1、董事會秘書在公司里如何扮演角色我國國有企業(yè)進行公司制改造，其核心問題就是要理順產(chǎn)權關系，構建一個科 學規(guī)范的公司治理結構。中華人民共和國公司法頒布實施后，公司的法人治理 結構日益完善。作為公司治理結構中的董秘，其地位和作用也逐步得到肯定。但目 前在企業(yè)公司制的組建中，董秘的設置和配備仍存在不少問題。這些問題解決與 否，將直接影響公司治理結構的完善，值得引起有關部門和機構的高度重視。董秘在公司里的角色定位公司董秘是公司里不可或缺的重要角色，代表了公司的內(nèi)在素質(zhì)和外在形象， 他們在法人治理結構中所起的重要作用，概括起來，主要體現(xiàn)在以下四個方面：一是規(guī)范運作作用。在法人治理機構中，董秘承擔著規(guī)范公司

2、運作的重要職 責。公司運作中的一切環(huán)節(jié)均有相應的法律規(guī)定，主要體現(xiàn)在公司內(nèi)部管理的各項 運作過程中。比如負責董事會、股東大會依法召開的會務工作和具體的召集工作； 負責董事會、股東大會依法表決，通過合法程序開展工作；負責股東大會、董事會 依法記錄并作出決議的工作；負責保管文件和記錄，保證各項文件合法有效，相互 銜接，完整統(tǒng)一；負責組織制作、遞交有關機構要求遞交的報告和文件；負責依法 披露公司信息，保證信息披露的及時性、合法性、真實性和完整性；妥善保管股東 名冊，真實記載有關內(nèi)容；保證有關人員及時查閱公司有關記錄和文件，如章程、 年報、財務報告等，這些工作都帶有非常明顯的法律屬性。如果不依法召開會

3、議， 依法記錄，就會使通過的決議無效。公司的文件都必須符合法律規(guī)定，董秘要努力 使其不僅在形式上而且在內(nèi)容上合法。所以，一個高素質(zhì)、高水平的董事會秘書是 公司高效規(guī)范運作的基本保證。二是提示、警示作用。在公司法人治理結構中，董秘有責任對公司運作是否合 法提出提示或警示性意見，這是由董秘必須對董事會、全體股東負責的職責所決定 的。董秘要協(xié)助董事會依法行使職權，注意股東所行使的權力是否正確；小股東的 利益是否被剝奪；董事是否也是股東，行使權力時是否符合他們當時的身份；在關 聯(lián)交易表決時，要提醒關聯(lián)交易各方同避；公司決定重大問題時，要提醒董事依法辦事，必要時，有職責向中國證監(jiān)會及證券交易所報告等。董

4、秘的這種職責，對公司預防違規(guī)違憲運作起到了 “防火墻 ”作用。三是協(xié)調(diào)、催辦作用。作為一名董事會秘書。其本身的職責就是董事會的顧問。董秘是各種矛盾的緩沖中心，當發(fā)現(xiàn)董事與總經(jīng)理、董事長與總經(jīng)理意見不一致時，或是股東對董事會有甚么沖突時，應該主動參與協(xié)調(diào)工作，化解矛盾。同時，為保障公司能正常運轉(zhuǎn)，對董事會、股東大會所作出的決議，董秘有責任如實傳達到公司有關層面，及時反映意見，做好催辦工作。認真負責地將董事會、股東大會決定事項得到貫徹落實。這種協(xié)調(diào)、催辦的工作，也是維系公司股東、董事會、經(jīng)理層三者關系的重要工作。 四是監(jiān)管、溝通作用。按照有關規(guī)章規(guī)定，公司董秘有責任向董事會、監(jiān)事會成員介紹有關公司

5、運作中的相關法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，提供有關法律依據(jù)，溝通決策層、執(zhí)行層對法律的理解，嚴格規(guī)范在公司運作巾的個人行為、決策執(zhí)行行為。同時，作為公司董秘，也有責任對公司決策層、執(zhí)行層在公司運作中的個人行為、決策、執(zhí)行行為實行監(jiān)管。如董秘有責任使公司決策層、執(zhí)行層人員明確自身應履行職責與責任，督促他們在公司運作中遵守國家法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，要求他們言行符合公司的整體利益。公司董秘的這個職能，在英國被譽稱為 公司的良心。總之，公司董秘機構的設置不是可有可無，而是公司決策層、執(zhí)行層人員所不可替代的。從其承擔的監(jiān)管職能來講，更是執(zhí)行層人員不能替代的，是公司運作中必須設置的機構（筆者把這個崗位看做是一

6、個機構，而不僅是一個自然人的職務這就是董秘設置的必要性；公司董秘的工作內(nèi)容多、責任重，維系著公司運作程序的合法性、公正性、完整性，這就是董秘工作的重要性。這個必要性和重要性完全是現(xiàn)代企業(yè)運作中規(guī)范操作的特殊要求所決定的，也充分體現(xiàn)了董秘在公司運作中的重要作用。當前公司設置董秘角色存在的問題現(xiàn)代企業(yè)制度是社會化大生產(chǎn)和市場經(jīng)濟發(fā)展的產(chǎn)物。由于我國企業(yè)是剛剛從計劃經(jīng)濟體制下脫胎而來的，在運作初期，由于體制、觀念以及政治體制政治體制改革相對滯后，使現(xiàn)代公司運作中仍存在不少問題，作為公司董秘的設置也不例 外，概括起來有以下三種：一是錯位替代。主要表現(xiàn)為：有的公司董秘由經(jīng)理層人員兼任。雖然有關法 律、法

7、規(guī)、規(guī)章對經(jīng)理人員能否兼任公司董秘沒有作出明確規(guī)定，但可想而知，凡 由公司經(jīng)理層人員兼任董秘工作的，董秘的監(jiān)管作用將可能喪失，董秘能否公正、 完整、真實、客觀地披露信息，就是個疑問。要從法律和機構設置上來保證這項工 作的真實和合法，就必須使董秘的設置不被替代，否則就可能形同虛設。二是設置降位。主要表現(xiàn)為：董秘設置在公司執(zhí)行職能部門內(nèi)，董秘的工作受 經(jīng)理層人員領導。這種設置談不上從法律、法規(guī)、規(guī)章上對決策層、執(zhí)行層層人員 進行提示或警示。董秘只有與董事、經(jīng)理人員同處一個工作層面上才有可能對董 理、經(jīng)理、股東監(jiān)督和提示。凡此類設置的董秘，很難切實履行職責，更談不上相 互制衡。三是職權不明。主要表現(xiàn)

8、為：董秘雖然設置了，但在職級安排、待遇、職稱等 諸方面不落實，也很難履行工作職責。由于這種職責不到位，董秘依法規(guī)勸、提示 起不到作用，決策層、執(zhí)行層仍我行我素。對外講，形式上已設置，可以交待過得 去；對內(nèi)講，有你沒你都過年，無所謂。同時，由于權責不相稱，所以，董秘也談 不上要承擔相應的職責，這必然使公司規(guī)范運作受到一定影響。雖然這種情況不 多，但影響卻不能低估。董秘設置中存在的誤區(qū)，是完善法人治理結構中的障礙，必須隨著完善法人治 理結構的深入得到切實解決。如何規(guī)范董秘的角色為了更好地規(guī)范公司運行，使公司法人治理結構日趨完善，筆者對董秘的設置 問題提出幾點建議：一、進一步完善有關法律、法規(guī)，從法

9、律上明確董秘的設置及職能。目前，作 為政府發(fā)布的法律都沒有講到董秘問題，證券法也只字未提董秘問題。雖然上市規(guī)則和上市公司章程指引及上海證券交易所董事會秘書管理實施辦法中提出了董秘設置及職責，但不具有法律效力，對此，應當引起有關部門和機構的高度重視。二、規(guī)范設置，不要再沿用計劃經(jīng)濟體制下由黨委部門來確定職級的做法?，F(xiàn)行企業(yè)中，企業(yè)管理人員大多屬黨委管理，董事長、經(jīng)理人員大多數(shù)是黨委指派，他們對黨委負責，很難談得上依法對股東負責，對董事會負責。董事長支與經(jīng)理之間也沒有領導與被領導關系，董秘的問題在這種干部運行模式中，更難得到解決。董秘產(chǎn)生的法律程序是經(jīng)董事長提名，董事會聘任，缺少黨委討論這一環(huán)節(jié)，

10、黨委沒文件，就達不到公司副總的職級。筆者認為，要解決公司中高級管理人員職級問題，應如同人大選舉一樣，選上了就應當承認。在任職期內(nèi)，享受高級管理人員待遇，這樣做較為有利?？荚嚧笳砣⒓訌娮陨斫ㄔO，建立董秘人才市場。按照有關規(guī)定，董秘必須要有良好的品行操守，具有相應的法律、財務、金融、稅收、企業(yè)管理等方面專業(yè)知識，還要有良好的溝通技巧和靈活的處事能力。近年來，上證所對存上海上市的公司董秘進行了專業(yè)培訓，頒發(fā)了資格上崗證書，上海證管辦建市了羹秘例會制度，定期召集會議，進行在崗培訓，這些都是規(guī)范董秘工作的有效嘗試。對董秘來講，應更注意自身形象的設計。在公司運作中，充分發(fā)揮好自身的特殊作用。為了進一步

11、規(guī)范董秘的行為，筆著建議，要如同其他專業(yè)技術資格評定一樣，對董秘的專業(yè)資格作評定，先試點，逐步做到全國統(tǒng)考。有了資格確定，即可建立董秘人才市場，把董秘這個特殊的人才，推向市場經(jīng)濟的舞臺。隨著法人治理結構的不斷完善，人才逐步市場化，董秘工作會更規(guī)范更充滿生機。秘書從業(yè)經(jīng)驗：秘書職業(yè)四大素質(zhì)必不可少 來源：考試大2010/5/4 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程 字號 :T T 基本能力。秘書應懂得兩國甚至三國以上的語言，具有基本的計算機操作技能，以及較強的語言文字運用能力。 溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關系，較好的溝通能力是成為優(yōu)秀秘書

12、的重要素質(zhì)之一。應變能力。秘書需要與方方面面打交道，工作中遇到的變化與問題相對較多，因此需要有隨機應變的能力，遇到問題能及時看到問題的癥結所在，并能迅速解決問題。 合作能力。秘書要參與許多實際項目，需要收集信息，需要配合團隊工作，因此團隊合作能力是秘書必備的關鍵能力。此外，公關能力、辨別是非能力、協(xié)調(diào)分析能力、辦事能力，以及踏實的工作態(tài)度與作風，都是一名優(yōu)秀秘書應具備的專業(yè)素質(zhì)。秘書從業(yè)經(jīng)驗：怎樣做個人見人愛的女秘書 來源：考試大2010/5/6 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程 字號 :T T 做秘書難，做女秘書更難。怎樣才能左右逢源，做個人見人愛的女秘書呢？1、要有平常

13、心女秘書的職位很特殊，她雖然不屬于公司的高級管理層，但因為工作直接對經(jīng)理負責，所以常常給人 “一人之下 ” 的錯覺。正因如此，女秘書才要保持一顆平常心： “我只是公司的一名普通職員，我服務于我的工作。 ”2、強化工作能力 愛崗敬業(yè)，工作腳踏實地，在工作中不斷提升自己的素質(zhì)，對自己負責的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，時刻牢記秘書的天職只是做好經(jīng)理的后勤。不是花瓶，不是女招待，惟一的標識就是你的能力。老板聘用秘書是在找得力助手。3、舉止得體無論做什么工作都得為自己的職業(yè)做出一定的犧牲，女秘書也是。服裝應該素雅清爽，工作日要穿職業(yè)裝，不可以穿超短裙，化淡妝，不要打扮得很妖嬈。4、口風要嚴

14、不該問的事不問，不該說的話不說。因為工作性質(zhì)的關系，秘書的資訊會比較靈通一些，對老總的公事私事會知道很多，聰明的人都信奉 “知道的越少越安全”，不要向同事賣弄你的消息靈通，也不要把同事的秘密說給上司聽。5、有親和力 形象要自己樹立，人緣要自己去結交。要大家接受你、喜歡你，首先要有一顆親善別人的心。成功的女秘書要給人如沐春風的感覺：開朗樂觀，笑靨如花，嚴于律己、寬以待人，善解人意，樂于助人。職業(yè)前景：高級秘書適者難尋來源：考試大2010/5/6 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程 字號 :T T 相關資料顯示，我國目前從事秘書這一職業(yè)的人員已超過2000萬，但是，80%以上的秘

15、書沒有受過專門培訓。中國高教秘書協(xié)會副會長范立榮表示，現(xiàn)代合格的高素質(zhì)秘書應是多方位發(fā)展的人才，懂兩三門外語，熟練運用互聯(lián)網(wǎng)，具有組織能力、表達能力、溝通能力、團隊合作能力。隨著國內(nèi)企業(yè)加快成長和越來越多的跨國公司進入中國，高級秘書已成為企業(yè)需求的熱門人才，也是獵頭公司經(jīng)常獵取的對象。目前，秘書已被納入國家職業(yè)準入制度職業(yè)目錄，是國家要求持證上崗的職業(yè)之一。據(jù)悉，職場上秘書分為三個層次級，普通秘書的月收入約 2000-4000元左右，總經(jīng)理助理秘書約 5000元，而外企公司總裁辦公室高級秘書的月薪大約在8000元到 1 萬元之間。職業(yè)規(guī)劃：五條發(fā)展路線一、行政類：這類秘書可以直接過渡到行政管理

16、、辦公室主任等職位，常見于政府部門、大型企業(yè)等。二、助理類：可以進一步發(fā)展為總經(jīng)理秘書、總經(jīng)理特別助理等。三、人事類：可以發(fā)展為人力資源主管。四、公關類：從接待、協(xié)調(diào)工作，可以過渡到公關經(jīng)理、客戶經(jīng)理等。五、業(yè)務類：可以進一步發(fā)展成為商務主管、業(yè)務經(jīng)理等。相關推薦：秘書從業(yè)經(jīng)驗：聚焦秘書職業(yè)發(fā)展兩大國內(nèi)秘書資格認證證書秘書從業(yè)經(jīng)驗：做一個心理健康的秘書 來源：考試大2010/5/7 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程 字號 :T T 秘書處于各管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊，事務的繁重，角色的復雜，都常使其心理處于緊張狀態(tài)，若不注意加以調(diào)整，就會造成心理失調(diào)甚至引起心理疾病。在秘

17、書活動中，有以下常見的心理障礙，應該及時覺察和調(diào)節(jié)：一、嫉妒 秘書的嫉妒具有指向性和對等性，大都是對同事發(fā)生的。各方面條件與自己相似或不如自己的人居于優(yōu)位；自己所厭惡而輕視的人居于優(yōu)位；與自己同性別或年齡的人居于優(yōu)位等都會引發(fā)嫉妒心理。嫉妒往往使人變得偏激，帶有心理緊張和攻擊性意欲，甚至做出違反道德規(guī)范的事情。如何擺脫嫉妒情緒：首先停止自己和別人的較量，正視自己的差距，然后揚長避短，去發(fā)現(xiàn)和開拓自己的潛能，不斷充實和提高自己，改變現(xiàn)狀。從病態(tài)的自尊或自卑中解放出來，認識到每個人都會 “自得其所 ” 、各有歸宿，甚至承認對方確比自己高明。二、焦慮 秘書人員尤其是青年秘書往往由于工作壓力過重，遇到

18、挫折，或自己的成就動機得不到及時滿足而產(chǎn)生焦急。其表現(xiàn)為：經(jīng)常疑惑憂慮，惶然有如大難將至；經(jīng)常怨天尤人，無緣由地自憂自嘆；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到緊張的心理壓力時，便會慌張不知所措，喪失應付事變的能力。如何克服焦慮心理：首先，要敢于面對焦慮，增強自信，對未來充滿信心。其次，培養(yǎng) “處之泰然，安之若素”的襟懷，不為一時一事所困擾，不為小小的得失而耿耿于懷。再次，可以制定一個行動計劃來代替你的焦慮。當你拿出一個有意義的工作目標并全力以赴地去實現(xiàn)它時，也就無暇去焦慮了。三、厭煩 厭煩是心理疲勞的一種情緒表現(xiàn)。心理健康學認為：沒完沒了地感到精神疲倦、興味索然、精疲力竭，最終會導致生命活力

19、的喪失，嚴重者甚至會輕生。秘書若為厭煩所困，就會缺乏工作熱情，注意力分散，工作效率降低。雖無全力勞動之負擔，卻老是感到疲憊不堪；雖悉心休息補養(yǎng)，卻總不見起色。如何消除厭煩情緒：最重要的是樹立正確的理想和信念，確立工作目標，充實生活內(nèi)容，在豐富多彩的心靈世界里，不給厭煩留下存在的空間角落。還要有正確的思維方法，懂得厭煩本身是無濟于事的。秘書從業(yè)經(jīng)驗：秘書職業(yè)的優(yōu)勢與劣勢來源：考試大2010/5/7 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程 字號 :T T 今年 4月 18 日一項針對國際秘書節(jié)發(fā)布的特別問卷調(diào)查結果顯示，秘書既有長見識攢人脈的優(yōu)勢，也有人際關系難處和容易被誤解的劣勢。近水樓臺先得月：84.5%調(diào)查者認為秘書能在第一時間了解本單位或公司動態(tài)，57.9%調(diào)查者認為秘書可以“近水樓臺先得月 ” ，加薪、升職便利。