2026年紙業(yè)公司董事會(huì)工作流程與決策制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司董事會(huì)的工作流程，保障董事會(huì)依法、高效、科學(xué)行使職權(quán)，確保公司決策符合股東利益和戰(zhàn)略發(fā)展需求，維護(hù)公司及全體股東的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)證券法》及公司《章程》等相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司董事會(huì)的各項(xiàng)工作，包括董事會(huì)會(huì)議的召集與召開、議題審議、決策制定、決議執(zhí)行與監(jiān)督等環(huán)節(jié)，同時(shí)適用于董事會(huì)成員、董事會(huì)秘書及相關(guān)配合部門的工作開展。第三條基本原則（一）合法合規(guī)原則：董事會(huì)所有工作及決策需嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、監(jiān)管要求及公司《章程》，確保決策程序和內(nèi)容合法有效。（二）民主決策原則：董事會(huì)審議議題時(shí)，應(yīng)充分保障每位董事的知情權(quán)、話語權(quán)，鼓勵(lì)董事發(fā)表獨(dú)立意見，通過充分討論形成科學(xué)決策。（三）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確董事會(huì)及董事的職責(zé)權(quán)限，董事會(huì)決策后，相關(guān)執(zhí)行部門需承擔(dān)落實(shí)責(zé)任，董事需對(duì)自身表決意見負(fù)責(zé)。（四）高效務(wù)實(shí)原則：優(yōu)化董事會(huì)工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保會(huì)議召集、議題審議、決議執(zhí)行高效推進(jìn)，避免拖延。第二章董事會(huì)職責(zé)與權(quán)限第四條董事會(huì)核心職責(zé)（一）執(zhí)行股東會(huì)決議，向股東會(huì)報(bào)告工作，定期反饋公司經(jīng)營(yíng)管理情況及戰(zhàn)略落地進(jìn)展。（二）制定公司的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和投資方案，審議公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案，確保公司資源合理配置。（三）制定公司的利潤(rùn)分配方案和彌補(bǔ)虧損方案，保障股東分紅權(quán)益，維護(hù)公司財(cái)務(wù)健康。（四）審議公司增加或減少注冊(cè)資本、發(fā)行債券或其他證券及上市方案，決定公司重大融資事項(xiàng)。（五）審議公司合并、分立、解散、清算或變更公司形式的方案，把控公司重大組織架構(gòu)調(diào)整。（六）決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，聘任或解聘公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等高級(jí)管理人員，并決定其薪酬事項(xiàng)。（七）制定公司的基本管理制度，審批公司重要規(guī)章制度，規(guī)范公司內(nèi)部管理流程。（八）審議公司重大關(guān)聯(lián)交易、重大對(duì)外擔(dān)保、重大資產(chǎn)處置等事項(xiàng)，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。第五條職責(zé)權(quán)限劃分（一）需提交股東會(huì)審議的事項(xiàng)：公司增減注冊(cè)資本、發(fā)行證券、合并分立、解散清算、修改章程等法定需股東會(huì)決策的事項(xiàng)，董事會(huì)需先審議通過后，再提交股東會(huì)表決。（二）董事會(huì)自主決策事項(xiàng)：公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、投資方案（未達(dá)股東會(huì)審批標(biāo)準(zhǔn)的）、年度財(cái)務(wù)預(yù)算決算（除需股東會(huì)審批的）、內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、高管聘任解聘及薪酬、重大關(guān)聯(lián)交易（符合董事會(huì)審批權(quán)限的）等，由董事會(huì)直接決策。（三）授權(quán)決策事項(xiàng)：對(duì)于部分金額較小、影響范圍較窄的事項(xiàng)，董事會(huì)可通過決議授權(quán)總經(jīng)理或相關(guān)管理層決策，但需明確授權(quán)范圍、期限及反饋機(jī)制，授權(quán)事項(xiàng)不得超出董事會(huì)自身職權(quán)范圍。第三章董事會(huì)會(huì)議組織流程第六條會(huì)議類型（一）定期會(huì)議：董事會(huì)定期會(huì)議每年召開2次，分別于公司年度報(bào)告披露前（次年3月底前）和半年度報(bào)告披露前（當(dāng)年8月底前）召開，主要審議公司年度、半年度經(jīng)營(yíng)情況報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算決算、利潤(rùn)分配等常規(guī)議題。（二）臨時(shí)會(huì)議：當(dāng)出現(xiàn)以下情況之一時(shí)，需召開董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議：1.代表1/10以上表決權(quán)的股東提議；2.1/3以上董事提議；3.監(jiān)事會(huì)提議；4.總經(jīng)理提議；5.公司《章程》或相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。臨時(shí)會(huì)議需在提議事項(xiàng)出現(xiàn)后10個(gè)工作日內(nèi)組織召開。第七條會(huì)議召集與通知（一）召集主體：董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)召集并主持；董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)的，由副董事長(zhǎng)召集并主持；副董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集并主持。（二）通知流程：會(huì)議召集人需在會(huì)議召開前15日（定期會(huì)議）或5日（臨時(shí)會(huì)議），通過書面、郵件或公司內(nèi)部指定辦公系統(tǒng)，向全體董事、監(jiān)事及列席人員（如總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等）發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容需包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（線下會(huì)議地址或線上會(huì)議鏈接/方式）、會(huì)議議題、議題相關(guān)資料及聯(lián)系人信息。（三）資料準(zhǔn)備：董事會(huì)秘書需協(xié)助召集人，在會(huì)議通知發(fā)出前，收集各議題的相關(guān)資料（如經(jīng)營(yíng)報(bào)告、方案草案、法律意見等），確保資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，供董事提前審閱。資料需與會(huì)議通知同步送達(dá)參會(huì)人員，復(fù)雜議題的資料需提前3個(gè)工作日補(bǔ)充說明。第八條會(huì)議召開與參會(huì)要求（一）召開方式：董事會(huì)會(huì)議可采用線下會(huì)議、線上會(huì)議或線上線下結(jié)合的方式召開。線上會(huì)議需確保參會(huì)人員身份可核實(shí)、溝通可順暢進(jìn)行，會(huì)議過程需全程記錄。（二）參會(huì)人數(shù)：董事會(huì)會(huì)議應(yīng)有過半數(shù)的董事出席方可舉行。董事因特殊情況不能出席的，可書面委托其他董事代為出席，委托書中需明確委托事項(xiàng)、表決意見及委托期限，一名董事最多接受2名其他董事的委托。（三）列席人員：公司監(jiān)事、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等可列席董事會(huì)會(huì)議，列席人員可就相關(guān)議題發(fā)表意見，但無表決權(quán)。如需其他人員列席（如外部顧問、部門負(fù)責(zé)人），需經(jīng)會(huì)議召集人同意。第九條會(huì)議審議與表決（一）議題審議：會(huì)議按通知中的議題順序逐項(xiàng)審議，由議題提交部門負(fù)責(zé)人（或指定代表）對(duì)議題內(nèi)容、背景、方案細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，董事可就議題提出疑問，相關(guān)人員需現(xiàn)場(chǎng)解答。審議過程中，董事可充分發(fā)表獨(dú)立意見，召集人需保障每位董事的發(fā)言權(quán)利，避免議題未經(jīng)充分討論即進(jìn)入表決環(huán)節(jié)。（二）表決方式：董事會(huì)決議采用記名投票或書面表決的方式進(jìn)行，每位董事需明確表示同意、反對(duì)或棄權(quán)，不得投棄權(quán)票以外的模糊意見。對(duì)關(guān)聯(lián)交易等特殊議題，關(guān)聯(lián)董事需回避表決，不得參與該議題的審議和投票，該議題由非關(guān)聯(lián)董事過半數(shù)通過方可生效。（三）表決結(jié)果：普通議題需經(jīng)全體董事過半數(shù)同意方可通過；重大議題（如高管聘任、重大投資、關(guān)聯(lián)交易等）需經(jīng)全體董事2/3以上同意方可通過，具體重大議題范圍以公司《章程》為準(zhǔn)。表決結(jié)果由董事會(huì)秘書當(dāng)場(chǎng)宣布，全體參會(huì)董事需在表決記錄上簽字確認(rèn)。第十條會(huì)議記錄與決議歸檔（一）會(huì)議記錄：董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)組織會(huì)議記錄工作，記錄內(nèi)容需包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題審議過程、董事發(fā)言要點(diǎn)、表決結(jié)果及決議內(nèi)容。會(huì)議記錄需在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)整理完成，經(jīng)召集人審核后，發(fā)送全體董事確認(rèn)，董事需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，無異議的需簽字確認(rèn)。（二）決議歸檔：董事會(huì)秘書需將會(huì)議記錄、表決票、委托文件、議題資料及決議文件等，整理成冊(cè)，歸入公司檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于10年。同時(shí)，需將決議內(nèi)容按相關(guān)規(guī)定，及時(shí)向股東會(huì)報(bào)告（如需）或在公司指定信息披露平臺(tái)公示（如為上市公司）。第四章董事會(huì)決策執(zhí)行與監(jiān)督第十一條決策執(zhí)行流程（一）任務(wù)分解：董事會(huì)決議通過后，董事會(huì)秘書需在1個(gè)工作日內(nèi)，將決議內(nèi)容拆解為具體任務(wù)，明確執(zhí)行部門、責(zé)任人及完成期限，形成《決策執(zhí)行任務(wù)單》，發(fā)送至相關(guān)部門。（二）執(zhí)行推進(jìn)：執(zhí)行部門需按照《決策執(zhí)行任務(wù)單》要求，制定具體執(zhí)行方案，在規(guī)定期限內(nèi)推進(jìn)任務(wù)落實(shí)。執(zhí)行過程中遇到困難或需調(diào)整方案的，需在問題出現(xiàn)后2個(gè)工作日內(nèi)，向董事會(huì)秘書提交書面說明，由董事會(huì)秘書協(xié)調(diào)解決或提請(qǐng)召開臨時(shí)董事會(huì)審議調(diào)整方案。（三）進(jìn)度反饋：執(zhí)行部門需每周向董事會(huì)秘書反饋一次任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，重要節(jié)點(diǎn)（如完成50%、80%）需提交階段性報(bào)告。任務(wù)完成后，需在3個(gè)工作日內(nèi)提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告，附相關(guān)證明材料（如合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收文件等）。第十二條監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督：監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)董事會(huì)決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期（每月或每季度）檢查《決策執(zhí)行任務(wù)單》的落實(shí)情況，對(duì)未按計(jì)劃執(zhí)行的部門，需要求其說明原因，并督促整改；發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中存在違規(guī)行為的，需及時(shí)向股東會(huì)或董事會(huì)報(bào)告。（二）董事監(jiān)督：董事可通過詢問執(zhí)行部門、查閱執(zhí)行報(bào)告、實(shí)地調(diào)研等方式，了解決策執(zhí)行情況，對(duì)執(zhí)行中的問題可直接向董事會(huì)秘書或召集人提出，要求相關(guān)部門整改。（三）定期匯報(bào)：董事會(huì)秘書需在下次董事會(huì)會(huì)議上，匯報(bào)上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況，包括已完成任務(wù)、未完成原因、整改措施及后續(xù)計(jì)劃，供董事審議評(píng)估。第十三條決策調(diào)整與糾錯(cuò)（一）調(diào)整情形：當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可對(duì)已通過的董事會(huì)決策進(jìn)行調(diào)整：1.外部環(huán)境發(fā)生重大變化（如政策調(diào)整、市場(chǎng)突變），導(dǎo)致原決策無法執(zhí)行或執(zhí)行后將造成重大損失；2.決策執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)方案存在重大缺陷或錯(cuò)誤；3.股東會(huì)對(duì)董事會(huì)決策提出調(diào)整要求。（二）調(diào)整流程：需調(diào)整決策時(shí)，由執(zhí)行部門或董事會(huì)秘書向召集人提出申請(qǐng)，提交調(diào)整方案及相關(guān)依據(jù)，召集人審核后，決定是否召開臨時(shí)董事會(huì)審議調(diào)整事項(xiàng)。調(diào)整決議需按原決策的表決程序通過，方可生效。（三）糾錯(cuò)機(jī)制：若因決策失誤導(dǎo)致公司損失，需按“權(quán)責(zé)對(duì)等”原則，調(diào)查相關(guān)董事的責(zé)任：對(duì)于因未充分審閱資料、未發(fā)表合理意見導(dǎo)致失誤的董事，需進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)批評(píng)；對(duì)于存在故意或重大過失的董事，需按公司《章程》及相關(guān)規(guī)定，追究其賠償責(zé)任或提請(qǐng)股東會(huì)罷免其董事職務(wù)。第五章董事會(huì)秘書工作職責(zé)第十四條日常工作職責(zé)（一）協(xié)助董事會(huì)制定年度工作計(jì)劃，跟蹤計(jì)劃落實(shí)情況，定期向董事長(zhǎng)匯報(bào)工作進(jìn)展。（二）負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作，包括會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄、決議歸檔等全流程事務(wù)。（三）維護(hù)董事溝通渠道，及時(shí)向董事傳遞公司經(jīng)營(yíng)信息、監(jiān)管政策及其他重要事項(xiàng)，保障董事知情權(quán)。（四）協(xié)助董事履行職責(zé)，為董事提供必要的支持（如法律、財(cái)務(wù)咨詢對(duì)接），確保董事能夠正常參與董事會(huì)工作。第十五條信息披露與合規(guī)職責(zé)（一）若公司為上市公司或需履行信息披露義務(wù)，董事會(huì)秘書需按監(jiān)管要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地披露董事會(huì)決議及其他重大信息，確保信息披露合規(guī)。（二）跟蹤國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及監(jiān)管政策的變化，及時(shí)向董事會(huì)提示合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)助董事會(huì)修訂相關(guān)制度，確保董事會(huì)工作符合最新合規(guī)要求。（三）負(fù)責(zé)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)