企業(yè)合同管理流程與風險防范模板一、模板概述與應(yīng)用價值本模板旨在為企業(yè)提供標準化的合同管理全流程指引，覆蓋合同從需求發(fā)起、起草、審核、簽署、履行到歸檔的完整生命周期。適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團公司）的業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門及管理層，可幫助企業(yè)規(guī)范合同操作、降低法律風險、提升管理效率，保障企業(yè)在合作中的合法權(quán)益。通過明確各環(huán)節(jié)責任主體與操作標準，有效避免合同糾紛、條款漏洞及履約風險，為企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營提供支撐。二、合同管理全流程操作指南（一）需求發(fā)起：明確合作意向與內(nèi)部審批操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部等）操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同需求審批單》，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人等）、合作內(nèi)容、合同金額（含預(yù)估金額及定價依據(jù)）、履行期限、核心訴求（如付款方式、交付標準）等關(guān)鍵信息。需求部門負責人對合同需求的必要性、合理性進行初審，重點審核業(yè)務(wù)背景的真實性、預(yù)算的合規(guī)性。涉及重大金額（如超過企業(yè)規(guī)定限額）或高風險業(yè)務(wù)（如知識產(chǎn)權(quán)合作、跨境合作）的，需同步附上可行性分析報告或風險評估意見?！逗贤枨髮徟鷨巍方?jīng)業(yè)務(wù)部門負責人簽字后，依次提交至財務(wù)部門（審核預(yù)算及付款條款）、法務(wù)部門（審核合作必要性及法律風險）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需提交至總經(jīng)理*或董事會最終審批。輸出成果：《合同需求審批單》（需包含所有審批環(huán)節(jié)簽字意見）風險提示：需求描述模糊或未經(jīng)充分論證，導(dǎo)致后續(xù)合同條款與實際業(yè)務(wù)不符；審批流程遺漏，影響合同效力或后續(xù)追責。（二）合同起草：基于談判結(jié)果擬定文本操作主體：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部門指導(dǎo)操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《合同需求審批單》與合作方的談判結(jié)果，擬定合同初稿。合同文本應(yīng)包含《民法典》規(guī)定的必備條款（當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方法等），并結(jié)合業(yè)務(wù)特性補充特殊條款（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力等）。對于標準合同（如采購合同、銷售合同），優(yōu)先使用企業(yè)已制定的標準合同模板，僅需修改關(guān)鍵條款（如金額、合作方信息、履行期限等）；對于非標合同（如合作開發(fā)、并購重組），需由法務(wù)部門指導(dǎo)起草或委托外部專業(yè)律師起草。合同文本中涉及金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息需用大寫+小寫雙重標注，避免涂改；合作方名稱需與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書中的名稱完全一致，避免歧義。輸出成果：合同初稿（含附件，如技術(shù)協(xié)議、訂單、驗收標準等）風險提示：直接使用合作方提供的合同文本，未審核條款公平性；遺漏必備條款或關(guān)鍵約定，導(dǎo)致權(quán)責不明確。（三）合同審核：多維度把控法律與商務(wù)風險操作主體：法務(wù)部門（主導(dǎo)）、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、相關(guān)職能部門（如技術(shù)部、合規(guī)部）操作說明：法務(wù)審核：重點審核合同主體資格（合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應(yīng)資質(zhì)或許可）、條款合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）、權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在霸王條款）、違約責任明確性（違約情形、賠償范圍、計算方式是否清晰）、爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構(gòu)是否明確有效）等。財務(wù)審核：重點審核合同金額與預(yù)算是否匹配、付款方式（如預(yù)付款、進度款、尾款比例）是否合理、發(fā)票開具要求、稅務(wù)責任劃分、資金安全風險（如大額付款是否設(shè)置履約擔保）等。業(yè)務(wù)/技術(shù)審核：業(yè)務(wù)部門審核合作內(nèi)容與實際需求是否一致，履行期限、交付標準是否可實現(xiàn)；技術(shù)部門審核技術(shù)協(xié)議中的參數(shù)、標準、驗收流程是否科學可行。審核過程中如發(fā)覺問題，由法務(wù)部門匯總意見，形成《合同評審表》，反饋至業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商修改；修改后需重新履行審核流程，直至所有部門審核通過。輸出成果：《合同評審表》（含各部門審核意見及最終結(jié)論）、合同修訂稿風險提示：審核環(huán)節(jié)流于形式，未發(fā)覺條款漏洞；過度遷就合作方，導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損。（四）合同簽署：規(guī)范簽署流程保證效力操作主體：法務(wù)部門、行政部（或公章管理部門）、業(yè)務(wù)部門操作說明：合同文本經(jīng)最終審核通過后，由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門與合作方最終確認文本內(nèi)容，保證雙方持有的合同文本完全一致（如涉及多頁，需加蓋騎縫章）。簽署前需核實簽署人身份及授權(quán)權(quán)限：法定代表人簽字：需核對法定代表人身份證明；授權(quán)代表人簽字：需核對授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）、授權(quán)代表人身份證明，保證授權(quán)在有效期內(nèi)且未超越權(quán)限。企業(yè)簽署：按照企業(yè)用印管理規(guī)定，由經(jīng)辦人填寫《用印申請單》，附《合同評審表》及最終版合同文本，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，到行政部（或公章管理部門）加蓋公章或合同專用章（嚴禁以部門章代替合同章）。合作方簽署：可通過現(xiàn)場簽署、郵寄簽署（保留快遞憑證及簽收回執(zhí)）或電子簽署（符合《電子簽名法》要求的可靠電子簽名）方式，保證簽署真實有效。輸出成果：已簽署的合同文本（原件至少一式兩份，企業(yè)與合作方各執(zhí)一份）風險提示：簽署人無授權(quán)或超越權(quán)限，導(dǎo)致合同無效；用印流程不規(guī)范，如未審批或用印文本與審核版本不一致。（五）履行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控保障執(zhí)行到位操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門操作說明：業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責任部門，需指定專人負責跟蹤合同履行進度，建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款時間）、履行情況（是否按約定履行、是否存在延遲或違約）、相關(guān)憑證（如交付單、驗收報告、付款憑證）等。對于長期履行或分階段履行的合同，需定期（如每月/每季度）向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)*提交履行報告，說明履行進展、存在問題及應(yīng)對措施。發(fā)覺對方可能違約或已違約時（如延遲交付、質(zhì)量不合格、拖欠款項），業(yè)務(wù)部門需及時收集證據(jù)（如溝通記錄、檢測報告、催函通知），并向法務(wù)部門匯報，啟動糾紛應(yīng)對程序（如協(xié)商、發(fā)律師函、訴訟/仲裁）。財務(wù)部門根據(jù)合同約定條款跟蹤付款情況，保證按時足額支付，避免因逾期付款構(gòu)成違約。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、履行報告、違約證據(jù)材料風險提示：缺乏履行監(jiān)控機制，未能及時發(fā)覺對方違約行為；證據(jù)收集不全，導(dǎo)致維權(quán)困難。（六）變更與解除：依法依規(guī)處理合同變動操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作說明：合同履行過程中如需變更（如變更履行期限、金額、履行方式等），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需經(jīng)原審批流程審核（重大變更需重新履行審批程序），簽署后方可生效。出現(xiàn)法定或約定解除情形（如不可抗力導(dǎo)致合同無法履行、對方嚴重違約等）時，企業(yè)有權(quán)單方解除合同的，需書面通知對方，并在通知中說明解除依據(jù)；需協(xié)商解除的，需與對方達成一致，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除后的權(quán)利義務(wù)（如已履行部分的結(jié)算、賠償范圍等）。合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門需及時更新《合同履行跟蹤表》，并通知財務(wù)、倉儲等相關(guān)部門調(diào)整后續(xù)操作（如停止付款、辦理退貨等）。輸出成果：《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》、相關(guān)通知文件風險提示：擅自變更合同條款或單方解除合同，導(dǎo)致違約風險；變更/解除協(xié)議未明確責任劃分，引發(fā)后續(xù)糾紛。（七）歸檔管理：建立完整檔案便于追溯操作主體：行政部（或檔案管理部門）、業(yè)務(wù)部門操作說明：合同履行完畢或終止后，由業(yè)務(wù)部門將合同全套資料（含《合同需求審批單》《合同評審表》、簽署版合同文本、附件、履行過程中的往來函件、支付憑證、驗收報告、變更/解除協(xié)議等）整理成冊，填寫《合同歸檔清單》。合同檔案需按“一案一檔”原則編號歸檔，檔案編號規(guī)則可參考“年份-部門-合同類型-序號”（如“2024-采購部-采購合同-001”）。檔案保存期限：一般合同不少于5年，重大合同（如涉及金額巨大、核心知識產(chǎn)權(quán)、訴訟仲裁等）不少于10年，電子檔案需定期備份并保證可讀性。檔案查詢需履行審批手續(xù)，內(nèi)部員工因工作需要查詢的，需經(jīng)部門負責人*及法務(wù)部門批準；外部機構(gòu)查詢的，需提供法律文書及企業(yè)授權(quán)。輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔清單》風險提示：檔案資料缺失（如未保存履行憑證），導(dǎo)致無法追溯歷史情況；檔案管理混亂，造成信息泄露或丟失。三、關(guān)鍵流程模板表格（一）合同需求審批單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合作方聯(lián)系人聯(lián)系電話合同類型□采購合同□銷售合同□服務(wù)合同□合作合同□其他：______合作內(nèi)容簡述（需明確標的、數(shù)量、質(zhì)量要求等）合同金額（大寫）￥（小寫）定價依據(jù)□市場價□招標價□協(xié)議價□其他：______履行期限自年月日至年月日履行地點核心訴求（如付款方式、交付標準、驗收要求等）需求部門意見負責人簽字：日期：年月日財務(wù)部門意見負責人簽字：日期：年月日法務(wù)部門意見負責人簽字：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)意見負責人簽字：日期：年月日總經(jīng)理/董事會意見負責人簽字：日期：年月日（二）合同評審表合同名稱合同編號合作方名稱業(yè)務(wù)部門評審環(huán)節(jié)□起草階段□修訂階段□最終審核評審日期年月日合同基本信息標的：金額：履行期限：評審部門評審要點評審意見法務(wù)部門1.主體資格合法性；2.條款合法性；3.權(quán)利義務(wù)對等性；4.違約責任明確性；5.爭議解決方式財務(wù)部門1.預(yù)算匹配性；2.付款方式合理性；3.稅務(wù)責任劃分；4.資金安全風險業(yè)務(wù)部門1.合作內(nèi)容與需求一致性；2.履行可行性；3.商務(wù)條款合理性技術(shù)部門（如需）1.技術(shù)參數(shù)準確性；2.驗收標準科學性；3.技術(shù)風險可控性綜合評審結(jié)論□通過□需修改（修改意見：）□不通過（理由：）評審負責人簽字：日期：年月日（三）合同履行跟蹤表合同名稱合同編號合作方名稱業(yè)務(wù)部門履行期限自年月日至年月日責任人序號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間123異常情況記錄（如延遲履行、質(zhì)量爭議等，需說明原因、影響及應(yīng)對措施）責任人簽字：日期：年月日部門負責人審核：日期：年月日（四）合同歸檔清單合同名稱合同編號合作方名稱歸檔日期年月日歸檔部門檔案編號序號材料名稱份數(shù)頁數(shù)1合同需求審批單2合同評審表3簽署版合同文本4合同附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單等）5履行過程中的往來函件6支付憑證、驗收報告7變更/解除協(xié)議（如有）歸檔人簽字：審核人簽字：部門負責人簽字：四、風險防范與操作規(guī)范（一）合同主體資格審查：嚴把“準入關(guān)”企業(yè)法人：核查合作方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合作業(yè)務(wù)）、法定代表人身份證明，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或“天眼查”等工具查詢企業(yè)信用狀況（是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信記錄）。分支機構(gòu)/其他組織：核查其所屬法人機構(gòu)的授權(quán)文件，保證其具備獨立簽約能力。自然人：核查身份證件，確認其完全民事行為能力，必要時要求提供擔保。（二）核心條款風險控制：明確“權(quán)責利”標的條款：明確標的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，避免使用“大概”“約”等模糊表述；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確權(quán)利歸屬、使用范圍及侵權(quán)責任。質(zhì)量條款：約定質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準）、驗收方法（驗收期限、流程、異議處理方式），避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等主觀描述。付款條款：明確付款時間、金額、方式（銀行轉(zhuǎn)賬需注明賬戶信息），設(shè)置合理的付款節(jié)點（如預(yù)付款不超過30%，尾款驗收后支付），避免“貨到付款”等無保障約定。違約責任：列舉常見違約情形（如延遲履行、質(zhì)量不合格、付款逾期），明確違約金計算方式（不超過實際損失的30%）、賠償范圍及免責情形（不可抗力需定義明確）。（三）合同履行監(jiān)控：筑牢“防火墻”建立“合同履行臺賬”，動態(tài)跟蹤節(jié)點進度，對即將到期的履行事項（如付款、交付）提前7天提醒相關(guān)負責人。對重大合同實行“雙周報告制”，業(yè)務(wù)部門需每兩周向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報履行情況，及時發(fā)覺并處理風險。對方違約時，應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)行使權(quán)利（如發(fā)出催告函、主張違約金），避免因超過訴訟時效（一般為3年）喪失勝訴權(quán)。（四）檔案安全管理：守住“保密線”合同檔案需存放于專用檔案柜，電子檔案加密存儲，訪問權(quán)限分級管理（僅相關(guān)人員可查閱）。涉及商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息）的合同，簽訂《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)及違約責任，檔案查閱需經(jīng)總經(jīng)理*審批。檔案銷毀需嚴格履行審批程序，對超過保存期限的檔案，由檔