行政物資采購審批與驗收清單通用工具模板一、適用范圍與使用場景本清單適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體等組織在行政物資采購全流程中的審批與驗收管理，具體場景包括但不限于：日常辦公物資采購（如文具、耗材、設(shè)備配件等）；新員工入職物資配置（如電腦、辦公家具、工牌等）；部門專項物資采購（如活動物料、宣傳用品、維修工具等）；應(yīng)急物資采購（如防疫物資、防汛設(shè)備等）。通過標(biāo)準(zhǔn)化審批與驗收流程，保證采購合規(guī)、物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)、成本可控，同時實現(xiàn)采購過程可追溯、責(zé)任可明確。二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與部門初審需求發(fā)起：由申請人（部門員工或指定負(fù)責(zé)人）根據(jù)工作需要填寫《行政物資采購申請表》，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、預(yù)算金額及需求日期，并附相關(guān)說明（如新員工入職需附人員名單，維修物資需附損壞情況說明）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人（或分管領(lǐng)導(dǎo)）對申請的必要性、合理性及預(yù)算合理性進行審核，確認(rèn)后簽字。若涉及大額預(yù)算（如超過部門年度預(yù)算限額或公司規(guī)定金額），需在申請表中標(biāo)注“大額預(yù)算專項說明”。（二）多級審批流程根據(jù)采購金額及物資類型，按以下層級逐級審批（公司可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整審批權(quán)限）：小額采購（預(yù)估金額≤5000元）：部門負(fù)責(zé)人→行政部負(fù)責(zé)人→財務(wù)部復(fù)核（僅審核預(yù)算匹配性）。大額采購（預(yù)估金額＞5000元）：部門負(fù)責(zé)人→行政部負(fù)責(zé)人→財務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理（或分管副總）。特殊物資采購（如涉密設(shè)備、進口物資）：需在上述審批基礎(chǔ)上，增加法務(wù)部或綜合管理部合規(guī)性審核。審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成，若需補充材料或駁回申請，審批人應(yīng)及時反饋原因。（三）采購執(zhí)行與合同管理供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)審批通過的申請，通過詢價、比價或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商（小額采購可從合格供應(yīng)商庫中選取，大額采購需至少對比3家供應(yīng)商報價）。合同簽訂：采購金額≥1萬元的，需與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式及違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部審核（若設(shè)置）及總經(jīng)理簽字蓋章后生效。下單與跟蹤：行政部根據(jù)合同或?qū)徟Y(jié)果下達(dá)采購訂單，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按約定時間交付。（四）物資驗收與入庫驗收準(zhǔn)備：供應(yīng)商交付物資后，行政部通知申請人、使用部門負(fù)責(zé)人及質(zhì)檢人員（若設(shè)置）共同參與驗收，提前準(zhǔn)備好采購合同/訂單、物資清單及驗收標(biāo)準(zhǔn)。實物驗收：數(shù)量核對：清點物資數(shù)量是否與訂單一致，避免多收或漏收；質(zhì)量檢驗：檢查物資規(guī)格型號、外觀、功能等是否符合合同約定（如電子產(chǎn)品需通電測試，辦公家具需檢查結(jié)構(gòu)完整性）；文件核對：核對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證、質(zhì)檢報告、保修卡等資料是否齊全。驗收結(jié)果確認(rèn)：驗收合格：驗收人員在《行政物資驗收單》上簽字確認(rèn)，注明“驗收合格”，并同步更新物資臺賬；驗收不合格：當(dāng)場記錄問題（如破損、功能故障、型號不符等），拍照留存證據(jù)，及時通知供應(yīng)商退換貨，并重新安排驗收，同時將不合格情況反饋至行政部負(fù)責(zé)人及財務(wù)部（涉及付款的需暫緩支付）。（五）付款與資料歸檔付款申請：驗收合格后，行政部憑采購申請表、審批單、合同、驗收單、發(fā)票（需與合同信息一致）等資料，填寫《付款申請單》提交財務(wù)部。財務(wù)審核與付款：財務(wù)部審核資料完整性、合規(guī)性及金額準(zhǔn)確性無誤后，按公司財務(wù)制度安排付款（大額付款需附銀行轉(zhuǎn)賬憑證）。資料歸檔：行政部將采購全流程資料（申請表、審批記錄、合同、訂單、驗收單、發(fā)票等）整理成冊，按“年-月-采購事項”分類存檔，保存期限不少于3年（重要合同及大額采購資料需永久保存）。三、行政物資采購審批與驗收清單模板（一）行政物資采購申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明（請詳細(xì)描述采購原因、使用場景及必要性）：預(yù)算來源：□部門年度預(yù)算□專項預(yù)算□其他（請注明______）審批意見：部門負(fù)責(zé)人：日期：行政部負(fù)責(zé)人：日期：財務(wù)部復(fù)核：日期：總經(jīng)理/分管副總：日期：（二）行政物資驗收單驗收單編號：采購申請表編號：驗收日期：供應(yīng)商名稱：合同/訂單號：物資名稱規(guī)格型號：單位：數(shù)量：驗收項目及標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果（合格/不合格）備注（如問題說明、圖片編號等）1.數(shù)量核對（與訂單一致）2.規(guī)格型號符合合同約定3.外觀無破損、劃痕4.功能測試正常5.資料齊全（合格證、保修卡等）驗收結(jié)論：□合格□不合格（需注明整改要求及復(fù)驗時間）驗收人員簽字：使用部門代表簽字：行政部經(jīng)辦人：（三）采購資料歸檔清單歸檔編號資料名稱份數(shù)歸檔日期存放位置備注行政物資采購申請表審批記錄（含各級簽字）采購合同/訂單物資驗收單發(fā)票及付款憑證供應(yīng)商資質(zhì)文件（復(fù)印件）四、使用說明與注意事項預(yù)算控制原則：所有采購申請需在預(yù)算范圍內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可執(zhí)行。審批時限要求：各級審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批，緊急采購（如應(yīng)急物資）可啟動“綠色通道”，事后補齊審批手續(xù)。驗收標(biāo)準(zhǔn)明確：對有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物資（如3C認(rèn)證電子產(chǎn)品），需按國家標(biāo)準(zhǔn)驗收；無國家標(biāo)準(zhǔn)的，需在采購合同中明確驗收指標(biāo)。供應(yīng)商管理：行政部需建立合格供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商履約情況（交貨及時性、質(zhì)量合格率等）進行評估，不合格供應(yīng)商及時清退。廉潔風(fēng)險防控：采購人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，禁止接受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，違規(guī)者按公司制度追責(zé)。特殊情況處理：