商合同章、收款單位三者名稱須一致。原始單據(jù)的粘貼要求單據(jù)粘貼要便于裝訂歸檔原始單據(jù)必須從右向左整齊有序地用膠水粘貼在粘貼單上（如沒有粘貼單，可用相同大小的其他紙張?zhí)娲?不能一大疊單據(jù)粘貼在一塊兒，厚度要做到均衡、適中,單據(jù)呈魚鱗狀分布.每張粘貼單原則上粘貼的原始單據(jù)不應(yīng)超過20張,粘貼不能超過裝訂線（以其他紙張?zhí)娲?，要在紙張左邊保留約0。5厘米的邊）。對于超出粘貼單的原始單據(jù)，應(yīng)以粘貼單大小為限折疊整齊，并保證其裝訂后仍能

9、展開查閱.單據(jù)粘貼應(yīng)牢固,即粘貼好后,拿起粘貼單輕輕晃動，不應(yīng)有單據(jù)掉下。單據(jù)粘貼要便于審閱復(fù)核按照原始單據(jù)重要性程度，將重要的原始單據(jù)（發(fā)票）粘貼在第一張。原始單據(jù)粘貼時,必須是單據(jù)的正面面向?qū)忛喺撸瑔螕?jù)粘貼不能掩蓋單據(jù)上的各內(nèi)容項目(如發(fā)票臺頭、開票日期、發(fā)票號碼、發(fā)票內(nèi)容、金額等).對于差旅費單據(jù)，應(yīng)按照出差時費用發(fā)生的先后順序粘貼，不能按單據(jù)內(nèi)容歸類粘貼.白條與發(fā)票分開粘貼：白條與發(fā)票（發(fā)票上有稅務(wù)局監(jiān)制章）不得混合粘貼在同一張“粘貼單”上。有財政部門監(jiān)制章的行政事業(yè)單位收費票據(jù)、銀行收費單、據(jù)視同合規(guī)發(fā)票。原始單據(jù)粘貼好后,要在粘貼單右下角注明單據(jù)張數(shù)和金額.原始單據(jù)粘貼參考樣本請看

10、“附件4-原始單據(jù)粘貼樣本”費用報銷單、差旅費報銷單費用報銷填寫統(tǒng)一的費用報銷單或差旅費報銷單作為粘貼單的封面。差旅費用的報銷填寫差旅費報銷單，其他費用的報銷填寫費用報銷單。按照“誰經(jīng)手，誰報銷”，并符合 REF _Ref366582881 r h * MERGEFORMAT 3.2。1的原則，費用報銷單或差旅費報銷單由費用發(fā)生人按照費用的實際發(fā)生情況填寫。費用報銷人必須是公司員工和勞務(wù)派遣人員。費用報銷單填寫注意事項：需填寫承擔(dān)費用成本中心名稱和成本中心編碼（詳見“附件5-成本中心名稱及編碼表)、填寫費用科目名稱（見“附件3-費用類科目核算內(nèi)容及報銷附件要求一覽表”）且對屬于不同費用科目的費

11、用分行填寫、費用內(nèi)容摘要及大小寫金額填寫完整且大寫金額前用封口。差旅費報銷單填寫注意事項：出差人無須填寫差旅費報銷單上出差補助金額、差旅費報銷總計金額,均由財務(wù)填寫。為清晰反映出差費用發(fā)生信息，差旅費報銷需填寫“附件6-出差日報表模板”。費用報銷人必須在費用報銷單或差旅費報銷單上真實簽名，其對報銷單據(jù)（含報銷附件)的真實性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。費用報銷單或差旅費報銷單的填制模板見“附件7費用報銷單差旅費報銷單填寫樣本”.付款通知書支付商品及勞務(wù)供應(yīng)商貨款、未取得發(fā)票而需要預(yù)付款項給供應(yīng)商、支付供應(yīng)商前期已報銷未付款時，需填寫“付款通知書”.“付款通知書的附件：支付預(yù)付款的需要合同;支付已掛賬款項的，需

12、要打印含有本次所付款項的供應(yīng)商往來明細(xì)賬。費用報銷的審批與審核部門審批審查該項開支的必要性、真實性和合理性.合同條款完備性審核：對附有合同的報銷單據(jù)，需審核合同條款是否完備、各條款內(nèi)容是否具體、明確、切實可行，避免因合同條款不全和過于簡單、抽象、原則，給履行帶來困難，為以后發(fā)生糾紛留下隱患。對合同不完備的，告知報銷人完善合同或簽訂補充協(xié)議。對于戶外、車體、墻體廣告等發(fā)布期間較長的費用，應(yīng)在合同中至少約定合同金額的20%作為保證金，在廣告發(fā)布到期經(jīng)驗收合格后再支付。價格合理性審核：商品或服務(wù)的價格是否合理，與以往價格相比有較大變化的，需要了解其變化原因。對價格不合理的，告知報銷人對價格作出書面說

13、明或拒絕報銷。審查付款對象的正確性。審查報銷金額的正確性。財務(wù)審核流程合規(guī)性審核：報銷單據(jù)的審批流程是否符合財務(wù)開支授權(quán)審批表的規(guī)定，一筆費用需由兩個及兩個以上部門共同承擔(dān)的，是否取得各個費用承擔(dān)部門負(fù)責(zé)人的審批。對流程不合規(guī)的，告知報銷人重新或補報審批。真實性審核：報銷單據(jù)能否證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)真實發(fā)生,開具的發(fā)票是否真實合規(guī)有效，報銷所必須的附件是否完整.對不真實的單據(jù),不予受理;對附件不完整的，要求補足附件。報銷額度審核：對于有文件規(guī)定有報銷額度的，需審核本次報銷或累計報銷是否超出規(guī)定的報銷額度。對報銷額度超標(biāo)的,核減報銷金額或拒絕報銷。正確性審核：費用科目填寫是否正確，報銷單據(jù)的摘要和數(shù)字是

14、否填寫清晰、正確,金額計算有無差錯，大小寫金額是否相等。報銷金額不能大于批示金額,不能大于發(fā)票、合同金額。及時性審核:已發(fā)生的費用支出，應(yīng)及時整理費用單據(jù)報銷，符合 REF _Ref366064985 r h MERGEFORMAT 3.3。1.2的要求，超期報銷的，應(yīng)扣減報銷金額5%作為處罰。對照預(yù)算進(jìn)行審核：支付的款項是否已在預(yù)算內(nèi)列支，是否超出預(yù)算指標(biāo).借款及預(yù)付款審核:查詢報銷人是否有借款,凡借款經(jīng)辦業(yè)務(wù)的，其報銷應(yīng)首先用于歸還借款；詢問并驗證報銷人所報銷費用是否前期已經(jīng)預(yù)付過款項.粘貼規(guī)范性審核：原始單據(jù)的粘貼是否符合便于裝訂歸檔、便于審閱復(fù)核的要求。單據(jù)粘貼不規(guī)范的，退還報銷人重新

15、按規(guī)范粘貼.單據(jù)傳遞費用報銷單據(jù)一旦交至財務(wù)，除不能報銷而退單外，應(yīng)由財務(wù)人員傳遞給出納辦理付款，嚴(yán)禁由其他人員直接將單據(jù)傳遞給出納。款項支付公司各類費用原則上應(yīng)采用非現(xiàn)金方式結(jié)算.對于應(yīng)付給員工的費用，采用網(wǎng)銀直接付款至工資賬戶；對于應(yīng)付外部單位（或個人）的費用，采用網(wǎng)銀直接付至其指定賬戶，不允許先支付給員工再由其轉(zhuǎn)交。海外分公司不具備網(wǎng)銀支付條件的，可以采用銀行支票或現(xiàn)金支付。付款時需重點檢查領(lǐng)款人資質(zhì)，即對于不是直接付款給供應(yīng)商或員工本人的，需要供應(yīng)商或員工本人出具委托書，明確委托我方將某某費用某某金額支付給某某單位或個人。供應(yīng)商派人到我司領(lǐng)取支票時，需持供應(yīng)商出具的介紹信.對于合同簽訂

16、單位與實際收款單位不一致的,合同簽訂單位需要書面授權(quán)我司付款給其指定的收款單位。對于以費用報銷方式歸還借款的，出納應(yīng)開具收款收據(jù)，同時注明“費用報銷還借款字樣?？铐椫Ц逗?，出納應(yīng)在費用報銷單或差旅費報銷單上加蓋“已付款”印章，表明單據(jù)已經(jīng)付款完畢。費用核算根據(jù)所發(fā)生的有關(guān)費用能否歸屬于使產(chǎn)品達(dá)到目前場所和狀態(tài)的原則，正確區(qū)分記入產(chǎn)品成本，還是記入期間費用。對于記入期間費用的,公司費用類科目設(shè)置、核算內(nèi)容、核算內(nèi)容特別說明、費用特殊入賬部門、報銷附件詳見“附件3-費用類科目核算內(nèi)容及報銷附件要求一覽表長期合作的供應(yīng)商費用報銷先入供應(yīng)商往來，然后再通過供應(yīng)商往來付款.臨時合作的一次性供應(yīng)商費用報銷可不通過供應(yīng)商往來。費用通常按照受益原則記入費用報銷人所屬部門（即費用發(fā)生部門），但根據(jù)管理歸口的需要，有部分費用需要記入費用承擔(dān)部門，詳見“附件3-費用類科目核算內(nèi)容及報銷附件要求一覽表”K列的費用特殊入賬部門。為保證損益真實性，根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，對于已發(fā)生未入賬費用需要進(jìn)行預(yù)提,詳見“費用預(yù)提和待攤管理制度。從企業(yè)所得稅籌劃及降低經(jīng)營風(fēng)險兩個角度,并結(jié)合費用報銷單據(jù)的合規(guī)性，謀劃好費用入賬問題。對記入財務(wù)賬的費用，還需要注意費用報銷單據(jù)和核算系統(tǒng)的憑證摘要填寫,不能出現(xiàn)敏感內(nèi)容，如“招待稅務(wù)