采購(gòu)需求與預(yù)算申請(qǐng)模板使用指南一、適用情境與發(fā)起時(shí)機(jī)新項(xiàng)目啟動(dòng)需采購(gòu)專用設(shè)備、材料或技術(shù)服務(wù)；日常辦公物資（如文具、耗材）補(bǔ)充或更換；現(xiàn)有資產(chǎn)維修、升級(jí)或報(bào)廢后新增配置；活動(dòng)策劃、市場(chǎng)推廣等臨時(shí)服務(wù)采購(gòu)；其他經(jīng)管理層認(rèn)可的采購(gòu)需求。當(dāng)上述場(chǎng)景涉及資金支出時(shí)，需求部門需通過本模板提報(bào)申請(qǐng)，保證采購(gòu)行為合規(guī)、預(yù)算可控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：需求發(fā)起與部門初審填寫需求信息：需求部門負(fù)責(zé)人指定專人（如采購(gòu)專員或項(xiàng)目經(jīng)辦人*），根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、期望到貨時(shí)間等核心信息，并附必要的技術(shù)參數(shù)或需求說明（如項(xiàng)目方案、設(shè)備配置清單等）。部門內(nèi)部審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查是否符合部門年度工作計(jì)劃、是否與現(xiàn)有資源重復(fù)，確認(rèn)無誤后在“部門意見”欄簽字并加蓋部門公章（或電子簽章）。第二步：預(yù)算編制與明細(xì)填報(bào)測(cè)算預(yù)算金額：經(jīng)辦人*根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果（至少比價(jià)2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，填寫《預(yù)算明細(xì)表》，逐項(xiàng)列明物品/服務(wù)的單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)，并注明預(yù)算測(cè)算依據(jù)（如“參考供應(yīng)商2023年報(bào)價(jià)”“行業(yè)均價(jià)”等）。復(fù)核預(yù)算合理性：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)算金額的準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行復(fù)核，保證無虛高報(bào)價(jià)、重復(fù)計(jì)費(fèi)等情況，確認(rèn)后提交至財(cái)務(wù)部門。第三步：財(cái)務(wù)審核與預(yù)算匹配財(cái)務(wù)部門審查：財(cái)務(wù)專員*接收申請(qǐng)后，重點(diǎn)審核：預(yù)算金額是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如是否超年度預(yù)算、是否需調(diào)整預(yù)算科目）；測(cè)算依據(jù)是否充分，有無市場(chǎng)比價(jià)記錄或第三方報(bào)價(jià)單；采購(gòu)內(nèi)容是否涉及稅務(wù)合規(guī)（如是否需專用發(fā)票、稅率是否符合規(guī)定）。反饋審核意見：財(cái)務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，若通過則在“財(cái)務(wù)意見”欄簽字；若需調(diào)整，注明修改意見并退回需求部門重新申報(bào)。第四步：跨部門會(huì)簽與審批相關(guān)部門會(huì)簽：根據(jù)采購(gòu)類型，需以下部門會(huì)簽（根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整）：行政部：涉及辦公設(shè)備、后勤物資時(shí)，審核配置標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司資產(chǎn)管理辦法；法務(wù)部：涉及服務(wù)采購(gòu)、合同時(shí)審核條款合規(guī)性；項(xiàng)目管理辦公室（若有）：涉及項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)，審核是否與項(xiàng)目計(jì)劃匹配。最終審批：完成會(huì)簽后，按審批權(quán)限報(bào)請(qǐng)管理層審批（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理等），審批人在《采購(gòu)需求與預(yù)算審批表》中簽署意見及日期。第五步：采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋啟動(dòng)采購(gòu)流程：審批通過后，采購(gòu)部門（或需求部門）根據(jù)公司采購(gòu)制度選擇采購(gòu)方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、直接采購(gòu)等），實(shí)施采購(gòu)。反饋結(jié)果：采購(gòu)?fù)瓿珊?，?jīng)辦人*將采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等資料復(fù)印件提交至財(cái)務(wù)部備案，并在原申請(qǐng)表中補(bǔ)充“采購(gòu)結(jié)果”欄（實(shí)際采購(gòu)金額、供應(yīng)商名稱、到貨日期等）。第六步：資料歸檔所有審批通過的申請(qǐng)表、預(yù)算明細(xì)表、審批意見、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等資料由行政部或檔案管理部門統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計(jì)或查詢。三、核心表單模板表1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)事項(xiàng)名稱需求用途（簡(jiǎn)述采購(gòu)目的及使用場(chǎng)景，如“為項(xiàng)目采購(gòu)測(cè)試設(shè)備1臺(tái)，用于項(xiàng)目研發(fā)階段功能測(cè)試”）采購(gòu)明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：部門公章：年月日財(cái)務(wù)審核意見經(jīng)辦人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：年月日審批意見會(huì)簽部門（如行政/法務(wù)）：簽字：年月日最終審批人：簽字：年月日采購(gòu)結(jié)果實(shí)際采購(gòu)金額：供應(yīng)商：到貨日期：年月日驗(yàn)收意見需求部門簽字：日期：年月日表2：預(yù)算明細(xì)表部門名稱預(yù)算期間年月日采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算總金額大寫：小寫：￥預(yù)算測(cè)算明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱12財(cái)務(wù)審核意見經(jīng)辦人：主管：年月日備注（如是否包含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等，或需單獨(dú)說明的特殊費(fèi)用）表3：采購(gòu)需求與預(yù)算審批流程表審批環(huán)節(jié)審核人/部門審核意見審批時(shí)間簽字確認(rèn)需求部門初審部門負(fù)責(zé)人年月日財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)專員年月日財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)經(jīng)理年月日跨部門會(huì)簽行政部年月日法務(wù)部年月日最終審批分管副總年月日總經(jīng)理年月日四、關(guān)鍵使用提示信息真實(shí)完整：申請(qǐng)表中所有信息需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)需求或虛報(bào)預(yù)算，規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等需清晰明確，避免后續(xù)采購(gòu)爭(zhēng)議。預(yù)算編制合理：預(yù)算金額應(yīng)基于市場(chǎng)調(diào)研或歷史數(shù)據(jù)，必要時(shí)提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)單作為支撐，保證預(yù)算與實(shí)際采購(gòu)成本偏差不超過±10%（特殊高價(jià)物品除外）。審批流程規(guī)范：嚴(yán)格按照公司審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；若遇緊急采購(gòu)，需在申請(qǐng)表中注明“緊急”原因，并由分管副總加批“特批”意見后優(yōu)先處理。采購(gòu)合規(guī)性：采購(gòu)執(zhí)行需遵守公司《采購(gòu)管理制度》，達(dá)到公開招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的必須通過招標(biāo)方式采購(gòu)，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)。資料及時(shí)歸檔：采購(gòu)?fù)瓿珊螅柙?個(gè)工作日內(nèi)