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2026年紙業(yè)公司采購付款審核管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司采購付款審核流程,確保采購付款真實(shí)、合法、合規(guī),防范虛假付款、超額付款等風(fēng)險(xiǎn),保障公司資金安全與合理使用,結(jié)合紙業(yè)公司采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)(涉及原材料、生產(chǎn)設(shè)備、倉儲(chǔ)物資等多類采購),依據(jù)《中華人民共和國合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī),制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及下屬分支機(jī)構(gòu)所有采購業(yè)務(wù)的付款審核工作,涵蓋原材料采購(如廢紙、木漿、化工助劑)、生產(chǎn)設(shè)備及配件采購、辦公物資采購、倉儲(chǔ)物流服務(wù)采購、維修服務(wù)采購等各類需支付款項(xiàng)的采購項(xiàng)目。第三條審核原則合規(guī)性原則:采購付款需符合國家法律法規(guī)、公司財(cái)務(wù)制度及采購合同約定,嚴(yán)禁無合同、無合規(guī)憑證付款。真實(shí)性原則:付款申請(qǐng)需基于真實(shí)采購業(yè)務(wù),所附資料需如實(shí)反映采購數(shù)量、金額、履約情況,杜絕虛構(gòu)采購付款。準(zhǔn)確性原則:付款金額、收款方信息、付款方式需準(zhǔn)確無誤,與采購合同、驗(yàn)收憑證等資料一致。及時(shí)性原則:在符合審核要求的前提下,及時(shí)完成付款審核與款項(xiàng)支付,保障供應(yīng)商合作關(guān)系,避免違約風(fēng)險(xiǎn)。第二章審核職責(zé)分工第四條采購部門職責(zé)作為采購付款申請(qǐng)的發(fā)起部門,負(fù)責(zé)收集整理采購付款所需資料(如采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票);填寫《采購付款申請(qǐng)單》,準(zhǔn)確注明采購項(xiàng)目、合同編號(hào)、付款金額、收款方信息、付款事由;確保申請(qǐng)資料真實(shí)完整,與采購實(shí)際情況一致;配合審核部門補(bǔ)充說明采購業(yè)務(wù)細(xì)節(jié),跟進(jìn)付款審核進(jìn)度。第五條倉儲(chǔ)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物類采購(如原材料、設(shè)備、辦公物資)進(jìn)行驗(yàn)收,出具《采購驗(yàn)收單》,注明驗(yàn)收日期、采購項(xiàng)目名稱、數(shù)量、質(zhì)量是否合格、驗(yàn)收人簽字等信息;對(duì)驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目,及時(shí)反饋采購部門,不得出具虛假驗(yàn)收單;配合審核部門核查驗(yàn)收情況,確認(rèn)貨物實(shí)際入庫。第六條財(cái)務(wù)部門職責(zé)作為采購付款審核的核心部門,負(fù)責(zé)審核采購付款資料的完整性、合規(guī)性與準(zhǔn)確性;查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)渭昂弦?guī)性(如發(fā)票抬頭、稅率、金額是否正確);核對(duì)采購合同約定的付款條款(如付款比例、付款時(shí)間)與付款申請(qǐng)是否一致;核查公司賬戶資金情況,確保付款金額在預(yù)算范圍內(nèi);對(duì)審核通過的付款申請(qǐng),安排款項(xiàng)支付并留存支付憑證;對(duì)審核不通過的,明確告知原因并指導(dǎo)整改。第七條法務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購合同的合法性與合規(guī)性,重點(diǎn)檢查合同條款是否完整(如付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式)、權(quán)利義務(wù)是否明確;對(duì)涉及大額采購(單次付款超10萬元)或特殊采購(如進(jìn)口設(shè)備采購)的合同,出具合規(guī)意見;配合財(cái)務(wù)部門核查付款過程中涉及的合同爭(zhēng)議問題。第八條管理層職責(zé)負(fù)責(zé)審批大額采購付款申請(qǐng)(單次付款超20萬元需總經(jīng)理審批,5萬-20萬元需部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批);定期審閱采購付款審核報(bào)告,關(guān)注付款異常情況(如頻繁超合同付款、長(zhǎng)期逾期付款);協(xié)調(diào)解決跨部門采購付款審核爭(zhēng)議,確保審核流程順暢。第三章采購付款審核資料要求第九條通用資料要求所有采購付款申請(qǐng)需提交以下基礎(chǔ)資料,資料缺失或不符合要求的,不予受理:《采購付款申請(qǐng)單》:需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、付款類型(如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款)、付款金額(大小寫一致)、收款方全稱、銀行賬號(hào)、開戶銀行、付款事由等信息。采購合同:需為雙方簽字蓋章的正式合同,明確采購標(biāo)的、數(shù)量、單價(jià)、總金額、付款條款(如預(yù)付款比例不超30%、貨到驗(yàn)收后付60%、質(zhì)保期滿付10%)、履約期限等內(nèi)容;無書面合同的小額采購(單次金額不超2000元),需提供采購訂單(經(jīng)雙方確認(rèn))或供應(yīng)商報(bào)價(jià)單。發(fā)票:需為合規(guī)發(fā)票(增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票),發(fā)票抬頭與公司全稱一致,納稅人識(shí)別號(hào)準(zhǔn)確,貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱與采購項(xiàng)目一致,金額與合同約定或?qū)嶋H采購金額相符,發(fā)票需加蓋銷售方發(fā)票專用章;電子發(fā)票需為官方可查驗(yàn)版本,不得篡改或截圖拼接。第十條不同付款類型專項(xiàng)資料要求預(yù)付款審核資料:除通用資料外,需提交《預(yù)付款申請(qǐng)說明》,注明預(yù)付款必要性(如為鎖定原材料價(jià)格、供應(yīng)商要求預(yù)付生產(chǎn)定金),并承諾后續(xù)按合同約定提供驗(yàn)收憑證;預(yù)付款金額不得超合同總金額的30%(特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批,超50%需提供供應(yīng)商履約擔(dān)保證明)。進(jìn)度款審核資料:需額外提供《采購進(jìn)度確認(rèn)單》,由采購部門、倉儲(chǔ)部門(實(shí)物類采購)或使用部門(服務(wù)類采購)共同簽字確認(rèn),注明已完成的采購進(jìn)度(如原材料已到貨50%、設(shè)備安裝完成80%),進(jìn)度款金額需與已完成進(jìn)度匹配,不得超合同約定的進(jìn)度款比例。尾款(含質(zhì)保金)審核資料:實(shí)物類采購需提供《采購驗(yàn)收單》(倉儲(chǔ)部門驗(yàn)收合格簽字)、《質(zhì)保期確認(rèn)單》(使用部門確認(rèn)質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題);服務(wù)類采購需提供《服務(wù)驗(yàn)收單》(使用部門確認(rèn)服務(wù)完成且符合要求);尾款金額需與合同約定的尾款比例一致,無質(zhì)量問題或爭(zhēng)議方可申請(qǐng)支付。小額采購(單次金額不超2000元)付款資料:可簡(jiǎn)化提供《采購付款申請(qǐng)單》、發(fā)票、采購驗(yàn)收單(或領(lǐng)用記錄),無需提供正式合同,但需注明采購用途(如車間辦公用品、設(shè)備小額配件)。第四章采購付款審核流程第十一條采購部門發(fā)起申請(qǐng)采購人員完成采購業(yè)務(wù)后,按本制度第三章要求整理審核資料,填寫《采購付款申請(qǐng)單》,經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,在付款期限前5個(gè)工作日提交至倉儲(chǔ)部門(實(shí)物類采購)或使用部門(服務(wù)類采購)進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)。第十二條驗(yàn)收/使用部門確認(rèn)倉儲(chǔ)部門(或使用部門)在收到資料后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收確認(rèn):實(shí)物類采購:核對(duì)貨物數(shù)量、質(zhì)量是否與合同一致,驗(yàn)收合格的,出具《采購驗(yàn)收單》并簽字;驗(yàn)收不合格的,注明問題(如原材料雜質(zhì)超標(biāo)、設(shè)備功能缺失),反饋采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理,暫不提交付款申請(qǐng)。服務(wù)類采購:確認(rèn)服務(wù)是否按合同約定完成(如物流運(yùn)輸按時(shí)送達(dá)、設(shè)備維修后正常運(yùn)行),服務(wù)合格的,出具《服務(wù)驗(yàn)收單》;不合格的,要求供應(yīng)商整改,整改合格后再確認(rèn)。第十三條財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)驗(yàn)收確認(rèn)的資料后,在5個(gè)工作日內(nèi)完成以下審核工作:資料完整性審核:檢查是否提交所有要求的資料,資料簽字蓋章是否齊全,信息是否完整(如收款方銀行賬號(hào)是否準(zhǔn)確)。合規(guī)性審核:查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^稅務(wù)系統(tǒng)查詢),核對(duì)合同付款條款與付款申請(qǐng)是否一致(如進(jìn)度款是否超約定比例),確認(rèn)付款金額在年度采購預(yù)算范圍內(nèi)。準(zhǔn)確性審核:核對(duì)發(fā)票金額、合同金額、驗(yàn)收單數(shù)量與付款申請(qǐng)金額是否匹配(如原材料采購發(fā)票金額=驗(yàn)收數(shù)量×合同單價(jià)),收款方信息是否與合同約定一致,避免付錯(cuò)賬號(hào)。審核通過的,財(cái)務(wù)審核人員簽字確認(rèn),按付款金額分級(jí)提交管理層審批;審核不通過的,出具《采購付款審核意見單》,注明問題(如發(fā)票虛假、驗(yàn)收單未簽字),退回報(bào)購部門整改,整改后重新提交審核。第十四條管理層審批管理層按付款金額分級(jí)審批:?jiǎn)未胃犊罱痤~不超5萬元:由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。單次付款金額5萬-20萬元:由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批,需查閱采購合同與驗(yàn)收資料,確認(rèn)付款合理性。單次付款金額超20萬元:由總經(jīng)理審批,必要時(shí)召集采購、財(cái)務(wù)、法務(wù)部門召開專項(xiàng)會(huì)議,審核付款風(fēng)險(xiǎn)(如大額尾款支付前確認(rèn)無質(zhì)量爭(zhēng)議)。審批通過的,管理層簽字確認(rèn);審批不通過的,退回財(cái)務(wù)部門重新核查,或要求采購部門補(bǔ)充說明。第十五條款項(xiàng)支付財(cái)務(wù)部門收到管理層審批通過的資料后,在3個(gè)工作日內(nèi)安排款項(xiàng)支付:優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式,按《采購付款申請(qǐng)單》注明的收款方信息轉(zhuǎn)賬,轉(zhuǎn)賬后獲取銀行回單,作為付款憑證存檔。特殊情況需現(xiàn)金支付的(如小額采購超2000元但供應(yīng)商無銀行賬戶),需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批,領(lǐng)取現(xiàn)金時(shí)需供應(yīng)商出具收款收據(jù)(加蓋公章)。付款后1個(gè)工作日內(nèi),財(cái)務(wù)部門將付款結(jié)果反饋采購部門,采購部門及時(shí)告知供應(yīng)商,確認(rèn)款項(xiàng)到賬。第十六條特殊情況處理緊急付款(如原材料短缺需緊急采購付款避免停產(chǎn)):可簡(jiǎn)化審核流程,采購部門提交《緊急采購付款申請(qǐng)》,經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,財(cái)務(wù)部門開通“緊急通道”,先付款后在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全審核資料。超合同付款:需提交《超合同付款說明》,注明超支原因(如原材料市場(chǎng)價(jià)格上漲、增加采購數(shù)量),附供應(yīng)商補(bǔ)充報(bào)價(jià)單或雙方簽署的補(bǔ)充協(xié)議,經(jīng)總經(jīng)理審批后方可審核付款,超支金額不得超原合同總金額的10%。付款賬號(hào)變更:需提供供應(yīng)商出具的《賬號(hào)變更說明》(加蓋公章),注明原賬號(hào)、新賬號(hào)及變更原因,財(cái)務(wù)部門核對(duì)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照等資料確認(rèn)身份后,按新賬號(hào)付款。第五章違規(guī)處理第十七條輕微違規(guī)處理采購部門提交的付款資料存在輕微問題(如《采購付款申請(qǐng)單》錯(cuò)別字、發(fā)票備注信息缺失),經(jīng)財(cái)務(wù)部門提醒后及時(shí)整改,未造成影響的,不予處罰,但需記錄在部門采購付款信用檔案中,年度內(nèi)累計(jì)3次的,扣減部門當(dāng)月績(jī)效分5分。第十八條一般違規(guī)處理采購部門提供虛假資料(如偽造驗(yàn)收單、篡改發(fā)票金額)申請(qǐng)付款,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),立即暫停付款流程,要求退回已付款項(xiàng)(若已支付);扣減采購部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的20%,取消當(dāng)年“優(yōu)秀員工”評(píng)選資格。審核人員未按制度標(biāo)準(zhǔn)審核(如未查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)螌?dǎo)致虛假發(fā)票通過審核、超權(quán)限審批付款),初次發(fā)現(xiàn)的,給予警告處分;年度內(nèi)累計(jì)2次的,扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的15%;造成公司經(jīng)濟(jì)損失(如付錯(cuò)款無法追回)的,承擔(dān)損失金額的10%-30%賠償責(zé)任。第十九條嚴(yán)重違規(guī)處理采購人員與供應(yīng)商串通,虛構(gòu)采購業(yè)務(wù)申請(qǐng)付款(如偽造合同套取公司資金),或單次超合同付款金額超1萬元且無合理理由的,立即解除勞動(dòng)合同,要求返還違規(guī)款項(xiàng);涉嫌違法犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)處理。審核人員與采購人員串通,故意通過違規(guī)付款審核,侵占公司資金的,解除勞動(dòng)合同,沒收違法所得,承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)損失;涉嫌犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)。因?qū)徍耸杪?dǎo)致大額付款錯(cuò)誤(超5萬元)且無法追回的,追究財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及審核人員責(zé)任,扣減當(dāng)月全額績(jī)效獎(jiǎng)金,必要時(shí)調(diào)整崗位。第六章附則第二十條制度更新本制度根據(jù)國家法律法規(guī)變化、公司采購業(yè)務(wù)調(diào)整(如新增進(jìn)口原材料采購)及審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題,每年度修訂1
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