合同管理模板法律風險防控版一、適用范圍與核心價值本模板適用于企業(yè)法務部門、業(yè)務部門及管理層在日常合同管理中開展法律風險防控工作，涵蓋合同從立項、起草、審核、簽訂到履行、歸檔的全流程。通過標準化操作流程和關(guān)鍵風險節(jié)點把控，可有效降低合同簽訂及履行中的法律風險（如主體不適格、條款歧義、違約爭議等），保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理合規(guī)性與效率。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同立項與準備階段目標：明確合同需求，初步評估合作方資質(zhì)，保證合同必要性及可行性。需求提報業(yè)務部門根據(jù)項目或業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》，明確合作方基本信息、合同標的、履行期限、預算金額等核心內(nèi)容，部門負責人簽字確認后提交法務部門備案。示例：采購部門需采購一批辦公設備，需在申請表中注明“合作方：科技有限公司”“標的：辦公電腦50臺”“預算：25萬元”“履行期限：合同簽訂后15日內(nèi)交付”。合作方主體資格審查法務部門協(xié)同業(yè)務部門對合作方進行“三查三看”：查營業(yè)執(zhí)照：核實營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，注冊資本與經(jīng)營范圍是否匹配（如涉及特殊行業(yè)，需核查行業(yè)許可證）；查信用狀況：通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道查詢是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信記錄；查授權(quán)委托：若合作方由代理人簽署合同，需核查授權(quán)委托書是否載明具體授權(quán)范圍、授權(quán)期限及代理人身份信息，避免無權(quán)代理風險。風險提示：合作方為自然人時，需核查身份證原件及無失信記錄（如涉及大額合同，建議通過律師函核實身份信息）。（二）合同起草與審核階段目標：保證合同條款合法、明確、完整，覆蓋核心權(quán)利義務及風險防控點。合同起草優(yōu)先使用企業(yè)標準合同模板（如采購合同、銷售合同、服務合同等），無模板時參考行業(yè)通用范本，結(jié)合具體業(yè)務需求調(diào)整條款。核心條款必須包含：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號、地址、聯(lián)系方式）；合同標的（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等，需明確可量化）；質(zhì)量標準（需注明國家標準、行業(yè)標準或具體技術(shù)參數(shù)，避免“優(yōu)質(zhì)”“合格”等模糊表述）；價款及支付方式（金額、幣種、支付條件（如“驗收合格后30日內(nèi)”）、支付賬戶（需與企業(yè)營業(yè)執(zhí)照一致，避免個人賬戶）；履行期限（起始時間、截止時間，關(guān)鍵節(jié)點如交付、驗收時間需明確）；違約責任（明確違約情形、違約金計算方式（建議不超過實際損失的30%）、損失賠償范圍）；爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，或明確仲裁機構(gòu)名稱，如“市仲裁委員會”）；合同生效條件（如“雙方簽字蓋章后生效”）。合同審核流程業(yè)務部門初審：重點審核合同內(nèi)容是否與業(yè)務需求一致，標的、數(shù)量、價格等核心信息是否準確，履行能力是否匹配，簽字后提交法務部門。法務部門復審：合法性審核：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如“造成對方人身損害的免責條款”）；風險點審核：檢查是否存在“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”）、權(quán)利義務不對等、爭議解決方式不明等風險；文字表述審核：保證用詞準確、無歧義（如“定金”與“訂金”的區(qū)別，定金適用定金罰則，訂金可退還）。終審（重大合同）：對于標的金額超過100萬元、涉及重大合作或法律關(guān)系復雜的合同，需提交企業(yè)分管負責人或總經(jīng)理終審，保證決策審慎。審核反饋：法務部門需在3個工作日內(nèi)出具《合同審核意見表》，明確修改意見及法律依據(jù)，業(yè)務部門根據(jù)意見調(diào)整后重新提交審核，直至通過。（三）合同簽訂與簽署階段目標：保證合同簽署形式合法，簽字蓋章真實有效，避免后續(xù)效力爭議。文本最終確認審核通過后，業(yè)務部門與合作方確認合同最終文本，保證雙方持有內(nèi)容一致的文本（電子版與紙質(zhì)版需一致，避免“陰陽合同”）。簽署流程規(guī)范企業(yè)方簽署：法定代表人簽署：需提供法定代表人身份證明書及法定代表人身份證復印件；授權(quán)代表人簽署：需提供授權(quán)委托書（需加蓋企業(yè)公章及法定代表人簽字）、授權(quán)代表人身份證復印件，授權(quán)范圍需與合同內(nèi)容一致。合作方簽署：核驗合作方簽字人身份（如是法定代表人，需核對營業(yè)執(zhí)照及身份證；如是授權(quán)代表，需核對授權(quán)委托書及身份證）；保證合作方加蓋公章（公章需清晰，與營業(yè)執(zhí)照名稱一致，避免加蓋“部門章”或“財務章”）。合同份數(shù)與留存合同至少一式三份（企業(yè)留存一份、合作方留存一份、法務部門備案一份），涉及部門的合同需按要求增加份數(shù)；紙質(zhì)合同需在每頁加蓋“騎縫章”（合同金額較大或重要合同時），防止拆換頁風險。（四）合同履行與跟蹤階段目標：實時監(jiān)控合同履行情況，及時處理履行異常，防范違約風險。履行節(jié)點跟蹤業(yè)務部門作為合同履行主體，需建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款時間）的實際完成情況，定期（每周/每月）向法務部門反饋。示例：《合同履行跟蹤表》需包含“合同編號”“節(jié)點名稱”“計劃完成時間”“實際完成時間”“是否延遲”“責任部門”“備注”等字段。履行異常處理延遲履行：若合作方延遲交付或付款，業(yè)務部門需在發(fā)覺后1個工作日內(nèi)發(fā)送《履約催告函》（通過EMS郵寄并留存快遞底單），明確寬限期（如“3日內(nèi)履行，否則承擔違約責任”）；質(zhì)量瑕疵：若標的物質(zhì)量不符合約定，需在驗收期內(nèi)（或約定時間內(nèi)）書面通知合作方，拍照、錄像留存證據(jù)，要求其更換、修理或退貨，必要時委托第三方機構(gòu)出具質(zhì)量檢測報告；合作方違約：若合作方嚴重違約（如明確表示不履行合同義務），企業(yè)可依據(jù)《民法典》第577條主張解除合同，要求其賠償損失（包括直接損失和可得利益損失），必要時通過法律途徑解決。（五）合同歸檔與復盤階段目標：實現(xiàn)合同全生命周期管理，總結(jié)經(jīng)驗教訓，優(yōu)化后續(xù)合同管理流程。合同歸檔合同履行完畢或解除后，業(yè)務部門需在10個工作日內(nèi)將合同文本（含附件、補充協(xié)議、往來函件、付款憑證、驗收報告等全部資料）整理成冊，提交法務部門歸檔；歸檔資料需按“合同編號+名稱”分類存放，電子版至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版存入專用檔案柜，保存期限不少于合同履行期滿后5年（涉及訴訟、仲裁的，保存至案件終結(jié)）。復盤總結(jié)法務部門每季度組織合同管理復盤會，分析當季度合同簽訂及履行中的高頻風險點（如主體資格審查疏漏、條款約定模糊等），提出改進措施；對發(fā)生糾紛的合同，需形成《合同糾紛復盤報告》，分析原因（如審核不到位、履行跟蹤不及時）、處理結(jié)果及整改建議，更新至企業(yè)標準合同模板及管理流程。三、關(guān)鍵模板表格（一）《合同基本信息登記表》合同編號合同名稱合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號合同標的標的金額（元）履行期限簽訂日期業(yè)務部門負責人CG-2024-001辦公設備采購合同科技有限公司91110108辦公電腦50臺250,0002024年3月15日至2024年3月30日2024年3月10日采購部*明（二）《合同法律風險審核表》審核項目審核內(nèi)容審核意見（通過/不通過/修改）修改意見審核人審核日期主體資格營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，無失信記錄通過-*法務2024年3月11日質(zhì)量標準約定“符合國家標準”，未明確具體參數(shù)修改補充“GB/T9813-2016標準”*法務2024年3月11日違約責任約定“延遲交付按日萬分之三支付違約金”通過-*法務2024年3月11日（三）《合同履行跟蹤表》合同編號節(jié)點名稱（如交付）計劃完成時間實際完成時間是否延遲責任部門備注（如延遲原因）CG-2024-001設備交付2024年3月25日2024年3月28日是采購部合作方生產(chǎn)延期CG-2024-001驗收合格2024年3月30日2024年3月30日否采購部驗收報告編號：YZ2024001四、風險防控核心要點（一）主體資格：嚴防“假章”“假人”“假主體”合作方為企業(yè)時，必須核對營業(yè)執(zhí)照原件（復印件需加蓋公章留存），核實經(jīng)營范圍與合同標的匹配度（如建筑合同需對方具備相應施工資質(zhì)）；合作方為個人時，需核驗身份證原件，留存復印件，并通過人臉識別、視頻通話等方式確認身份真實性，避免冒名簽署。（二）條款表述：拒絕“模糊”“歧義”“不公平”定金與訂金需區(qū)分：定金具有擔保性質(zhì)，適用“定金罰則”（給付方違約無權(quán)要求返還，接收方違約需雙倍返還）；訂金僅具預付款性質(zhì)，違約時可退還；違約金約定需合理：過高（超過實際損失30%）可能被法院調(diào)減，過低（不足以彌補損失）則失去約束作用，建議參考行業(yè)慣例及實際損失預期；爭議解決方式優(yōu)先明確：避免約定“由雙方協(xié)商解決”（協(xié)商無果仍需通過訴訟/仲裁），優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或熟悉行業(yè)的仲裁機構(gòu)。（三）履行過程：做到“全程留痕”“權(quán)責對等”所有溝通（如催告、質(zhì)量異議）需通過書面形式（郵件、函件）進行，避免口頭承諾（郵件需注明“合同履行相關(guān)”，并保留發(fā)送及接收記錄）；付款前需確認收款賬戶是否與合同約定一致（企業(yè)賬戶需對公賬戶，避免個人賬戶），大額付款建議通過銀行轉(zhuǎn)賬并備注“合同款項”；驗收時需制作書面驗收報告，雙方簽字蓋章