合同信息記錄與審批管理表格工具指南一、適用范圍與核心價值本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等）的全生命周期管理，覆蓋從合同發(fā)起、信息錄入、多部門協(xié)同審批到歸檔查詢的完整流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化表格記錄關(guān)鍵信息，可實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的集中化存儲、流程化審批與規(guī)范化追溯，有效避免合同信息遺漏、審批滯后、權(quán)責(zé)不清等問題，提升合同管理效率與風(fēng)險防控能力，尤其適用于中大型企業(yè)跨部門協(xié)作場景及中小型企業(yè)的合同規(guī)范化管理需求。二、全流程操作指南（一）合同信息錄入與發(fā)起填寫基礎(chǔ)信息：由合同發(fā)起人（如業(yè)務(wù)專員*）登錄管理系統(tǒng)或標(biāo)準(zhǔn)化表格，準(zhǔn)確填寫合同基礎(chǔ)信息，包括合同編號（按規(guī)則自動或手動編制，如“HT-2024-X”）、合同名稱（需體現(xiàn)合同核心內(nèi)容，如“設(shè)備采購合同”）、合同類型（下拉選擇采購/銷售/服務(wù)等）、簽訂日期、預(yù)計生效日期/到期日期等。錄入主體信息：填寫合同雙方詳細(xì)信息，包括甲方（我方）公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（僅內(nèi)部通訊錄可見）；乙方（對方方）公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（需核實真實性）。明確核心條款：簡要記錄合同關(guān)鍵條款，包括合同金額（大寫+小寫）、付款方式（如“分期付款，首付30%驗收后付清”）、履行期限（如“自2024年1月1日至2024年12月31日”）、主要標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容（如“提供型號服務(wù)器10臺”）、違約責(zé)任核心約定（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）等。附件材料：將合同草案、對方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書）、技術(shù)參數(shù)表、會議紀(jì)要等支撐材料作為附件，保證附件名稱清晰（如“合同草案V1.0-乙方蓋章.pdf”）。（二）發(fā)起審批流程提交審批申請：信息填寫完整后，發(fā)起人“提交審批”，選擇審批流程模板（如“標(biāo)準(zhǔn)合同審批”“重大合同審批”），系統(tǒng)自動根據(jù)合同類型與金額匹配審批節(jié)點（如金額≤10萬元需部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)審批；金額＞10萬元需部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)+分管副總審批）。填寫審批事由：在審批意見欄簡要說明合同背景、合作必要性及核心優(yōu)勢（如“因項目急需采購，此批設(shè)備為項目核心組件，報價低于市場均價5%”），便于審批人快速知曉情況。（三）多部門協(xié)同審批部門負(fù)責(zé)人審核：審批流自動推至發(fā)起人部門負(fù)責(zé)人*，重點審核合同的業(yè)務(wù)合理性、預(yù)算匹配度（如是否超出部門年度預(yù)算）、流程完整性（附件是否齊全）。審核通過后流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點，不通過則注明原因（如“預(yù)算不足，需調(diào)整采購數(shù)量”）并退回發(fā)起人修改。法務(wù)專員審查：法務(wù)部門*收到審批任務(wù)后，重點審查合同條款的合法性（如是否符合《民法典》相關(guān)規(guī)定）、合規(guī)性（如是否存在霸王條款）、權(quán)利義務(wù)對等性（如違約責(zé)任是否明確）及法律風(fēng)險點（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式）。法務(wù)需出具明確意見：“通過”“修改后通過”或“不通過”（需附具體法律依據(jù)，如“根據(jù)《法》第X條，建議補充條款”）。領(lǐng)導(dǎo)最終審批：根據(jù)合同金額與重要性，審批流自動推送至分管副總/總經(jīng)理*，重點審核合同的商業(yè)價值、戰(zhàn)略匹配度及重大風(fēng)險控制措施。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同狀態(tài)更新為“已審批”，可進入簽訂環(huán)節(jié)；不通過則直接終止流程，通知發(fā)起人。（四）合同簽訂與歸檔用印與簽訂：審批通過后，由行政/綜合管理*部門根據(jù)審批表安排合同用印，簽訂完成后將紙質(zhì)合同掃描至系統(tǒng)，更新合同狀態(tài)為“已簽訂”。信息歸檔與登記：檔案管理員*將合同正本及附件材料統(tǒng)一歸檔至指定檔案柜，同時在表格中歸檔編號、歸檔日期、存放位置等信息，保證紙質(zhì)與電子檔案一致。（五）履行與變更管理履行跟蹤：合同履行過程中，由業(yè)務(wù)部門*定期更新履行進度（如“第一批設(shè)備已交付，驗收合格”），記錄付款節(jié)點、驗收結(jié)果等關(guān)鍵信息，表格狀態(tài)同步更新為“履行中”。變更與續(xù)簽：若需變更合同內(nèi)容（如金額、履行期限），需發(fā)起“合同變更審批”流程，參照原審批流程重新審核；合同到期前1個月，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)合作情況發(fā)起“續(xù)簽審批”，流程與原審批流程一致。三、標(biāo)準(zhǔn)化合同信息管理表單大類字段名稱填寫說明示例基礎(chǔ)信息合同編號按規(guī)則“HT-年份-部門代碼-序號”填寫，如“HT-2024-CG-001”HT-2024-CG-001合同名稱?體現(xiàn)合作雙方、核心內(nèi)容，如“科技有限公司與商貿(mào)有限公司設(shè)備采購合同”科技-商貿(mào)設(shè)備采購合同合同類型下拉選擇：采購/銷售/服務(wù)/租賃/技術(shù)/勞動合同等采購簽訂日期合同雙方實際簽署日期2024-03-15預(yù)計生效日期合同約定或?qū)嶋H生效日期2024-04-01預(yù)計到期日期合同約定終止日期（無固定期限合同填“長期”）2025-03-31主體信息甲方（我方）信息公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人*、聯(lián)系電話（內(nèi)線）科技有限公司；91110108；北京市區(qū)路1號；*；8888乙方（對方）信息公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人*、聯(lián)系電話（需核實）商貿(mào)有限公司；91110109；上海市區(qū)路2號；*；139核心條款合同金額（大寫）中文大寫金額，如“人民幣壹萬元整”人民幣壹萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，含幣種￥10,000.00付款方式簡述關(guān)鍵節(jié)點，如“簽約后3日內(nèi)付30%，驗收合格后付65%，質(zhì)保期滿付5%”簽約后付30%，驗收后付65%，質(zhì)保期滿付5%履行期限明確起止時間或關(guān)鍵里程碑自2024年4月1日至2024年6月30日主要標(biāo)的/服務(wù)內(nèi)容簡要描述，可注明“詳見附件X”采購型號打印機5臺（詳見附件1）違約責(zé)任核心約定摘錄關(guān)鍵違約條款，如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”逾期付款按日萬分之五支付違約金審批流程發(fā)起人業(yè)務(wù)部門填寫，如“業(yè)務(wù)一部-*”業(yè)務(wù)一部-*部門負(fù)責(zé)人審批系統(tǒng)自動推送，填寫審批意見及日期同意，2024-03-10法務(wù)審批填寫法律意見及日期條款基本合法，建議補充爭議解決地，2024-03-12領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總/總經(jīng)理審批意見及日期同意，2024-03-15附件與歸檔附件清單列舉所有附件名稱及份數(shù)1.合同草案1份；2.乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件1份歸檔編號檔案管理員填寫，如“HT-2024-CG-001-DA”HT-2024-CG-001-DA歸檔日期合同歸檔至檔案庫的日期2024-04-02存放位置檔案柜編號+頁碼，如“A柜-03層-12頁”A柜-03層-12頁履行記錄履行進度業(yè)務(wù)部門定期更新，如“第一批設(shè)備已交付，2024-04-20驗收合格”第一批設(shè)備已交付，2024-04-20驗收合格付款記錄記錄實際付款金額、日期、方式2024-04-25轉(zhuǎn)賬支付3000元變更/續(xù)簽記錄若發(fā)生變更，填寫變更審批編號及核心變更內(nèi)容；續(xù)簽需注明續(xù)簽審批號續(xù)簽審批號：HT-2024-XQ-001，期限延長1年四、使用規(guī)范與風(fēng)險提示（一）信息準(zhǔn)確性要求合同編號需唯一，不得重復(fù)或遺漏；合同名稱、主體信息（如名稱、信用代碼）必須與營業(yè)執(zhí)照、蓋章文件一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致法律風(fēng)險。金額大小寫需完全一致，幣種需明確（如人民幣、美元）；核心條款（如付款方式、履行期限）需與合同草案保持完全一致，禁止“表格與合同條款不符”的情況。（二）審批時效管理各審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成反饋，緊急合同（如項目啟動急需）可標(biāo)注“加急”，審批人需優(yōu)先處理，超時未審批系統(tǒng)自動提醒發(fā)起人及部門負(fù)責(zé)人。法務(wù)審查環(huán)節(jié)若需補充材料，應(yīng)在收到材料后1個工作日內(nèi)完成反饋，避免因?qū)彶檠舆t影響合同簽訂進度。（三）附件完整性控制合同附件需包含對方主體資格文件（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）、合同草案、技術(shù)參數(shù)、價格構(gòu)成表等關(guān)鍵材料，缺失附件可能導(dǎo)致審批不通過或后續(xù)糾紛。附件命名需規(guī)范，建議采用“文件類型-日期-版本號”格式（如“合同草案-20240310-V1.0.pdf”），便于檢索與核對。（四）保密與安全要求合同信息涉及商業(yè)秘密，僅審批流程相關(guān)人員可查看，嚴(yán)禁泄露合同金額、核心條款等敏感信息；紙質(zhì)合同歸檔需入柜上鎖，電子合同需加密存儲，訪問權(quán)限需嚴(yán)格控制。合同變更、終止時，需及時更新表格狀態(tài)并記錄原因，保證歷史數(shù)據(jù)可追溯，避免“已失效合同仍按有效流程審批”的風(fēng)險。（五）特殊情況處理合