采購管理與供應商評價工具模板一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、零售業(yè)等）的采購管理部門，用于規(guī)范供應商全生命周期管理流程。具體應用場景包括：新供應商準入：對擬合作供應商進行資質審核與初步評估；現(xiàn)有供應商年度/季度績效評價：定期對供應商履約能力、服務質量進行量化考核；項目制供應商專項評價：針對特定采購項目（如大型設備采購、工程外包等）的供應商表現(xiàn)進行評估；供應商分級分類管理：根據(jù)評價結果對供應商進行分級（戰(zhàn)略級、優(yōu)秀級、合格級、淘汰級），差異化制定合作策略。二、采購管理與供應商評價全流程操作指引（一）第一步：采購需求確認與標準化操作目標：明確采購需求細節(jié)，為供應商篩選提供依據(jù)。操作說明：采購部門接收需求部門提交的《采購需求申請表》，需包含以下核心信息：采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預算金額、交付時間、質量標準、使用場景等；采購部門聯(lián)合需求部門、質量部門對需求進行評審，保證技術指標清晰、預算合理，避免模糊描述（如“優(yōu)質”“高效”等）；確認無誤后，輸出《標準化采購需求說明書》，作為供應商尋源的依據(jù)。輸出成果：《標準化采購需求說明書》《采購需求評審記錄表》。（二）第二步：供應商尋源與初步篩選操作目標：收集潛在供應商信息，建立初步候選名單。操作說明：根據(jù)采購需求類型，通過以下渠道尋源：公開招標（適用于金額較大或標準化程度高的采購）；邀請招標（適用于長期合作或有固定供應商池的采購）；行業(yè)推薦/協(xié)會名錄（適用于專業(yè)領域采購）；供應商自薦（需結合資質審核）；對收集到的供應商進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應商（如經(jīng)營范圍不符、注冊資本低于最低要求、存在重大負面記錄等），形成《潛在供應商名錄》。輸出成果：《潛在供應商名錄》《供應商尋源記錄表》。（三）第三步：供應商資質審核與能力評估操作目標：驗證供應商合法性與履約能力，排除風險供應商。操作說明：資質審核：要求潛在供應商提供以下材料（加蓋公章），并核查真實性：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一）；相關行業(yè)資質證書（如ISO9001質量體系認證、特種設備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)行業(yè)要求）；法定代表人身份證明及授權委托書（如委托他人辦理）；近三年類似項目合作業(yè)績證明（如合同復印件、客戶評價等）；能力評估：通過資料審核與背景調查，評估供應商的生產(chǎn)/服務能力、財務狀況（如資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流）、研發(fā)創(chuàng)新能力、質量保障體系等，填寫《供應商資質審核表》。輸出成果：《供應商資質審核表》《供應商背景調查記錄表》。（四）第四步：現(xiàn)場考察與樣品測試（必要時）操作目標：實地驗證供應商生產(chǎn)/服務條件，保證其具備持續(xù)履約能力。操作說明：現(xiàn)場考察：對通過資質審核的供應商，組織采購、質量、技術等部門進行現(xiàn)場考察，重點檢查：生產(chǎn)設備/服務設施的先進性與完好度；生產(chǎn)流程的標準化程度（如是否執(zhí)行5S管理、是否有關鍵工序控制點）；質量檢測設備與人員資質（如檢測儀器是否校準、質檢人員是否持證）；環(huán)保、安全合規(guī)性（如是否通過環(huán)評、消防驗收）；樣品測試：對于涉及產(chǎn)品質量的采購（如原材料、零部件），要求供應商提供樣品，由質量部門按《標準化采購需求說明書》中的技術參數(shù)進行測試，出具《樣品測試報告》。輸出成果：《供應商現(xiàn)場考察報告》《樣品測試報告》。（五）第五步：商務談判與合同簽訂操作目標：明確雙方權利義務，建立合作契約關系。操作說明：采購部門與資質、能力均符合要求的供應商進行商務談判，重點確定：價格（含調價機制）、付款方式（如預付款、到貨款、質保金比例）、交付周期與地點、違約責任、質量異議處理流程、保密條款等；談判達成一致后，由法務部門審核《采購合同》，保證條款合法合規(guī)，雙方簽字蓋章后生效。輸出成果：《采購合同》《商務談判記錄表》。（六）第六步：供應商履約過程監(jiān)控操作目標：跟蹤供應商交付情況，及時發(fā)覺并解決履約問題。操作說明：交付前：供應商需提前提交《發(fā)貨計劃表》（含批次、數(shù)量、物流信息），采購部門確認；交付時：需求部門與質量部門共同對到貨物資進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、外觀，并按質量標準進行檢驗，填寫《到貨驗收單》；交付后：采購部門定期統(tǒng)計供應商交付及時率（如“實際交付時間/約定交付時間≤1天為及時”）、質量合格率（如“檢驗合格批次/總交付批次×100%”），記錄《供應商履約記錄表》。輸出成果：《發(fā)貨計劃表》《到貨驗收單》《供應商履約記錄表》。（七）第七步：供應商績效評價操作目標：量化供應商表現(xiàn)，為后續(xù)合作、分級或淘汰提供依據(jù)。操作說明：確定評價周期：根據(jù)采購類型設定，如戰(zhàn)略供應商每季度評價1次，普通供應商每半年或每年評價1次；制定評價維度與權重：可包含質量（30%-40%）、交期（20%-30%）、價格（15%-20%）、服務（10%-15%）、配合度（5%-10%）等維度，具體權重可根據(jù)采購重點調整；數(shù)據(jù)收集與打分：從《供應商履約記錄表》《到貨驗收單》《客戶投訴記錄》等收集數(shù)據(jù)，按《供應商績效評價表》逐項打分（采用百分制，可設置加分項如“主動配合改進”和扣分項如“延期交付”）；評價等級劃分：根據(jù)總分劃分等級（示例）：優(yōu)秀級（≥90分）：戰(zhàn)略合作優(yōu)先，增加訂單份額；合格級（70-89分）：維持現(xiàn)有合作，針對不足項提出改進要求；不合格級（<70分）：限期整改，連續(xù)2次不合格啟動淘汰程序。輸出成果：《供應商績效評價表》《供應商績效評價報告》。（八）第八步：評價結果應用與供應商檔案更新操作目標：將評價結果轉化為管理動作，動態(tài)更新供應商信息。操作說明：結果反饋：向供應商反饋績效評價結果，優(yōu)秀供應商頒發(fā)《優(yōu)秀供應商證書》，不合格供應商發(fā)出《改進通知書》，明確整改期限與目標；激勵與淘汰：對優(yōu)秀供應商給予付款周期縮短、訂單傾斜等獎勵；對連續(xù)不合格供應商，按合同約定終止合作，并從《合格供應商名錄》中移除；檔案更新：將供應商歷次評價結果、合同履約記錄、改進報告等資料整理歸檔，更新《供應商檔案總表》，保證信息動態(tài)更新。輸出成果：《供應商改進通知書》《供應商分級分類表》《供應商檔案總表》。三、核心工具模板（附填寫說明）模板1：供應商基本信息表序號供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼成立時間注冊資本（萬元）法定代表人*聯(lián)系人聯(lián)系電話主營業(yè)務主要客戶（示例）地址備注1科技有限公司911101082015-035000張*李*010-X電子元器件A公司、B集團北京市區(qū)路戰(zhàn)略供應商2YY實業(yè)有限公司913101152010-063000王*趙*021-X包裝材料C工廠、D電商上海市區(qū)街備選供應商填寫說明：“備注”欄可標注供應商等級（戰(zhàn)略/優(yōu)秀/合格/淘汰）、合作起始時間等關鍵信息；“主要客戶”可填寫2-3家知名合作單位，體現(xiàn)供應商市場認可度。模板2：供應商績效評價表（示例：年度評價）供應商名稱科技有限公司評價周期2024年1月-12月評價日期2025-01-15評價維度評價指標權重（%）得分（0-100）加權得分數(shù)據(jù)來源質量到貨合格率359533.25《到貨驗收單》客戶投訴次數(shù)5804.00《投訴記錄》交期準時交付率259022.50《履約記錄表》緊急訂單響應速度5854.25《發(fā)貨計劃表》價格同比價格優(yōu)勢159013.50《采購價格對比表》成本控制主動性5753.75《商務談判記錄》服務售后響應及時率10959.50《售后服務記錄》技術支持滿意度5854.25《需求部門反饋表》總計-100-95.00-評價等級優(yōu)秀級（≥90分）改進建議無審核人*劉*評價人*陳*確認簽字（供應商蓋章）填寫說明：“評價指標”需根據(jù)采購重點細化，如“質量維度”可增加“批次不合格率”“質量問題整改及時率”等；“數(shù)據(jù)來源”需填寫具體單據(jù)或記錄名稱，保證評價有據(jù)可依；“改進建議”針對扣分項或不足之處提出具體要求（如“2025年Q2前將準時交付率提升至95%”）。模板3：供應商分級分類表分級標準戰(zhàn)略級（S級）優(yōu)秀級（A級）合格級（B級）淘汰級（C級）績效評價得分≥95分85-94分70-84分<70分合作特征長期、深度合作穩(wěn)定合作，優(yōu)先選擇基本滿足需求，需改進不滿足要求，終止合作管理措施訂單傾斜、聯(lián)合研發(fā)維持份額，激勵獎勵限期整改，跟蹤驗證約談警告，移出名錄典型示例核心零部件供應商常規(guī)物料供應商備選/臨時供應商連續(xù)2次不合格供應商填寫說明：分級標準可根據(jù)企業(yè)實際調整，如“戰(zhàn)略級”可增加“獨家供應”“戰(zhàn)略合作協(xié)議”等條件；“管理措施”需與績效評價結果掛鉤，體現(xiàn)“優(yōu)質優(yōu)待、末位淘汰”原則。四、使用過程中的關鍵事項提醒（一）保證數(shù)據(jù)真實性與可追溯性供應商資質、履約記錄、績效評價等數(shù)據(jù)需留存原始憑證（如合同復印件、驗收單、郵件記錄等），避免主觀臆斷。例如“到貨合格率”需以質量部門出具的《檢驗報告》為準，而非采購人員口頭確認。（二）評價標準需量化且客觀避免使用“服務態(tài)度好”“配合度高”等模糊描述，應轉化為可量化的指標（如“售后響應時間≤24小時”“問題解決率≥95%”）。同時評價標準需在合作前與供應商溝通確認，避免爭議。（三）建立跨部門協(xié)同機制供應商評價需采購、質量、技術、需求部門共同參與，例如“質量維度”由質量部門評分，“技術支持”由技術部門評分，保證評價結果全面、公正。（四）動態(tài)調整與持續(xù)優(yōu)化