企業(yè)合同管理制度文檔審批流程模板一、制度適用范圍與核心場(chǎng)景本流程模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)開發(fā)合同、勞動(dòng)合同（除簡(jiǎn)單勞動(dòng)合同外）等。核心場(chǎng)景覆蓋：新供應(yīng)商/客戶合作前的合同擬定、重大業(yè)務(wù)（單筆金額超10萬元或涉及核心資源）的合同簽署、合同履行過程中的變更與補(bǔ)充協(xié)議審批、合同到期續(xù)簽或終止處理等。通過標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。二、合同審批全流程操作指引（一）合同起草與提報(bào)責(zé)任主體：由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項(xiàng)目部等）根據(jù)合作需求起草合同文本，必要時(shí)可邀請(qǐng)技術(shù)部、財(cái)務(wù)部提前參與條款討論。起草要求：合同內(nèi)容需包含核心要素：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表）、標(biāo)的物/服務(wù)描述（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)款及支付方式（金額、幣種、賬戶信息、付款條件）、履行期限與地點(diǎn)（交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)）、違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)）、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）等。涉及技術(shù)附件（如技術(shù)協(xié)議、圖紙）、報(bào)價(jià)單、資質(zhì)證明（如對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、許可證）等，需作為合同附件一并提交。內(nèi)部初審：起草人完成合同初稿后，需在部門內(nèi)部進(jìn)行交叉核對(duì)，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（如數(shù)量、價(jià)格）、合作條件與雙方溝通結(jié)果一致，無錯(cuò)漏信息。系統(tǒng)提報(bào)：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺(tái)發(fā)起審批流程，合同文本及附件，填寫《合同審批表》（模板見第三章），明確審批鏈路（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→管理層）。（二）部門負(fù)責(zé)人審核審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)真實(shí)性：合同是否基于真實(shí)業(yè)務(wù)需求，是否符合企業(yè)年度經(jīng)營計(jì)劃或部門工作目標(biāo)；條款合理性：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，價(jià)款、履行期限等商業(yè)條件是否與市場(chǎng)行情一致，是否存在顯失公平的條款；資源匹配度：企業(yè)是否有足夠的人力、物力、財(cái)力履行合同，是否需要跨部門協(xié)同支持。審核動(dòng)作：部門負(fù)責(zé)人在OA系統(tǒng)中填寫審核意見，若需修改，應(yīng)明確標(biāo)注修改內(nèi)容及完成時(shí)限；若審核通過，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)合規(guī)審核）。（三）法務(wù)合規(guī)審核審核重點(diǎn)：合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，是否存在法律禁止性條款（如“霸王條款”）；完整性：合同核心要素是否齊全，附件是否與主合同內(nèi)容一致；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，爭(zhēng)議解決方式是否有利于企業(yè)（如優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院管轄），知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊約定是否合規(guī)。審核動(dòng)作：法務(wù)專員在收到審批后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過OA系統(tǒng)反饋意見。若存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方主體資格不符、條款無效），需退回業(yè)務(wù)部門重新談判或起草；若風(fēng)險(xiǎn)可控，提出修改建議后通過，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)審核。（四）財(cái)務(wù)條款審核審核重點(diǎn)：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：合同金額、付款方式、稅費(fèi)計(jì)算是否準(zhǔn)確，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；資金風(fēng)險(xiǎn)：付款條件是否合理（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定），是否存在大額預(yù)付款或長(zhǎng)期墊資風(fēng)險(xiǎn)；成本效益：對(duì)于采購類合同，需對(duì)比歷史價(jià)格或市場(chǎng)價(jià)格，評(píng)估成本合理性；對(duì)于銷售類合同，需確認(rèn)收入確認(rèn)方式是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。審核動(dòng)作：財(cái)務(wù)經(jīng)理在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過OA系統(tǒng)填寫意見。若財(cái)務(wù)條款不合規(guī)（如付款方式超出預(yù)算、缺少發(fā)票類型約定），退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整；審核通過后，根據(jù)合同金額流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)層級(jí)管理層審批。（五）管理層審批根據(jù)合同金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批：一般合同（單筆金額≤50萬元）：由分管業(yè)務(wù)副總審批，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)必要性及資源投入產(chǎn)出比；重大合同（50萬元＜單筆金額≤200萬元）：由總經(jīng)理審批，需結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)承受能力綜合判斷；特別重大合同（單筆金額＞200萬元或涉及核心業(yè)務(wù)/資產(chǎn)）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，形成會(huì)議紀(jì)要后審批。審批人需在OA系統(tǒng)中明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見，若“修改后同意”，需注明修改要求并退回至對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)重新提交。（六）合同用印與簽署用印申請(qǐng)：審批通過后，由業(yè)務(wù)部門向行政部提交《合同用印申請(qǐng)表》，附最終版合同文本及完整審批記錄。用印審核：行政部核對(duì)合同內(nèi)容與審批記錄是否一致，檢查合同編號(hào)是否唯一、簽署頁信息（如法定代表人簽字、蓋章）是否完整，確認(rèn)無誤后安排用印。簽署規(guī)范：合同需由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專用章，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》；對(duì)方合同簽署頁需通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)方式獲取，保證簽署主體真實(shí)有效。（七）合同歸檔與履行跟蹤歸檔要求：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將合同正本（含附件）原件、審批記錄、《用印申請(qǐng)表》等資料移交至檔案室，檔案室統(tǒng)一編號(hào)、登記、存檔，同時(shí)掃描電子版存入合同管理系統(tǒng)。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄履行進(jìn)度（如交貨驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)）、對(duì)方履約情況及存在問題，定期向財(cái)務(wù)部、法務(wù)部反饋；若出現(xiàn)違約情況，應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)并啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序。三、配套審批與臺(tái)賬模板（一）合同審批表（模板）合同基本信息合同名稱合同編號(hào)（由檔案室按“年份-部門-流水號(hào)”規(guī)則編制，如2024-采-001）簽約雙方甲方：__________乙方：__________合同標(biāo)的（簡(jiǎn)要描述，如“采購設(shè)備100臺(tái)”“項(xiàng)目開發(fā)服務(wù)”）合同金額人民幣：__________元（大寫：__________）履行期限______年_月_日至______年_月_日擬簽約日期______年_月_日附件清單1.技術(shù)協(xié)議2.報(bào)價(jià)單3.對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件4.___________審批流程審核意見審核人簽字日期業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核□同意□修改后同意（修改內(nèi)容：____________________）□不同意（理由：______）____________年__月__日法務(wù)合規(guī)審核□同意□修改后同意（修改內(nèi)容：____________________）□不同意（理由：______）____________年__月__日財(cái)務(wù)審核□同意□修改后同意（修改內(nèi)容：____________________）□不同意（理由：______）____________年__月__日分管副總/總經(jīng)理審批□同意□修改后同意（修改內(nèi)容：____________________）□不同意（理由：______）____________年__月__日總經(jīng)理辦公會(huì)審議（若需）會(huì)議紀(jì)要編號(hào)：__________審議結(jié)果：□同意□修改后同意□不同意____________年__月__日備注|1.合同履行負(fù)責(zé)人：__________（業(yè)務(wù)部門）2.合同歸檔責(zé)任人：__________（檔案室）|||（二）合同管理臺(tái)賬（模板）合同編號(hào)合同名稱簽約方簽訂日期合同金額（元）履行期限履行狀態(tài)（未履行/履行中/已完成/終止）歸檔日期備注（如關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、問題記錄）2024-銷-005產(chǎn)品銷售合同A公司2024-03-15500,0002024-03-15至2024-09-15履行中首批貨款已到賬，第二批交付延遲2024-采-012辦公設(shè)備采購合同B供應(yīng)商2024-04-0180,0002024-04-10至2024-04-30已完成質(zhì)保期至2025-04-30四、執(zhí)行關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)禁止簽署“黑白合同”（陰陽合同），合同文本需與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，避免通過補(bǔ)充協(xié)議變相降低價(jià)款或規(guī)避監(jiān)管；涉及行政審批的業(yè)務(wù)（如特種設(shè)備采購、房地產(chǎn)租賃），需保證合同已取得相關(guān)許可證件后再簽署。（二）審核時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批（一般合同不超過3個(gè)工作日，重大合同不超過5個(gè)工作日），若需延長(zhǎng)需在OA系統(tǒng)中說明原因并通知發(fā)起人；緊急合同（如突發(fā)采購需求）可啟動(dòng)“綠色通道”，但需經(jīng)分管副總審批，事后補(bǔ)全常規(guī)流程。（三）變更與終止流程合同履行過程中需變更條款（如金額、履行期限）的，需參照原審批流程簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，禁止通過口頭約定或私下修改合同文本；若對(duì)方違約需終止合同，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)收集違約證據(jù)（如逾期交貨通知書、驗(yàn)收不合格報(bào)告），經(jīng)法務(wù)審核后啟動(dòng)終止程序，避免損失擴(kuò)大。（四）保密與檔案管理合同內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息）的，需在合同中明保證密條款，限制對(duì)方信息使用范圍；檔案室需定期檢查合同檔案完整性，電子檔案需加密存儲(chǔ)，防止信息泄露或丟失；合同保存期限一般為合同終止后10年，涉及訴訟的保存至訴訟終結(jié)。（五）履行