企業(yè)資料檔案管理制度文件模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)資料檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，提高檔案管理效率，為企業(yè)經(jīng)營決策、合規(guī)管理及歷史追溯提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求制定。（三）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)檔案、電子檔案及聲像檔案的管理，涵蓋檔案從形成到銷毀的全生命周期管理流程。二、檔案分類與管理職責(zé)（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案來源、內(nèi)容及用途，將企業(yè)檔案分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：行政管理類：包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)會(huì)議記錄、內(nèi)部管理制度、公文、合同等；人力資源類：員工招聘檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利、離職手續(xù)等；財(cái)務(wù)審計(jì)類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、融資文件等；業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、銷售數(shù)據(jù)等；技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)書、技術(shù)方案、專利證書、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等；設(shè)備資產(chǎn)類：固定資產(chǎn)臺(tái)賬、設(shè)備采購合同、維護(hù)記錄、報(bào)廢審批等；聲像實(shí)物類：企業(yè)宣傳片、活動(dòng)照片、榮譽(yù)證書、實(shí)物樣品等。（二）部門職責(zé)分工檔案管理部門（如綜合管理部）：負(fù)責(zé)制度的制定與修訂，統(tǒng)籌檔案管理工作，組織檔案收集、整理、保管、鑒定及銷毀，監(jiān)督各部門檔案管理執(zhí)行情況，提供檔案利用服務(wù)。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集、分類及整理，保證檔案形成的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，配合檔案管理部門完成歸檔工作。信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)電子檔案的技術(shù)支持，包括存儲(chǔ)系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理及信息安全保障。分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批檔案鑒定、銷毀等重要事項(xiàng)，監(jiān)督檔案管理職責(zé)履行情況。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍企業(yè)在經(jīng)營管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式文件材料（含紙質(zhì)、電子、聲像等）；反映企業(yè)發(fā)展歷程、重要決策、重大事件的材料；滿足法律、法規(guī)及監(jiān)管要求的合規(guī)性文件；其他應(yīng)歸檔的具有保存價(jià)值的材料。（二）檔案收集流程明確收集責(zé)任人：各部門指定專人（如部門助理）作為本部門檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常檔案的收集與初步整理。收集時(shí)間要求：紙質(zhì)檔案：在文件辦理完畢后15個(gè)工作日內(nèi)完成收集；電子檔案：在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)；項(xiàng)目檔案：在項(xiàng)目結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)收集完整項(xiàng)目材料。材料審核：收集責(zé)任人核對(duì)檔案的完整性（如簽字、蓋章是否齊全）、準(zhǔn)確性（如內(nèi)容是否與實(shí)際一致），對(duì)缺失或錯(cuò)誤的材料及時(shí)補(bǔ)充、修正。（三）檔案整理流程分類排序：按照本制度“檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)檔案進(jìn)行分類，同類檔案按時(shí)間順序或重要程度排序。編目登記：為檔案編制唯一編號(hào)（示例：行政-2024-001），填寫《檔案目錄表》（見表1），包含檔案名稱、形成部門、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等信息。裝訂/歸檔：紙質(zhì)檔案：使用無酸紙裝訂，去除金屬夾，統(tǒng)一裝入檔案盒，盒面標(biāo)注檔案編號(hào)及名稱；電子檔案：按照“部門-年份-類別”文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)，文件名格式為“編號(hào)-名稱-日期”，至檔案管理系統(tǒng)并加密。（四）模板表格：檔案目錄表表1檔案目錄表檔案編號(hào)檔案名稱形成部門形成日期頁數(shù)/份數(shù)保管期限存放位置（柜號(hào)/路徑）備注行政-2024-001年度工作總結(jié)總經(jīng)辦2024-01-152510年A-01-01含附件3份財(cái)務(wù)-2024-002第一季度財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)部2024-04-101530年B-02-05電子版同步四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管要求紙質(zhì)檔案保管：存放環(huán)境：保持庫房溫度14-24℃，濕度45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜設(shè)施；存放方式：檔案盒垂直存放，避免擠壓，每層檔案架預(yù)留10cm空間通風(fēng)；定期檢查：每季度檢查檔案的完好情況，對(duì)破損、霉變檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。電子檔案保管：存儲(chǔ)設(shè)備：使用專用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，定期進(jìn)行病毒查殺；備份機(jī)制：每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)至少保存3份（本地2份、異地1份）；權(quán)限管理：設(shè)置“查閱、編輯、刪除”三級(jí)權(quán)限，僅授權(quán)人員可操作，操作日志留存至少2年。（二）電子檔案管理注意事項(xiàng)電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，保證內(nèi)容一致；禁止在電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件，防止數(shù)據(jù)泄露；系統(tǒng)升級(jí)或數(shù)據(jù)遷移前，需提前備份檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)安全。（三）模板表格：檔案保管登記表表2檔案保管登記表檔案編號(hào)檔案類型檢查日期檢查人存放狀況（完好/破損/霉變）處理措施備注行政-2024-001紙質(zhì)2024-07-01*完好無財(cái)務(wù)-2024-002電子2024-07-02*正常數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)路徑：D:\2024五、檔案的利用與借閱（一）利用原則合規(guī)性：檔案利用需符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，不得用于非法目的或泄露商業(yè)秘密；必要性：僅因工作需要可申請(qǐng)查閱，非必要檔案不得借閱；審批制：借閱檔案需履行審批手續(xù)，重要檔案（如合同、財(cái)務(wù)報(bào)表）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱流程提交申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見表3），注明借閱檔案信息、借閱原因、借閱期限及用途。審批審核：普通檔案：由部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)副總經(jīng)理審批；涉密檔案：需經(jīng)總經(jīng)理審批，且僅限在檔案閱覽室查閱，不得帶出。借閱登記：審批通過后，借閱人持有效身份證件在檔案管理部門登記，領(lǐng)取檔案（紙質(zhì)檔案簽字確認(rèn)，電子檔案開通臨時(shí)查閱權(quán)限）。歸還與續(xù)借：歸還：借閱期限屆滿前3個(gè)工作日內(nèi)歸還，檔案管理員檢查檔案完整性后辦理歸還手續(xù)；續(xù)借：如需延長借閱期限，需在到期前提交《檔案續(xù)借申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后方可續(xù)借，續(xù)借期限不超過原期限。（三）模板表格：檔案借閱申請(qǐng)表表3檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*銷售部1382024-07-10檔案信息檔案編號(hào)檔案名稱保管期限借閱原因業(yè)務(wù)-2024-005客戶A合作合同10年項(xiàng)目復(fù)盤借閱期限自2024-07-10至2024-07-17（共7天）審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*趙六分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：*副總經(jīng)理日期：2024-07-09六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門組成鑒定小組（由綜合管理部經(jīng)理任組長），定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“銷毀”兩類：繼續(xù)保存：具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值、法律法規(guī)要求必須保存或?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展有重要參考價(jià)值的檔案；銷毀：超過保管期限、無繼續(xù)保存價(jià)值且不涉及法律糾紛的檔案。（二）銷毀流程鑒定評(píng)估：每年度末對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫《檔案銷毀審批表》（見表4），列出擬銷毀檔案清單及鑒定意見。審批確認(rèn)：審批表經(jīng)鑒定小組組長、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可實(shí)施銷毀。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案：由兩人以上（含）監(jiān)銷，使用碎紙機(jī)銷毀或送至指定銷毀機(jī)構(gòu)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀記錄表》（見表5）；電子檔案：徹底刪除存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，并覆蓋備份，保證無法恢復(fù)。記錄存檔：《檔案銷毀審批表》《檔案銷毀記錄表》需保存10年以上，以備追溯。（三）模板表格：檔案銷毀審批表表4檔案銷毀審批表檔案編號(hào)檔案名稱保管期限形成日期擬銷毀日期鑒定意見行政-2014-001年度工作總結(jié)10年2014-01-152024-12-31無保存價(jià)值行政-2014-002會(huì)議紀(jì)要10年2014-03-202024-12-31無保存價(jià)值審批意見鑒定小組組長：*綜合管理部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)：*副總經(jīng)理總經(jīng)理：*總經(jīng)理日期：2024-11-15（四）模板表格：檔案銷毀記錄表表5檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)監(jiān)銷人銷毀檔案數(shù)量（份）銷毀方式備注2024-12-31公司檔案室、15碎紙機(jī)銷毀含表4清單檔案監(jiān)銷人簽字：**日期：2024-12-31七、責(zé)任追究對(duì)未按規(guī)定及時(shí)收集、整理檔案，導(dǎo)致檔案缺失或損壞的，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予警告、記過處分，造成重大損失的追究法律責(zé)任；擅自復(fù)制、摘抄、涂改、銷毀檔案或泄露檔案機(jī)密的，解除勞動(dòng)合同并賠償損失，