采購需求申請及審批標準化表格工具指南一、適用場景與價值在企業(yè)運營中，采購活動是資源獲取的核心環(huán)節(jié)，規(guī)范的采購需求申請及審批流程能有效控制成本、規(guī)避風險、提升效率。本標準化表格適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、事業(yè)單位等）的內部采購需求管理，具體場景包括但不限于：日常運營采購：如辦公用品、生產輔料、服務外包（保潔、咨詢）等常規(guī)物料及服務需求；項目專項采購：如新項目建設、設備升級、研發(fā)項目等專項物資或服務采購；緊急采購：需快速響應的突發(fā)需求（如設備故障維修、臨時應急物資）；預算內/外采購：區(qū)分年度預算內常規(guī)采購及預算外特殊采購的審批路徑差異。通過標準化表格，可實現(xiàn)需求提報的“清晰化、流程化、可追溯”，明確各部門職責，減少溝通成本，保證采購行為符合企業(yè)內控要求及合規(guī)性。二、標準化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與表格填寫責任人：需求部門申請人（、等）操作步驟：明確采購需求：申請人需提前確認采購的必要性（如現(xiàn)有庫存不足、新項目啟動）、物資/服務具體規(guī)格（型號、技術參數(shù)、質量標準）、數(shù)量（結合歷史用量及未來需求預估）、預估單價（參考歷史采購價、市場詢價）及期望交付時間。獲取并填寫表格：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、采購管理平臺或行政部領取《采購需求申請及審批表》（模板見第三部分），逐項填寫以下信息：基礎信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購類型（勾選“物料采購/服務采購/工程采購”等）；需求明細：物資/服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、總價（=數(shù)量×預估單價）、主要用途（簡述使用場景或項目背景）、交付時間（具體日期或“X年X月X日前”）；預算信息：對應年度預算科目（如“辦公費-辦公用品”）、預算金額（若為預算內采購，需注明預算編號）；附件清單：根據(jù)需求類型必要支撐材料，如技術參數(shù)說明書、比價報價單（至少3家供應商，緊急采購除外）、項目立項審批表、舊設備報廢證明等。信息核對：填寫完畢后，申請人需逐項核對信息真實性、完整性和準確性，保證無漏填、錯填（如數(shù)量與單價不匹配、規(guī)格描述模糊）。（二）部門內部審核責任人：需求部門負責人（**、趙六等）操作步驟：需求必要性審核：部門負責人需從業(yè)務角度確認采購需求是否符合部門年度工作計劃、是否為重復采購（可優(yōu)化庫存或替代方案）、數(shù)量是否合理（避免過量采購導致積壓）。預算匹配性審核：核對采購需求是否在部門年度預算范圍內，預算金額是否充足；若為預算外采購，需簡要說明超預算原因（如政策變化、突發(fā)任務）及資金來源建議。審批簽字：審核通過后，在部門負責人審批欄簽字并注明日期；若審核不通過，需注明原因（如“需求不明確，需補充技術參數(shù)”“預算不足，建議延后”），退回申請人修改。（三）采購部門復核責任人：采購專員（陳七）、采購經理（周八）操作步驟：合規(guī)性審核：采購專員檢查表格填寫是否符合規(guī)范（如附件是否齊全、審批流程是否完整、采購類型分類是否準確），重點審核：是否屬于企業(yè)《采購管理辦法》規(guī)定的必須招標/比價范圍（如達到一定金額或標準的采購）；緊急采購是否按要求填寫《緊急采購申請說明》（需注明緊急原因及部門負責人簽字確認）?？尚行耘c技術參數(shù)復核：采購專員聯(lián)合需求部門確認技術參數(shù)是否明確、是否為行業(yè)標準參數(shù)（避免定制化過高導致成本上升），必要時組織技術部門（如設備部、IT部）會審。市場行情與成本初審：通過歷史采購數(shù)據(jù)、市場詢價（電話/線上比價）等方式預估總價合理性，若實際預估價與市場均價偏差超過10%（或企業(yè)設定閾值），需要求申請人補充比價資料或說明原因。流轉審批：復核通過后，提交采購經理審批；若需調整采購方式（如將“詢價采購”改為“競爭性談判”），需在審批欄注明建議。（四）財務部門審核責任人：財務主管（吳九）、財務總監(jiān)（鄭十）操作步驟：預算合規(guī)性審核：財務主管核對采購需求與年度預算科目、金額的一致性，預算內采購需確認預算余額充足，預算外采購需檢查是否有超預算審批流程（如提交《預算調整申請表》并經分管領導審批）。成本合理性審核：結合采購部門的市場初審意見，審核預估總價的合理性，重點檢查單價是否含稅費、運費、安裝費等所有相關費用，避免隱性成本遺漏。資金支付計劃：根據(jù)企業(yè)資金狀況，建議支付方式（如“貨到付款”“分期付款”）及支付節(jié)點，大額采購需評估對現(xiàn)金流的影響。審批反饋：審核通過后簽字；若涉及預算不足或成本異常，退回采購部門或需求部門調整。（五）管理層審批（按采購金額/類型分級）責任人：分管副總（錢十一）、總經理（孫十二）、董事會（根據(jù)企業(yè)權限設置）操作步驟：分級審批標準（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調整）：金額≤5000元：分管副總審批；5000元＜金額≤5萬元：總經理審批；金額＞5萬元或重大采購（如關鍵設備、戰(zhàn)略服務）：總經理審批+董事會會簽。審批重點：管理層需從企業(yè)戰(zhàn)略、投資回報、風險控制等角度綜合評估，重點確認：采購是否符合企業(yè)長期發(fā)展目標；大額采購的性價比及供應商選擇依據(jù)是否充分；緊急采購的必要性及后續(xù)風險防控措施。審批結果：審批通過后，在對應審批欄簽字，流轉至采購部門執(zhí)行；若審批不通過，注明原因并終止流程（如“暫緩采購，需重新論證供應商”）。（六）采購執(zhí)行與結果反饋責任人：采購專員、需求部門申請人操作步驟：供應商選擇與訂單下達：采購部門根據(jù)審批結果，通過招標、比價、單一來源采購（符合《招標投標法》規(guī)定情形）等方式確定供應商，簽訂采購合同并下達訂單，同步將合同復印件反饋至需求部門。交付驗收：物資/服務送達后，需求部門需組織驗收（可邀請采購部門、技術部門共同參與），對照采購清單核對數(shù)量、規(guī)格、質量，填寫《驗收確認單》（作為附件歸檔），若不合格需及時反饋采購部門處理（如退換貨、索賠）。結果反饋：采購完成后，采購專員在OA系統(tǒng)中更新采購狀態(tài)（“已執(zhí)行-已完成”），并將驗收結果、發(fā)票復印件等反饋至財務部門及申請人，申請人確認無誤后可在流程系統(tǒng)中確認閉環(huán)。（七）表格歸檔責任人：采購專員、行政部檔案管理員操作步驟：每月結束后3個工作日內，采購專員匯總當月已完成的采購申請表（含附件、合同、驗收單），按“申請日期”排序移交至行政部歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務器，保存期限不少于3年（重要采購項目保存期限不少于5年）。三、采購需求申請及審批表（模板）采購需求申請及審批表基礎信息申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購類型□物料采購□服務采購□工程采購□其他（請注明：_________）采購需求明細序號物資/服務名稱規(guī)格型號/服務內容單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）主要用途/交付時間123合計預算信息預算科目|年度預算金額（元）|本申請預算金額（元）|預算編號（若有）|預算內/外□預算內□預算外（超預算原因：_________）|附件清單（請勾選并注明名稱）□技術參數(shù)說明書□比價報價單（至少3家）□項目立項審批表□舊設備報廢證明□其他：_________________________審批流程審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期需求部門負責人采購部門復核財務部門審核分管副總（≤5000元）總經理（5000元-5萬元）董事會（＞5萬元）備注（可填寫特殊需求、緊急說明等，如：需現(xiàn)場安裝、需提供售后服務等）四、使用關鍵注意事項（一）填寫規(guī)范信息真實準確：申請人需對填寫信息的真實性負責，嚴禁虛構需求、虛報價格或數(shù)量，違者將按企業(yè)獎懲制度處理；描述清晰具體：規(guī)格型號、服務內容等需避免“一批”“若干”等模糊表述，應明確可執(zhí)行的標準（如“辦公用A4紙，80g，白色，500張/包”）；附件完整有效：比價報價單需包含供應商名稱、聯(lián)系方式、報價明細、蓋章頁，技術參數(shù)需經需求部門負責人確認。（二）審批時效常規(guī)審批：各部門需在收到表格后2個工作日內完成審核（緊急采購可縮短至1個工作日），無正當理由不得拖延；緊急采購：需在申請表備注欄注明“緊急采購”，經需求部門負責人及分管副總簽字后優(yōu)先流轉，采購部門需在24小時內啟動采購流程。（三）特殊情況處理預算調整：預算外采購需提前辦理《預算調整申請表》，經財務部門及分管領導審批后，方可發(fā)起采購申請；需求變更：采購執(zhí)行前若需調整數(shù)量、規(guī)格或交付時間，需提交《采購需求變更申請表》，經原審批