合同管理流程標準化操作指南一、適用場景與對象本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，涵蓋采購、銷售、服務外包、合作開發(fā)、資產(chǎn)租賃等業(yè)務場景。涉及合同管理的部門包括但不限于業(yè)務發(fā)起部門、法務部門、財務部門、行政部門及高層審批機構，相關人員需嚴格遵循本流程規(guī)范合同管理行為，保證合同合規(guī)、高效履行。二、標準化操作流程詳解（一）合同準備階段：明確需求與基礎資料收集需求確認：業(yè)務部門根據(jù)項目或合作需求，明確合同類型（如買賣合同、服務合同、保密協(xié)議等）、合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、核心交易條件（標的物/服務內(nèi)容、數(shù)量、價款、履行期限等），形成《合同需求說明書》。合作方資質(zhì)審查：業(yè)務部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核實合作方主體資格（是否存續(xù)、有無經(jīng)營異常、涉訴記錄等），必要時要求合作方提供營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權委托書（若由代理人簽署）等資料，保證合作方具備履約能力。資料歸集：業(yè)務部門整理需求確認文件、合作方資質(zhì)材料、過往合作記錄（如有）、技術附件（如產(chǎn)品規(guī)格書、服務標準說明）等，形成《合同準備資料包》，提交至法務部門預審。（二）合同起草階段：條款擬定與框架搭建模板選用：法務部門根據(jù)合同類型，優(yōu)先選用公司標準化合同模板（如《采購合同模板》《技術服務合同模板》）；若無對應模板，參考行業(yè)通用范本或根據(jù)交易特殊性起草，保證條款完整、權責清晰。條款填寫：基礎信息：合同名稱（需體現(xiàn)合同類型與核心內(nèi)容）、合同編號（規(guī)則：年份-部門-序號，如“2024-采-001”）、簽約主體全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、簽約地址、簽約日期。核心條款：明確標的物/服務具體描述（可附附件）、數(shù)量與計量單位、質(zhì)量標準（國標/行標/約定標準）、價款及支付方式（金額、幣種、賬戶信息、支付條件）、履行期限（起止時間、階段性節(jié)點）、交付/驗收方式（地點、流程、標準）、違約責任（違約情形、賠償計算方式）、爭議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟，明確管轄機構）、保密條款（涉密范圍、期限）、合同生效條件（簽字蓋章/附條件生效）。特殊條款：根據(jù)業(yè)務需求添加知識產(chǎn)權歸屬、不可抗力、合同解除條件等約定。內(nèi)部會簽：起草完成后，業(yè)務部門負責人審核條款與需求的匹配度，法務部門審核合法性（如條款是否符合法律法規(guī)、有無顯失公平內(nèi)容），財務部門審核價款支付條款與財務制度的兼容性，形成《合同會簽意見表》。（三）合同審核階段：合規(guī)性審查與風險把控形式審核：法務部門檢查合同文本完整性（有無前后條款矛盾、關鍵信息空白）、附件是否齊全、編號是否唯一、會簽流程是否完整。實質(zhì)審核：主體資格：核實簽約方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，代理人是否獲得有效授權（核對授權委托書與證件號碼原件）。條款合法性：檢查條款是否違反《民法典》《公司法》等法律法規(guī)（如格式條款是否盡到提示義務、違約責任是否合理）。業(yè)務可行性：結合項目計劃，評估履行期限、質(zhì)量標準是否可達成，是否存在履約障礙。財務風險：財務部門審核價款支付節(jié)點是否與項目進度匹配，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）是否符合稅務要求，資金安排是否合理。審核反饋：審核部門在2個工作日內(nèi)反饋意見，對修改內(nèi)容明確標注（如“第3.2條：需補充質(zhì)量驗收的具體標準”）；起草部門根據(jù)意見修訂后，重新提交審核，直至所有部門無異議。（四）合同簽署階段：正式簽約與用印管理文本定稿：審核通過后，法務部門打印正式合同文本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量及存檔需求確定），保證所有頁碼連續(xù)、無修改痕跡，由雙方簽字欄加蓋“合同文本確認章”（可選）。簽署授權：企業(yè)方：由法定代表人或其授權代理人簽署，需提供《法定代表人證件號碼明》或《授權委托書》（需明確授權范圍、期限），簽署時核對代理人證件號碼原件。合作方：核對對方簽約人身份（法定代表人或授權代理人），留存其證件號碼復印件及授權委托書（若適用），保證簽字與蓋章清晰、完整（公章或合同專用章，騎縫章需覆蓋所有頁面）。用印審批：簽署完成的合同，由行政部門根據(jù)《合同用印審批單》（附會簽表及定稿文本）加蓋企業(yè)公章或合同專用章，用印后登記《合同用印臺賬》（記錄合同編號、用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等）。（五）合同履行階段：執(zhí)行跟蹤與風險監(jiān)控履行交底：業(yè)務部門向生產(chǎn)/服務、財務等部門移交合同文本，明確履行節(jié)點（如交付時間、付款日期）、責任人及對接人，召開《合同履行啟動會》（可選）。進度跟蹤：業(yè)務部門建立《合同履行跟蹤表》，記錄關鍵節(jié)點（如“2024-03-15：完成貨物交付”“2024-03-20：對方驗收合格”）的完成情況，對逾期未履行或存在履行偏差的事項（如質(zhì)量不達標、延遲付款），及時與合作方溝通并書面記錄（如《履約溝通函》）。驗收與結算：驗收：按合同約定標準進行驗收（如貨物驗收需核對數(shù)量、質(zhì)量；服務驗收需確認成果物是否符合要求），形成《驗收報告》由雙方簽字確認。結算：財務部門根據(jù)驗收報告及合同支付條款，開具發(fā)票并安排付款，留存付款憑證（如銀行回單、發(fā)票復印件）。（六）合同變更與解除：流程規(guī)范與書面確認變更申請：因業(yè)務需求變化、政策調(diào)整等需變更合同條款時，由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、具體內(nèi)容（如價款調(diào)整、履行期限延長）及對雙方權利義務的影響。變更審核與簽署：變更流程參照“合同審核階段”執(zhí)行，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》（作為原合同附件，具有同等法律效力），明確變更后的條款及生效時間。解除處理：符合合同約定或法定解除條件的，由業(yè)務部門提交《合同解除申請表》，說明解除原因、解除后的善后方案（如已履行的部分如何結算、未履行部分如何處理），經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂《合同解除協(xié)議》，明確終止履行及責任劃分。（七）合同歸檔階段：資料整理與保管歸檔范圍：合同全生命周期資料，包括《合同需求說明書》、合作方資質(zhì)文件、會簽意見表、定稿合同文本、簽署頁、驗收報告、付款憑證、變更/解除協(xié)議、往來函件等。歸檔流程：整理：業(yè)務部門在合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)，將上述資料分類排序（按合同編號順序），編制《合同歸檔目錄》。移交：移交至行政部門（或檔案管理部門），雙方核對資料完整性后在《檔案交接單》簽字確認。保管：行政部門按“一案一檔”原則存放，電子版?zhèn)浞葜凉緳n案管理系統(tǒng)，保管期限根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定（如買賣合同保管期限不少于5年，重要合作合同不少于10年）。三、常用模板與表格示例（一）合同審批表合同名稱合同編號簽約主體（甲方）簽約主體（乙方）合同金額萬元履行期限年月日至年月日起草部門起草人業(yè)務部門意見負責人簽字：日期：法務部門意見負責人簽字：日期：財務部門意見負責人簽字：日期：高層審批意見簽字：日期：備注（如特殊條款、風險提示等）（二）合同履行跟蹤表合同編號核心節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人完成情況說明（如“已驗收合格”“需延遲3天”）相關附件（如驗收報告）2024-采-001貨物交付2024-03-152024-03-15*某按時交付，數(shù)量無誤《送貨單》2024-采-001首筆款項支付2024-03-202024-03-22*某因銀行延遲到賬，2日到賬付款憑證（三）合同變更申請表合同編號變更原因（如“需求調(diào)整”“政策變化”）原合同條款（如“履行期限：2024-06-30”）擬變更條款（如“履行期限：2024-07-15”）變更影響評估（如“對項目總工期無影響”）業(yè)務部門意見負責人簽字：日期：法務部門意見負責人簽字：日期：雙方確認甲方簽字：乙方簽字：日期：四、關鍵風險提示與注意事項主體資格風險：簽約前務必核實合作方主體資格，避免與“僵尸企業(yè)”“吊銷未注銷企業(yè)”簽約，授權代理人簽署時需確認授權范圍是否涵蓋合同簽署事項，防止無權代理。條款合規(guī)風險：避免使用模糊表述（如“盡快”“合理時間內(nèi)”），關鍵條款（如價款、履行期限、違約責任）需明確具體，不得違反法律強制性規(guī)定（如“合同約定爭議解決方式為訴訟，且由甲方所在地法院管轄”需明確具體法院名稱）。履行監(jiān)控風險：業(yè)務部門需定期跟蹤合同履行進度，對逾期情況及時預警并上報，避免因未及時主張權利導致?lián)p失擴大（如貨物逾期交付未催告，可能喪失索賠權）。檔案管理風險：合同資料需完整歸檔，電子