企業(yè)行政日常操作手冊一、日常辦公管理適用場景適用于新員工入職辦公配置、辦公環(huán)境維護、辦公設(shè)備日常管理等行政支持工作，保障員工高效、規(guī)范開展日常工作。操作流程新員工入職配置（1）人力資源部提前1個工作日向行政部提交《新員工入職信息表》，包含員工姓名、部門、崗位、入職日期等信息。（2）行政部根據(jù)信息表準備辦公物資：工位（清理并檢查工位設(shè)施，如桌椅、電源、網(wǎng)絡(luò)接口是否正常）、辦公用品（筆、筆記本、文件夾等基礎(chǔ)用品）、門禁卡（提前激活權(quán)限，入職當日發(fā)放）。（3）IT部同步配置辦公電腦系統(tǒng)、賬號權(quán)限（郵箱、內(nèi)部通訊工具、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等），行政部協(xié)調(diào)IT對接員工進行設(shè)備調(diào)試指導(dǎo)。（4）入職當日，行政專員*引導(dǎo)員工熟悉辦公區(qū)域、物資領(lǐng)用流程及行政服務(wù)聯(lián)系方式，發(fā)放《員工辦公手冊》。辦公環(huán)境維護（1）每日下班前30分鐘，各員工負責(zé)整理個人工位，保持桌面整潔，文件歸入指定文件柜。（2）行政部每周五下午組織公共區(qū)域清潔（會議室、茶水間、走廊等），檢查設(shè)施是否完好（如空調(diào)、飲水機、照明設(shè)備），發(fā)覺問題及時報修并記錄。（3）每月末，行政部牽頭檢查各部門辦公環(huán)境，對不符合要求的部門（如物品堆放雜亂、衛(wèi)生死角）下發(fā)整改通知，3個工作日內(nèi)復(fù)查。辦公設(shè)備管理（1）打印機、復(fù)印機等設(shè)備由行政部統(tǒng)一維護，各部門使用后需及時清理殘留紙張，避免卡紙。（2）設(shè)備故障時，員工通過內(nèi)部通訊工具聯(lián)系行政專員*，描述故障現(xiàn)象（如“打印機無法復(fù)印，顯示卡紙?zhí)崾尽保?，行政部響?yīng)時間不超過2個工作小時，復(fù)雜問題協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理并反饋進度。（3）電腦、手機等個人辦公設(shè)備需安裝公司指定安全軟件，禁止私自安裝非工作軟件，IT部定期抽查設(shè)備安全狀態(tài)。參考模板表1：新員工入職物品清單表序號物品名稱數(shù)量負責(zé)人發(fā)放日期員工簽字1工位鑰匙1把行政專員*2023–2門禁卡1張行政專員*2023–3辦公用品套裝1套行政專員*2023–4員工手冊1本人力資源部2023–關(guān)鍵提示入職配置需提前規(guī)劃，避免員工到崗后物資缺失影響工作；公共區(qū)域清潔需明確責(zé)任分工，避免推諉；設(shè)備報修時需清晰描述問題，提高處理效率。二、會議組織管理適用場景適用于部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部客戶會議等各類企業(yè)內(nèi)部及外部會議的全流程組織與保障。操作流程會議申請與審批（1）發(fā)起部門提前3個工作日填寫《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）及特殊需求（如茶歇、同聲傳譯）。（2）部門負責(zé)人審核會議必要性及資源合理性，審批通過后提交行政部。（3）行政部協(xié)調(diào)會議室資源（如會議室已被占用，需與發(fā)起人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室），并在會議系統(tǒng)中鎖定場地。會議準備（1）會議前1個工作日，行政專員*確認會議室設(shè)備（測試投影儀、麥克風(fēng)網(wǎng)絡(luò)連接），擺放桌椅（根據(jù)會議形式調(diào)整，如圓桌會議或課桌式）、擺放會議材料（打印紙質(zhì)版議程、資料，擺放席卡）。（2）如需茶歇，提前聯(lián)系供應(yīng)商確認品類（如礦泉水、咖啡、小點心）、數(shù)量及送達時間，會議開始前30分鐘布置到位。（3）外部會議需提前在入口處設(shè)置指引牌，安排接待人員在會議室門口迎接。會議召開與記錄（1）會議開始前10分鐘，行政專員*到場檢查最終準備情況，引導(dǎo)參會人員簽到（電子或紙質(zhì)）。（2）會議期間，如需設(shè)備調(diào)試或臨時需求（如加印材料），行政專員全程在場響應(yīng)。（3）指定記錄員（通常為發(fā)起部門助理或行政專員）記錄會議要點、決議事項及負責(zé)人、完成時限，會后2個工作日內(nèi)整理成《會議紀要》，經(jīng)發(fā)起部門負責(zé)人審核后分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。會議跟進與歸檔（1）《會議紀要》中明確的任務(wù)，由責(zé)任部門按時推進，行政部每周匯總?cè)蝿?wù)進展，必要時協(xié)調(diào)跨部門資源。（2）會議材料（電子版、紙質(zhì)版）、紀要、簽到表等由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于2年。參考模板表2：會議申請表會議主題會議時間2023–:-:會議地點3樓第一會議室參會人員部門負責(zé)人*、項目組全員議程1.項目進度匯報；2.問題討論；3.下階段計劃所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板特殊需求準備項目紙質(zhì)資料10份申請人項目助理*部門負責(zé)人審批簽字：___________日期：_______行政部確認簽字：___________日期：_______表3：會議紀要模板會議主題：項目推進會時間：2023–14:00-16:00地點：3樓第一會議室參會人員：部門負責(zé)人、項目助理、技術(shù)組長、市場專員會議要點：項目助理*匯報當前進度：已完成需求分析（100%），開發(fā)階段完成60%（預(yù)計月日完成）；技術(shù)組長提出問題：第三方接口對接延遲，需協(xié)調(diào)供應(yīng)商支持，負責(zé)人：技術(shù)組長，完成時限：月日；下階段計劃：月日進行內(nèi)部測試，月日提交客戶驗收。決議事項：供應(yīng)商接口對接問題由技術(shù)組長*負責(zé)跟進，行政部協(xié)助聯(lián)系對接；測試方案由技術(shù)組與市場組共同制定，月日前提交。關(guān)鍵提示會議申請需提前預(yù)留充足準備時間，避免臨時協(xié)調(diào)資源緊張；會議材料需提前分發(fā)，方便參會人員提前準備；紀要需明確“做什么、誰負責(zé)、何時完成”，保證事項可落地。三、辦公用品管理適用場景適用于企業(yè)日常辦公所需物資（如文具、耗材、勞保用品等）的申領(lǐng)、采購、庫存管理及發(fā)放，保障辦公物資充足且規(guī)范使用。操作流程需求統(tǒng)計與申領(lǐng)（1）每月25日前，各部門通過內(nèi)部系統(tǒng)提交《辦公用品月度需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“部門A：A4紙10包，用于日常打印”）。（2）部門負責(zé)人審核需求合理性（避免過度申領(lǐng)），審批后提交行政部。采購與入庫（1）行政部匯總各部門需求，編制《辦公用品月度采購計劃》，經(jīng)財務(wù)部審核預(yù)算后，聯(lián)系合格供應(yīng)商進行采購（優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商，保證價格與質(zhì)量穩(wěn)定）。（2）物資到貨后，行政專員*與采購員共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查質(zhì)量（如紙張是否受潮、筆是否漏水），驗收合格后填寫《入庫登記表》，不合格品及時退換。發(fā)放與登記（1）辦公用品實行“按需申領(lǐng)、限量發(fā)放”原則，員工通過內(nèi)部系統(tǒng)提交《辦公用品日常申領(lǐng)單》，注明物品、數(shù)量，部門負責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取。（2）行政專員*核對申領(lǐng)單與審批記錄，發(fā)放物資并更新《辦公用品庫存臺賬》（實時記錄入庫、發(fā)放、結(jié)存數(shù)量），大額物品（如打印機墨盒）需登記領(lǐng)用人工號。庫存盤點與優(yōu)化（1）行政部每月末進行庫存盤點，核對臺賬與實際庫存，差異率超過5%需查找原因（如發(fā)放遺漏、驗收疏漏）并整改。（2）每季度分析庫存數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購品類（如減少低頻使用物品庫存、增加高消耗物品備貨），避免積壓或短缺。參考模板表4：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)日期2023–申領(lǐng)部門市場部物品名稱規(guī)格數(shù)量用途黑色簽字筆0.5mm5支日常辦公A4復(fù)印紙70g2包會議資料部門負責(zé)人審批簽字：___________領(lǐng)用人簽字___________行政部發(fā)放人簽字：___________表5：辦公用品庫存臺賬（節(jié)選）日期物品名稱入庫數(shù)量發(fā)放數(shù)量結(jié)存數(shù)量負責(zé)人2023–01A4紙50包12包38包行政專員*2023–05簽字筆100支15支85支行政專員*2023–10訂書機5個1個4個行政專員*關(guān)鍵提示申領(lǐng)需結(jié)合實際需求，避免浪費；驗收時需仔細核對，防止不合格品流入；定期盤點保證賬實相符，保障物資供應(yīng)。四、訪客接待管理適用場景適用于外部客戶、合作伙伴、單位、應(yīng)聘者等訪客的預(yù)約、接待、引導(dǎo)及送別全流程服務(wù)，展現(xiàn)企業(yè)專業(yè)形象，保障訪客體驗。操作流程訪客預(yù)約與信息登記（1）對接人（業(yè)務(wù)部門員工或行政部）提前1-2個工作日與訪客確認來訪時間、人數(shù)、身份（如“公司總經(jīng)理王總，共2人”）、到訪目的及行程安排（如是否需要參觀廠區(qū)、用餐）。（2）對接人通過內(nèi)部系統(tǒng)填寫《訪客預(yù)約登記表》，提交行政部，包含訪客姓名、聯(lián)系方式、到訪時間、事由、陪同人員等信息。接待準備（1）行政部根據(jù)預(yù)約信息準備：會議室：如需會談，提前預(yù)訂會議室，布置桌椅、擺放茶水（礦泉水、茶/咖啡）、準備紙筆；接待物料：訪客胸牌（標注“訪客”及姓名）、公司宣傳冊（可選）、指引牌（如“入口處”“會議室”）；特殊需求：如訪客為外籍人員，準備雙語指引；如需停車，提前預(yù)留車位并告知車牌號。（2）訪客到達前30分鐘，行政專員*檢查會議室、設(shè)備、物料是否到位，通知陪同人員到前臺等候。接待實施（1）訪客到達前臺時，前臺人員主動問候（如“您好，請問是公司的訪客嗎？”），核對《訪客預(yù)約登記表》信息，引導(dǎo)訪客填寫《訪客登記表》（證件號碼號僅用于登記，嚴格保密），發(fā)放訪客胸牌。（2）陪同人員到前臺迎接，引導(dǎo)訪客至?xí)h室（途中可簡要介紹公司環(huán)境，如“這是我們產(chǎn)品展示區(qū)”）。（3）會談期間，行政專員*根據(jù)需求提供茶水服務(wù)（每30分鐘續(xù)一次），如需臨時加座、調(diào)整設(shè)備等及時響應(yīng)。送別與記錄（1）會談結(jié)束后，陪同人員送訪客至公司門口或電梯口，禮貌道別（如“感謝您的來訪，期待下次合作”）。（2）行政專員*更新《訪客接待記錄表》，記錄到訪時間、離開時間、接待反饋（如“訪客對會議室環(huán)境滿意”），并將《訪客登記表》《訪客預(yù)約登記表》存檔保存1年。參考模板表6：訪客預(yù)約登記表預(yù)約日期2023–到訪時間10:00-11:30訪客信息姓名張總單位職位總經(jīng)理聯(lián)系方式到訪目的商務(wù)洽談合作項目陪同人員業(yè)務(wù)部經(jīng)理*特殊需求需要停車位（車牌：京A5）表7：訪客登記表到訪日期2023–姓名張總證件號碼號110X到訪事由商務(wù)洽談陪同人員業(yè)務(wù)部經(jīng)理*離開時間11:25訪客簽字___________關(guān)鍵提示預(yù)約信息需準確，避免接待疏漏；接待過程中保持熱情、專業(yè)，注意保護訪客隱私；送別時需體現(xiàn)禮貌，給訪客留下良好印象。五、企業(yè)活動組織適用場景適用于年會、團建、節(jié)日慶祝、員工培訓(xùn)、公益活動等各類企業(yè)內(nèi)部活動的策劃、執(zhí)行與總結(jié)，增強團隊凝聚力，提升員工歸屬感。操作流程活動策劃與方案審批（1）需求發(fā)起：行政部根據(jù)企業(yè)年度計劃或員工反饋（如“員工希望增加團建活動”）提出活動意向，或由各部門提交活動申請。（2）方案制定：行政部聯(lián)合相關(guān)部門（如人力資源部、市場部）制定《活動策劃方案》，包含活動主題、時間、地點、參與人員、流程安排、預(yù)算（場地、物料、餐飲、交通等）、風(fēng)險預(yù)案（如天氣突變、人員受傷）。（3）方案審批：提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，預(yù)算超1萬元需經(jīng)總經(jīng)理審批，審批通過后啟動籌備。資源準備與分工（1）場地與物料：行政部預(yù)訂場地（如年會需預(yù)訂酒店宴會廳，團建需預(yù)訂拓展基地），采購或租賃活動物料（如橫幅、獎品、音響設(shè)備、團建道具）。（2）人員分工：成立活動籌備組，明確職責(zé)——策劃組：流程把控、節(jié)目編排；執(zhí)行組：場地布置、物資管理、現(xiàn)場引導(dǎo)；后勤組：餐飲安排、交通接送、醫(yī)療保障（準備急救箱）。（3）通知與報名：通過內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布活動通知，說明時間、地點、報名方式及注意事項（如“團建需穿運動鞋”），收集報名信息并統(tǒng)計人數(shù)?；顒訄?zhí)行與現(xiàn)場管理（1）活動前1天，籌備組到場布置場地（如懸掛橫幅、擺放座椅、測試音響），檢查物資是否齊全。（2）活動當日，各小組提前2小時到場，再次確認分工：執(zhí)行組引導(dǎo)簽到（發(fā)放活動手環(huán)/胸牌），策劃組按流程推進環(huán)節(jié)（如年會開場、節(jié)目表演、頒獎），后勤組保障餐飲供應(yīng)及應(yīng)急服務(wù)。（3）現(xiàn)場安排專人拍照/錄像，記錄活動精彩瞬間，活動全程保持與參與者的溝通（如提醒“下一個環(huán)節(jié)移步至場地”）?？偨Y(jié)與反饋（1）活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)，籌備組整理活動資料（照片、視頻、簽到表），撰寫《活動總結(jié)報告》，包含活動成效（如“參與率95%，員工滿意度90%”）、問題反思（如“場地音響音量不足”）、改進建議。（2）通過內(nèi)部問卷收集員工反饋（如“您對本次活動的滿意度如何？”“建議增加哪些環(huán)節(jié)？”），行政部匯總反饋結(jié)果，作為后續(xù)活動優(yōu)化依據(jù)。（3）財務(wù)部報銷活動費用，行政部歸檔活動資料（策劃方案、總結(jié)報告、反饋表等），保存期限不少于3年。參考模板表8：活動策劃方案（節(jié)選）活動主題：“凝心聚力·共啟新程”2023年年會時間：2023–18:00-21:00地點：酒店三樓宴會廳參與人員：全體員工（約200人）流程安排：18:00-18:30簽到入場（發(fā)放伴手禮）18:30-19:00領(lǐng)導(dǎo)致辭19:00-20:00節(jié)目表演（部門選送+員工才藝）20:00-20:30頒獎儀式（優(yōu)秀員工、優(yōu)秀部門）20:30-21:00抽獎互動（一等獎：平板電腦；二等獎：