采購物料申請審批流程工具包一、適用工作場景本工具包適用于企業(yè)各部門在日常運(yùn)營、項目推進(jìn)或日常維護(hù)中，需采購非生產(chǎn)性物料（如辦公用品、設(shè)備配件、勞保用品、實驗耗材等）時的申請與審批管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可保證采購需求合理、預(yù)算可控、審批高效，同時明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，避免物料采購中的資源浪費(fèi)或流程混亂。例如：行政部需采購一批辦公用A4紙、技術(shù)部為實驗室采購測試設(shè)備配件、生產(chǎn)部需補(bǔ)充勞保安全帽等場景均可使用本流程工具包。二、全流程操作步驟（一）需求提出與確認(rèn)明確需求：申請人根據(jù)部門工作需要，確認(rèn)所需采購的物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及期望到貨時間，保證物料為工作必需，避免重復(fù)采購或過度采購。收集參數(shù)：對于有技術(shù)要求的物料（如設(shè)備配件、實驗耗材），需向使用人確認(rèn)具體技術(shù)參數(shù)（如尺寸、型號、功能標(biāo)準(zhǔn)等），必要時附技術(shù)圖紙或樣品說明。預(yù)算核對：申請人初步預(yù)估物料采購金額，確認(rèn)部門預(yù)算余額是否充足，若超預(yù)算需提前與財務(wù)部溝通預(yù)算調(diào)整事宜。（二）填寫采購申請單獲取模板：申請人從公司OA系統(tǒng)、行政部或流程管理部門《采購物料申請審批單》（模板見第三部分）。完整填寫信息：基礎(chǔ)信息：填寫申請日期、申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系電話、申請事由（簡述采購目的）。物料明細(xì)：逐項填寫物料名稱、規(guī)格型號、單位、申請數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估金額，保證信息準(zhǔn)確無誤（如“A4紙”需注明“70g白色”規(guī)格）。附件說明：若涉及技術(shù)圖紙、比價報價單等附件，需在申請單中注明附件名稱及數(shù)量。部門內(nèi)部審核：申請人填寫完畢后，提交至部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字。（三）跨部門審核財務(wù)部審核：部門負(fù)責(zé)人簽字后，申請單流轉(zhuǎn)至財務(wù)部，財務(wù)專員重點審核以下內(nèi)容：預(yù)算額度：申請金額是否在部門剩余預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否已按規(guī)定完成預(yù)算調(diào)整流程。價格合理性：預(yù)估單價是否符合市場常規(guī)價格（可參考?xì)v史采購記錄或詢價結(jié)果），必要時要求申請人提供比價說明。費(fèi)用歸屬：確認(rèn)采購費(fèi)用歸屬正確的成本中心或項目科目。財務(wù)審核通過后簽字；若不通過，注明原因并退回申請人調(diào)整。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過后，根據(jù)采購金額分級提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批：5000元（含）以下：由部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部審核即可，無需提交分管領(lǐng)導(dǎo)。5000-20000元（含）：需部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部審核后，提交分管副總審批。20000元以上：需部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部、分管副總審核后，提交總經(jīng)理審批。分管領(lǐng)導(dǎo)重點審核采購需求的業(yè)務(wù)必要性及戰(zhàn)略匹配性，審批后簽字確認(rèn)。（四）采購執(zhí)行與跟蹤采購部接收申請：審批完成的申請單流轉(zhuǎn)至采購部，采購專員核對申請單信息完整性，確認(rèn)無誤后啟動采購流程。供應(yīng)商選擇：對于常規(guī)物料（如辦公用品），采購部可直接從合格供應(yīng)商庫中選擇合作供應(yīng)商，保證價格最優(yōu)。對于非標(biāo)物料或金額較大的采購，需進(jìn)行至少3家供應(yīng)商比價，填寫《供應(yīng)商比價表》作為附件，報采購部負(fù)責(zé)人審批后確定供應(yīng)商。下單與跟進(jìn)：采購部與供應(yīng)商確認(rèn)交貨期、付款方式等細(xì)節(jié)，下達(dá)采購訂單，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時到貨。（五）物料驗收與入庫到貨驗收：物料送達(dá)后，申請人或指定驗收人需與采購部共同到場驗收，核對以下內(nèi)容：數(shù)量：實際到貨數(shù)量是否與申請數(shù)量一致。規(guī)格型號：是否與申請單要求一致（如A4紙的規(guī)格、顏色）。質(zhì)量：檢查物料是否完好、無破損，是否符合技術(shù)參數(shù)要求（可進(jìn)行簡單測試或試用）。驗收合格后，填寫《物料驗收單》，驗收人簽字確認(rèn)；若不合格，當(dāng)場拒收并通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。入庫登記：驗收合格的物料，由行政部或倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記《物料臺賬》，更新庫存信息，并及時通知申請人領(lǐng)用。（六）費(fèi)用結(jié)算與歸檔發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票后，采購部將發(fā)票、采購申請單、物料驗收單、比價表等資料提交財務(wù)部，財務(wù)部核對“三單一致”（申請單、驗收單、發(fā)票信息一致）。付款審批：財務(wù)部核對無誤后，按公司付款流程辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等），付款完成后在申請單上標(biāo)注“已付款”。資料歸檔：采購部將全套采購資料（申請單、審批記錄、比價表、驗收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于2年，便于后續(xù)審計或查詢。三、常用申請單模板采購物料申請審批單申請單編號申請日期年月日申請人*某所屬部門行政部聯(lián)系電話1385678申請事由辦公室日常耗材補(bǔ)充物料明細(xì)序號物料名稱規(guī)格型號單位1A4打印紙70g白色包2簽字筆黑色0.5mm支合計金額人民幣叁佰元整（￥300.00）附件說明無審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*某日期：年月日財務(wù)審核意見簽字：*某日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)意見（5000元以下無需此欄）總經(jīng)理意見（20000元以上需此欄）采購部執(zhí)行意見簽字：*某日期：年月日驗收結(jié)果簽字：*某日期：年月日四、使用關(guān)鍵提示（一）預(yù)算與費(fèi)用控制申請前務(wù)必確認(rèn)部門預(yù)算余額，嚴(yán)禁無預(yù)算采購或超預(yù)算采購；若因緊急情況需超預(yù)算，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。對于高頻次采購的常規(guī)物料（如A4紙、筆等），建議采用“季度集中采購”模式，以降低采購成本并提高效率。（二）信息準(zhǔn)確性與完整性申請單中的物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息必須準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物料不符需求，造成浪費(fèi)或延誤工作。涉及技術(shù)參數(shù)的物料，需附詳細(xì)說明（如產(chǎn)品說明書、圖紙截圖等），保證采購部與供應(yīng)商對需求理解一致。（三）審批時限與緊急處理各部門審批人需在收到申請單后2個工作日內(nèi)完成審核，若因故無法及時審批，需提前與申請人溝通并說明原因。緊急物料采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需更換配件），申請人需在申請單頂部標(biāo)注“緊急”字樣，并電話同步審批人，可啟動“加急審批流程”，事后補(bǔ)全書面手續(xù)。（四）驗收與責(zé)任追溯物料驗收時，申請人或驗收人需仔細(xì)核對數(shù)量與質(zhì)量，驗收單需簽字確認(rèn)，作為結(jié)算依據(jù)；若因驗收不嚴(yán)導(dǎo)致不合格物料入庫，由驗收人承擔(dān)責(zé)任。采購過程中若出現(xiàn)供應(yīng)商延遲交貨、物料質(zhì)量問題等，采購部需及時協(xié)調(diào)處理，并將處理結(jié)果反饋給申請人及相關(guān)部門，必要時啟動供應(yīng)商考核機(jī)