ICS01.140.20

A14

DB35

福建省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB35/T1916—2020

黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔一體化管理

技術(shù)規(guī)范

Technicalspecificationforintegratedmanagementofelectronicofficialdocuments

archivingofPartyandgovernmentorgans

2020-08-24發(fā)布2020-11-24實(shí)施

福建省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB35/T1916—2020

目次

前言................................................................................II

1范圍..............................................................................1

2規(guī)范性引用文件....................................................................1

3術(shù)語和定義........................................................................1

4電子公文歸檔一體化主要流程........................................................2

5電子公文處理......................................................................4

6電子公文歸檔......................................................................4

7電子檔案管理......................................................................5

附錄A（規(guī)范性附錄）存檔信息包......................................................6

附錄B（規(guī)范性附錄）查詢信息包......................................................7

附錄C（規(guī)范性附錄）管理信息包......................................................8

附錄D（規(guī)范性附錄）電子公文元數(shù)據(jù)類別及要求........................................9

附錄E（資料性附錄）歸檔接口.......................................................11

參考文獻(xiàn)............................................................................14

I

DB35/T1916—2020

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。

本標(biāo)準(zhǔn)由福建省檔案局、福建省檔案館提出。

本標(biāo)準(zhǔn)由福建省檔案局歸口。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：福建省檔案局、福建省檔案館、福建榕基軟件工程有限公司、北京神舟航天軟

件技術(shù)有限公司、福建省標(biāo)準(zhǔn)化研究院。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：卓兆水、黃建峰、紀(jì)峰、周琴、鄭志榮、陳子楚、陳竹華、游姍姍、黃燕芳、

何淑穎、袁平、陳亞、戴敏、陳明平、楊秋、林美如、姜雷。

II

DB35/T1916—2020

黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔一體化管理技術(shù)規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)電子公文處理、電子公文歸檔、電子檔案管理的技術(shù)規(guī)范和管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)電子公文和電子檔案的一體化管理，也適用于指導(dǎo)電子公文處理系統(tǒng)與電子

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研發(fā)。企事業(yè)單位電子公文和電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T33190電子文件存儲(chǔ)和交換格式版式文檔

GB/T33477黨政機(jī)關(guān)電子公文標(biāo)識(shí)規(guī)范

GB/T33482—2016黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范

DA/T70文書類電子檔案檢測(cè)一般要求

DB35/T161文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則

《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（檔發(fā)〔2014〕4號(hào)）

《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔辦發(fā)〔2017〕3號(hào)）

《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》（廳字〔2019〕7號(hào)）

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

電子文件electronicdocument

國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦

理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。

3.2

電子公文electronicofficialdocument

以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等媒體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓摹?/p>

注：電子公文是電子文件一種形式。

3.3

電子檔案electronicrecord

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

1

DB35/T1916—2020

3.4

元數(shù)據(jù)metadata

描述電子公文的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。

3.5

歸檔archiving

按照國家規(guī)定將具有保存價(jià)值的電子公文及其元數(shù)據(jù)的保管權(quán)交給檔案部門的過程。

3.6

存檔信息包archivalinformationpackage

以件為基本單位，對(duì)電子公文處理系統(tǒng)形成歸檔的內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)元數(shù)據(jù)，按規(guī)范技術(shù)要求進(jìn)行封

裝所形成的信息包。

注：一個(gè)存檔信息包為一件電子檔案。

3.7

查詢信息包queryinformationpackage

為滿足電子檔案查詢利用需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取與查詢利用相關(guān)的內(nèi)容數(shù)據(jù)

所形成的信息包。

3.8

管理信息包managementinformationpackage

為滿足電子檔案管理需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取元數(shù)據(jù)中的管理信息以及電子檔

案管理過程中生成的信息(如：檢測(cè)信息、著錄信息)所形成的信息包。

3.9

封裝encapsulation

將電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)作為一個(gè)整體按指定結(jié)構(gòu)打包的過程。

4電子公文歸檔一體化主要流程

4.1流程圖

電子公文全生命周期包含電子公文處理、電子公文歸檔、電子檔案管理三個(gè)階段。電子公文歸檔一

體化的主要流程如圖1所示。

2

DB35/T1916—2020

電

電子公文辦理

子

公

文存檔信息包生成

處

理

預(yù)歸檔

電鑒定

子

目錄數(shù)據(jù)存檔信息包

公

編目

文

歸

檔

管理信息包查詢信息包

管理信息包生成查詢信息包生成

管理利用

電

子

檔

備份移交

案

管

理

電子檔案庫

目錄數(shù)據(jù)、存檔信息包、管理信息包、查詢信息包

圖1電子公文歸檔一體化主要流程圖

4.2電子公文處理

電子公文按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》的規(guī)定處理完成后，生成存檔信息包，傳輸至預(yù)

歸檔庫。存檔信息包應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

4.3電子公文歸檔

應(yīng)按照各單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表，對(duì)預(yù)歸檔庫中的存檔信息包進(jìn)行數(shù)據(jù)鑒定、

編目，提取存檔信息包中的相關(guān)數(shù)據(jù)生成查詢信息包和管理信息包，并將存檔信息包、查詢信息包、管

理信息包存入電子檔案庫。查詢信息包和管理信息包應(yīng)分別符合附錄B、附錄C的規(guī)定。

4.4電子檔案管理

電子檔案管理是基于電子檔案庫中的數(shù)據(jù)在電子檔案接收、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計(jì)

等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全過程管理。

3

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5電子公文處理

5.1電子公文辦理

5.1.1收文辦理應(yīng)按照GB/T33482—2016中8.2.1執(zhí)行，并符合《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》

中的收文辦理要求。

5.1.2發(fā)文辦理應(yīng)按照GB/T33482—2016中8.2.2執(zhí)行，并符合《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》

中的發(fā)文辦理要求。

5.1.3電子公文的收發(fā)文辦理還應(yīng)滿足GB/T33482—2016中8.2.3的歸檔要求。

5.1.4如有電子印章，應(yīng)轉(zhuǎn)換為與實(shí)物章一致的印章圖形。

5.2存檔信息包生成

5.2.1收發(fā)文辦結(jié)后，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)收集整理電子公文，并將每份電子公文封裝為一個(gè)存檔信息包。收

文、發(fā)文歸檔內(nèi)容應(yīng)符合下列要求：

a)收文歸檔內(nèi)容包含電子公文處理系統(tǒng)形成的規(guī)范化正文（OFD格式）、附件、公文處理單和電

子公文元數(shù)據(jù)；

b)發(fā)文歸檔內(nèi)容包含電子公文處理系統(tǒng)形成的規(guī)范化正文（OFD格式）、痕跡稿、無痕稿、附件、

公文處理單和電子公文元數(shù)據(jù)。

5.2.2存檔信息包中的電子公文歸檔格式應(yīng)符合GB/T33190對(duì)文件格式的規(guī)定，無法實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換的

文件保留原有格式。

5.2.3存檔信息包應(yīng)采用OFD格式，文件信息應(yīng)能被直接閱讀。

5.2.4電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)包含基本元數(shù)據(jù)和擴(kuò)展元數(shù)據(jù)，應(yīng)采用HTML或XML格式。電子公文元數(shù)據(jù)類

別及要求應(yīng)符合附錄D的規(guī)定。

5.2.5應(yīng)按照DA/T70規(guī)定的檢測(cè)內(nèi)容和檢測(cè)方案，對(duì)存檔信息包進(jìn)行檢測(cè)，確保電子公文真實(shí)、完

整、可用、安全。存檔信息包應(yīng)以電子公文標(biāo)識(shí)命名，電子公文標(biāo)識(shí)應(yīng)按照GB/T33477的規(guī)定編制。

5.2.6存檔信息包應(yīng)采用技術(shù)手段防止被篡改，應(yīng)有相應(yīng)的日志進(jìn)行監(jiān)控。

5.3預(yù)歸檔

5.3.1將存檔信息包推送至預(yù)歸檔庫，應(yīng)支持手動(dòng)歸檔、自動(dòng)歸檔、批量歸檔、單份歸檔。

5.3.2歸檔接口應(yīng)支持通用接口技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，歸檔接口要求可參照附錄E。

6電子公文歸檔

6.1鑒定

6.1.1應(yīng)根據(jù)各單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行價(jià)值鑒定，區(qū)分歸檔與不歸檔并確定

保管期限。

6.1.2對(duì)需歸檔的電子公文，應(yīng)依據(jù)其公開屬性完成開放鑒定，確定其對(duì)外開放利用屬性。

6.2編目

6.2.1應(yīng)按照DB35/T161的規(guī)定進(jìn)行編目，建立相應(yīng)檔案目錄數(shù)據(jù)。

6.2.2電子檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)的存檔信息包建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持一一對(duì)應(yīng)。

6.2.3鑒定歸檔后的存檔信息包應(yīng)以檔號(hào)編制其文件名，檔號(hào)編制規(guī)則參照DA/T22。

4

DB35/T1916—2020

6.3查詢信息包及管理信息包生成

6.3.1提取存檔信息包中的內(nèi)容生成查詢信息包及管理信息包。

6.3.2查詢信息包應(yīng)以檔號(hào)加CX編制其文件名，管理信息包應(yīng)以檔號(hào)加GL編制其文件名。

6.3.3查詢信息包和管理信息包生成后，應(yīng)與存檔信息包一并存入電子檔案庫，管理數(shù)據(jù)類別及要求

應(yīng)符合附錄C的規(guī)定。

7電子檔案管理

7.1管理

7.1.1電子檔案管理過程應(yīng)按照GB/T18894的規(guī)定實(shí)施，管理過程產(chǎn)生的管理信息應(yīng)存入管理信息包。

7.1.2電子檔案管理通過電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)應(yīng)符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能

規(guī)定》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的規(guī)定。

7.2利用

7.2.1電子檔案庫中的目錄數(shù)據(jù)庫及查詢信息包中的內(nèi)容，由各單位根據(jù)業(yè)務(wù)需求提供利用。

7.2.2電子檔案應(yīng)分級(jí)分類利用，采用必要的技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。

7.3備份

應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，應(yīng)通過異質(zhì)備份方式建立電子檔案副本。有條件的單位可采用異地備份。

7.4移交

電子檔案移交進(jìn)檔案館應(yīng)基于安全、可靠、規(guī)范的基礎(chǔ)軟硬件平臺(tái)，應(yīng)按照《電子檔案移交與接收

辦法》的規(guī)定，移交電子檔案目錄與電子檔案，同步移交相應(yīng)的查詢信息包和管理信息包。

5

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附錄A

（規(guī)范性附錄）

存檔信息包

A.1存檔信息包格式

存檔信息包的格式應(yīng)符合表A.1的規(guī)定。

表A.1存檔信息包格式

構(gòu)成要素格式說明

正文OFD——

公文處理單XML、HTML、OFD等通用格式——

附件通用格式——

無痕稿WPS、OFD等通用格式——

痕跡稿WPS等通用格式——

元數(shù)據(jù)類別及要求應(yīng)符合

電子公文元數(shù)據(jù)XML、HTML等通用格式

附錄D的規(guī)定

A.2存檔信息包結(jié)構(gòu)

存檔信息包的結(jié)構(gòu)應(yīng)符合表A.2的規(guī)定。

表A.2存檔信息包結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)示例

正文.ofd關(guān)于赴XX市調(diào)研的函.ofd

公文處理單.ofd關(guān)于赴XX市調(diào)研的函公文處理單.ofd

附件.ofd附件1：赴XX市調(diào)研的人員名單.ofd

無痕稿.wps關(guān)于赴XX市調(diào)研的函無痕跡稿.wps

痕跡稿.wps關(guān)于赴XX市調(diào)研的函痕跡稿.wps

電子公文元數(shù)據(jù).xml關(guān)于赴XX市調(diào)研的函電子公文元數(shù)據(jù).xml

6

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附錄B

（規(guī)范性附錄）

查詢信息包

B.1查詢信息包格式

查詢信息包的格式應(yīng)符合表B.1的規(guī)定。

表B.1查詢信息包格式

構(gòu)成要素格式

正文OFD

附件通用格式

其他查詢相關(guān)的內(nèi)容數(shù)據(jù)通用格式

B.2查詢信息包結(jié)構(gòu)

查詢信息包的結(jié)構(gòu)應(yīng)符合表B.2的規(guī)定。

表B.2查詢信息包結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)示例

正文.ofd關(guān)于赴XX市調(diào)研的函.ofd

附件.ofd附件1：赴XX市調(diào)研的人員名單.ofd

其他查詢相關(guān)的內(nèi)容數(shù)據(jù)——

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附錄C

（規(guī)范性附錄）

管理信息包

C.1管理信息包格式

管理信息包宜采用XML或HTML格式，其數(shù)據(jù)包括兩部分，一部分是從存檔信息包中提取的電子公文

元數(shù)據(jù)，另一部分是電子檔案管理過程中形成的各類管理信息。

C.2管理信息數(shù)據(jù)類別及要求

管理信息包的電子公文元數(shù)據(jù)部分的類別及要求應(yīng)符合附錄D的規(guī)定。另一部分管理數(shù)據(jù)的類別及

要求應(yīng)符合表C.1的規(guī)定。

表C.1管理數(shù)據(jù)類別及要求

序號(hào)中文名短名約束性類型長(zhǎng)度說明

1全宗名稱QZMC必選字符型50——

2立檔單位名稱LDDWMC必選字符型50——

3檔號(hào)DH必選字符型50——

4全宗號(hào)QZH必選字符型4——

5年度ND必選數(shù)值型————

6檔案門類代碼DAMLDM必選字符型20——

7保管期限BGQX必選字符型10——

8機(jī)構(gòu)或問題JGHWT必選字符型50——

9室編件號(hào)SBJH必選數(shù)值型————

10責(zé)任者ZRZ必選字符型120——

11存放位置CFWZ可選字符型250——

12業(yè)務(wù)狀態(tài)YWZT可選字符型32

13業(yè)務(wù)行為YWXW可選字符型512行為信息為一組多值

14行為時(shí)間XWSJ可選日期型8序列。各單位行為數(shù)

15行為人XWR可選字符型32據(jù)可在此處自主擴(kuò)

16行為依據(jù)XWYJ可選字符型256展。

17行為描述XWMS可選字符型256

18權(quán)限管理QXGL可選字符型320——

可根據(jù)實(shí)際需求自定義添加數(shù)據(jù)信息。

8

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附錄D

（規(guī)范性附錄）

電子公文元數(shù)據(jù)類別及要求

電子公文基本元數(shù)據(jù)應(yīng)符合表D.1的規(guī)定，電子公文擴(kuò)展元數(shù)據(jù)應(yīng)符合表D.2的規(guī)定。

表D.1電子公文基本元數(shù)據(jù)要求

序號(hào)中文名短名約束性類型長(zhǎng)度說明

1公文標(biāo)識(shí)GWBS必選字符型50——

2文種WZ可選字符型10——

3份號(hào)FH可選字符型10——

4密級(jí)和保密期限MJHBMQX必選字符型20——

5緊急程度JJCD可選字符型20——

6發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志FWJGBZ可選字符型50——

7發(fā)文字號(hào)FWZH可選字符型60——

8簽發(fā)人QFR必選字符型50——

9標(biāo)題BT必選字符型320——

10主送機(jī)關(guān)ZSJG可選字符型100——

11附件說明FJSM可選字符型500——

12發(fā)文機(jī)關(guān)或簽發(fā)人署名FWJGSM必選字符型50——

13成文日期CWRQ必選日期型8yyyymmdd

14附注FZ可選字符型500——

15抄送機(jī)關(guān)CSJG可選字符型200——

16印發(fā)機(jī)關(guān)YFJG條件選字符型50——

17印發(fā)日期YFRQ可選日期型8yyyymmdd

18發(fā)布層次FBCC可選字符型200——

19公開屬性GKSX必選字符型50——

20計(jì)算機(jī)文件格式信息JSJGSXX必選字符型100——

21計(jì)算機(jī)文件名JSJWJM必選字符型50——

22計(jì)算機(jī)文件大小JSJDX可選字符型20——

23計(jì)算機(jī)文件形成時(shí)間JSJSJ必選日期型8yyyymmdd

24計(jì)算機(jī)文件屬性JSJSX可選字符型20如“只讀”

25電子文件總件數(shù)DZWJJS必選字符型4——

26簽章時(shí)間QZSJ可選日期型8yyyymmdd

27簽章人QZR可選字符型20——

28封裝人FZR可選字符型50——

29封裝格式FZGS可選字符型20——

30封裝時(shí)間FZSJ可選日期型8yyyymmdd

31原稿格式Y(jié)GGS可選字符型20——

基本元數(shù)據(jù)：描述電子公文的元數(shù)據(jù)，是電子公文的基本信息數(shù)據(jù)（主要為電子公文核心內(nèi)容數(shù)據(jù)），在后續(xù)管

理過程中不發(fā)生變化。

9

DB35/T1916—2020

表D.2電子公文擴(kuò)展元數(shù)據(jù)要求

序號(hào)中文名短名約束性類型長(zhǎng)度說明

1軟件環(huán)境RJHJ可選字符型2000——

2硬件環(huán)境YJHJ可選字符型2000——

3處理類型CLLX必選字符型50

處理信息為一組多值

4處理者CLZ必選字符型100

序列。各單位處理行為

5處理部門CLBM必選字符型100

數(shù)據(jù)可在此處自主擴(kuò)

6處理時(shí)間CLSJ必選字符型50

展。

7處理結(jié)果CLJG必選字符型100

表明電子公文間的文

8文件關(guān)系WJGL可選字符型2000

件關(guān)系

9內(nèi)容摘要NRZY可選字符型2000——

擴(kuò)展元數(shù)據(jù)：描述電子公文的元數(shù)據(jù)，是電子公文的擴(kuò)展說明數(shù)據(jù)（主要包括背景、過程信息），可自定義添加

擴(kuò)展。

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DB35/T1916—2020

附錄E

（資料性附錄）

歸檔接口

E.1功能說明

歸檔傳輸數(shù)據(jù)接口。

E.2接口調(diào)用方法

可采用webservice、http等通用方式，數(shù)據(jù)以XML格式傳送。

E.3參數(shù)說明

參數(shù)說明參見表E.1。

表E.1參數(shù)說明

參數(shù)描述

xml數(shù)據(jù)信息

str預(yù)留參數(shù)

E.4返回值

返回值說明參見表E.2。

表E.2返回值說明

返回值描述

01歸檔成功

02元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不符合規(guī)范

03-字段名該元數(shù)據(jù)長(zhǎng)度不符合規(guī)范

04-字段名該元數(shù)據(jù)的值不符合規(guī)范

05-字段名缺少該元數(shù)據(jù)信息

06存檔信息包下載錯(cuò)誤

99其他

E.5目錄基礎(chǔ)字段屬性

目錄基礎(chǔ)字段屬性參見表E.3，可根據(jù)實(shí)際需要擴(kuò)展。

11

DB35/T1916—2020

表E.3目錄基礎(chǔ)字段屬性

序號(hào)中文名短名約束性類型長(zhǎng)度說明

1全宗號(hào)QZH必選字符型4——

2文件題名WJTM必選字符型320

收文：sw；發(fā)文：fw；

3文件類型WJLX必選字符型10

內(nèi)部：nb；其他：qt

4文件編號(hào)WJBH可選字符型60——

5年度ND必選數(shù)值型