采購管理工具供應(yīng)商信息表及詢價模板一、適用場景與價值說明本工具適用于企業(yè)各類采購活動中的供應(yīng)商信息管理及詢價流程，尤其在以下場景中發(fā)揮核心作用：新項目采購：當(dāng)企業(yè)啟動新項目、需要開發(fā)新供應(yīng)商資源時，通過供應(yīng)商信息表系統(tǒng)化收集潛在合作方資質(zhì)、能力，保證供應(yīng)商基礎(chǔ)信息完整；常規(guī)補(bǔ)貨采購：針對生產(chǎn)原料、辦公用品等常規(guī)物資的重復(fù)采購，可快速調(diào)取歷史供應(yīng)商信息，結(jié)合詢價模板對比價格、交期等關(guān)鍵指標(biāo)，優(yōu)化采購決策；緊急采購需求：面對突發(fā)性采購任務(wù)（如設(shè)備故障急需更換零件），利用供應(yīng)商信息表中的“緊急聯(lián)系人”和“供貨周期”字段，快速篩選capable供應(yīng)商，縮短響應(yīng)時間；供應(yīng)商年度評估：通過積累的供應(yīng)商合作歷史數(shù)據(jù)（如供貨及時率、質(zhì)量合格率），結(jié)合詢價記錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效分級，為后續(xù)合作提供依據(jù)。該工具的價值在于：規(guī)范采購流程、降低信息不對稱風(fēng)險、提升比價效率，同時保證采購過程可追溯、合規(guī)可控，助力企業(yè)實現(xiàn)“降本增效”與“供應(yīng)鏈穩(wěn)定”的雙重目標(biāo)。二、詳細(xì)操作流程指南（一）采購需求確認(rèn)明確需求內(nèi)容：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購需求申請單》，詳細(xì)說明所需物料/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、期望交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算上限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部。需求分類分級：采購部根據(jù)采購金額、物料重要性對需求進(jìn)行分類（如A類：高價值/關(guān)鍵物料；B類：常規(guī)物料；C類：低值易耗品），確定后續(xù)詢價范圍及審批流程（如A類需至少3家供應(yīng)商比價，B類可2家比價，C類可定點采購）。（二）供應(yīng)商信息收集與整理信息收集渠道：主動開發(fā)：通過行業(yè)展會、招標(biāo)平臺、行業(yè)協(xié)會、同行推薦等方式收集潛在供應(yīng)商信息；歷史篩選：從企業(yè)現(xiàn)有供應(yīng)商庫中篩選符合需求的合作方；供應(yīng)商自薦：接收主動聯(lián)系企業(yè)的供應(yīng)商，要求其提交基礎(chǔ)資料。填寫《供應(yīng)商信息表》：對收集到的供應(yīng)商，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO9001、行業(yè)生產(chǎn)許可證等），采購人員根據(jù)信息填寫《供應(yīng)商信息表》（模板見第三部分），重點核實以下字段：基本信息：供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、實際經(jīng)營地址、成立時間、注冊資本、主營業(yè)務(wù)范圍；聯(lián)系人信息：法定代表人、銷售負(fù)責(zé)人（姓名、職務(wù)、手機(jī)號、郵箱）、緊急聯(lián)系人（姓名、備用聯(lián)系方式）；資質(zhì)與能力：生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、認(rèn)證證書有效期、生產(chǎn)規(guī)模（如廠房面積、生產(chǎn)線數(shù)量）、產(chǎn)能（如月供貨量）、主要合作客戶（可附合同復(fù)印件）；合作歷史：若為合作過的供應(yīng)商，需記錄近1年合作次數(shù)、供貨總額、平均交貨期、質(zhì)量合格率、付款周期及有無違約記錄。信息審核與歸檔：采購部負(fù)責(zé)人對《供應(yīng)商信息表》進(jìn)行審核，保證信息真實、完整；審核通過后，將供應(yīng)商信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)（或Excel臺賬），按“物料類別+資質(zhì)等級”分類歸檔，并定期更新（建議每季度復(fù)核一次資質(zhì)有效期，每年更新合作歷史數(shù)據(jù)）。（三）詢價流程執(zhí)行制定詢價方案：根據(jù)采購需求及供應(yīng)商分類，確定詢價供應(yīng)商名單（A類采購不少于3家，B類不少于2家），可通過郵件、采購平臺或書面形式向供應(yīng)商發(fā)送《詢價單》（模板見第三部分）。發(fā)送詢價單：詢價單需包含以下核心信息：詢價基本信息：詢價單號（格式：CG–X，如“CG-2024-005”）、詢價日期、需求部門、聯(lián)系人*（采購專員）、聯(lián)系電話；物料/服務(wù)需求明細(xì)：名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（可附圖紙或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、期望交貨期、交貨地點（如“公司倉庫”）、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國標(biāo)GB/T-2020”）；報價要求：報價包含稅費（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、運費、保險費等所有費用；報價有效期（如“30天”）；報價截止時間（需預(yù)留供應(yīng)商至少3個工作日的響應(yīng)時間）；其他條款：付款方式（如“月結(jié)60天”）、違約責(zé)任（如“延遲交貨按日收取0.05%違約金”）、售后服務(wù)承諾（如“質(zhì)保1年，24小時內(nèi)響應(yīng)故障”）。接收與整理報價：在報價截止時間前，收集供應(yīng)商報價文件，檢查是否按要求填寫（如是否含稅、是否在有效期內(nèi)），對異常報價（如遠(yuǎn)低于市場價或遠(yuǎn)高于預(yù)算）及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，核實是否存在漏項或誤解。比價與分析：價格對比：制作《比價分析表》，列出各供應(yīng)商的報價、單價、總價、價格浮動率（與預(yù)算對比），篩選出價格合理的候選供應(yīng)商；綜合評估：除價格外，還需評估供應(yīng)商的交貨期（是否滿足需求部門要求）、供貨穩(wěn)定性（歷史合作中的履約率）、質(zhì)量保障（是否有檢測報告、質(zhì)保條款）、售后服務(wù)（響應(yīng)速度、維修能力）等因素，可采用“加權(quán)評分法”（如價格占40%、質(zhì)量占30%、交期占20%、服務(wù)占10%）進(jìn)行量化打分；確定候選供應(yīng)商：綜合評分最高的供應(yīng)商作為首選候選，次高作為備選，若首選供應(yīng)商無法滿足需求（如交期延遲），可啟動備選供應(yīng)商。（四）結(jié)果反饋與采購執(zhí)行內(nèi)部審批：將《比價分析表》《供應(yīng)商報價單》《供應(yīng)商信息表》整理成《采購審批單》，按企業(yè)權(quán)限流程提交審批（如采購經(jīng)理→財務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理），審批通過后向候選供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》。訂單確認(rèn)：與供應(yīng)商確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)（如最終價格、交貨期、付款方式），要求供應(yīng)商在訂單上蓋章回傳，作為后續(xù)履約依據(jù)。歸檔記錄：將本次詢價過程中的所有文件（詢價單、報價單、比價表、審批單、訂單）整理歸檔，與《供應(yīng)商信息表》關(guān)聯(lián)，形成完整的采購檔案，便于后續(xù)追溯或復(fù)盤。三、核心工具模板（附表格）（一）供應(yīng)商信息表基本信息內(nèi)容供應(yīng)商全稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址實際經(jīng)營地址成立日期年月日注冊資本（萬元）主營業(yè)務(wù)范圍法定代表人姓名*：聯(lián)系方式：銷售負(fù)責(zé)人姓名*：職務(wù)：手機(jī)：緊急聯(lián)系人姓名*：備用電話：資質(zhì)與能力營業(yè)執(zhí)照編號有效期至：年月日相關(guān)認(rèn)證（如ISO9001等）證書編號：有效期至：年月日行業(yè)生產(chǎn)許可證（如需）許可編號：有效期至：年月日生產(chǎn)規(guī)模（廠房面積/生產(chǎn)線數(shù)）月產(chǎn)能主要合作客戶（近3年）1.2.3.（可附合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）合作歷史合作次數(shù)（近1年）次供貨總額（近1年，萬元）平均交貨期（天）質(zhì)量合格率（近1年）%付款周期天有無違約記錄□無□有（請注明：銀行賬戶信息開戶行：戶名：賬號：備注（如供應(yīng)商優(yōu)勢、特殊合作要求等）信息填寫人姓名*：日期：年月日采購部審核人姓名*：日期：年月日（二）詢價單詢價基本信息內(nèi)容詢價單號CG–X詢價日期年月日需求部門聯(lián)系人*（采購專員）聯(lián)系電話物料/服務(wù)需求明細(xì)序號物料/服務(wù)名稱12……報價要求報價包含內(nèi)容□含13%增值稅專用發(fā)票□含增值稅普通發(fā)票□運費□保險費□其他：報價有效期自報價截止日起天報價截止時間年月日時分其他條款付款方式□預(yù)付30%貨款，到付70%□月結(jié)60天□其他：違約責(zé)任延遲交貨：按日收取0.05%違約金；質(zhì)量不合格：7天內(nèi)無條件退換貨售后服務(wù)質(zhì)保期：年；故障響應(yīng)時間：小時內(nèi)；維修服務(wù)：供應(yīng)商信息（填寫方）供應(yīng)商全稱統(tǒng)一社會信用代碼報價人（簽字/蓋章）供應(yīng)商蓋章（公章）聯(lián)系電話日期年月日四、使用過程中的關(guān)鍵提醒信息真實性核查：對供應(yīng)商提交的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實真?zhèn)危苊馓摷俟?yīng)商帶來的履約風(fēng)險。資質(zhì)審核動態(tài)化：部分行業(yè)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）有有效期限制，需建立“資質(zhì)到期預(yù)警機(jī)制”，提前3個月提醒供應(yīng)商更新，避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致合作中斷。比價避免“唯低價論”：價格是重要因素，但需綜合評估供應(yīng)商的綜合能力，如某供應(yīng)商報價雖低，但歷史交貨延遲率超過20%，或質(zhì)量合格率低于90%，則不應(yīng)僅以價格作為唯一決策依據(jù)。保密要求：詢價過程中涉及的采購需求、預(yù)算等信息為企業(yè)商業(yè)秘密，僅限參與采購的人員知曉，不得向無關(guān)供應(yīng)商泄露，避免價格串通或市場波動風(fēng)險。流程合規(guī)性