日常辦公文件歸檔與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司日常辦公文件的形成、收集、整理、歸檔與管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性及可追溯性，提高辦公效率，支撐公司運(yùn)營決策，特制定本制度。（二）依據(jù)根據(jù)《_________檔案法》及公司《行政管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合辦公管理實(shí)際制定。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善文件歸檔管理制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況；統(tǒng)一管理公司各類歸檔文件，提供檔案查閱、復(fù)制服務(wù)；定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，保證檔案安全。（二）各部門負(fù)責(zé)人組織本部門文件歸檔工作，督促員工按時(shí)提交應(yīng)歸檔文件；審核本部門歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性，簽字確認(rèn)后移交檔案管理部門。（三）檔案管理員*負(fù)責(zé)接收、分類、整理、編號、保管各部門移交的文件；建立檔案臺賬，定期更新檔案目錄；對到期檔案提出鑒定、銷毀建議，按流程處理。三、適用范圍與工作場景本制度適用于公司各部門在日常辦公活動中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，具體場景包括但不限于：公文管理：收文、發(fā)文、請示、報(bào)告、通知等；業(yè)務(wù)管理：合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、客戶資料、招投標(biāo)文件等；會議管理：會議紀(jì)要、會議材料、決議事項(xiàng)等；人事管理：員工入職檔案、勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)資料等；財(cái)務(wù)管理：預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用審批單、審計(jì)報(bào)告等（涉密財(cái)務(wù)文件按專項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行）；行政管理：固定資產(chǎn)登記表、印章使用記錄、后勤服務(wù)資料等。四、文件歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)（一）歸檔范圍反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的文件；在工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各種載體文件（含電子文件）；上級單位發(fā)來的需要執(zhí)行的文件，下級單位報(bào)送的重要報(bào)告、總結(jié)等；對公司具有保存價(jià)值的聲像、圖片、電子數(shù)據(jù)等特殊載體文件。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)按年度分類：以文件形成年度為第一分類單元；按部門分類：以文件形成部門為第二分類單元（如綜合管理部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）；按問題分類：以文件反映的內(nèi)容為第三分類單元（如公文類、業(yè)務(wù)類、會議類等）；載體類型：分為紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。五、文件歸檔全流程操作指引（一）文件收集責(zé)任主體：各部門文件形成人為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本人在工作中形成的應(yīng)歸檔文件；部門負(fù)責(zé)人定期組織本部門文件收集匯總。收集要求：紙質(zhì)文件需為正本（或定稿），字跡清晰、簽署完整，不得使用鉛筆、圓珠筆書寫；電子文件需為通用格式（如PDF、Word、Excel等），保證可正常打開讀取，重要電子文件需同時(shí)保存紙質(zhì)版。（二）文件整理排序：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列，收文在前、發(fā)文在后，正本在前、附件在后。編頁：紙質(zhì)文件以“件”為單位編頁，在有文字的頁面右上角編寫頁碼（空白頁不編號）；電子文件需添加頁碼標(biāo)識。裝訂：紙質(zhì)文件使用不銹鋼訂書釘或裝訂夾左側(cè)裝訂，厚度超過5mm的需單獨(dú)裝訂，不得拆疊、涂改文件內(nèi)容。（三）文件分類與編號分類編號規(guī)則：采用“年度-部門代碼-問題代碼-流水號”格式，示例：2023-ZH-01-001（2023年-綜合管理部-公文類-第1號）。部門代碼：綜合管理部（ZH）、財(cái)務(wù)部（CW）、業(yè)務(wù)部（YW）等；問題代碼：公文類（01）、業(yè)務(wù)類（02）、會議類（03）等。標(biāo)簽粘貼：在文件首頁右上角粘貼歸檔標(biāo)簽，注明編號、年度、部門、頁數(shù)等信息。（四）移交歸檔移交時(shí)間：紙質(zhì)文件：次年3月底前完成上一年度文件歸檔；電子文件：重要文件實(shí)時(shí)歸檔，一般文件按季度歸檔。移交流程：部門填寫《文件歸檔移交清單》（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，連同文件一并移交檔案管理部門；檔案管理員*核對文件數(shù)量、質(zhì)量及編號，確認(rèn)無誤后在清單上簽字，雙方各執(zhí)一份留存。（五）入庫保管存放要求：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，按編號順序排列，做到整齊有序，并采取防潮、防火、防蟲、防盜措施；電子檔案存儲于公司指定服務(wù)器或加密移動硬盤，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（每月至少1次）。保管期限：永久保存：公司章程、年度工作報(bào)告、重要合同、審計(jì)報(bào)告等；長期保存（10-30年）：會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；短期保存（5-10年）：一般通知、臨時(shí)性文件等。六、常用管理工具表單附件1：文件歸檔移交清單序號文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)密級移交人接收人備注12023-ZH-01-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2023-12-152普通22023-YW-02-005項(xiàng)目合作協(xié)議（定稿）2023-10-2015機(jī)密含附件………填寫說明：“文件編號”按分類編號規(guī)則填寫；“密級”分為普通、秘密、機(jī)密三級；移交時(shí)需一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。附件2：文件借閱申請表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期趙六業(yè)務(wù)部2023-11-012023-11-07文件編號文件名稱借閱用途批準(zhǔn)人備注2023-YW-02-005項(xiàng)目合作協(xié)議項(xiàng)目評審*部門負(fù)責(zé)人復(fù)印件有效……………填寫說明：借閱普通文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱密級文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制或損壞文件。七、檔案保管與利用（一）保管要求檔案庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，定期記錄溫濕度變化；每季度對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，保證賬物相符，發(fā)覺問題及時(shí)上報(bào)；對到期檔案由檔案管理部門組織鑒定，對無保存價(jià)值的文件列出銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，并做好記錄。（二）利用規(guī)則公司員工因工作需要可查閱檔案，需填寫《文件借閱申請表》并履行審批手續(xù)；外單位人員查閱檔案需持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員*陪同查閱；查閱檔案時(shí)不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，確需復(fù)制需經(jīng)批準(zhǔn)，并由檔案管理員*審核復(fù)制件與原件一致。八、關(guān)鍵管理要求與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）歸檔及時(shí)性各部門需在文件形成后1個月內(nèi)完成初步整理，次年3月底前完成歸檔移交，不得拖延或積壓。（二）文件完整性歸檔文件需齊全完整，包括、附件、審批單等關(guān)聯(lián)材料，不得遺漏重要內(nèi)容。（三）保密管理涉密文件需單獨(dú)存放，查閱需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳，違反者將按公司規(guī)定處理。（四）電子文件管理電子文件需定期備份，存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)注編號、內(nèi)容、日期等信息，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（五）責(zé)任追究對未按規(guī)定歸檔、造成文件丟失或泄露的，將追究相關(guān)部門