銷售業(yè)務合同審核與執(zhí)行記錄表工具應用指南一、工具應用背景與適用范圍在銷售業(yè)務開展過程中，合同是明確雙方權利義務、規(guī)避法律風險的核心文件。從合同條款擬定、內部審核到簽訂、執(zhí)行及歸檔，各環(huán)節(jié)的規(guī)范管理直接影響業(yè)務合規(guī)性、回款效率及客戶滿意度。本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務部門、財務部門及相關協(xié)作人員，用于系統(tǒng)記錄銷售合同從“源頭審核”到“終端執(zhí)行”的全生命周期信息，保證合同管理流程標準化、責任可追溯、風險可控制，尤其適用于涉及大額交易、長期合作或條款復雜的銷售業(yè)務場景。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與資料準備責任主體：銷售經理（或業(yè)務經辦人）操作內容：與客戶接洽并初步達成合作意向后，根據(jù)業(yè)務需求（如產品/服務規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、付款方式等），擬定《銷售合同（草案）》；收集客戶主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法人身份證復印件等，需加蓋客戶公章），確認客戶經營范圍、履約能力；整理內部支撐材料（如產品報價單、技術規(guī)格書、質量標準說明、交付計劃等），作為合同附件。輸出成果：完整的《銷售合同（草案）》+客戶資質證明材料+內部支撐材料（電子版+紙質版）。（二）合同內部審核責任主體：銷售部門負責人→法務部門→財務部門→分管領導（按審核權限依次流轉）操作內容：銷售部門初審：審核合同內容與業(yè)務意向是否一致（如產品型號、數(shù)量、價格、交付時間是否匹配洽談結果），保證客戶信息準確無誤；法務部門復審：重點審核合同條款合法性（如是否符合《民法典》等法律法規(guī)）、合規(guī)性（如是否存在格式條款爭議）、完整性（如是否明確違約責任、爭議解決方式、知識產權歸屬等），對風險條款提出修改建議；財務部門終審：審核合同中的財務條款（如付款方式、稅率、開票信息、回款周期、質保金比例等），評估企業(yè)資金風險及稅務處理合規(guī)性；分管領導審批：對重大合同（如金額超[具體金額標準，如50萬元]或合作期限超1年）進行最終審批，確認合同條款符合公司戰(zhàn)略及利益。輸出成果：各部門《合同審核意見表》（需審核人簽字確認），最終形成《銷售合同（審核通過版）》。（三）合同簽訂與生效責任主體：銷售經理（或授權簽約人）→法務部門（審核簽約主體資格）→客戶方操作內容：銷售經理攜帶《銷售合同（審核通過版）》及《授權委托書》（如需），與客戶方進行最終條款確認，保證雙方理解一致；按照公司《合同管理規(guī)定》，采用書面形式簽訂合同（一式[份數(shù)，如肆份]，雙方各執(zhí)[份數(shù)，如貳份]，剩余[份數(shù)，如貳份]存檔）；合同簽訂后，及時將原件提交至行政部（或檔案管理部門）歸檔，并將掃描件同步至銷售部門、財務部門共享。輸出成果：雙方簽字蓋章的《銷售合同》正式文本+《合同簽訂登記表》。（四）合同執(zhí)行過程記錄責任主體：銷售經理（主導執(zhí)行）→交付團隊（如倉儲、物流）→財務部門（回款跟蹤）操作內容：交付階段：按合同約定時間組織產品生產/備貨，協(xié)調物流發(fā)貨，記錄發(fā)貨單號、發(fā)貨日期、收貨人信息；客戶簽收后，獲取《簽收單》（或簽收回執(zhí)）并歸檔；驗收階段：提醒客戶按合同約定進行驗收（如數(shù)量、質量、規(guī)格等），記錄驗收日期、驗收結果（如合格/不合格），對不合格項協(xié)同相關部門制定整改方案；回款階段：財務部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點（如預付款、到貨款、質保金），開具發(fā)票并跟蹤回款；銷售經理定期與客戶對賬，記錄回款金額、回款日期、到賬賬戶；售后階段：質保期內，記錄客戶反饋的問題、處理過程及結果，保證質保義務履行完畢。輸出成果：《合同執(zhí)行記錄表》（含交付、驗收、回款、售后等環(huán)節(jié)的詳細信息）+相關支撐憑證（如簽收單、驗收單、發(fā)票、對賬單等）。（五）合同變更與終止責任主體：銷售經理→客戶方→法務部門→財務部門→分管領導操作內容：變更情形：因業(yè)務需求變化、客戶要求或不可抗力等需變更合同條款（如交付時間調整、產品數(shù)量增減、價格修訂等）；變更流程：銷售經理與客戶方協(xié)商一致后，擬定《合同變更協(xié)議》（需明確變更內容、生效日期、責任劃分等），按原合同審核流程進行內部審批，雙方簽字蓋章后生效；終止情形：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致終止、一方違約導致合同無法履行等；終止處理：銷售經理確認終止原因，清理未履行義務（如剩余貨物處理、未收回款項催收），雙方簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止后的責任劃分（如違約賠償、資料返還等）。輸出成果：《合同變更協(xié)議》或《合同終止協(xié)議》+相關溝通記錄（如郵件、函件等）。（六）合同歸檔與復盤責任主體：行政部（或檔案管理部門）→銷售部門→財務部門操作內容：歸檔整理：合同執(zhí)行完畢或終止后，銷售部門將合同正本、審核意見表、簽訂登記表、執(zhí)行記錄表、變更/終止協(xié)議、支撐憑證等材料整理成冊，移交至行政部；行政部按“一合同一檔”原則編號、登記、存放，保證資料完整、可查；復盤分析：銷售部門每季度對已執(zhí)行合同進行復盤，分析履約率、回款及時率、客戶滿意度等指標，總結風險點（如條款漏洞、客戶履約能力問題等），提出優(yōu)化建議，形成《合同執(zhí)行復盤報告》并反饋至管理層。輸出成果：合同檔案（電子+紙質）+《合同執(zhí)行復盤報告》。三、記錄表模板及填寫說明（一）銷售業(yè)務合同審核與執(zhí)行記錄表（模板）合同基本信息合同編號[示例：XY2024-X]合同名稱[示例：公司與公司產品銷售合同]簽訂日期_______年_月_日銷售方公司全稱：[本公司全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]地址：[地址]購買方客戶公司全稱：[客戶公司全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]地址：[地址]合同標的產品名稱：[產品名稱]；型號規(guī)格：[型號]合同金額人民幣（大寫）：____________________元整（小寫）：￥________元付款方式[示例：預30%到貨60%質保10%]交付時間_______年_月_日前履行期限_______年_月_日至_______年_月_日主要審核人及意見審核環(huán)節(jié)審核人（部門）銷售部門初審*[銷售經理]（銷售部）法務部門復審*[法務專員]（法務部）財務部門終審*[財務經理]（財務部）分管領導審批*[副總]（管理層）主要執(zhí)行記錄執(zhí)行階段執(zhí)行內容合同簽訂雙方簽署合同，獲取正本產品交付發(fā)貨[數(shù)量]臺，物流單號：SF客戶驗收驗收合格，出具驗收單收到首付款收到預付款30%，金額：￥__元收到尾款收到到貨款60%，金額：￥__元質保金到期質保金10%無異議返還合同變更/終止記錄（如有變更或終止，填寫此部分）變更/終止日期_______年_月_日變更/終止原因[示例：客戶要求交付時間延后15天]協(xié)議編號[示例：XY2024-X-BG]雙方確認簽字銷售方：____________________客戶方：____________________歸檔信息歸檔日期_______年_月_日歸檔人*[行政專員]檔案存放位置[示例：公司檔案室-銷售合同-2024年-第X盒]復盤報告摘要（可選，簡要總結執(zhí)行中的問題及改進建議）（二）模板填寫說明合同基本信息：需準確填寫雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼等主體信息，合同編號應按公司統(tǒng)一規(guī)則編制（如“年份+部門簡稱+流水號”）；審核記錄：審核人需簽字確認，審核意見應簡明扼要（如“同意”“需補充條款”），避免空缺；執(zhí)行記錄：按時間順序逐條記錄，執(zhí)行內容需具體（如“發(fā)貨數(shù)量、物流單號”），完成情況標注“已完成/進行中/未完成”，備注欄可關聯(lián)憑證編號（如發(fā)票號、簽收單號）以便追溯；變更/終止記錄：僅當合同發(fā)生變更或終止時填寫，需明確變更/終止原因及雙方確認結果，附協(xié)議編號；歸檔信息：歸檔人需確認檔案材料完整（含合同正本、審核意見、執(zhí)行記錄等），存放位置需清晰可查。四、關鍵風險控制點（一）合規(guī)性審核不可缺失合同簽訂前必須經過法務、財務部門審核，重點核查客戶主體資格（避免與無經營資質的主體簽約）、條款合法性（如“霸王條款”無效）、財務風險（如付款方式不合理導致回款滯后），嚴禁“先簽后審”或pass審核流程。（二）執(zhí)行記錄需及時完整從交付到回款的全環(huán)節(jié)均需實時記錄，保證“每一步有憑證、每一環(huán)可追溯”。例如客戶簽收后需在3個工作日內將《簽收單》提交至銷售部門；回款到賬后，財務部門需在1個工作日內同步更新《執(zhí)行記錄表》，避免信息滯后導致風險積壓。（三）變更管理需書面確認合同履行中如需變更，嚴禁僅通過口頭溝通或郵件達成一致，必須簽訂《合同變更協(xié)議》并經雙方蓋章生效。變更協(xié)議需明確“原合同條款與本協(xié)議不一致的，以本協(xié)議為準”，避免條款沖突引發(fā)爭議。（四）檔案管理需規(guī)范安全合同檔案（含正本、掃描件）需由行政部統(tǒng)一管理，設置借閱權限（如銷售