企業(yè)行政公文歸檔管理工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)及集團化企業(yè)）的行政管理部門、綜合辦公室或檔案管理部門，用于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部及外部往來行政公文的歸檔管理工作。具體應(yīng)用場景包括：日常公文處理：對企業(yè)內(nèi)部通知、報告、會議紀(jì)要、請示批復(fù)等行政公文進行系統(tǒng)性歸檔；外部文件管理：對部門、合作單位等發(fā)來的函件、意見書、合作協(xié)議等外來公文進行分類保存；歷史檔案追溯：為企業(yè)決策、審計、合規(guī)檢查等場景提供快速、準(zhǔn)確的公文檔案查詢支持；部門協(xié)作交接：明確行政部門與業(yè)務(wù)部門在公文流轉(zhuǎn)中的歸檔職責(zé)，避免文件丟失或管理混亂。二、歸檔管理操作流程（一）公文收集：保證文件完整性明確收集范圍內(nèi)部公文：包括但不限于以企業(yè)名義發(fā)出的通知（如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》）、請示（如《關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示》）、報告（如《2023年度工作總結(jié)報告》）、會議紀(jì)要（如《項目推進會會議紀(jì)要》）、批復(fù)、函件等。外部公文：接收的部門文件（如工商、稅務(wù)、人社等部門的通知）、合作單位函件（如《關(guān)于合作方案的函》、合同副本）、行業(yè)協(xié)會文件等。特殊載體文件：涉及重要決策的電子公文（需打印紙質(zhì)版并標(biāo)注電子存檔路徑）、手寫簽批的原件、附件（如圖表、照片、掃描件等）。收集責(zé)任分工內(nèi)部公文由發(fā)文部門（如人力資源部、財務(wù)部、項目部）在公文發(fā)出后1個工作日內(nèi)提交至行政部歸檔專員*助理；外部公文由行政部門收文人員在收到當(dāng)日登記后，直接納入歸檔流程；跨部門協(xié)作形成的公文，由主辦部門負責(zé)收集完整版本（含會簽頁），避免漏項。（二）公文分類：建立邏輯化管理框架按“年度-文種-部門”三級分類法進行初步劃分，保證同類公文集中存放：按年度分類：以公文自然年度為第一級分類（如“2024年度”），跨年度公文（如年度總結(jié)次年1月印發(fā)）歸入發(fā)文年度。按文種分類：以公文種類為第二級分類，如“通知”“請示”“報告”“會議紀(jì)要”“外來函件”等。按部門分類：以發(fā)文部門或承辦部門為第三級分類（如“行政部”“財務(wù)部”“市場部”），外部公文可按“外部-發(fā)文單位”細分（如“外部-稅務(wù)局”“外部-公司”）。示例：2024年行政部發(fā)布的《關(guān)于辦公用品采購的通知》，分類路徑為“2024年度-通知-行政部”。（三）公文整理：規(guī)范文件形態(tài)排序與核對同一類公文按“文號順序”或“時間順序”排列：有文號的按文號從小到大排序（如“X行通知〔2024〕1號”至“X行通知〔2024〕10號”）；無文號的按成文日期先后排序。檢查公文完整性：核對、附件、簽批頁、公章是否齊全，缺失部分需聯(lián)系原發(fā)文部門補全。去除雜物與裝訂去除回形針、大頭針等金屬夾具，避免氧化損壞文件；對超過2頁的公文，使用不銹鋼訂書機在左側(cè)裝訂（厚度超過5cm的需另行裝盒），或使用檔案夾裝訂，保證平整、易翻閱。編制頁碼使用鉛筆在每頁文件右上角編寫頁碼（單文件頁碼連續(xù)，跨文件重新編號）；附件頁碼需單獨標(biāo)注（如“附件1-1”“附件1-2”）。（四）公文編號與登記：建立唯一標(biāo)識編制歸檔號歸檔號格式為“年度-分類代碼-部門代碼-流水號”，其中：分類代碼：通知（TZ）、請示（QS）、報告（BG）、會議紀(jì)要（HYJY）、外來函件（WL）；部門代碼：行政部（XZ）、財務(wù)部（CW）、人力資源部（RL）、市場部（SC）等（可自定義）。示例：2024年行政部第3份通知，歸檔號為“2024-TZ-XZ-003”。填寫歸檔登記表使用《公文歸檔登記表》（詳見第三部分“常用歸檔管理表單模板”），逐項錄入以下信息：歸檔號、公文標(biāo)題、發(fā)文單位/來源、成文日期、頁數(shù)、分類、歸檔人、歸檔日期、存放位置（如“檔案柜-1層-3格”）。（五）入庫保管：保證存儲安全選擇存儲工具紙質(zhì)公文：統(tǒng)一存入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒（尺寸為31cm×22cm×5cm），檔案盒表面標(biāo)注“年度+分類+部門”（如“2024年度-通知-行政部”），并粘貼歸檔文件清單（含歸檔號、標(biāo)題、頁數(shù)）；電子公文：同步存儲至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊），電子文件名與紙質(zhì)公文標(biāo)題一致，并關(guān)聯(lián)歸檔號，定期備份（每月1次）。存放與標(biāo)識檔案柜按“年度從遠到近、分類從上到下、部門從左到右”原則排列，張貼分類標(biāo)簽（如“2023年度”“通知類”）；涉密公文（如未公開的合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需存入帶鎖密碼柜，由行政部經(jīng)理*經(jīng)理專人保管，鑰匙交行政部門備案。（六）借閱與歸還：規(guī)范流轉(zhuǎn)記錄借閱審批員工因工作需要借閱公文，需填寫《公文借閱申請表》（詳見第三部分），注明借閱事由、文件名稱、歸檔號、預(yù)計歸還時間，經(jīng)部門負責(zé)人主管簽字后，報行政部審批；涉密公文需經(jīng)總經(jīng)理總簽字。借閱權(quán)限：普通員工僅可借閱本部門相關(guān)公文，跨部門借閱需經(jīng)原發(fā)文部門負責(zé)人同意。借閱與歸還歸檔專員*助理核對借閱申請無誤后，取出公文并登記借閱信息（借閱人、借閱日期、預(yù)計歸還日期），借閱人簽字確認；借閱期限：普通公文不超過3個工作日，涉密公文不超過1個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天重新申請。歸還時，歸檔專員檢查公文完整性（無涂改、無缺失），確認無誤后注銷借閱記錄，歸還檔案盒/電子文件權(quán)限。（七）鑒定與銷毀：定期清理過期文件鑒定周期每年12月底由行政部牽頭，組織檔案鑒定小組（由行政部經(jīng)理經(jīng)理、法務(wù)專員法務(wù)、各部門負責(zé)人*主管組成）對到期公文進行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)保存期限：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及企業(yè)實際確定，例如：永久保存：公司章程、年度經(jīng)營報告、重要合同、董事會決議；10年保存：年度工作計劃、財務(wù)決算報告、會議紀(jì)要；5年保存：日常通知、一般請示批復(fù)、外來函件；3年保存：臨時性活動方案、辦公用品申領(lǐng)單。超過保管期限且無保存價值的公文，經(jīng)鑒定小組確認后可銷毀。銷毀流程填寫《公文銷毀審批表》（詳見第三部分），列明銷毀文件清單（歸檔號、標(biāo)題、保管期限、數(shù)量），由鑒定小組全體成員簽字，報總經(jīng)理*總審批；銷毀時需由2人以上監(jiān)銷（行政部專員助理、安保部人員安保），使用碎紙機處理紙質(zhì)文件，電子文件徹底刪除并銷毀備份；監(jiān)銷人簽字確認《公文銷毀記錄》，存檔備查。三、常用歸檔管理表單模板（一）公文歸檔登記表歸檔號公文標(biāo)題發(fā)文單位/來源成文日期頁數(shù)分類歸檔人歸檔日期存放位置2024-TZ-XZ-001關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知行政部2024-01-152通知*助理2024-01-16檔案柜-1層-3格2024-QS-CW-002關(guān)于申請采購財務(wù)軟件的請示財務(wù)部2024-02-203請示*專員2024-02-21檔案柜-2層-1格2024-WL-稅務(wù)局-001關(guān)于開展2024年度企業(yè)所得稅匯算清繳的通知稅務(wù)局2024-03-055外來函件*文員2024-03-06檔案柜-3層-5格（二）公文借閱申請表借閱人部門借閱事由文件名稱歸檔號預(yù)計歸還時間部門負責(zé)人簽字審批人（行政部）*市場部制定2024年Q2營銷方案2023年度市場工作總結(jié)報告2023-BG-SC-0012024-04-10*（主管）*（經(jīng)理）*趙六人力資源部勞動糾紛仲裁準(zhǔn)備關(guān)于調(diào)整加班制度的批復(fù)2022-QS-XZ-0052024-04-08*孫七（主管）*（經(jīng)理）（三）公文銷毀審批表銷毀文件清單（歸檔號、標(biāo)題、保管期限、數(shù)量）鑒定小組意見審批人（總經(jīng)理）監(jiān)銷人銷毀日期2021-TZ-XZ-010《關(guān)于2021年國慶放假的通知》（5年，10份）2021-QS-RL-003《關(guān)于招聘行政助理的請示》（5年，5份）2020-WL-合作方-002《關(guān)于合作終止的函》（5年，3份）經(jīng)鑒定，以上文件均超過保管期限，無保存價值，同意銷毀。*總（簽字）助理、安保2024-12-30四、管理要點與注意事項（一）保密與安全涉密公文（如未公開的并購方案、核心技術(shù)資料）需單獨存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理*總簽字，嚴禁復(fù)制或拍照；檔案柜鑰匙由行政部專員助理專人保管，密碼柜密碼實行“雙人共管”（行政部經(jīng)理經(jīng)理與專員*助理各持一部分），每月更換一次密碼；檔案室需配備消防器材（如滅火器、消防栓），溫濕度控制在溫度14-24℃、濕度45-60%，定期檢查（每季度1次），做好《檔案室環(huán)境檢查記錄》。（二）及時性與準(zhǔn)確性公文需在辦結(jié)后3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免積壓（如年度總結(jié)、審計報告等需在印發(fā)后1周內(nèi)歸檔）；歸檔信息（如文號、標(biāo)題、日期）需與公文原件一致，禁止擅自修改或簡化，如發(fā)覺信息錯誤，需經(jīng)原發(fā)文部門確認后更正并備注。（三）人員與培訓(xùn)行政部需指定1-2名專職歸檔專員，負責(zé)日常歸檔、借閱、保管工作，人員變動時需辦理《檔案交接清單》（含歸檔文件、表單、鑰匙等）