行政文件歸檔管理制度文檔分類與存儲標準版第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)行政文件的分類、歸檔與存儲管理，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，防范文件丟失或泄密風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)的行政文件管理，涵蓋綜合管理、人力資源、財務(wù)管理、法務(wù)合同、會議紀要、資質(zhì)證書等所有行政類文件。1.3基本原則規(guī)范統(tǒng)一：文件分類、歸檔流程及存儲標準需符合本制度要求，保證全企業(yè)一致。及時歸檔：文件辦理完畢后需在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔，避免積壓。安全保密：涉密文件需按保密規(guī)定單獨存儲，非授權(quán)人員禁止查閱。便于檢索：分類清晰、編號規(guī)范，保證文件快速定位與調(diào)閱。第二章文件分類標準2.1一級類目劃分根據(jù)文件職能屬性，將行政文件劃分為以下一級類目（共8類）：一級類目代碼類目名稱說明A綜合管理類企業(yè)基本制度、通知公告、工作計劃、總結(jié)報告等B人力資源管理類招聘、培訓(xùn)、薪酬、考勤、勞動合同、人事檔案等C財務(wù)管理類財務(wù)制度、預(yù)算報表、費用報銷、審計報告、稅務(wù)資料等D法務(wù)合同類合同協(xié)議、法律文書、糾紛處理、知識產(chǎn)權(quán)文件等E會議管理類年度/季度/月度會議紀要、專項會議記錄、會議材料等F資證資質(zhì)類營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證、榮譽證書、專利文件等G檔案管理類檔案管理制度、歸檔目錄、檔案借閱記錄、銷毀清單等H其他類未納入上述類目的其他行政文件（如固定資產(chǎn)資料、后勤管理文件等）2.2二級類目劃分在一級類目基礎(chǔ)上，根據(jù)文件具體用途劃分二級類目（示例）：A類（綜合管理類）：A01-規(guī)章制度、A02-通知公告、A03-工作計劃、A04-工作總結(jié)B類（人力資源管理類）：B01-招聘錄用、B02-培訓(xùn)發(fā)展、B03-薪酬福利、B04-員工關(guān)系D類（法務(wù)合同類）：D01-采購合同、D02-銷售合同、D03-勞動合同、D04-法律糾紛2.3文件類型編碼規(guī)則文件編號采用“一級類目代碼+二級類目代碼+年份+流水號”格式，示例：A01-2024-005：表示2024年綜合管理類規(guī)章制度第5號文件D02-2023-128：表示2023年法務(wù)合同類銷售合同第128號文件第三章行政文件歸檔全流程操作細則3.1文件收集3.1.1責(zé)任主體各部門指定*文員為文件收集責(zé)任人，部門負責(zé)人為監(jiān)督人，保證本部門形成的行政文件“應(yīng)歸盡歸”。3.1.2收集范圍已辦理完畢的正式文件（含紙質(zhì)版及電子版）；具有保存價值的審批材料、會議記錄、合同附件等；企業(yè)獲得的資質(zhì)證書、榮譽文件等原件或掃描件。3.1.3收集要求紙質(zhì)文件需字跡清晰、無涂改（如有修改需加蓋修改人章）；電子文件需為最終版本（PDF/Word格式，避免使用臨時格式）；涉密文件需單獨密封，標注“涉密”字樣及密級。3.1.4收集時限月度文件：每月25日前完成上月文件收集；年度文件：次年1月10日前完成上一年度文件匯總；專項文件（如合同、會議紀要）：文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)提交。3.2文件分類3.2.1分類流程收集責(zé)任人根據(jù)文件內(nèi)容判斷一級類目（參考2.1節(jié)）；結(jié)合文件用途確定二級類目（參考2.2節(jié)）；對無法明確分類的文件，提交行政部*經(jīng)理裁定。3.2.2分類標注紙質(zhì)文件在首頁右上角用鉛筆標注“一級類目代碼+二級類目代碼”（如“A01”）；電子文件在文件名前添加分類編碼（如“A01_2024年度工作總結(jié)”）。3.3文件整理3.3.1紙質(zhì)文件整理排序：按文件形成時間先后順序排列；同一文件按“正本→附件→審批流程”排序。編頁：采用阿拉伯數(shù)字連續(xù)編頁（正面編頁，背面空白不編），頁碼位置統(tǒng)一在右下角。裝訂：左側(cè)裝訂，使用不銹鋼夾或裝訂針，避免使用金屬釘（防止銹蝕）；超過50頁的文件需加裝硬質(zhì)封面。備考表：每份文件附《文件備考表》（見模板1），注明文件數(shù)量、頁數(shù)、缺損情況及整理人。3.3.2電子文件整理格式規(guī)范：文本文件保存為PDF（掃描件分辨率不低于300DPI），表格文件保存為Excel（含公式），圖片文件保存為JPG（單張不超過10MB）。文件夾結(jié)構(gòu)：按“一級類目→二級類目→年份”建立文件夾（如“A\2024”），文件名包含“分類編碼+文件名稱+日期”（如“A01_2024年度工作總結(jié)_20240115”）。備份要求：電子文件需在部門本地存儲及企業(yè)云盤各保存一份，每月28日前由行政部*專員統(tǒng)一備份至服務(wù)器。3.4文件歸檔3.4.1歸檔時間紙質(zhì)文件：收集整理完畢后5個工作日內(nèi)提交至行政檔案室；電子文件：整理完成后3個工作日內(nèi)至企業(yè)云盤并同步備份。3.4.2歸檔交接流程提交：收集責(zé)任人填寫《文件歸檔移交清單》（見模板2），連同紙質(zhì)文件（含備考表）一并交至檔案室；驗收：檔案室管理員核對文件數(shù)量、分類、整理情況，對不符合要求的文件退回重新整理；簽收：驗收合格后，雙方在《文件歸檔移交清單》上簽字確認，清單由檔案室留存。3.4.3歸檔登記檔案室管理員需在《行政文件歸檔總目錄》（見模板3）中登記歸檔信息，包括文件編號、名稱、分類、形成部門、歸檔日期、存放位置等。3.5文件存儲3.5.1紙質(zhì)檔案存儲存儲設(shè)備：使用專用檔案柜（五層鐵皮柜，防火防潮），柜體標注“一級類目名稱”（如“A-綜合管理類”）；存放規(guī)則：按“一級類目→二級類目→年份”順序存放，每個檔案柜層位張貼《檔案存放位置索引》（含柜號、層號、文件范圍）；環(huán)境要求：檔案室保持溫度14-24℃，相對濕度45-60%，配備溫濕度計、滅火器、防蟲防霉劑，每日記錄《檔案室溫濕度記錄表》。3.5.2電子檔案存儲服務(wù)器存儲：企業(yè)服務(wù)器設(shè)置“行政檔案”專用目錄，按分類建立子文件夾，訪問權(quán)限僅開放給行政部及授權(quán)人員；云端備份：使用企業(yè)認證的云存儲平臺（如云企業(yè)網(wǎng)盤），每月增量備份一次，每季度全量備份一次；介質(zhì)備份：重要電子檔案（如合同、資質(zhì)證書）需刻錄光盤備份，一式兩份，標注“備份日期+文件編號”，存放于防磁柜中。第四章檔案借閱與使用管理4.1借閱權(quán)限普通文件：企業(yè)員工可借閱本部門業(yè)務(wù)相關(guān)文件，需經(jīng)部門負責(zé)人審批；跨部門文件：需借閱其他部門文件時，提交《跨部門文件借閱申請表》（見模板4），經(jīng)對方部門負責(zé)人及行政部*經(jīng)理審批；涉密文件：僅限部門負責(zé)人及以上人員借閱，需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準，檔案室管理員全程陪同查閱。4.2借閱流程申請：借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、編號、借閱用途、借閱期限；審批：按權(quán)限逐級審批（涉密文件需總經(jīng)理審批）；登記：審批通過后，檔案室管理員在《檔案借閱登記簿》（見模板5）中記錄借閱信息，借閱人簽字確認；借閱：紙質(zhì)檔案需當場檢查完好性，電子檔案通過云盤在線查閱（禁止涉密文件）；歸還：借閱期滿后2個工作日內(nèi)歸還，檔案室管理員核對文件完整性，登記歸還時間。4.3借閱期限普通文件：不超過7個工作日；專項文件（如項目資料）：不超過15個工作日；涉密文件：不超過3個工作日，如需延長需重新申請。4.4保密要求借閱人不得擅自復(fù)制、摘抄、外傳檔案內(nèi)容，禁止在檔案上涂改、標記；涉密檔案查閱需在指定閱覽室進行，嚴禁帶出檔案室；電子檔案嚴禁通過私人郵箱、等非企業(yè)渠道傳輸。第五章檔案保管與鑒定5.1保管期限劃分根據(jù)文件價值，保管期限分為三類：永久：企業(yè)章程、股東會決議、資質(zhì)證書、年度財務(wù)決算報告等；定期10年：工作計劃、總結(jié)、會議紀要、勞動合同、普通合同等；定期5年：費用報銷憑證、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.2定期檢查月度檢查：檔案室管理員每月檢查檔案柜密封性、防火防潮設(shè)備狀態(tài)，記錄《檔案月度檢查表》；季度盤點：每季度末對紙質(zhì)檔案進行盤點，核對《檔案存放位置索引》與實際存放情況，編制《檔案盤點報告》；年度鑒定：每年12月由行政部、法務(wù)部、財務(wù)部組成鑒定小組，對到期檔案進行價值評估，確定銷毀或延長保管。5.3檔案銷毀鑒定：對保管期限屆滿的檔案，鑒定小組出具《檔案銷毀意見書》，列出銷毀清單；審批：《檔案銷毀意見書》需經(jīng)行政部*經(jīng)理、總經(jīng)理審批；銷毀：由檔案室管理員會同行政部*專員共同銷毀，紙質(zhì)檔案采用碎紙機處理，電子檔案徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)；記錄：銷毀過程需拍照留存，填寫《檔案銷毀記錄表》（見模板6），由監(jiān)銷人、銷毀人簽字確認，記錄保存10年。第六章行政文件歸檔管理常用模板模板1：文件備考表文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)份數(shù)備注（缺損情況說明）A01-2024-0052024年度工作計劃行政部2024-01-10153無缺損整理人：*文員審核人：*經(jīng)理日期：2024-01-15模板2：文件歸檔移交清單序號文件編號文件名稱分類頁數(shù)份數(shù)移交人接收人日期1A01-2024-0052024年度工作計劃A01153*文員*管理員2024-01-162B03-2023-1122023年12月工資表B0381*文員*管理員2024-01-16備注：無缺損文件，已按分類整理完畢模板3：行政文件歸檔總目錄（節(jié)選）歸檔日期文件編號文件名稱形成部門一級類目二級類目存放位置（柜-層-格）保管期限2024-01-16A01-2024-0052024年度工作計劃行政部AA01A-01-03永久2024-01-16B03-2023-1122023年12月工資表財務(wù)部BB03B-03-0510年模板4：跨部門文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*員工市場部1382024-02-20文件編號文件名稱形成部門借閱用途D02-2023-0852023年供應(yīng)商合同采購部項目復(fù)盤部門負責(zé)人審批：*經(jīng)理（簽字）行政部審批：*經(jīng)理（簽字）日期：2024-02-20模板5：檔案借閱登記簿借閱日期文件編號文件名稱借閱人部門審批人借閱期限歸還日期經(jīng)辦人2024-02-20D02-2023-0852023年供應(yīng)商合同*員工市場部*經(jīng)理2024-02-272024-02-26*管理員2024-02-21A01-2024-0032024年考勤制度*文員行政部*經(jīng)理2024-02-282024-02-27*管理員模板6：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀理由銷毀清單編號文件編號文件名稱保管期限監(jiān)銷人銷毀人備注（如銷毀方式）2024-12-20保管期限屆滿2024-XH-001B04-2019-0562019年員工花名冊5年*經(jīng)理*文員碎紙機銷毀第七章執(zhí)行過程中的關(guān)鍵事項與風(fēng)險規(guī)避7.1及時歸檔管理風(fēng)險：文件延遲歸檔導(dǎo)致丟失或損壞；規(guī)避措施：各部門文員每月25日前提交《文件歸檔進度表》至行政部，行政部經(jīng)理對未按時歸檔部門進行通報批評。7.2涉密文件管理風(fēng)險：涉密文件外泄造成企業(yè)損失；規(guī)避措施：涉密文件單獨存儲于密碼保險柜，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，檔案室管理員每季度檢查涉密文件臺賬，保證賬實相符。7.3電子檔案備份管理風(fēng)險：電子文件因服務(wù)器故障或病毒丟失；規(guī)避措施：電子檔案采用“本地+云端+光盤”三重備份，每月由行政部*專員檢查備份完整性，填寫《電子檔案備份記錄表》。7.4人員培訓(xùn)管理風(fēng)險：新員工不熟悉歸檔流程導(dǎo)致操作失誤；規(guī)避措施：行政部每季度組織一次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括分類標準、歸檔流程、借閱規(guī)范等，培訓(xùn)后進行考核，考核不合格者不得從事文件管理工作。7.5歷史檔案整理風(fēng)險：早期檔案分類混亂、檢索困難；規(guī)避措施：對2018年以前的檔案，由行政部