公司內(nèi)部通訊錄更新管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司內(nèi)部通訊錄（以下簡稱“通訊錄”）的信息管理，確保通訊錄信息的準確性、時效性和完整性，保障公司內(nèi)部溝通順暢與工作效率，特制定本辦法。本辦法依據(jù)公司相關(guān)人事管理規(guī)定及信息安全管理要求制定。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體在職員工及因工作需要納入通訊錄管理的其他人員。公司各部門及全體員工均須遵守本辦法的規(guī)定。（三）基本原則1.真實性原則：所有錄入通訊錄的信息必須真實可靠，不得虛構(gòu)或隱瞞。2.準確性原則：信息內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合實際情況。3.及時性原則：員工信息發(fā)生變更時，應(yīng)按規(guī)定時限及時申報并更新。二、信息采集與錄入規(guī)范（一）信息采集責任主體1.員工個人是其本人基礎(chǔ)信息的第一責任人，應(yīng)主動提供并及時更新個人相關(guān)信息。2.各部門負責人為本部門員工信息采集與更新的直接責任人，負責督促本部門員工按規(guī)定提交信息，并對信息的真實性進行初步審核。（二）信息采集內(nèi)容通訊錄采集的員工信息主要包括：1.基本信息：姓名、所屬部門、現(xiàn)任職務(wù)、工號（如有）。2.聯(lián)系方式：辦公電話、內(nèi)部分機號、公司分配的內(nèi)部郵箱地址。3.其他必要信息：如工位號、緊急聯(lián)系人信息（僅限緊急情況下使用，由員工自愿提供并注明）。*注：具體字段可根據(jù)公司實際需求調(diào)整，但應(yīng)以滿足工作溝通為基本原則，避免采集與工作無關(guān)的個人隱私信息。*（三）信息錄入要求1.新員工入職時，人力資源部應(yīng)在其完成入職手續(xù)后，指導(dǎo)其填寫《員工通訊錄信息登記表》，并在規(guī)定時間內(nèi)完成信息錄入。2.錄入信息時應(yīng)嚴格按照登記表內(nèi)容進行，確保文字無誤、格式統(tǒng)一。三、信息變更與更新流程（一）變更觸發(fā)條件員工發(fā)生以下情況之一時，應(yīng)及時申請更新通訊錄信息：1.部門調(diào)動、職位變動；2.辦公電話、內(nèi)部郵箱變更；3.工位調(diào)整；4.其他已登記信息發(fā)生變化。（二）更新時限要求1.員工本人信息發(fā)生變更，應(yīng)在變更事項發(fā)生之日起三個工作日內(nèi)，主動向本部門負責人提出信息變更申請。2.部門負責人在收到員工變更申請后，應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成審核，并提交至通訊錄管理部門。3.通訊錄管理部門在收到經(jīng)審核的變更申請后，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)完成信息更新。（三）更新申請與審批流程1.申請：員工信息變更時，填寫《員工通訊錄信息變更申請表》（可電子化），經(jīng)本人簽字確認后提交部門負責人。2.審批：部門負責人對變更信息的真實性和必要性進行審核，簽署意見后，將申請表（或電子審批流程）傳遞至通訊錄管理部門（通常為人力資源部或行政部，具體由公司指定）。3.更新：通訊錄管理部門信息管理員依據(jù)審批通過的申請表，在通訊錄系統(tǒng)中進行相應(yīng)更新操作，并保留更新記錄。（四）離職員工信息處理員工離職時，人力資源部應(yīng)在員工辦理完畢離職手續(xù)當日，通知通訊錄管理部門及時將其信息從在用通訊錄中移除或做脫敏處理。四、通訊錄管理與維護（一）責任部門公司指定人力資源部（或行政部，根據(jù)公司實際情況確定）作為通訊錄的歸口管理部門，負責通訊錄的日常維護、信息更新、版本控制及安全管理。（二）信息安全與保密1.通訊錄管理部門及信息管理員應(yīng)嚴格遵守公司信息安全管理規(guī)定，采取必要措施防止通訊錄信息泄露、丟失或被篡改。2.通訊錄的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作需要進行分級設(shè)置，原則上員工僅可查閱與工作相關(guān)的必要信息。3.嚴禁任何部門或個人未經(jīng)授權(quán)，擅自復(fù)制、傳播、出售或用于其他非法目的。（三）版本控制與備份1.通訊錄信息發(fā)生重要更新或定期（如每季度）更新后，應(yīng)及時發(fā)布新版本通知，并注明更新日期。2.通訊錄管理部門應(yīng)定期對通訊錄數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、通訊錄使用規(guī)范1.公司內(nèi)部通訊錄僅供公司內(nèi)部工作溝通使用，員工應(yīng)妥善保管，不得外借或向外部人員提供。2.員工在使用通訊錄時，應(yīng)尊重他人隱私，不得濫用所獲取的信息。3.如發(fā)現(xiàn)通訊錄信息有誤或存在疑問，應(yīng)及時向通訊錄管理部門反饋。六、責任與監(jiān)督1.各部門負責人應(yīng)加強對本部門員工通訊錄信息管理辦法的宣貫和執(zhí)行監(jiān)督，確保信息更新及時、準確。2.員工未按規(guī)定及時申報信息變更，導(dǎo)致工作溝通障礙或造成不良影響的，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責任人進行提醒、批評教育直至紀律處分。3.通訊錄管理部門應(yīng)定期對通訊錄信息的準確性