會(huì)議室預(yù)定及管理操作手冊(cè)一、引言會(huì)議室作為企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作、對(duì)外商務(wù)洽談的重要場(chǎng)所，其高效管理與合理預(yù)定直接影響會(huì)議效率與辦公秩序。為保證會(huì)議室資源得到充分利用，避免沖突與浪費(fèi)，特制定本操作手冊(cè)，旨在為各部門員工及管理人員提供清晰的預(yù)定流程與規(guī)范指引，保障會(huì)議室使用順暢有序。二、會(huì)議室預(yù)定適用場(chǎng)景說明（一）常規(guī)會(huì)議需求各部門每周例會(huì)、項(xiàng)目階段性研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等內(nèi)部工作溝通，需提前預(yù)定會(huì)議室以確定場(chǎng)地與時(shí)間。（二）專項(xiàng)任務(wù)與培訓(xùn)新員工入職培訓(xùn)、技能提升講座、專題工作坊等集體活動(dòng)，涉及人員較多，需提前協(xié)調(diào)會(huì)議室資源并配置相應(yīng)設(shè)備。（三）對(duì)外接待與洽談客戶來訪接待、合作伙伴交流、商務(wù)談判等外部活動(dòng)，需根據(jù)參會(huì)人員級(jí)別與會(huì)議性質(zhì)選擇合適的會(huì)議室，保證環(huán)境整潔、設(shè)備齊全。（四）臨時(shí)緊急會(huì)議突發(fā)性工作部署、應(yīng)急問題處理等臨時(shí)會(huì)議，可優(yōu)先使用空閑會(huì)議室，或按緊急流程協(xié)調(diào)已預(yù)定會(huì)議室（需提前與原預(yù)定人溝通）。三、會(huì)議室預(yù)定及管理詳細(xì)操作步驟（一）第一步：明確預(yù)定權(quán)限與范圍預(yù)定權(quán)限：公司全體在職員工均可預(yù)定會(huì)議室，需使用企業(yè)郵箱或內(nèi)部辦公系統(tǒng)賬號(hào)登錄預(yù)定平臺(tái)（如OA系統(tǒng)、企業(yè)/釘釘會(huì)議室模塊）。適用范圍：僅限公司內(nèi)部因公使用，禁止用于私人活動(dòng)或外部商業(yè)盈利性活動(dòng)。會(huì)議室選擇：根據(jù)會(huì)議人數(shù)、設(shè)備需求（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板）、保密等級(jí)等因素，選擇合適的會(huì)議室（參考附件1：會(huì)議室信息一覽表）。（二）第二步：提交預(yù)定申請(qǐng)線上預(yù)定流程（以O(shè)A系統(tǒng)為例）：（1）登錄OA系統(tǒng)，導(dǎo)航至“行政服務(wù)-會(huì)議室預(yù)定”模塊；（2）選擇會(huì)議室名稱、預(yù)定日期及時(shí)段（精確到30分鐘，如09:00-09:30）；（3）填寫會(huì)議信息：會(huì)議主題、主辦部門、參會(huì)人數(shù)、主要參會(huì)人（可填寫經(jīng)理、主管等代稱）、所需設(shè)備（勾選投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議終端等）、特殊需求（如茶水服務(wù)、桌型排列）；（4）提交申請(qǐng)，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送預(yù)定確認(rèn)郵件至申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人。緊急預(yù)定流程：若需臨時(shí)預(yù)定，可通過電話聯(lián)系行政部（分機(jī)號(hào)）或直接在企業(yè)/釘釘群內(nèi)行政專員*姐/哥，說明會(huì)議urgency、時(shí)間、人數(shù)及需求，由行政人員協(xié)助協(xié)調(diào)并記錄備案。（三）第三步：預(yù)定審核與確認(rèn)系統(tǒng)自動(dòng)審核：常規(guī)預(yù)定申請(qǐng)?zhí)峤缓螅到y(tǒng)將自動(dòng)檢查會(huì)議室該時(shí)段是否空閑，空閑則直接確認(rèn)；若沖突，則提示“時(shí)段不可用”，需重新選擇。人工審核：涉及跨部門大型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)50人以上）或特殊設(shè)備使用（如專業(yè)音響系統(tǒng)），需額外提交《會(huì)議室特殊使用申請(qǐng)表》（附件2），經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批通過后方可生效。反饋結(jié)果：審核通過后，系統(tǒng)將《會(huì)議室預(yù)定確認(rèn)單》（包含會(huì)議室位置、時(shí)段、聯(lián)系人及設(shè)備清單），申請(qǐng)人需保存確認(rèn)單作為使用憑證。（四）第四步：會(huì)議前準(zhǔn)備會(huì)議室布置：行政人員根據(jù)預(yù)定信息提前30分鐘開啟會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、燈光），檢查桌椅擺放是否符合需求（如U型、課桌式）；如需茶水服務(wù)，提前在會(huì)議室擺放礦泉水、紙杯（根據(jù)人數(shù)配置）。申請(qǐng)人自查：會(huì)議開始前10分鐘，申請(qǐng)人或指定參會(huì)人員需到會(huì)議室確認(rèn)設(shè)備狀態(tài)，如有問題及時(shí)聯(lián)系行政部（分機(jī)號(hào)）處理。（五）第五步：會(huì)議期間使用規(guī)范按時(shí)使用：需嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)段使用，不得提前占用或延遲結(jié)束（如需延長，需在原預(yù)定結(jié)束時(shí)間前15分鐘通過系統(tǒng)或聯(lián)系行政部申請(qǐng)續(xù)用，避免影響后續(xù)預(yù)定）。設(shè)備愛護(hù)：正確使用會(huì)議室設(shè)備，禁止隨意調(diào)試設(shè)備參數(shù)、移動(dòng)桌椅或損壞設(shè)施；如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需照價(jià)賠償并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。環(huán)境維護(hù)：會(huì)議期間保持會(huì)議室安靜，關(guān)閉手機(jī)鈴聲或調(diào)至靜音；禁止在會(huì)議室吸煙、飲食（特殊會(huì)議需提前申請(qǐng)餐飲服務(wù)），會(huì)議結(jié)束后清理個(gè)人物品及垃圾。（六）第六步：會(huì)議結(jié)束與場(chǎng)地恢復(fù)申請(qǐng)人確認(rèn)：會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需檢查會(huì)議室設(shè)備是否關(guān)閉（投影儀、燈光、空調(diào)），桌椅是否歸位，垃圾是否清理完畢，并在《會(huì)議室使用登記表》（附件3）上簽字確認(rèn)。行政人員巡檢：行政部每日將對(duì)各會(huì)議室進(jìn)行巡檢，如發(fā)覺未按規(guī)定使用（如設(shè)備未關(guān)、垃圾未清理），將聯(lián)系預(yù)定人整改并記錄在案，累計(jì)3次將暫停其預(yù)定權(quán)限1個(gè)月。（七）第七步：預(yù)定變更與取消變更流程：如需修改會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室或參會(huì)人數(shù)，需在預(yù)定時(shí)段前2小時(shí)登錄系統(tǒng)提交“變更申請(qǐng)”，說明變更原因及新信息，經(jīng)系統(tǒng)或人工審核后生效。取消流程：如會(huì)議取消，需在預(yù)定時(shí)段前1小時(shí)通過系統(tǒng)“取消預(yù)定”，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送取消通知至相關(guān)方；未按時(shí)取消且未使用的會(huì)議室，將記為“無效預(yù)定”，每月累計(jì)2次以上將部門預(yù)定權(quán)限縮減50%。四、會(huì)議室預(yù)定及管理常用表格模板附件1：會(huì)議室信息一覽表會(huì)議室名稱容納人數(shù)配備設(shè)備位置備注（如是否含保密區(qū)）101會(huì)議室10-15人投影儀、白板、視頻會(huì)議終端1號(hào)樓3層含獨(dú)立茶水間201會(huì)議室30-50人LED屏、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)1號(hào)樓4層適合大型培訓(xùn)301會(huì)議室6-8人投影儀、白板、打印機(jī)2號(hào)樓2層保密會(huì)議室（需審批）附件2：會(huì)議室特殊使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期會(huì)議日期會(huì)議時(shí)段會(huì)議室名稱參會(huì)人數(shù)會(huì)議主題所需特殊設(shè)備□投影儀□視頻會(huì)議系統(tǒng)□專業(yè)音響□其他：______特殊需求說明（如桌型排列、茶水服務(wù)、安保支持等）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______日期：______行政部審批簽字：______日期：______附件3：會(huì)議室使用登記表日期會(huì)議室名稱使用時(shí)段會(huì)議主題申請(qǐng)人設(shè)備檢查情況（正常/異常）簽字備注2023–101會(huì)議室09:00-10:00項(xiàng)目周會(huì)*主管正常*主管2023–201會(huì)議室14:00-16:00新員工培訓(xùn)*經(jīng)理投影儀無法連接*助理已聯(lián)系行政部維修五、會(huì)議室管理重要提示（一）關(guān)于預(yù)定時(shí)效常規(guī)會(huì)議需提前1個(gè)工作日預(yù)定，緊急會(huì)議需提前2小時(shí)聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)；會(huì)議室預(yù)定遵循“先到先得”原則，同一時(shí)段多人預(yù)定時(shí)，系統(tǒng)以提交時(shí)間順序?yàn)闇?zhǔn)，優(yōu)先保障部門例會(huì)及重要客戶會(huì)議。（二）關(guān)于設(shè)備使用會(huì)議室設(shè)備僅限會(huì)議使用，禁止用于娛樂、視頻播放等非工作場(chǎng)景；如需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)，需提前1個(gè)工作日聯(lián)系行政部測(cè)試網(wǎng)絡(luò)，保證會(huì)議順暢。（三）關(guān)于違規(guī)處理嚴(yán)禁私自占用會(huì)議室（如無預(yù)定長時(shí)間占用、在非預(yù)定時(shí)段使用），違者將通報(bào)批評(píng)并取消部門當(dāng)月預(yù)定權(quán)限；損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備且未主動(dòng)報(bào)備的，將按設(shè)備原值的10