1、檔檔 案案 管管 理理收發(fā)文管理收發(fā)文管理12目 錄公文管理發(fā)文辦理發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。序。 核 稿、用 印 用 印、郵 寄 發(fā) 文 流 程 書 寫 要 求注意事項(xiàng) 一、書 寫 要 求基礎(chǔ)知識(shí)結(jié)構(gòu)層次字體要求一級： 一、二級：（一）三級： 1.四級：（1）主標(biāo)題采用宋體二號(hào)加黑主標(biāo)題采用宋體二號(hào)加黑；正文采用正文采用三號(hào)仿宋，三號(hào)仿宋， 正文中一級標(biāo)題正文中一級標(biāo)題：黑體三號(hào)黑體三號(hào)， 二級標(biāo)題二級標(biāo)題：楷體三號(hào)，楷體三號(hào)， 三級標(biāo)題三

2、級標(biāo)題：仿宋加黑仿宋加黑， 表格表格：仿宋小四字體仿宋小四字體公文管理發(fā)文辦理二、發(fā)文程序簽發(fā)：部門會(huì)簽綜合管理部經(jīng)理核 批綜合管理部核 稿 擬稿部門負(fù)責(zé)人簽字：發(fā)文標(biāo)題：擬稿部門：擬 稿 人：擬稿人電話： 年 月 日主 送：抄 送：附件標(biāo)題：打印份數(shù)： 校對： 發(fā)文編號(hào)： 號(hào) 年 月 日封發(fā)備注：農(nóng)銀人壽保險(xiǎn)股份有限公司陜西分公司發(fā)文審批單農(nóng)銀人壽保險(xiǎn)股份有限公司陜西分公司發(fā)文審批單密級（絕密/機(jī)密/秘密） 公文提呈領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)，公文提呈領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)，擬稿人填寫發(fā)文審批單擬稿人填寫發(fā)文審批單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批過的內(nèi)部工經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批過的內(nèi)部工作簽報(bào)，由簽發(fā)人簽發(fā)。作簽報(bào)，由簽發(fā)人簽發(fā)。每項(xiàng)均需每項(xiàng)均

3、需完成填寫完成填寫公文管理發(fā)文辦理以各部門為名義制發(fā)的文件，按照發(fā)文審批單格式要以各部門為名義制發(fā)的文件，按照發(fā)文審批單格式要求及流程，由求及流程，由擬辦部門負(fù)責(zé)人擬辦部門負(fù)責(zé)人簽署意見后送簽署意見后送綜合管理部綜合管理部核核稿人核稿。由各部門稿人核稿。由各部門兼職收發(fā)文人員兼職收發(fā)文人員將公文定稿及電子版將公文定稿及電子版進(jìn)行編號(hào)、印發(fā)、存檔。進(jìn)行編號(hào)、印發(fā)、存檔。部門發(fā)文流程：公文管理發(fā)文辦理三、核 稿 擬辦部門負(fù)責(zé)人擬辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對公文進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對文稿的內(nèi)應(yīng)對公文進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對文稿的內(nèi)容、文字的正確性、語句的合理性、段落的連貫性以及數(shù)字容、文字的正確性、語句的合理性、段落的連貫性

4、以及數(shù)字的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等負(fù)責(zé)。的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等負(fù)責(zé)。 核稿人員對內(nèi)容空洞、文字冗長的公文，應(yīng)要求擬辦核稿人員對內(nèi)容空洞、文字冗長的公文，應(yīng)要求擬辦部門擬稿人員進(jìn)行修改；對修改較多、辨認(rèn)困難的公文，應(yīng)部門擬稿人員進(jìn)行修改；對修改較多、辨認(rèn)困難的公文，應(yīng)先退擬辦部門清稿。先退擬辦部門清稿。擬辦部門清稿最遲在擬辦部門清稿最遲在1 1個(gè)工作日內(nèi)完成；個(gè)工作日內(nèi)完成；退回改寫的公文，擬辦部門應(yīng)在退回改寫的公文，擬辦部門應(yīng)在3 3個(gè)工作日內(nèi)完成。個(gè)工作日內(nèi)完成。公文管理發(fā)文辦理四、校 對 實(shí)行擬稿人校核制度，原則上需校對實(shí)行擬稿人校核制度，原則上需校對3 3次，擬稿人須對公文次，擬稿人須對公文的準(zhǔn)確性

5、負(fù)責(zé)。的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。 校對重點(diǎn)：校對重點(diǎn)： 審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。公文管理發(fā)文辦理 五、用 印 公文送交綜合管理部加蓋公文送交綜合管理部加蓋印章時(shí)，應(yīng)一并附上經(jīng)簽發(fā)人印章時(shí)，應(yīng)一并附上經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)的發(fā)文審批單及其公簽發(fā)的發(fā)文審批單及其公文文稿，按照農(nóng)銀人壽保險(xiǎn)文文稿，按照農(nóng)銀人壽保險(xiǎn)股份有限公司陜西分公司印章股份有限公司陜西分公司印章使用管

6、理規(guī)定嚴(yán)格辦理。使用管理規(guī)定嚴(yán)格辦理。（農(nóng)銀人壽陜規(guī)章（農(nóng)銀人壽陜規(guī)章201313號(hào)）號(hào)）快速郵寄快速郵寄公文管理發(fā)文辦理 收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。收文處理統(tǒng)一由綜審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。收文處理統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)。合管理部負(fù)責(zé)。紙質(zhì)、電子版紙質(zhì)、電子版都需要都需要公文管理收文辦理 催 辦及時(shí)、傳達(dá)填寫完整公文管理收文辦理 特急件要求隨到隨辦，特急件要求隨到隨辦，當(dāng)天之內(nèi)當(dāng)天之內(nèi)辦完辦完；急件要求在；急件要求在3 3個(gè)工作日內(nèi)辦完個(gè)工作日內(nèi)辦完；一般文件應(yīng)在一般文件應(yīng)在

7、7 7個(gè)工作日內(nèi)辦完個(gè)工作日內(nèi)辦完。來。來文來電有辦理時(shí)限要求的，必須按要文來電有辦理時(shí)限要求的，必須按要求抓緊辦理完畢。求抓緊辦理完畢。 注意事項(xiàng)工 作要 求 催 辦抓緊辦理，不得延誤、推諉抓緊辦理，不得延誤、推諉收發(fā)文管理人員要負(fù)責(zé)收發(fā)文管理人員要負(fù)責(zé)催辦催辦，做，做到緊急公文到緊急公文跟蹤催跟蹤催辦，重要公文辦，重要公文重點(diǎn)催辦重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦，一般公文定期催辦，不積壓、不誤傳不積壓、不誤傳，防止漏辦和延，防止漏辦和延誤。誤。公文管理收文辦理（一）公司行政發(fā)文：發(fā)文字號(hào)主要有：農(nóng)銀人壽陜發(fā)、農(nóng)銀人（一）公司行政發(fā)文：發(fā)文字號(hào)主要有：農(nóng)銀人壽陜發(fā)、農(nóng)銀人壽陜規(guī)章、農(nóng)銀人壽陜?nèi)巍⑥r(nóng)

8、銀人壽陜函、會(huì)議紀(jì)要。壽陜規(guī)章、農(nóng)銀人壽陜?nèi)?、農(nóng)銀人壽陜函、會(huì)議紀(jì)要。（二）公司黨委發(fā)文：（二）公司黨委發(fā)文：發(fā)文字號(hào)主要有：農(nóng)銀人壽陜黨發(fā)、農(nóng)銀人壽陜黨函。（三）公司工會(huì)發(fā)文：（三）公司工會(huì)發(fā)文：發(fā)文字號(hào)主要為農(nóng)銀人壽陜工發(fā)。公文管理歸檔管理常見公文類別類別類別200620072008順序順序目錄目錄完整完整檔檔 案案 管管 理理收發(fā)文管理收發(fā)文管理12目 錄第二章第二章 檔案的管理體制、機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案的管理體制、機(jī)構(gòu)及職責(zé)第三章第三章 檔案分類、整理、歸檔與保管檔案分類、整理、歸檔與保管第四章第四章 移交歸檔移交歸檔 檔案管理主要內(nèi)容第二章第二章 檔案的管理體制、機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案的管理體制、

9、機(jī)構(gòu)及職責(zé)第九條第九條 各級機(jī)構(gòu)必須建立健全檔案工作機(jī)制。各省級分公司應(yīng)設(shè)立與本公司檔案發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理崗位，配備相應(yīng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。 中心支公司應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，配備相應(yīng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。第十條第十條 各級機(jī)構(gòu)的各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、保存、整理和歸檔，制定檔案管理人員崗位責(zé)任制，保證檔案管理人員切實(shí)履行職責(zé)。檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容第十三條第十三條 各門類檔案歸口管理部門各門類檔案歸口管理部門（一）（一）文書檔案：分別由各級機(jī)構(gòu)綜合管理部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件歸檔工作；（二）（二）實(shí)物、聲像、

10、照片檔案分別由各級機(jī)構(gòu)的各部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作，并于每年三月份前完成前一年的歸檔工作：（三）（三）會(huì)計(jì)檔案：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作；（四）（四）人事檔案：由人力資源部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作；（五）（五）業(yè)務(wù)檔案：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作。檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容 第三章 檔案分類、整理、歸檔與保管第十九條第十九條 要建立健全平時(shí)歸卷制度，對處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的檔要建立健全平時(shí)歸卷制度，對處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的檔案材料，承辦人員及時(shí)收集齊全，加以整理，送交本部門專（

11、兼）職檔案材料，承辦人員及時(shí)收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。絕密文件辦理完畢后在當(dāng)日內(nèi)歸檔。案管理人員集中統(tǒng)一保管。絕密文件辦理完畢后在當(dāng)日內(nèi)歸檔。第二十條第二十條 檔案管理人員須按照各門類檔案整理規(guī)則的要求，采用一檔案管理人員須按照各門類檔案整理規(guī)則的要求，采用一事一件的方法整理檔案資料，定期向本公司檔案部門移交歸檔。事一件的方法整理檔案資料，定期向本公司檔案部門移交歸檔。第二十一條第二十一條 永久、長期、短期的檔案要分別單獨(dú)、分柜存放保管，永久、長期、短期的檔案要分別單獨(dú)、分柜存放保管，按順序排列。按順序排列。第二十二條第二十二條 音像檔案和光盤檔案等磁性

12、載體資料，分別單獨(dú)存放，音像檔案和光盤檔案等磁性載體資料，分別單獨(dú)存放，按順序排列。按順序排列。第二十三條第二十三條 檔案庫房原則上須與檔案閱覽室和檔案辦公區(qū)域分開。檔案庫房原則上須與檔案閱覽室和檔案辦公區(qū)域分開。 第二十四條第二十四條 檔案庫房屬機(jī)要重地，未經(jīng)許可不準(zhǔn)入內(nèi)。庫房要有防火、檔案庫房屬機(jī)要重地，未經(jīng)許可不準(zhǔn)入內(nèi)。庫房要有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防污染設(shè)施。防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防污染設(shè)施。 檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容第二十五條第二十五條 每年對檔案進(jìn)行一次檢查，每年對檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。第二十六條第二十六條 檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。各級機(jī)

13、構(gòu)應(yīng)盡可能采用先進(jìn)的技術(shù)和管理手段，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。第二十八條第二十八條 檔案管理人員要自覺遵守中華人民共和國保密法和國家有關(guān)保密規(guī)定，遵守公司保密制度，嚴(yán)守國家和公司秘密。第二十九條第二十九條 發(fā)生檔案被盜、遺失等情況，要立即報(bào)告并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容第十二條第十二條 編目編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案分類方案和檔號(hào)順序檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。第十三條第十三條 裝盒裝盒 將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，不同年度、不同保不同年度、不同保 管期限管期限的文件、在分機(jī)構(gòu)的文件、在分機(jī)構(gòu)/ /問題的情況下，不同機(jī)構(gòu)問題的情況下，不同機(jī)構(gòu)/ /問題形成的文件不得問題形成的文件不得裝入同一檔案盒內(nèi)。并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝入同一檔案盒內(nèi)。并填寫