行政后勤事務(wù)處理及固定資產(chǎn)管理制度第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)行政后勤事務(wù)處理流程，明確固定資產(chǎn)全生命周期管理責(zé)任，保障行政工作高效有序運行，降低運營成本，防范資產(chǎn)流失，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公用品管理、會議組織、車輛調(diào)度、后勤保障等行政后勤事務(wù)，以及固定資產(chǎn)的申購、驗收、領(lǐng)用、維護、盤點、報廢等管理活動。三、基本原則行政后勤事務(wù)處理遵循“需求導(dǎo)向、節(jié)約高效、服務(wù)優(yōu)先”原則；固定資產(chǎn)管理遵循“權(quán)責(zé)清晰、賬實相符、全程可控”原則。第二章職責(zé)分工一、行政部負(fù)責(zé)行政后勤事務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃與組織實施，包括辦公用品采購、會議安排、車輛調(diào)度等；牽頭固定資產(chǎn)的日常管理，包括臺賬維護、盤點組織、報廢審批等；制定行政后勤相關(guān)流程標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。二、財務(wù)部負(fù)責(zé)行政后勤費用的預(yù)算審核與報銷管控；參與固定資產(chǎn)的購置審批、價值核算及報廢殘值評估；定期核對固定資產(chǎn)臺賬與財務(wù)賬目，保證賬賬相符。三、各部門提出本部門行政后勤需求（如辦公用品申領(lǐng)、會議申請等），并按規(guī)定流程辦理；負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的日常保管與維護，保證資產(chǎn)安全；配合行政部、財務(wù)部完成固定資產(chǎn)盤點、核查等工作。第三章行政后勤事務(wù)處理流程一、辦公用品管理（一）操作流程需求提報：每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品需求表》（見表3-1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。匯總采購：行政部匯總各部門需求，編制《辦公用品采購計劃》，注明品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算，提交財務(wù)部審核后執(zhí)行采購。驗收入庫：采購物品到貨后，行政部與申購部門共同驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量無誤后，填寫《辦公用品入庫登記表》（見表3-2），錄入庫存管理系統(tǒng)。領(lǐng)用登記：員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見表3-3），注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。庫存盤點：每月底行政部對庫存辦公用品進行盤點，保證賬實相符，編制《辦公用品盤點表》（見表3-4），對盤盈盤虧情況查明原因并處理。（二）管理要點辦公用品采購需優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商，大額采購（單次超5000元）需簽訂采購合同；嚴(yán)格執(zhí)行“以舊換新”制度（如硒鼓、墨盒等），避免浪費；禁止將辦公用品用于私人用途，違者按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。二、會議組織管理（一）操作流程會議申請：需召開會議的部門提前2個工作日填寫《會議申請表》（見表3-5），注明會議主題、時間、地點、參會人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）及預(yù)算，提交行政部審批。會前準(zhǔn)備：行政部根據(jù)審批結(jié)果，協(xié)調(diào)會議室、布置會場、調(diào)試設(shè)備，通知參會人員，并準(zhǔn)備會議資料、茶水等。會中服務(wù)：安排專人負(fù)責(zé)會議簽到、設(shè)備保障、茶水供應(yīng)，及時處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時加座等）。會后整理：會議結(jié)束后，行政部清理會場、回收設(shè)備，整理會議記錄，并將重要資料歸檔保存。（二）管理要點優(yōu)先使用企業(yè)自有會議室，外部場地租賃需提前3天申請并比價；會議資料需標(biāo)注“內(nèi)部文件”字樣，嚴(yán)禁隨意復(fù)制外傳；超時會議（如超過原定時間30分鐘）需重新申請，避免資源占用。三、車輛調(diào)度管理（一）操作流程用車申請：員工因公用車需提前1個工作日填寫《用車申請表》（見表3-6），注明用車事由、時間、地點、乘車人數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。車輛調(diào)度：行政部根據(jù)申請順序、車輛使用情況（如車輛狀態(tài)、駕駛員在崗情況）進行統(tǒng)籌安排，確定車輛及駕駛員，通知申請人。用車登記：用車前，駕駛員與申請人核對《用車申請表》，填寫《車輛行駛記錄表》（見表3-7），記錄行駛里程、加油量等；用車后，雙方簽字確認(rèn)。費用結(jié)算：行政部每月匯總車輛費用（油費、過路費等），連同《車輛行駛記錄表》提交財務(wù)部審核報銷。（二）管理要點車輛僅限因公使用，私人用車需經(jīng)總經(jīng)理審批并支付相關(guān)費用；駕駛員需遵守交通規(guī)則，定期對車輛進行保養(yǎng)（每行駛5000公里或3個月），保證行車安全；車輛停放需在企業(yè)指定地點或安全區(qū)域，嚴(yán)禁違規(guī)停放。第四章固定資產(chǎn)管理制度一、固定資產(chǎn)定義與分類定義：指企業(yè)為經(jīng)營管理而持有的，使用年限超過1年，單位價值在2000元以上的有形資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、家具、車輛等）。分類：辦公設(shè)備：電腦、打印機、投影儀等；家具：辦公桌、文件柜、沙發(fā)等；交通運輸工具：轎車、貨車等；其他：空調(diào)、復(fù)印機等。二、固定資產(chǎn)申購與驗收（一）操作流程需求提出：各部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)申購表》（見表4-1），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。審批審核：行政部對申購必要性進行審核，財務(wù)部對預(yù)算進行復(fù)核，按審批權(quán)限逐級報批（單次超1萬元需總經(jīng)理審批）。采購執(zhí)行：審批通過后，行政部根據(jù)采購流程（比價、招標(biāo)等）實施采購，簽訂采購合同，明確質(zhì)保條款。驗收入賬：資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收，核對資產(chǎn)信息與申購表一致后，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》（見表4-2），行政部建立固定資產(chǎn)臺賬（見表4-3），財務(wù)部進行資產(chǎn)入賬。（二）管理要點申購資產(chǎn)需符合企業(yè)實際需求，避免盲目采購；驗收時需檢查資產(chǎn)外觀、功能、配件（如電腦需包含主機、顯示器、鍵盤鼠標(biāo)等）是否完好；固定資產(chǎn)臺賬需及時更新，保證“一物一卡”（資產(chǎn)標(biāo)簽）。三、固定資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥（一）操作流程領(lǐng)用登記：使用部門領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》（見表4-4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取資產(chǎn)標(biāo)簽并粘貼于顯眼位置。變更登記：固定資產(chǎn)因部門調(diào)整、人員變動等需調(diào)撥時，原使用部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥表》（見表4-5），注明調(diào)撥原因、調(diào)入部門、資產(chǎn)信息，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，行政部更新臺賬，通知財務(wù)部調(diào)整資產(chǎn)使用部門。歸還管理：員工離職或部門不再使用某項資產(chǎn)時，需將資產(chǎn)交回行政部，行政部檢查資產(chǎn)狀況，填寫《固定資產(chǎn)歸還表》（見表4-6），更新臺賬。（二）管理要點固定資產(chǎn)實行“誰使用、誰保管”原則，保管人需對資產(chǎn)安全負(fù)責(zé)；跨部門調(diào)撥需經(jīng)雙方部門及行政部確認(rèn)，避免資產(chǎn)流失；禁止擅自拆改、外借固定資產(chǎn)，特殊情況需經(jīng)行政部審批。四、固定資產(chǎn)維護與盤點（一）操作流程日常維護：保管人定期對資產(chǎn)進行清潔、檢查（如電腦定期殺毒、打印機定期清理硒鼓），發(fā)覺故障及時報修，填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》（見表4-7），行政部聯(lián)系維修并記錄費用。定期盤點：行政部每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點，財務(wù)部參與，核對資產(chǎn)臺賬、實物與財務(wù)賬目，編制《固定資產(chǎn)盤點表》（見表4-8），對盤盈、盤虧、毀損情況查明原因，形成書面報告報總經(jīng)理審批后處理。報廢處置：固定資產(chǎn)達到使用年限、無法維修或維修成本過高時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（見表4-9），注明資產(chǎn)信息、報廢原因、預(yù)估殘值，經(jīng)行政部、財務(wù)部鑒定后，按審批權(quán)限報批（單次超5000元需總經(jīng)理審批）。審批通過后，行政部處置報廢資產(chǎn)（如變賣、回收殘值），財務(wù)部進行銷賬處理。（二）管理要點維修費用需控制在資產(chǎn)原值的30%以內(nèi)，超過該比例需評估報廢；盤點時需逐一核對資產(chǎn)標(biāo)簽，嚴(yán)禁遺漏；報廢資產(chǎn)處置需公開透明，殘值收入及時入賬，嚴(yán)禁私自處置。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究一、監(jiān)督檢查行政部每半年對本制度執(zhí)行情況進行檢查，重點核查：行政后勤事務(wù)流程合規(guī)性（如采購審批、會議記錄等）；固定資產(chǎn)臺賬準(zhǔn)確性、賬實相符率；部門及員工對制度執(zhí)行情況。檢查結(jié)果形成報告，報總經(jīng)理審閱，對存在的問題提出整改意見。二、責(zé)任追究對違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處理；造成資產(chǎn)損失的，需賠償損失；涉嫌違法的，依法移交司法機關(guān)。行政部、財務(wù)部未履行管理職責(zé)，導(dǎo)致流程混亂或資產(chǎn)流失的，追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員責(zé)任。第六章附則一、制度解釋本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后生效。二、生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。第七章模板表格表3-1辦公用品需求表申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期序號物品名稱規(guī)格/型號單位需求數(shù)量用途說明部門負(fù)責(zé)人簽字1A4紙80g包10日常打印2簽字筆黑色支5辦公使用表3-2辦公用品入庫登記表入庫日期序號物品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量供應(yīng)商單價（元）總價（元）驗收人2024-05-011A4紙80g包50文具2512502024-05-012簽字筆黑色支20文具240表3-3辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格/型號單位領(lǐng)用數(shù)量用途領(lǐng)用人簽字審批人簽字2024-05-02銷售部A4紙80g包2打印合同2024-05-02趙六行政部簽字筆黑色支1辦公趙六表3-4辦公用品盤點表盤點日期盤點人物品名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤盈/盤盈數(shù)量原因說明處理意見2024-05-30A4紙3028盤虧2領(lǐng)用未登記補登領(lǐng)用記錄2024-05-30訂書機56盤盈1采購漏登補充入庫登記表3-5會議申請表申請部門申請日期會議主題會議時間會議地點參會人數(shù)所需設(shè)備預(yù)算（元）部門負(fù)責(zé)人簽字市場部2024-06-01半年度總結(jié)會2024-06-0514:00三樓會議室20投影儀、麥克風(fēng)500表3-6用車申請表申請部門申請人用車事由用車時間用車地點乘車人數(shù)隨行人員部門負(fù)責(zé)人簽字銷售部客戶拜訪2024-06-0309:00市區(qū)→機場3、表3-7車輛行駛記錄表日期車牌號駕駛員用車人起始地點目的地行駛里程（km）油量（L）過路費（元）用車人簽字2024-06-03京A5趙六公司機場50830表4-1固定資產(chǎn)申購表申購部門申購日期資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）總價（元）用途部門負(fù)責(zé)人簽字研發(fā)部2024-05-01筆記本電腦ThinkPadX1臺2800016000開發(fā)測試表4-2固定資產(chǎn)驗收單驗收日期資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號序列號資產(chǎn)編號購置日期原值（元）保管人使用部門驗收人2024-05-10筆記本電腦ThinkPadX156ZC-2024-0012024-05-088000研發(fā)部、表4-3固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號使用部門保管人購置日期原值（元）使用狀態(tài)備注ZC-2024-001筆記本電腦ThinkPadX1研發(fā)部2024-05-088000在用ZC-2024-002辦公桌1.5m*0.8m行政部趙六2024-03-151500在用表4-4固定資產(chǎn)領(lǐng)用表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱使用部門保管人領(lǐng)用人原值（元）部門負(fù)責(zé)人簽字2024-05-10ZC-2024-001筆記本電腦研發(fā)部8000表4-5固定資產(chǎn)調(diào)撥表調(diào)撥日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱原使用部門現(xiàn)使用部門調(diào)撥原因保管人原使用部門負(fù)責(zé)人簽字現(xiàn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字2024-06-01ZC-2024-002辦公桌行政部財務(wù)部部門調(diào)整趙六錢七表4-6固定資產(chǎn)歸還表歸還日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱原使用部門保管人資產(chǎn)狀況歸還人驗收人2024-05-20ZC-2023-005打印機市場部孫八正常孫八表4-7固定資產(chǎn)維修申請表申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱故障描述維修方式預(yù)估費用（元）保管人部門負(fù)責(zé)人簽字2024-05-15ZC-2024-00