采購流程合規(guī)性審查標準模板引言采購流程合規(guī)性審查是企業(yè)內(nèi)部控制的核心環(huán)節(jié)，旨在保證采購活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度，防范合規(guī)風(fēng)險，保障采購資金使用效益。本模板為通用工具，適用于各類企業(yè)采購部門、內(nèi)部審計部門或第三方審計機構(gòu)開展采購合規(guī)性審查工作，可結(jié)合企業(yè)實際情況調(diào)整細化。一、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用主體企業(yè)采購管理部、內(nèi)部審計部、紀檢監(jiān)察部門，以及受委托開展采購審計的第三方機構(gòu)。（二）應(yīng)用場景日常采購審查：對常規(guī)采購項目（如辦公用品、原材料采購）的流程合規(guī)性進行定期抽查或全面審查；專項審計：針對重大采購項目（如設(shè)備采購、工程招標）、高風(fēng)險采購環(huán)節(jié)（如單一來源采購）開展深度合規(guī)性檢查；供應(yīng)商準入審查：對新供應(yīng)商的資質(zhì)、信用及合規(guī)性背景進行審核；年度合規(guī)檢查：對企業(yè)全年采購活動進行系統(tǒng)性合規(guī)評估，形成年度合規(guī)報告；整改復(fù)查：對前期審查中發(fā)覺問題的整改落實情況進行跟蹤驗證。二、合規(guī)性審查操作流程詳解（一）審查準備階段明確審查依據(jù)收集并整理審查依據(jù)，包括：國家法律法規(guī)：《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等；企業(yè)內(nèi)部制度：《采購管理辦法》《合同管理規(guī)定》《供應(yīng)商準入標準》等；行業(yè)規(guī)范：如《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)》等。確認審查依據(jù)的最新版本，避免使用已廢止條款。組建審查小組根據(jù)審查項目復(fù)雜程度，配備具備采購、法律、財務(wù)等專業(yè)背景的審查人員，明確組長及成員職責(zé)；如涉及跨部門審查（如需財務(wù)部配合核查資金支付情況），提前協(xié)調(diào)相關(guān)部門人員參與。制定審查計劃明確審查范圍（如特定采購項目、某時間段內(nèi)所有采購活動）、審查時間、審查方法（如文件審閱、實地訪談、數(shù)據(jù)比對）；編制《采購合規(guī)性審查工作計劃》，報請企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）資料收集與初審收集采購全流程資料按采購流程階段分類整理資料，保證覆蓋“需求提出-預(yù)算審批-供應(yīng)商選擇-合同簽訂-履約驗收-資金支付”全鏈條：需求階段：采購申請單、需求論證報告（如涉及大型設(shè)備或服務(wù)）、部門負責(zé)人審批記錄；預(yù)算階段：預(yù)算批復(fù)文件、資金來源證明（如專項經(jīng)費審批單）；供應(yīng)商選擇階段：供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）、招標/詢價/競爭性談判文件、中標通知書、比價記錄、供應(yīng)商考察報告（如需）；合同階段：采購合同文本、合同評審記錄（法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門評審意見）；履約階段：驗收報告、驗收記錄（如第三方檢測報告）、履約過程中的變更協(xié)議（如有）；支付階段：發(fā)票、付款申請單、資金支付審批單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證。資料初審檢查資料完整性：關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如審批、驗收）是否有缺失，缺失資料要求采購部門補充說明；檢查資料真實性：核對復(fù)印件與原件是否一致（如供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照），對電子資料進行備份存檔；檢查資料邏輯性：如采購金額與預(yù)算金額是否匹配，合同條款與招標文件是否一致。（三）核心合規(guī)性審查要點1.采購需求合規(guī)性審查需求合理性：采購需求是否與生產(chǎn)經(jīng)營實際匹配，是否存在“超需求采購”“虛假采購”情況；需求審批：采購申請是否經(jīng)需求部門負責(zé)人、采購部門、財務(wù)部門逐級審批，重大采購需求是否經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議；需求變更：如采購需求發(fā)生變更，是否有書面變更申請及審批記錄，變更理由是否充分。2.供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)性審查基本資質(zhì)：供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一）是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋采購項目內(nèi)容；專項資質(zhì)：根據(jù)采購項目要求，核查供應(yīng)商相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如安全生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等），資質(zhì)等級是否符合項目要求；信用記錄：通過“信用中國”“中國采購網(wǎng)”等官方渠道查詢供應(yīng)商是否有失信記錄、行政處罰記錄（禁止與列入失信名單的供應(yīng)商合作）；業(yè)績與能力：供應(yīng)商過往業(yè)績是否真實（可要求提供合同復(fù)印件），履約能力（如生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)團隊）是否滿足項目需求。3.采購方式合規(guī)性審查方式選擇依據(jù)：采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購）是否符合企業(yè)制度及國家規(guī)定，如：達到公開招標數(shù)額標準的，是否采用公開招標方式；符合“只能從唯一供應(yīng)商處采購”“發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購”等情形的，是否履行單一來源采購審批程序；采購過程規(guī)范性：招標項目：招標公告是否在指定媒體發(fā)布，招標文件是否經(jīng)法務(wù)部門審核，投標文件是否密封完好，開標過程是否公開透明；詢價/談判項目：是否邀請3家及以上供應(yīng)商參與，詢價/談判記錄是否完整（包括報價、談判要點、最終價格確定依據(jù)）；單一來源采購：是否組織專家進行論證，論證意見是否明確“只能從唯一供應(yīng)商處采購”，審批流程是否合規(guī)。4.合同條款合規(guī)性審查主體信息：合同雙方名稱、地址、聯(lián)系方式是否與供應(yīng)商資質(zhì)文件一致，避免與“皮包公司”簽約；核心條款：采購標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準）是否與招標文件、采購需求一致；合同金額是否與中標通知書、最終審批金額一致，是否包含增值稅等附加費用；履約期限、交貨地點、驗收標準是否明確；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標的責(zé)任承擔）是否具體，爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否約定；審批流程：合同是否經(jīng)采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)逐級評審，評審意見是否在合同中體現(xiàn)。5.履約驗收與資金支付合規(guī)性審查驗收流程：是否成立驗收小組（含使用部門、采購部門、財務(wù)部門人員），驗收標準是否與合同約定一致，大型設(shè)備是否邀請第三方機構(gòu)參與檢測；驗收記錄：驗收報告是否有驗收小組全體成員簽字，驗收結(jié)論（合格/不合格）是否明確，不合格項目是否有整改及復(fù)驗記錄；資金支付：付款申請是否附發(fā)票、驗收報告、合同復(fù)印件等資料，審批流程是否合規(guī)；預(yù)付款支付是否符合約定（如是否提供履約保證金），質(zhì)保金是否按合同約定留存；資金支付對象是否與合同主體一致，是否存在“支付給第三方”等異常情況。（四）問題整改與跟蹤問題分類與記錄將審查發(fā)覺的問題按“嚴重合規(guī)風(fēng)險”（如應(yīng)招標未招標、與不合格供應(yīng)商簽約）、“一般合規(guī)風(fēng)險”（如資料不完整、審批流程不規(guī)范）分類；填寫《采購合規(guī)性問題清單》，詳細記錄問題描述、涉及項目、違反條款、責(zé)任部門及責(zé)任人。整改要求向采購部門下達《采購合規(guī)性整改通知書》，明確整改內(nèi)容、整改時限及整改要求；嚴重合規(guī)風(fēng)險問題需暫停相關(guān)采購活動，直至整改完成并復(fù)核通過。整改復(fù)核整改期限屆滿后，審查小組對整改結(jié)果進行復(fù)核，檢查問題是否徹底解決，整改措施是否有效；復(fù)核通過后，在《整改通知書》上簽字確認，形成閉環(huán)管理；對未按期整改或整改不到位的問題，上報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，按相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（五）審查報告編制報告內(nèi)容審查概況：審查項目名稱、審查范圍、審查時間、審查依據(jù)、審查方法；合規(guī)性評價：總體評價采購活動的合規(guī)性（如“整體合規(guī)”“存在部分風(fēng)險”“存在重大違規(guī)”）；問題分析：分類描述審查發(fā)覺的問題，分析問題產(chǎn)生原因（如制度執(zhí)行不到位、人員意識不足）；整改建議：針對問題提出具體整改建議（如完善審批流程、加強供應(yīng)商資質(zhì)審核）；附件：《采購合規(guī)性問題清單》《整改通知書》及復(fù)核記錄等。報告分發(fā)與歸檔審查報告經(jīng)審查小組組長審核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，分發(fā)至采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門；審查資料（含審查計劃、工作底稿、問題清單、報告等）整理歸檔，保存期限不少于5年。三、采購合規(guī)性審查工具表單（一）采購基本信息審查表項目名稱采購編號采購方式（公開招標/邀請招標/詢價等）預(yù)算金額資金來源（自有資金/專項資金等）申請人*立項依據(jù)計劃完成時間實際完成時間核心審查內(nèi)容審查結(jié)果（合規(guī)/不合規(guī)/需整改）問題描述需求合理性□合規(guī)□不合規(guī)□需整改需求審批流程□合規(guī)□不合規(guī)□需整改預(yù)算匹配度□合規(guī)□不合規(guī)□需整改審查人員*審查日期復(fù)核人員*（二）供應(yīng)商資質(zhì)審查表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人*聯(lián)系電話（虛擬）營業(yè)執(zhí)照編號有效期至注冊資本經(jīng)營范圍專項資質(zhì)名稱資質(zhì)編號發(fā)證機關(guān)有效期至業(yè)績證明材料□合同□驗收報告□用戶評價（需提供復(fù)印件）信用記錄查詢結(jié)果□無失信記錄□有失信記錄（說明：_________）審查結(jié)論□通過□不通過□有條件通過（說明：_________）審查人員*審查日期復(fù)核人員*（三）合同條款合規(guī)性檢查表合同編號供應(yīng)商名稱采購金額（元）簽訂日期合同條款類型合規(guī)性要求檢查結(jié)果（合規(guī)/不合規(guī)）問題描述合同主體與供應(yīng)商資質(zhì)一致□合規(guī)□不合規(guī)采購標的與招標文件一致□合規(guī)□不合規(guī)質(zhì)量標準明確且可驗收□合規(guī)□不合規(guī)履約期限符合生產(chǎn)經(jīng)營需求□合規(guī)□不合規(guī)違約責(zé)任具體且可執(zhí)行□合規(guī)□不合規(guī)爭議解決約定訴訟/仲裁□合規(guī)□不合規(guī)審查人員*審查日期法務(wù)復(fù)核意見*（四）審批流程合規(guī)性表審批環(huán)節(jié)應(yīng)審批人*實際審批人*審批時間審批意見需求審批需求部門負責(zé)人預(yù)算審批財務(wù)部門負責(zé)人采購方式審批采購部門負責(zé)人合同審批分管領(lǐng)導(dǎo)資金支付審批總經(jīng)理合規(guī)性評價□全流程合規(guī)□存在漏審□越權(quán)審批審查人員*審查日期四、審查執(zhí)行關(guān)鍵注意事項（一）保證資料完整性審查前務(wù)必收集采購全流程資料，重點關(guān)注“需求-預(yù)算-供應(yīng)商-合同-驗收-支付”各環(huán)節(jié)的書面記錄，避免因資料缺失導(dǎo)致審查結(jié)論偏差。如遇資料不全，要求采購部門限期補充，并書面說明原因。（二）把握審查時效性日常采購審查應(yīng)在采購活動完成后10個工作日內(nèi)完成；專項審計應(yīng)在項目啟動后15個工作日內(nèi)制定計劃，30個工作日內(nèi)完成審查（復(fù)雜項目可延長，但不超過60個工作日）；單一來源采購、緊急采購等高風(fēng)險項目，需在采購前完成合規(guī)性預(yù)審查。（三）特殊采購類型處理單一來源采購：重點審查“唯一性”論證是否充分（如專利、專有技術(shù)），是否經(jīng)3名以上專家論證，審批流程是否符合企業(yè)“三重一大”規(guī)定；緊急采購：核查“緊急情況”的證明材料（如突發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營急需），是否履行應(yīng)急審批程序，事后是否補充完善手續(xù)；框架協(xié)議采購：審查框架協(xié)議的簽訂程序是否合規(guī)，協(xié)議期內(nèi)具體訂單的執(zhí)行是否與協(xié)議一致。（四）明確審查責(zé)任審查人員需客觀公正，獨立發(fā)表意見，不得與采購部門、供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)；對審查中發(fā)覺的重大合規(guī)風(fēng)險，需第一時間上報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，不得隱瞞；采購部門對整改結(jié)果負責(zé)，審查小組對審查結(jié)論的準確性負責(zé)。（五）加強動態(tài)更新定期跟蹤國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度的變化，及時更新審查依據(jù)；每年對審查模板進行修訂，結(jié)