1、。表格制作的方法與技巧湖南常德中山外語電腦專修學院415000黃桂林制作表格是日常工作中常用操作之一， 表格制作的形式與方法很多， 常見的形式有兩種：一種是根據(jù)現(xiàn)有的表格再模仿制作，也就是常說的“依葫蘆畫瓢” ；另一種是根據(jù)提供的表格需包含的內(nèi)容要素，自行設計表格結(jié)構(gòu)，我們稱為創(chuàng)作表格。下面我們以相對簡單一些的第一種“依葫蘆畫瓢”為例來介紹表格制作的方法與技巧。 Word與 Excel 是常見的表格制作軟件，我們將分別介紹。一 Word表格制作方法與技巧Word制表的一般過程如下：步驟一：分析表格由于是對照制作，有一張現(xiàn)存的表格拿在手上， , 因此表格的框架、 內(nèi)容及格式等一目了然。我們在開始

2、制作前，必須快速掃視表格，形成制作的初步方案，并留意表格中比較特殊的地方。對照制作表格的最高境界就是制成和原表一模一樣，一般分析表格應重點注意如下幾個問題：1、紙張大小：包含寬度和高度，其數(shù)值的取得一是靠經(jīng)驗，二是拿刻度尺測量。2、頁邊距：頁邊距有上、下、左、右四個方向，其大小也是根據(jù)經(jīng)驗與實際測量取得。3、表格內(nèi)部比較特殊的地方：如大塊連續(xù)區(qū)域具有相同的行高或列寬；局部區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)不對稱或不成比例；單元格內(nèi)文字形式特殊等。步驟二：頁面設置主要是設置頁面紙張大小， 頁邊距等，操作方法為： 從“文件” 菜單中選擇 “頁面設置”，再分別選擇相應的選項分別進行設置。如下圖所示圖1圖2。1。步驟三

3、：繪制表格框架繪制表格最大的禁忌就是表格過大（超過一個頁面，形成多頁）或過小（不足整個頁面的二分之一），為防止這一嚴重現(xiàn)象的發(fā)生，我們首先繪制表格外部的大框，此大框一般占整個頁面有效區(qū)域的三分之二到五分之四，不能畫得太滿，具體要根據(jù)表格內(nèi)部線條的密集程度和表格前后文字的多少決定。步驟四：繪制表格內(nèi)部線條在繪制表格內(nèi)部線時，一般應采用如下原則和方法：1、手動與自動相結(jié)合。 行高或列寬相同的連續(xù)區(qū)域， 可能使用 “拆分單元格” 命令進行。其操作如下圖所示。圖3圖42、手工繪制線條時，同一條線段應一次性畫成，盡量避免多段拼接，浪費時間。3、手工繪制的線條，需調(diào)整為相同的行高或列寬時，可以使用“平均分

4、布各行”和“平均分布各列”命令進行。也可以使用表格和邊框工具欄上的相應的命令按鈕。圖5圖64、如需要將相應的行或列調(diào)整為指定高度或?qū)挾?，可以使用固定的行高或列寬。其操作方法為?）首先選中要調(diào)整的行或列。2）在選中的區(qū)域上單擊右鍵選擇“表格屬性”或從“表格”菜單中選擇“表格屬性”。2。3）如果是調(diào)整行高為固定值，則單擊“行”，然后選中“指定高度” ，并選擇“固定值”再輸入指定的高度。4）如果是調(diào)整列寬為固定定值 , 則單擊 “列” 選項，選中“指定寬度 ”，并設置相應的數(shù)值和單位。5) 單擊“確定”。圖7圖8圖95、相鄰的行或列含了不對稱或不成比例的行數(shù)或列數(shù)的處理。 我們采用的方法是表格嵌套

5、法，即在表格相應單元格中再畫一個表格， 形式上以嵌入的表格做為原表格的一個單元格。表1表2表3注意：要實現(xiàn)嵌入表格邊框與原單元格邊框完美重合，需做如下設置：1) 文件頁面設置文檔網(wǎng)絡選中“無網(wǎng)絡”圖 10。3。2) 文件頁面設置文檔網(wǎng)絡單擊左下角的 “繪圖網(wǎng)格” 按鈕將水平間距與垂直間距設置為最小數(shù)值（一般為 0.01 ）。圖 113) 在原表格中的任意位置單擊鼠標右鍵并選擇“表格屬性” ，在出現(xiàn)的對話框中單擊“表格”選項，再在此窗口的右下角單擊“選項”按鈕，在出現(xiàn)的窗口中將默認單元格邊距全設為“0”。圖12圖13步驟五：輸入文字輸入文字相對來說比較簡單 , 但文字在表格內(nèi)的排列形式多種多樣

6、, 因此我們也必須高度重視 .1、輸入文字的基本原則：先設置格式，后輸入文字，且格式相同的連續(xù)或相鄰區(qū)域的格式應一次性設定。2、表格內(nèi)文字特殊形式處理A、橫排文字比較簡單，從左到右、從上到下直接輸入，需要換行，按回車鍵即可。B、單列豎排：一般有兩種實現(xiàn)方法。方法一：先直接輸入文字，然后使用“文字方向”命令。4。常德中山外院常德中山外院圖14圖15方法二：每輸入一個文字按一次回車鍵C、雙列豎排且左右對稱：如果左右兩列的文字數(shù)目一樣多，其處理方法和單列相似，但要注意，輸入文字時只能按文字形式輸入，不能想當然按文字語意順序輸入；如果左右兩列的文字數(shù)目不一樣多， 我們可以按空格鍵將其補全后處理， 如下

7、圖所示。常湖 常德德湖 中中南 山山外外院南 院D、 雙列豎排但左右不對稱：對于這一種情況，我們采取用兩個單元格實現(xiàn)，將一個單元格中雙列變?yōu)閮蓚€單元格中的單列，最后將兩個單元格中間的線條去掉。中中山山湖外湖外語語南電南電常腦常腦德專德專修修學學院院步驟四繪制表格內(nèi)部線條與步驟五輸入文字可以根據(jù)個人的習慣結(jié)合提示進行，但在結(jié)合進行時需嚴格遵守相應的原則。步驟六：表格微調(diào)表格完成后，一個判定好壞的根據(jù)就是打印出來的效果。因此當表格做完后一定要根據(jù)打印預覽效果對表格進行一些細微的調(diào)整，以達到完美的效果。其操作為：從“文件”菜單。5。中選擇“打印預覽” 。二 Excel 表格制作方法與技巧Excel

8、表格制作理論上與 Word表格制作相似， 只是制作的環(huán)境有一些差異。 Word繪制線條的靈活性較大，可以任意繪制線條；而 Excel 只能用相應的單元格去組合，增刪任意一條線段都會影響到線段所在的一整行或整列。 Excel 制表的一般過程如下：步驟一：分析表格當我們拿到表格后要象 Word制表一樣，對表格的頁面大小、 頁面邊距以及表格內(nèi)部狀況等進行快速掃描分析，獲取相關(guān)信息。由于 Excel 制表是用相應的單元格組合而成相應的表格，因此分析表格最重要的一個任務就是計算表格所包含的行數(shù)與列數(shù)， 特別是對新手而言，這一環(huán)節(jié)尤為重要。計算表格包含的行數(shù)與列數(shù)的原則：凡是不對齊的線條均視為一行或一列。

9、如下表，它是由五行八列構(gòu)成的。表 4步驟二：頁面設置其操作過程與注意事項和Word制表相應步驟完全一樣。步驟三：表格形成通過調(diào)整相應的行高與列寬形成表格?？梢詮男虚_始調(diào)整，也可以從列開始調(diào)整。一般情況下我們建議：如果表格頁面是縱向的，我們先從上到下，然后從左到右，以列為單位開始調(diào)整；反之，如果頁面是橫向的，我們則先從左到右，然后從上到下以行為單位開始調(diào)整。在調(diào)整的過程中，有些單元格是由多個 Excel 默認的單元格構(gòu)成的，為了查看方便，我們可以將相應的默認單元格合并 , 但合并前要考慮里面的文字形式處理。 我們可以將表 4 做成如下圖所示的效果。圖 16步驟四：輸入文字。6。輸入文字相對來說比

10、較簡單 , 但文字在表格內(nèi)的排列形式多種多樣 , 因此我們也必須高度重視 .1、輸入文字的基本原則：先設置格式，后輸入文字，且格式相同的連續(xù)或相鄰區(qū)域的格式應一次性設定。2、表格內(nèi)文字特殊形式處理A、橫排文字比較簡單，從左到右、從上到下直接輸入，需要換行，按 ALT加回車鍵即可。B、單列豎排：一般有兩種實現(xiàn)方法。方法一：先直接輸入文字， 然后在該單元格上單擊鼠標右鍵選擇 “設置單元格格式” ，再在出現(xiàn)在對話框中選擇“對齊” ，然后選擇垂直方向。圖17圖18方法二：每輸入一個文字按一次ALT加回車鍵。C、雙列豎排且左右對稱：如果左右兩列的文字數(shù)目一樣多，其處理方法和單列相似，但要注意，輸入文字時

11、只能按文字形式輸入，不能想當然按文字語意順序輸入；如果左右兩列的文字數(shù)目不一樣多，我們可以用文字將其補全成標準型后處理，然后將多余的字符顏色設置為背景色（我們稱其為文字補全法） ，如圖 19、圖 20。如果空缺的部分右邊還有文字，我們也可以用空格鍵補全。如圖21。用空格鍵補全即可將多余的“工”的顏色設為背景色圖19圖20圖21D、 雙列豎排但左右不對稱且不成比例：對于這一種情況，我們采取用兩個單元格實現(xiàn)，將一個單元格中雙列變?yōu)閮蓚€單元格中的單列，最后將兩個單元格中間的線條去掉。E、表頭斜線的處理： Excel 雖沒有直接提供制作表頭斜線的命令，但我們?nèi)钥梢暂p。7。松的實現(xiàn)。首先將單元格的水平對

12、齊方式設為左對齊，然后依照表頭的形式，換行按 ALT+回車鍵，文字后移按空格鍵（也可以采用前面提到的文字補全法） ，最后用繪圖工具中的直線工具繪制斜線，如下圖所示。所畫直線的兩端一定要與單元格邊框重合，且要將其屬性設置為大小、位置隨單元格而變。圖22圖23圖24圖25步驟三形成表格與步驟四輸入文字可以根據(jù)個人的習慣結(jié)合進行，但在提示結(jié)合進行時需嚴格遵守相應的原則。步驟五：添加表格邊框Excel 制表不象Word 制表那樣畫完即有線條，默認情況下的線條僅供參考，是不會被打印出來的。若要使默認表格線條打印出來，我們必須手工添加邊框。其操作方法為： 首先選中要添加邊框的單元格區(qū)域，然后在選中的區(qū)域上單擊右鍵，選擇“設置單元格格式”，在出現(xiàn)的對話框中單擊“邊框”選項，如圖26所示，然后首先設置邊框的線條顏色和線條樣式，再設置相應的邊框位置。圖16 設置邊框后效果如圖27所示。8。圖26圖27步驟六：表格微調(diào)表格完成后，一個判定好壞的根據(jù)就是打印出來的效果。因此當表格做完后一定要根據(jù)打印預覽效果對表格進行一些細微的調(diào)整，以達到完美的效果。