流程圖設(shè)計(jì)培訓(xùn)講義,東風(fēng)汽車有限公司組織開發(fā)部東風(fēng)汽車有限公司QCD總部質(zhì)量保證部2004年3月10日,培訓(xùn)目的,統(tǒng)一認(rèn)識：流程管理是各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的主要內(nèi)容之一。統(tǒng)一要求：規(guī)范流程設(shè)計(jì)和流程圖繪制要求。統(tǒng)一繪圖格式和工具：繪圖采用VISIO軟件和“跨職能流程圖”設(shè)計(jì)模板。溝通與促進(jìn)：溝通流程設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)公司管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。,培訓(xùn)提綱,流程管理及流程圖流程圖設(shè)計(jì)流程圖繪制格式及要求練習(xí)操作并繪制流程圖課程總結(jié),一、流程管理及流程圖,1、流程牛津英語大詞典（PROCESS）：一個或一系列連續(xù)有規(guī)律的行動，這些行動以確定的方式發(fā)生或執(zhí)行，導(dǎo)致特定結(jié)果的實(shí)現(xiàn)；一個或一系列連續(xù)的操作（OPERATION）。ISO9000關(guān)于流程的定義：一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動。最簡單的流程由一系列單獨(dú)的任務(wù)組成，有一個輸入和一個輸出，輸入經(jīng)過流程后變成輸出。,2、流程管理,流程管理是一種重要的管理思想。流程管理主要涉及到跨部門職能的業(yè)務(wù)管理。流程管理的中堅(jiān)力量是企業(yè)的中層管理人員。流程管理的概念和方法從技術(shù)（生產(chǎn)工藝）領(lǐng)域引入至管理領(lǐng)域。,3、流程圖,流程圖的定義：內(nèi)容、步驟和工作要求等進(jìn)行說明，是企業(yè)管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要程序文件。流程圖的功能：直觀、簡明地反映業(yè)務(wù)（活動）流程、職責(zé)分工、輸入與輸出控制需求和時限等要素之間的相互關(guān)系，作為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理活動的基本職能。流程圖的規(guī)范要求：根據(jù)東有司發(fā)200418號文東風(fēng)汽車有限公司規(guī)章制度管理辦法（暫行），一個完整的流程圖應(yīng)該具體描述該項(xiàng)業(yè)務(wù)展開的順序細(xì)則，并對該業(yè)務(wù)事項(xiàng)的時間、空間、質(zhì)量和數(shù)量、人員、條件、原則、業(yè)務(wù)范圍、任務(wù)分工和方法、銜接點(diǎn)、信息傳遞與反饋、監(jiān)督與考評等作出明確規(guī)定和要求。,4、舉例說明到醫(yī)院就診流程,現(xiàn)在我們通過一個具體的例子說明怎樣用流程圖描述到醫(yī)院就診流程。案例就診流程.vsd比較運(yùn)用VISIO和OFFICE其它軟件繪圖的不同,舉例并比較不同繪制方法,二、流程圖設(shè)計(jì)要素,1、“1W”與“4W2H”明確“1W”即“WHY為什么制定本流程”體現(xiàn)“4W2H”W：“干什么（WHAT業(yè)務(wù)范圍和內(nèi)容）W：誰來干（WHO主管單位、分管單位、配合或執(zhí)行單位）W：什么時間干（WHEN）W：在什么地方干（WHERE）H：怎么干（HOW工作原則、方法和程序）H：干到什么程度（HOW數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考核要求）”體會：大部分管理制度及辦法都會涉及到跨部門職能分工和職責(zé)界定，以及工作程序，因此，運(yùn)用流程圖來描述是一個很好的解決方案。,2、流程描述要分清層次。從責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任主體、責(zé)任特點(diǎn)三個方面來看企業(yè)不同層次的責(zé)任；而對于這種分層的責(zé)任，需要有相應(yīng)的流程描述方法和責(zé)任封閉方式。,跨職能流程圖法,部門主管領(lǐng)導(dǎo),工作流程圖法,3、業(yè)務(wù)流程的描述要素。應(yīng)包括具體描述該項(xiàng)業(yè)務(wù)展開的順序細(xì)則，并對該業(yè)務(wù)事項(xiàng)的時間、空間、質(zhì)量和數(shù)量、人員、條件、原則、業(yè)務(wù)范圍、任務(wù)分工和方法、銜接點(diǎn)、信息傳遞與反饋、監(jiān)督與考評等作出明確規(guī)定和要求。描述內(nèi)容應(yīng)明確各階段并說明工作內(nèi)容、信息輸入/輸出的相關(guān)部門、工作要求等。,4、業(yè)務(wù)流程描述程序：確定科學(xué)有效的流程的指導(dǎo)思想依據(jù)部門主要職能及崗位設(shè)置提出業(yè)務(wù)流程清單收集資料列出工作程序和步驟確定業(yè)務(wù)流程的總體框架及其層次劃分確定業(yè)務(wù)流程所涉及到的部門及崗位確定完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的時間順序形成表單/文檔/信息/數(shù)據(jù)反復(fù)核實(shí)和修正草圖加入有關(guān)要求和說明，繪制業(yè)務(wù)流程圖。5、編制業(yè)務(wù)流程的流程圖案例編制流程的流程.vsd,三、流程圖繪制工具VISIO,繪圖推薦采用VISIO軟件世界上大部分國家和企業(yè)采用專業(yè)繪制流程圖的軟件工具-VISIO繪制流程圖；其繪圖功能強(qiáng)大，可以繪制設(shè)計(jì)流程圖、組織機(jī)構(gòu)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等多種圖表?？梢院蚈FFICE系列、AUTOCAD等軟件兼容。用戶可以非常方便地將VISIO圖形插入這些產(chǎn)品中進(jìn)行編輯和整合。為用戶設(shè)計(jì)了大量的常見圖元，組成圖元庫，應(yīng)用時，只需選擇相應(yīng)的拖放至繪圖頁面即可生成。,推廣采用“跨職能流程圖”設(shè)計(jì)模板,跨職能流程圖對管理動作和職能分工能夠清楚描述，是大家普遍接受的表示方法。舉例：1.市場調(diào)查項(xiàng)目流程案例市場調(diào)查項(xiàng)目流程.vsd2、合同評審過程圖(WORD格式)案例合同評審.doc,推廣跨職能流程圖的理由：為了滿足公司矩陣式管理的需要。為了使流程圖能夠滿足企業(yè)中跨部門職能描述的需求，表達(dá)出公司業(yè)務(wù)流程與執(zhí)行該流程的功能單元或組織單元之間的關(guān)系，我們推薦采用跨職能流程圖法來描述。,跨職能流程圖在VISIO中的繪制步驟,啟動VISIO，選擇跨職能流程圖模版，進(jìn)入編輯狀態(tài)；將表示流程開始的橢圓矩形拖放的繪圖區(qū)域中。依次創(chuàng)建各個進(jìn)程中的圖形，并用動態(tài)連接線連接。雙擊圖形后，圖形進(jìn)入文本編輯狀態(tài)，輸入相應(yīng)文字。修飾流程圖，填充顏色。繪圖完畢，保存。,跨職能流程圖在VISIO中的繪制技巧,為了方便視覺和美觀的需要，盡量拖放圖形居中，使連接線呈居中直線。組合圖形，按住SHIFT鍵，選中需組合的圖形，可進(jìn)行整體拖放。任意職能帶可根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整和改變位置。,跨職能流程圖的版面布局（水平）,標(biāo)題欄,職能帶區(qū),階段,開始與結(jié)束在同一個職能帶，形成閉環(huán)。,跨職能流程圖的版面布局（垂直）,階段,標(biāo)題欄,說明,階段一欄：按時間/邏輯順序進(jìn)展的管理動作；職能帶一欄：依次表明該項(xiàng)業(yè)務(wù)所涉及的全部業(yè)務(wù)部門或崗位；要求或說明：對相應(yīng)的工作內(nèi)容標(biāo)明要求或說明。結(jié)果表現(xiàn)形式：管理動作生成的結(jié)果，如形成文件、報告、會議紀(jì)要等。時限要求：對工作完成的時點(diǎn)提出具體要求。案例DFL-組織人事委員會工作流程-,四、格式要求,文字描述準(zhǔn)確、縝密和精練，進(jìn)程中使用動賓短語，如提出申請、制定計(jì)劃、執(zhí)行決議等。每個流程都需要表示出開始符和終結(jié)符。流程圖中的所有活動都應(yīng)該可以從開始符起（順著連線）被遍歷到。,階段分隔符,按照工作階段劃分每個流程，使管理活動有序進(jìn)行。例如項(xiàng)目管理流程可分為以下階段：項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng)目論證系統(tǒng)設(shè)計(jì)工程研制試生產(chǎn),生產(chǎn)準(zhǔn)備實(shí)施驗(yàn)收,連接線,請?jiān)诹鞒虉D中使用帶箭頭的連線,文檔,文檔的輸入與輸出,五、繪制業(yè)務(wù)流程圖的注意事項(xiàng),一個比較好的業(yè)務(wù)流程圖必須有三個基本特點(diǎn)：第一，一目了然，清清楚楚；第二，用簡潔實(shí)用的標(biāo)識，將業(yè)務(wù)流程的時間/邏輯順序和相應(yīng)的部門/崗位職責(zé)，一一明確指明；第三，避免漏項(xiàng)、缺項(xiàng)，應(yīng)形成PDCA循環(huán)。,業(yè)務(wù)流程圖與管理制度（文字性）關(guān)系,是一個有機(jī)的整體：業(yè)務(wù)流程圖是文字性管理制度的重要的組成部分，一般而言，沒有對業(yè)務(wù)流程規(guī)范的管理制度是不完整的制度；互為補(bǔ)充：一般意義的管理制度側(cè)重于文字描述，是對流程圖關(guān)鍵概念和要素的具體闡述，而流程圖則側(cè)重于活動（業(yè)務(wù)）環(huán)節(jié)，屬于脈絡(luò)性的描述，為管理制度提供一個框架；一般處理辦法：流程圖作為管理制度的必備的附件。通過業(yè)務(wù)流程圖，任何一個局外人不經(jīng)有關(guān)人員介紹就可以了解一項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本處理過程。,流程圖的制（修）訂應(yīng)遵循以下原則：,（一）準(zhǔn)確完整地反映業(yè)務(wù)有序、高效運(yùn)行的客觀需要，杜絕流程環(huán)節(jié)的缺項(xiàng)和多余；（二）嚴(yán)格體現(xiàn)公司對各部門的職責(zé)分工（見東有司發(fā)47號文件及隨后的補(bǔ)充文件），杜絕片面地夸大本部門的職權(quán)和忽略或排斥其它相關(guān)部門在該項(xiàng)業(yè)務(wù)中的作用；（三）注重將學(xué)習(xí)借鑒日產(chǎn)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)與東風(fēng)公司管理特色相結(jié)合。（四）貫穿或貫徹跨職能團(tuán)隊(duì)的工作思想。（五）強(qiáng)調(diào)溝通。流程圖應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門會審、會簽和審批程序后發(fā)布。（六）流程中的職能部門名稱均