采購管理標(biāo)準(zhǔn)化流程及審批模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)公司）的采購管理部門、行政部、項(xiàng)目部等，用于規(guī)范日常采購、項(xiàng)目采購、緊急采購等各類采購活動的全流程管理。具體應(yīng)用場景包括：日常運(yùn)營采購：如辦公用品、耗材、低值易耗品的補(bǔ)充采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如研發(fā)項(xiàng)目所需設(shè)備、原材料、技術(shù)服務(wù)等采購；固定資產(chǎn)采購：如電腦、machinery、辦公家具等大額資產(chǎn)采購；緊急采購：因生產(chǎn)、運(yùn)營突發(fā)需求需快速響應(yīng)的采購（如設(shè)備故障維修備件）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購管理流程遵循“需求驅(qū)動、預(yù)算管控、合規(guī)優(yōu)先、效率提升”原則，分為需求發(fā)起與審批→供應(yīng)商尋源與確定→采購訂單執(zhí)行→到貨驗(yàn)收與確認(rèn)→付款申請與審批五大核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)操作步驟及責(zé)任主體明確（一）需求發(fā)起與審批：明確需求，控制預(yù)算目標(biāo)：保證采購需求真實(shí)、合理，且符合預(yù)算管控要求。操作步驟：需求提報申請人（部門負(fù)責(zé)人或指定人員）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》（模板見“三、配套模板工具清單”），詳細(xì)注明：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價及總價；采購原因、用途（如“研發(fā)項(xiàng)目X需采購實(shí)驗(yàn)設(shè)備”“行政部辦公用A4紙補(bǔ)充”）；期望到貨日期（非緊急采購需預(yù)留合理尋源時間）。申請人需對需求的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，必要時附《需求說明書》（如設(shè)備采購需附技術(shù)參數(shù)要求）。部門初審申請人將《采購申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人*審批，部門負(fù)責(zé)人需審核：需求是否符合部門年度工作計劃/項(xiàng)目預(yù)算；數(shù)量、規(guī)格是否合理（避免過度采購）；是否存在替代方案（如現(xiàn)有設(shè)備維修是否比采購新設(shè)備更經(jīng)濟(jì)）。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在《采購申請表》“部門審批”欄簽字；若不通過，需注明原因并退回申請人調(diào)整。預(yù)算復(fù)核《采購申請表》流轉(zhuǎn)至財務(wù)部*，財務(wù)專員復(fù)核：采購項(xiàng)目是否納入年度/月度預(yù)算（未納入預(yù)算的需說明理由，如“突發(fā)緊急維修”）；預(yù)估總價是否超預(yù)算（超預(yù)算需啟動“預(yù)算外采購審批流程”，詳見“四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)”）；資金來源是否明確（如“運(yùn)營資金”“項(xiàng)目專項(xiàng)資金”）。復(fù)核通過后，財務(wù)專員在“預(yù)算復(fù)核”欄簽字；若不通過，退回申請人或部門調(diào)整。分級審批根據(jù)采購金額及重要性，審批權(quán)限分級如下（示例，企業(yè)可自行調(diào)整）：小額采購（≤5000元）：采購經(jīng)理*審批；中額采購（5000元~5萬元）：采購經(jīng)理審核后，分管副總審批；大額采購（＞5萬元）：分管副總審核后，總經(jīng)理審批；戰(zhàn)略采購/單筆超50萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批通過后，在《采購申請表》“最終審批”欄簽字，流程流轉(zhuǎn)至采購部執(zhí)行；若不通過，由采購部通知申請人并說明原因。（二）供應(yīng)商尋源與確定：公平公正，質(zhì)優(yōu)價廉目標(biāo)：通過合規(guī)方式篩選合格供應(yīng)商，保證采購物品/服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)、價格合理。操作步驟：供應(yīng)商信息收集采購專員根據(jù)《采購申請表》需求，通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：合格供應(yīng)商庫：優(yōu)先從企業(yè)已備案的合格供應(yīng)商中選擇（定期更新供應(yīng)商庫，每半年評估一次）；公開渠道：行業(yè)展會、招標(biāo)平臺、官方供應(yīng)商名錄（如“中國采購網(wǎng)”）；推薦渠道：其他部門推薦需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明，并由采購部核實(shí)。供應(yīng)商資質(zhì)審核對候選供應(yīng)商，采購部需審核以下資質(zhì)（復(fù)印件需加蓋公章存檔）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（三證合一的只需營業(yè)執(zhí)照）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品采購需《食品經(jīng)營許可證》，設(shè)備采購需3C認(rèn)證）；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、過往合作業(yè)績（提供合同關(guān)鍵頁）；財務(wù)狀況（近1年財務(wù)報表或銀行資信證明）。資質(zhì)不合格供應(yīng)商直接剔除，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（模板見“三、配套模板工具清單”）。詢價/招標(biāo)根據(jù)采購金額選擇方式：小額采購（≤1萬元）：至少向3家合格供應(yīng)商詢價，填寫《詢價記錄表》（記錄供應(yīng)商名稱、報價、交期、質(zhì)保條款），選擇性價比最高的供應(yīng)商；中額采購（1萬10萬元）：采用邀請招標(biāo)方式，向35家合格供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)文件（含技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)），組織評標(biāo)小組（由采購部、使用部門、財務(wù)部組成）打分，綜合評分（價格占40%、質(zhì)量占30%、交期占20%、服務(wù)占10%）最高者為中標(biāo)候選；大額采購（＞10萬元）：公開招標(biāo)（通過指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告），遵循“公開、公平、公正”原則，評標(biāo)結(jié)果需公示3個工作日。供應(yīng)商確定與合同簽訂采購部將中標(biāo)候選結(jié)果反饋給使用部門確認(rèn)，確認(rèn)后簽訂《采購合同》（模板見“三、配套模板工具清單”），合同需明確：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、質(zhì)保期（如“設(shè)備質(zhì)保1年，終身維修”）；交貨時間、地點(diǎn)、方式（如“2024年X月X日前送至廠區(qū)，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)”）；付款方式、違約責(zé)任（如“逾期交貨每日按合同總額0.5%支付違約金”）。合同需由采購經(jīng)理*、法務(wù)部（若設(shè)）、總經(jīng)理簽字蓋章，供應(yīng)商蓋章后生效。（三）采購訂單執(zhí)行：跟蹤進(jìn)度，保證履約目標(biāo)：按合同約定執(zhí)行采購訂單，監(jiān)控供應(yīng)商履約情況，保證按時交貨。操作步驟：訂單下達(dá)采購專員根據(jù)《采購合同》，填寫《采購訂單》（模板見“三、配套模板工具清單”），通過ERP系統(tǒng)或書面形式發(fā)給供應(yīng)商，同時抄送財務(wù)部、使用部門。《采購訂單》需與合同關(guān)鍵條款一致（如型號、數(shù)量、交期），訂單編號需唯一（格式：年份+月份+流水號，如“202405-001”）。進(jìn)度跟蹤采購專員定期與供應(yīng)商溝通交貨進(jìn)度（大額采購每周跟蹤1次，小額采購交貨前3天提醒），重點(diǎn)關(guān)注：生產(chǎn)/備貨情況（如“設(shè)備是否已完成組裝”）；物流安排（如“是否已預(yù)約物流車”）；異常情況處理（如“供應(yīng)商因原材料延遲可能延期交貨，需協(xié)商新交期”）。若出現(xiàn)可能延期情況，采購部需及時通知使用部門，共同協(xié)商解決方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整需求日期）。訂單變更因需求變更（如數(shù)量增減、規(guī)格調(diào)整）需變更訂單時，由使用部門提交《訂單變更申請》，說明變更原因、影響（如“數(shù)量增加10%，總價增加X元，交期順延X天”），經(jīng)采購部、財務(wù)部、原審批人審核后，與供應(yīng)商簽訂《訂單補(bǔ)充協(xié)議》，原訂單同時作廢。（四）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)：嚴(yán)格驗(yàn)收，防范風(fēng)險目標(biāo)：保證到貨物資符合合同約定，數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，避免不合格產(chǎn)品流入企業(yè)。操作步驟：到貨通知供應(yīng)商按《采購訂單》約定送達(dá)物資后，需提前24小時通知采購專員，采購專員通知使用部門、倉庫（或指定驗(yàn)收地點(diǎn)）準(zhǔn)備驗(yàn)收?，F(xiàn)場驗(yàn)收驗(yàn)收小組由使用部門（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、倉庫管理員（）、采購專員組成，按以下流程驗(yàn)收：數(shù)量核對：清點(diǎn)物資數(shù)量是否與訂單一致（如“到貨50箱A4紙，訂單50箱”）；外觀檢查：檢查包裝是否完好、有無破損（如“設(shè)備外殼無劃痕，配件齊全”）；質(zhì)量檢測：技術(shù)參數(shù)：對照合同約定的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)（如“設(shè)備功率220V±10%，頻率50Hz”）；試運(yùn)行/試用：對需使用的物資（如設(shè)備、軟件）進(jìn)行試運(yùn)行，記錄功能指標(biāo)；核查資質(zhì)：供應(yīng)商需提供《合格證》《檢驗(yàn)報告》《保修卡》等文件。驗(yàn)收合格后，三方在《到貨驗(yàn)收單》（模板見“三、配套模板工具清單”）簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，需當(dāng)場拍照取證，填寫《不合格品處理單》，明確處理方式（如“退貨并要求供應(yīng)商3天內(nèi)補(bǔ)發(fā)”“折價接受”）。入庫登記倉庫管理員根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》，辦理入庫手續(xù)，在ERP系統(tǒng)中登記物資信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、存放位置），《入庫單》，同步反饋財務(wù)部（用于資產(chǎn)登記或成本核算）。（五）付款申請與審批：合規(guī)支付，財務(wù)管控目標(biāo)：根據(jù)合同約定及驗(yàn)收結(jié)果，及時、準(zhǔn)確完成付款，保證資金安全。操作步驟：付款資料準(zhǔn)備采購專員在付款到期前5個工作日，收集以下資料（復(fù)印件需加蓋公章）：《采購合同》《采購訂單》《到貨驗(yàn)收單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票，發(fā)票信息需與合同一致）；《付款申請表》（模板見“三、配套模板工具清單”），注明付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、收款賬戶、合同編號。財務(wù)審核財務(wù)部收到資料后，由財務(wù)經(jīng)理*審核：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^稅務(wù)局查驗(yàn)平臺核實(shí)）；付款條件是否達(dá)成（如“驗(yàn)收合格滿30天”“質(zhì)保金無扣款”）；金額是否準(zhǔn)確（與合同、驗(yàn)收單一致）；資金是否充足（避免因余額不足導(dǎo)致逾期付款）。審核通過后，在《付款申請表》“財務(wù)審核”欄簽字；若不通過，退回采購部補(bǔ)充資料或調(diào)整付款計劃。資金支付根據(jù)審批權(quán)限，分級支付：小額支付（≤10萬元）：財務(wù)經(jīng)理*審批后，出納安排付款；大額支付（＞10萬元）：財務(wù)經(jīng)理審核，分管副總審批后，出納付款；付款后，出納在《付款申請表》“付款確認(rèn)”欄簽字，并將銀行回單掃描件反饋給采購部，由采購部轉(zhuǎn)交供應(yīng)商。三、配套模板工具清單各環(huán)節(jié)核心模板的簡化版（企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整字段），可直接打印使用或嵌入ERP系統(tǒng)：（一）采購申請表基本信息內(nèi)容申請部門申請人*申請日期年月日聯(lián)系電話需求詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）采購原因及用途期望到貨日期年月日審批流程部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_________財務(wù)部預(yù)算復(fù)核簽字：_________日期：_________采購部審核簽字：_________日期：_________最終審批（按權(quán)限）簽字：_________日期：_________（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話地址審核項(xiàng)目審核結(jié)果（合格/不合格）營業(yè)執(zhí)照行業(yè)特殊資質(zhì)質(zhì)量體系認(rèn)證過往業(yè)績（合同數(shù)）財務(wù)狀況審核結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：_________）審核人*（三）采購訂單訂單信息訂單編號供應(yīng)商名稱采購部門訂單日期年月日訂單明細(xì)序號物品名稱12合同信息合同編號交貨日期年月日交貨地點(diǎn)付款方式簽字確認(rèn)采購部（蓋章）簽字：_________供應(yīng)商（蓋章）簽字：_________（四）到貨驗(yàn)收單基本信息驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱采購訂單編號驗(yàn)收內(nèi)容序號物品名稱12驗(yàn)收意見數(shù)量：□一致□不一致（差異：_________）質(zhì)量：□合格□不合格（問題描述：_________）簽字確認(rèn)使用部門（簽字）*倉庫（簽字）*采購部（簽字）*（五）付款申請表基本信息供應(yīng)商名稱合同編號采購訂單編號付款申請日期年月日付款信息申請付款金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他收款賬戶名稱收款賬號開戶行附件清單□合同□訂單□驗(yàn)收單□發(fā)票（□專票□普票）審批流程采購部審核簽字：_________日期：_________財務(wù)部審核簽字：_________日期：_________最終審批（按權(quán)限）簽字：_________日期：_________付款確認(rèn)出納簽字付款日期：_________回單號：_________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險規(guī)避（一）合規(guī)性優(yōu)先，杜絕“體外循環(huán)”所有采購活動必須通過本流程審批，禁止未經(jīng)審批私自采購或“先采購后補(bǔ)單”；大額采購（＞10萬元）必須通過招標(biāo)或競爭性談判方式選擇供應(yīng)商，避免“人情采購”；合同簽訂需遵守《中華人民共和國民法典》相關(guān)規(guī)定，重大合同需經(jīng)法務(wù)部審核。（二）預(yù)算剛性控制，嚴(yán)防超支未納入預(yù)算的采購項(xiàng)目，需提交《預(yù)算外采購申請》，說明超支原因（如“政策調(diào)整”“緊急維修”），經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可執(zhí)行；預(yù)算執(zhí)行情況按月度通報，各部門需嚴(yán)格控制采購成本，避免年底預(yù)算突擊。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理，保障履約能力建立“合格供應(yīng)商庫”，每年對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估（質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)），評分低于70分的暫停合作，連續(xù)兩年低于60分的清退出庫；對供應(yīng)商履約情況（如延期交貨、產(chǎn)品質(zhì)