企業(yè)文件存檔與檔案管理制度模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用工作，保證檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案管理效率，為企業(yè)經(jīng)營決策、合規(guī)管理及歷史追溯提供依據(jù)，特制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》等國家法律法規(guī)，結合本企業(yè)實際情況制定。（三）適用范圍與場景本制度適用于企業(yè)總部及各部門、分支機構（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營管理活動中形成的各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像、實物等）文件材料的歸檔與管理。具體場景包括：日常行政管理文件（如制度、會議紀要、合同等）的形成與歸檔；業(yè)務經(jīng)營文件（如項目資料、客戶資料、招投標文件等）的全周期管理；人力資源管理文件（如員工檔案、培訓記錄、勞動合同等）的存檔；財務審計文件（如憑證、報表、審計報告等）的規(guī)范整理；企業(yè)重大活動文件（如慶典、并購、資質(zhì)認證等）的專項歸檔。二、管理機構與職責（一）檔案管理部門企業(yè)綜合管理部是檔案管理的歸口部門，設專職檔案管理員*崗，主要職責包括：制定和完善檔案管理制度及操作流程；負責對各部門文件歸檔工作進行指導、監(jiān)督與檢查；承擔檔案的接收、分類、整理、編目、保管、鑒定、銷毀及利用服務；負責檔案庫房的日常管理，保證檔案實體與信息安全；組織檔案管理培訓，提升全員檔案意識。（二）各部門職責各部門負責人為本部門檔案管理第一責任人，指定兼職檔案管理員*崗，負責本部門文件材料的收集、預整理及移交工作；嚴格按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和時限，保證文件材料齊全、規(guī)范，無遺漏、無缺失；配合檔案管理部門開展檔案檢查、鑒定及利用工作。三、文件歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍企業(yè)各類文件材料在辦理完畢后，均應歸檔。具體范圍包括但不限于：行政管理類：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、工作計劃與總結、請示批復、會議紀要、對外往來函件、印章管理文件等；人力資源管理類：員工名冊、招聘錄用材料、勞動合同、薪酬福利記錄、績效考核結果、培訓檔案、離職手續(xù)等；業(yè)務經(jīng)營類：市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同、招投標文件、項目立項與驗收材料、產(chǎn)品技術資料、供應商檔案等；財務管理類：會計憑證、賬簿、財務報表、稅務文件、審計報告、融資資料、固定資產(chǎn)臺賬等；群工作類：組織文件、工會活動記錄、企業(yè)文化建設材料、宣傳報道等；重大活動類：企業(yè)成立、變更、并購、上市、慶典、資質(zhì)認證等專項活動的文件材料；其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案分類檔案采用“年度—類別—問題”三級分類法，具體分類代碼行政管理類：XZ人力資源管理類：RL業(yè)務經(jīng)營類：YW財務管理類：CW群工作類：DQ重大活動類：ZD特殊載體類（電子、聲像、實物）：TZ示例：2023年度行政管理類會議紀檔，分類號為“XZ-2023-HY”。四、文件歸檔操作流程（一）文件形成與收集（責任部門：各業(yè)務部門）文件辦理完畢后，經(jīng)辦人需對文件材料的完整性、準確性進行檢查，保證、附件、審批手續(xù)齊全；部門兼職檔案管理員于每月25日前收集本部門當月形成的應歸檔文件，核對無誤后暫存于部門檔案盒中。（二）整理與預歸檔（責任部門：各業(yè)務部門）對收集的文件材料進行排序：正在前、附件在后，批復在前、請示在后，印件在前、定稿在后；按文件類型填寫《文件歸檔目錄》（見附件1），一式兩份，一份部門留存，一份隨檔案移交；紙質(zhì)文件采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長310mm×寬220mm×厚30mm）存放，盒面標注“分類號—題名—年度—部門”，盒內(nèi)放置《檔案盒內(nèi)文件目錄》；電子文件需按“年度/類別/文件名”格式命名，存儲于企業(yè)指定服務器或云盤，并定期備份（每月至少1次）。（三）移交與審核（責任部門：各部門→檔案管理部門）每月最后1個工作日前，部門兼職檔案管理員將預整理好的檔案（含紙質(zhì)及電子版）移交至檔案管理部門，填寫《檔案移交清單》（見附件2），雙方簽字確認；檔案管理員接收檔案后，3個工作日內(nèi)對檔案完整性、規(guī)范性進行審核，對不符合要求的檔案退回部門重新整理。（四）入庫與登記（責任部門：檔案管理部門）審核合格的檔案由檔案管理員統(tǒng)一編號、編制檔號（如“XZ-2023-001”），錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子臺賬；紙質(zhì)檔案按分類號順序存入檔案柜，標注存放位置（如“1號柜-2層-3列”）；電子檔案至系統(tǒng)并加密存儲，保證訪問權限可控。五、檔案保管與利用（一）檔案保管要求庫房管理：檔案庫房應保持干燥、通風（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等設施，定期檢查（每季度1次）；保管期限：根據(jù)文件價值分為永久、30年、10年三類，具體劃分標準參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》（附件3）；清點與維護：檔案管理員每年年底對庫存檔案進行清點，保證賬實相符；對破損、褪色檔案及時修復或復制。（二）檔案借閱管理借閱范圍：僅限因工作需要查閱檔案的企業(yè)員工，外部單位借閱需經(jīng)企業(yè)分管領導*審批；借閱流程：（1）借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見附件4），說明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門負責人簽字后報檔案管理部門；（2）檔案管理員審核無誤后，辦理借閱手續(xù)，紙質(zhì)檔案借閱期限不超過7天，電子檔案借閱期限不超過3天；（3）涉密檔案（如財務核心數(shù)據(jù)、未公開合同等）需經(jīng)總經(jīng)理*審批，借閱時由檔案管理員全程陪同。注意事項：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得擅自復制、拍照，借閱期滿后及時歸還，如需續(xù)借需提前1天申請。（三）電子檔案管理電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，具有同等法律效力；定期對電子檔案進行備份（本地備份+異地備份），防止數(shù)據(jù)丟失；電子檔案管理系統(tǒng)設置訪問權限，按崗位分配操作權限，嚴禁越權操作。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定對保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門牽頭，組織財務、法務、業(yè)務等部門成立鑒定小組（組長由綜合管理部*經(jīng)理擔任），每3年開展1次鑒定工作；鑒定小組對檔案的價值進行評估，對仍有保存價值的檔案重新劃定保管期限，無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清冊》（見附件5）。（二）檔案銷毀《檔案銷毀清冊》需經(jīng)分管領導審核、總經(jīng)理批準后，方可銷毀；銷毀檔案時，由檔案管理員和監(jiān)銷人（2人以上）共同執(zhí)行，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，銷毀過程全程記錄；涉密檔案銷毀需采用粉碎或焚燒方式，保證信息無法恢復。七、責任追究對違反本制度，未按規(guī)定歸檔、造成檔案丟失或損壞的，視情節(jié)輕重對相關責任人給予通報批評、扣減績效（500-2000元/次）；情節(jié)嚴重的，給予降職、撤職等處分；擅自涂改、偽造、銷毀、泄露檔案信息的，除追究經(jīng)濟責任外，解除勞動合同；構成犯罪的，依法追究刑事責任；對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門或個人，企業(yè)給予表彰獎勵（500-5000元/年）。八、附則本制度由企業(yè)綜合管理部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本制度結合實際制定實施細則，報綜合管理部備案；本制度如與國家法律法規(guī)沖突，以國家法律法規(guī)為準。附件：相關表格模板附件1：文件歸檔目錄分類號題名責任者形成日期頁數(shù)密級保管期限備注XZ-2023-0012023年度工作計劃綜合管理部2023-01-058普通10年RL-2023-002員工花名冊（12月）人力資源部2023-12-3115普通永久附件2：檔案移交清單移交部門移交人接收人移交日期檔案題名數(shù)量（份/件）分類號備注市場部張*李*2024-01-302023年Q4銷售合同25YW-2023-XS紙質(zhì)+電子附件3：檔案保管期限表（部分示例）類別文件材料名稱保管期限行政管理類企業(yè)章程永久行政管理類工作總結、計劃10年人力資源管理類勞動合同合同終止后10年財務管理類會計憑證30年業(yè)務經(jīng)營類重大銷售合同（金額≥100萬元）永久附件4：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期王*研發(fā)部2