合同履行與歸檔綜合管理操作模板一、模板概述與適用范圍二、標準化操作流程（一）合同簽訂前的準備與交底合同評審與確認業(yè)務部門發(fā)起合同評審，提交合同草案及附件（如技術協(xié)議、訂單等），明確合同標的、金額、履行期限、雙方權利義務等核心條款。法務部門審核合同條款的合法性、完整性及風險點（如違約責任、爭議解決方式等），形成書面評審意見；財務部門審核付款方式、稅務條款及成本預算。評審通過后，由雙方授權代表簽字蓋章，合同正式生效。責任分工與交底明確合同履行責任人（通常為業(yè)務部門經辦人），負責跟蹤合同進度、協(xié)調內外部資源；財務責任人負責款項支付與對接；法務責任人*負責處理履約中的法律問題。組織合同交底會議，向相關部門傳達合同關鍵條款（如交付節(jié)點、驗收標準、付款條件等），確認各方職責及溝通機制。（二）合同履行過程中的動態(tài)跟蹤進度監(jiān)控與記錄履行責任人根據(jù)合同約定的時間節(jié)點（如交付日期、階段性里程碑），實時跟蹤合同履行進度，填寫《合同履行跟蹤表》（詳見第三部分表單模板），記錄實際履行情況、偏差分析及改進措施。對于長期履行的合同（如年度服務合同），需建立月度/季度履行臺賬，定期更新履約狀態(tài)（如服務次數(shù)、質量反饋、付款進度等）。風險預警與應對當發(fā)覺可能無法按期履行或存在履約風險（如供應商延遲交付、客戶需求變更）時，履行責任人應在24小時內啟動風險預警，向部門負責人*及法務部門提交《合同風險預警表》，說明風險原因、影響范圍及應對建議。法務部門協(xié)同業(yè)務部門制定風險應對方案（如協(xié)商變更合同條款、補充協(xié)議、追究違約責任等），并跟蹤方案執(zhí)行結果。變更管理合同履行中如需變更內容（如標的物調整、履行期限延長、金額增減），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的條款及生效時間。變更協(xié)議需經原評審流程（法務、財務審核）后簽署，履行責任人同步更新《合同履行跟蹤表》中的相關信息。（三）合同履行完成后的驗收與結算成果驗收合同標的交付后，由業(yè)務部門牽頭組織驗收（可邀請技術部門、客戶方*參與），對照合同約定的驗收標準（如產品質量、服務期限、交付數(shù)量等）出具《合同驗收確認單》，由驗收各方簽字確認。驗收不合格的，需明確整改要求及期限，整改后重新驗收直至合格?？铐椊Y算與發(fā)票管理財務部門根據(jù)《合同驗收確認單》及合同約定的付款條件，辦理結算手續(xù)（如申請付款、開具發(fā)票），保證資金支付與履約進度匹配。涉及質保金的合同，需在質保期結束后根據(jù)質保情況完成質保金支付。資料歸集履行責任人在合同履行完成后，收集整理所有相關資料，包括但不限于：合同文本及附件、變更協(xié)議、驗收確認單、付款憑證、溝通函件、會議紀要等，保證資料齊全、真實有效。（四）合同歸檔的整理與存儲分類與編號按照“合同類型-年份-流水號”規(guī)則對合同檔案進行分類編號（如采購合同-2023-001、銷售合同-2023-002），編號需唯一且便于檢索。合同檔案分為“正本檔案”和“副本檔案”：正本為雙方簽字蓋章的原件，由檔案管理部門*統(tǒng)一保管；副本為復印件或掃描件，由業(yè)務部門留存?zhèn)溆谩n案裝訂與電子化將同一合同的紙質資料按時間順序排序，使用檔案夾裝訂成冊，封面注明合同名稱、編號、簽訂日期、履行期限、存放位置等信息。紙質檔案掃描后，至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案庫，支持關鍵詞檢索（如合同名稱、對方單位、履行責任人等）。借閱與保管建立合同檔案借閱登記制度，借閱需填寫《合同檔案借閱申請表》，經部門負責人*及檔案管理部門審批，借閱期限不超過7個工作日（特殊情況需延長）。紙質檔案存放于專用檔案柜，采取防火、防潮、防蟲措施；電子檔案定期備份，保證數(shù)據(jù)安全。三、核心表單模板（一）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方單位簽訂日期履行期限履行階段關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人完成情況（正常/延遲/異常）偏差說明改進措施備注HT-2023-001設備采購合同科技有限公司2023-03-152023-06-30交付階段設備到場2023-05-202023-05-22張*正常無無設備已驗收合格HT-2023-002軟件服務合同信息技術有限公司2023-04-012023-12-31服務階段系統(tǒng)上線2023-07-012023-07-05李*延遲開發(fā)資源不足協(xié)調增加開發(fā)人員，已延期完成系統(tǒng)運行穩(wěn)定（二）合同驗收確認單合同編號合同名稱驗收內容驗收標準驗收方式驗收結果（合格/不合格）驗收日期驗收參與方（業(yè)務/技術/客戶）備注HT-2023-001設備采購合同10臺生產設備符合合同附件技術參數(shù)，運行正常現(xiàn)場測試+參數(shù)核查合格2023-05-22業(yè)務部-張、技術部-王、客戶-趙*設備噪音符合標準HT-2023-003辦公室租賃合同500㎡辦公場地面積準確、設施完好、消防合格現(xiàn)場查驗合格2023-08-10業(yè)務部-劉、行政部-陳無（三）合同歸檔清單檔案編號合同名稱合同編號簽訂日期履行期限歸檔日期存放位置（檔案柜/電子路徑）檔案類型（正本/副本）保管期限備注DA-2023-001設備采購合同HT-2023-0012023-03-152023-06-302023-07-05檔案柜-A-01-01正本10年含變更協(xié)議1份DA-2023-002軟件服務合同HT-2023-0022023-04-012023-12-312023-12-31電子檔案-2023-銷售合同副本10年驗收報告掃描件四、關鍵風險提示與執(zhí)行要點（一）合規(guī)性管理合同簽訂及變更必須遵守《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)，嚴禁簽訂“陰陽合同”或違反強制性條款的合同。涉及行政審批的合同（如特種設備采購、建筑工程合同），需在取得相關許可后方可履行。（二）及時性要求合同履行跟蹤需按節(jié)點記錄，延遲情況需在24小時內預警，避免因拖延導致違約風險。合同履行完成后30個工作日內完成資料歸檔，保證檔案的及時性。（三）準確性保障合同信息（如編號、金額、日期）需與原件一致，填寫表單時避免涂改，如需修改需劃線蓋章確認。電子檔案掃描件需清晰完整，與紙質檔案內容一致，避免因模糊影響法律效力。（四）完整性控制歸檔資料需包含合同履行全流程文件，缺失關鍵文件（如驗收單、變更協(xié)議）可能導致履約糾紛時無法舉證。檔案分類編號需唯一，避免重復或遺漏，定期進行檔案盤點（每季度/每年）。（五）安全性管理正本合同檔案存放于專用檔案室，限制無關人員接觸；電子檔案設置訪問權限，定期