1、系統(tǒng)實(shí)施工具之ABC公司業(yè)務(wù)流程整理指導(dǎo)說明書金蝶軟件（中國）有限公司東莞分公司實(shí)施部二零零一年六月K3 系統(tǒng)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程整理指導(dǎo)說明書目的 ：在系統(tǒng)定義階段整理企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程是為了保證新系統(tǒng)K3 能滿足業(yè)務(wù)過程的需要，因此需識別企業(yè)各部門的管理功能，整理企業(yè)主要工作流程，定義必須的信息。方法 ：組織部門關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員共同討論，從業(yè)務(wù)處理的高層依次往下展開。以下列出是ABC公司需要整理的業(yè)務(wù)流程。利用提供的標(biāo)準(zhǔn)符號畫出每一項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程圖。備注： 對需要詳細(xì)說明的業(yè)務(wù)處理和輸出報(bào)告可利用IPO 表進(jìn)一步說明。表 1 業(yè)務(wù)流程圖格式業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)編號名稱功能域編制日期審核日期以下畫出流程圖填寫說明業(yè)務(wù)

2、編號：填寫業(yè)務(wù)編號功能域：填寫該流程圖所涉及的功能范圍，如采購管理、銷售管理等業(yè)務(wù)名稱：填寫該業(yè)務(wù)編號對應(yīng)的業(yè)務(wù)名稱編制：填寫編制人的名稱日期：填寫編制日期審核：填寫審核人的名稱日期：填寫審核日期備注每一個完成的業(yè)務(wù)流程圖都要由完整的表圖，如果一個流程圖較大，無法在一頁中劃出時，另一頁中不需要表頭部分，但兩頁之間必須用轉(zhuǎn)頁符連接。表 2IPO 表格式XXX 業(yè)務(wù)流程描述業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)編號名稱編制日期審核日期序號處理說明責(zé)任單位模塊及屏責(zé)任人幕編號填寫說明：業(yè)務(wù)編號：與流程圖編號相同。業(yè)務(wù)名稱：填寫該業(yè)務(wù)編號對應(yīng)的業(yè)務(wù)名稱編制：填寫編制人的名稱日期：填寫編制日期審核：填寫審核人的名稱日期：填寫審核日期

3、序號：與相關(guān)流程圖中的處理編號對應(yīng)處理說明：填寫業(yè)務(wù)流程圖中處理框的詳細(xì)處理說明，每個序號對應(yīng)一個處理說明責(zé)任單位：填寫負(fù)責(zé)相關(guān)處理的責(zé)任單位責(zé)任人：填寫與該處理相關(guān)的責(zé)任單位的責(zé)任人（崗位）模塊及屏幕編號：填寫該處理在K/3 系統(tǒng)中對應(yīng)的模塊及屏幕編號，編號的編制原則：用兩位字母表示模塊編號， 用三位數(shù)字表示屏幕編號， 屏幕編號不足兩位的前面用 0 填補(bǔ)，模塊編號如下：供應(yīng)鏈：工業(yè)采購（），工業(yè)銷售（） ，工業(yè)庫存（）商業(yè)采購（），商業(yè)銷售（） ，商業(yè)庫存（）財(cái)務(wù)：總帳（），應(yīng)收（），應(yīng)付（），生產(chǎn) / 計(jì)劃：屏幕編號將另行整理清單表 3業(yè)務(wù)流程整理單據(jù)參考清單-項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門完成日期-庫存管

4、理：外購入庫單庫存、采購產(chǎn)品入庫單庫存、生產(chǎn)委外加工入庫單庫存、采購其它入庫單庫存銷售出庫單庫存、銷售生產(chǎn)領(lǐng)料單庫存、生產(chǎn)委外加工發(fā)出單庫存、采購其它出庫單庫存庫存調(diào)整單庫存庫存調(diào)撥單庫存庫存盤點(diǎn)報(bào)告單庫存-采購：采購申請單采購采購訂單采購收料通知單采購、庫存退料通知單采購、庫存-銷售：銷售報(bào)價單銷售、財(cái)務(wù)銷售訂單銷售、生產(chǎn)發(fā)貨通知單銷售、庫存銷售出庫單銷售、庫存退貨通知單銷售、財(cái)務(wù)、庫存-應(yīng)付帳款：發(fā)票采購、財(cái)務(wù)應(yīng)付單財(cái)務(wù)付款單財(cái)務(wù)退款單財(cái)務(wù)憑證財(cái)務(wù)-應(yīng)收帳款 ：發(fā)票銷售、財(cái)務(wù)應(yīng)收單財(cái)務(wù)收款單財(cái)務(wù)退款單財(cái)務(wù)憑證財(cái)務(wù)表 4業(yè)務(wù)流程圖常用符號符號說明起始 / 結(jié)束框用于表示業(yè)務(wù)流程的開始或結(jié)束，

5、框中文本注明開始 /結(jié)束，起始 / 結(jié)束框必須成對出現(xiàn)，一個表示開始，一個表示結(jié)束。責(zé)任單位責(zé)任崗位(序號 )：處理簡述處理框用于表示業(yè)務(wù)步驟的處理，處理框必須有單據(jù) / 表格等表示數(shù)據(jù)流的輸入框做輸入，同時必須有單據(jù) / 表格等表示數(shù)據(jù)流的輸出。 “序號” 表示該流程圖中處理框的順序號， 該號碼與流表， 因此，兩個處理框之間不能直接用箭頭連接文件 /表格 /單據(jù)名稱多聯(lián)單據(jù)輸入 / 輸出框用于表示業(yè)務(wù)處理結(jié)果或輸入的文件和表格 , 單據(jù)注：實(shí)線框表示K/3 系統(tǒng)中的單據(jù)/ 報(bào)表，虛線框表示書面上的實(shí)際的單據(jù) / 報(bào)表，其中有多聯(lián)單據(jù)時用“多聯(lián)單據(jù)”表示兩個輸入 / 輸出框之間要進(jìn)行處理必須通

6、過處理框才能相連， 用以說明他們之間的關(guān)系和處理方式，不能直接將兩個輸入 / 輸出框用箭頭連接。聯(lián)機(jī)存儲框用于固定存檔資料, 信息的表示決策分支框否用于條件判斷或選擇處理，決策分支框必判斷問題須有至少一個輸入，必須有兩個輸出。離線存儲框用于單據(jù)報(bào)表留存, 交由其他部門轉(zhuǎn)下頁框用于表示續(xù)接下一流程圖或接其它流程圖承上頁承上頁框用于表示續(xù)接上一流程圖或接其它流程圖轉(zhuǎn)頁編號轉(zhuǎn)下頁符號和承上頁符號是一對符號，必須成對出現(xiàn)，且同一對轉(zhuǎn)頁符的轉(zhuǎn)頁編號相同。流向指示線，箭頭表示信息的流向注： 1. 圖中斜體字部分用在實(shí)際畫流程圖時用實(shí)際的內(nèi)容代替。2. 流程圖的布局當(dāng)以從左到右，從上到下的形式安排，以便閱讀

7、。圖例一ABC 公司業(yè)務(wù)流程示例：銷售退貨流程圖業(yè)務(wù)編號001業(yè)務(wù)銷售退貨流程名稱功能域銷售管理編制Xxx日期2001-6-15審核 Yyy日期 2001-6-15表例一ABC 公司 IPO 表XXX 銷售退貨流程圖業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)名001銷售退貨編號稱編制 XXX日期2001-6-15審核 YYY日期2001-6-15序號處理說明責(zé)任單位模塊及屏幕責(zé)任人編號1銷售部業(yè)務(wù)員根據(jù)退貨處理意見表在K/3中銷售部業(yè)務(wù)員SAL02錄入退貨通知單。2銷售部經(jīng)理在 K/3 系統(tǒng)中審核退貨通知單銷售部經(jīng)理SAL02/SAL033物料部倉管員根據(jù)已經(jīng)審核的退貨通知單生物料部倉管員INV03成銷售出庫單（紅字）4 常見

8、不規(guī)范的流程圖畫法1. 兩個數(shù)據(jù)（單據(jù) /報(bào)表）之間沒有處理符號采購訂單已審核的采購訂單物料部倉管員采購入庫單(1) ：根據(jù)已審核的采購訂單關(guān)聯(lián)生成采購入庫單采購入庫單不規(guī)范畫法規(guī)范畫法2. 兩個處理之間沒有數(shù)據(jù)（單據(jù)/報(bào)表）標(biāo)示不規(guī)范畫法規(guī)范畫法3. 表示單據(jù)的符號用錯或描述與符號不符銷售出庫單銷售出庫單不規(guī)范畫法規(guī)范畫法4. 表示處理的符號用錯或描述與符號不符不規(guī)范畫法規(guī)范畫法5. 表示判斷的符號輸出不完整發(fā)票是否收否發(fā)票是否收到？到？是是不規(guī)范畫法規(guī)范畫法6. 不正確的流向符號，表達(dá)意思不明確不規(guī)范畫法規(guī)范畫法7. 流程圖布局不合理（ “Z”字型）8. 流程圖布局不合理（ “回”字型）9.制度說明制度是以 執(zhí)行力為保障的。 “制度”之所以可以對個人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強(qiáng)制力保證其執(zhí)行和實(shí)施，否則制度的約束力將無從實(shí)現(xiàn)，對人們的行為也將起不到任何的規(guī)范作用。只有通過執(zhí)行的過程制度才成為現(xiàn)實(shí)的制度，就像是一把標(biāo)尺，如果沒有被用來劃線、測量，它將無異于普通的木條或鋼板，只能是可能性的標(biāo)尺，而不是現(xiàn)實(shí)的標(biāo)尺。制