采購訂單與合同審批規(guī)范流程工具模板一、適用場景與業(yè)務(wù)背景本規(guī)范流程適用于企業(yè)各類采購活動的訂單與合同簽訂環(huán)節(jié)，覆蓋日常辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包（如IT運(yùn)維、咨詢服務(wù)）等所有采購類型。當(dāng)企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目實(shí)施或日常運(yùn)營需要對外采購物資、服務(wù)或進(jìn)行工程發(fā)包時(shí)，均需通過本流程完成需求提報(bào)、采購方式確定、合同草擬、訂單審批及后續(xù)執(zhí)行管理，保證采購活動合規(guī)、高效，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)利益。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與初審需求提報(bào)采購需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》（模板見第三部分），明確采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、期望交付日期、需求原因等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)、圖紙或需求說明作為附件。申請人（需求部門經(jīng)辦人）在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上提交申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)經(jīng)理、行政主管）審核簽字，確認(rèn)需求的必要性及與部門工作計(jì)劃的匹配性。需求初審采購部收到需求申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：（1）需求表單填寫是否完整、規(guī)范，附件是否齊全；（2）采購內(nèi)容是否在年度采購計(jì)劃內(nèi)，預(yù)算金額是否符合公司預(yù)算管理規(guī)定；（3）是否存在重復(fù)采購或可內(nèi)部調(diào)配的情況。初審?fù)ㄟ^后，進(jìn)入采購方式確定環(huán)節(jié)；初審不通過的，注明原因退回需求部門補(bǔ)充或修改。（二）采購方式確定與執(zhí)行根據(jù)采購金額、物料類型及公司采購管理制度，選擇合適的采購方式，保證采購過程公開、公平、公正。采購類型金額標(biāo)準(zhǔn)（示例）適用采購方式日常辦公用品≤5000元詢價(jià)采購（至少3家供應(yīng)商）生產(chǎn)原材料5000元-10萬元比價(jià)采購（至少3家供應(yīng)商）大型設(shè)備/服務(wù)外包＞10萬元招標(biāo)采購（公開/邀請招標(biāo)）緊急采購不限（需附緊急說明）特批采購（總經(jīng)理*審批）詢價(jià)/比價(jià)采購采購專員*根據(jù)需求內(nèi)容，向3家及以上合格供應(yīng)商（優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商）發(fā)出詢價(jià)單，明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間、交貨期、付款方式等要求。收集報(bào)價(jià)后，編制《比價(jià)/詢價(jià)記錄表》，對比供應(yīng)商價(jià)格、質(zhì)量、交期、售后服務(wù)等，形成初步采購建議，提交采購部經(jīng)理*審核。招標(biāo)采購對于達(dá)到招標(biāo)金額的采購項(xiàng)目，由采購部牽頭成立招標(biāo)小組（成員包括采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部代表*），編制招標(biāo)文件（含采購需求、投標(biāo)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等），通過公司官網(wǎng)或指定平臺發(fā)布招標(biāo)公告（邀請招標(biāo)需發(fā)出投標(biāo)邀請函）。組織開標(biāo)、評標(biāo)，評標(biāo)過程需記錄《評標(biāo)報(bào)告》，明確中標(biāo)候選人及推薦理由，提交分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。供應(yīng)商確定審批通過后，采購部向中標(biāo)/選定的供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》或《采購意向確認(rèn)函》，明確合作細(xì)節(jié)，雙方達(dá)成初步采購意向。（三）合同草擬與審核合同草擬采購專員*根據(jù)采購需求、比價(jià)結(jié)果及與供應(yīng)商的溝通情況，使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板（模板見第三部分）草擬采購合同，合同內(nèi)容需包括：（1）雙方主體信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，公司全稱及注冊信息）；（2）采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）；（3）價(jià)格條款（單價(jià)、總價(jià)、幣種、價(jià)格包含內(nèi)容）；（4）交付條款（交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；（5）付款條款（支付方式、時(shí)間、賬戶信息、發(fā)票要求）；（6）違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、違約金計(jì)算方式等）；（7）爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄地）；（8）合同生效條件（簽字蓋章后生效）。合同審核合同草擬完成后，按以下流程逐級審核：（1）采購部審核：采購專員及采購部經(jīng)理審核合同條款與采購需求、比價(jià)結(jié)果的一致性，保證價(jià)格、交貨期、付款方式等核心條款準(zhǔn)確無誤。（2）法務(wù)部審核：法務(wù)專員*重點(diǎn)審核合同的法律合規(guī)性，包括主體資格、條款合法性、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等，出具《法務(wù)審核意見書》。（3）財(cái)務(wù)部審核：財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核付款條款、預(yù)算匹配度、發(fā)票類型及稅務(wù)處理，保證資金支付安全及財(cái)務(wù)合規(guī)。（4）需求部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人*確認(rèn)采購標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交付需求與業(yè)務(wù)需求一致。（5）分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：根據(jù)合同金額及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理最終審批，重大合同（如金額＞50萬元）需提交總經(jīng)理辦公會審議。合同簽訂與蓋章審批通過后，由采購專員*將合同文本打印正本（一式3-5份，根據(jù)供應(yīng)商數(shù)量及存檔需求確定），經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章及合同專用章后生效，供應(yīng)商留存正本，采購部、財(cái)務(wù)部、需求部門分別存檔復(fù)印件或掃描件。（四）采購訂單與審批訂單合同生效后，采購專員*在ERP系統(tǒng)中《采購訂單》（PO），訂單編號規(guī)則為“年份-月份-流水號”（如202405-001），訂單內(nèi)容需與合同條款完全一致（供應(yīng)商信息、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等），并合同掃描件作為附件。訂單審批采購訂單按以下權(quán)限審批：金額≤5萬元：采購部經(jīng)理*審批；5萬元-20萬元：采購部經(jīng)理+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；＞20萬元：采購部經(jīng)理+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理*審批。審批通過后，系統(tǒng)自動將訂單發(fā)送至供應(yīng)商及相關(guān)部門（倉庫、財(cái)務(wù)部），供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，進(jìn)入執(zhí)行環(huán)節(jié)。（五）執(zhí)行、驗(yàn)收與歸檔訂單執(zhí)行跟蹤采購專員*負(fù)責(zé)跟蹤訂單交付進(jìn)度，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況，保證在約定交貨期內(nèi)交付。如遇延期風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)供應(yīng)商并通知需求部門，必要時(shí)啟動違約條款。貨物/服務(wù)驗(yàn)收供應(yīng)商交付貨物/服務(wù)后，需求部門聯(lián)合倉庫、質(zhì)檢部門（如涉及）按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：（1）貨物驗(yàn)收：核對數(shù)量、規(guī)格型號，檢查外觀質(zhì)量，必要時(shí)送檢或試用；（2）服務(wù)驗(yàn)收：對照服務(wù)范圍、交付成果（如報(bào)告、方案）及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，由需求部門出具《驗(yàn)收合格證明》。驗(yàn)收不合格的，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、整改或終止合同，并保留追責(zé)權(quán)利。付款申請與歸檔驗(yàn)收合格后，需求部門提交《付款申請單》（附合同、訂單、驗(yàn)收合格證明、發(fā)票），財(cái)務(wù)部審核無誤后按付款條款安排支付。采購專員*負(fù)責(zé)整理采購全流程資料（需求申請表、比價(jià)記錄、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等），按“一單一檔”原則分類歸檔（紙質(zhì)資料存于采購部檔案室，電子資料備份至公司服務(wù)器），保存期限不少于5年。三、常用表單模板（一）采購需求申請表申請單號：_______申請日期：____年__月__日申請部門申請人*聯(lián)系方式：采購類別□物資類□服務(wù)類□工程類采購內(nèi)容明細(xì)規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量單位：預(yù)算金額大寫：____________________資金來源□預(yù)算內(nèi)□預(yù)算外（需附說明）期望交付日期需求原因及用途附件清單□技術(shù)參數(shù)□圖紙□報(bào)價(jià)單□其他：______部門負(fù)責(zé)人*審核意見簽字：__________日期：______采購部初審意見□通過□退回（原因：__________）審核人：__________日期：______（二）合同審批表合同編號：_______合同名稱：《________________采購合同》甲方（公司）乙方（供應(yīng)商）名稱：____________________地址：____________________合同金額大寫：____________________小寫：￥______采購內(nèi)容合同類型□買賣合同□服務(wù)合同□工程合同簽訂部門采購部經(jīng)辦人*聯(lián)系方式：__________附件清單□合同文本□比價(jià)記錄□技術(shù)附件□資質(zhì)文件審批流程采購部審核意見簽字：__________日期：______法務(wù)部審核意見簽字：__________日期：______財(cái)務(wù)部審核意見簽字：__________日期：______需求部門審核意見簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)*審批意見簽字：__________日期：______總經(jīng)理*審批意見簽字：__________日期：______審批結(jié)果□同意簽訂□需修改（修改意見：__________）（三）采購訂單審批表訂單編號：_______日期：____年__月__日供應(yīng)商名稱訂單金額大寫：____________________小寫：￥______采購內(nèi)容交貨期付款方式申請部門申請人*審批權(quán)限采購部經(jīng)理*審批簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)*審批簽字：__________日期：______總經(jīng)理*審批簽字：__________日期：______備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示（一）審批權(quán)限管理嚴(yán)禁越級審批或化整為零規(guī)避審批（如將20萬元采購拆分為2個(gè)10萬元訂單），所有審批環(huán)節(jié)需在OA系統(tǒng)中留痕，保證流程可追溯。合同金額變更超過10%時(shí)，需重新履行審批流程。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（非法定代表人簽約時(shí)），保證供應(yīng)商具備合法履約能力。首次合作的供應(yīng)商需通過采購部組織的現(xiàn)場考察（生產(chǎn)型企業(yè)需考察生產(chǎn)線、產(chǎn)能、質(zhì)量管控體系）。（三）合同條款風(fēng)險(xiǎn)避免使用模糊表述（如“大約”“優(yōu)質(zhì)”），質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確可量化（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”），違約責(zé)任需具體（如“逾期交付每日按合同金額的0.05%支付違約金”）。嚴(yán)禁在合同中約定“最終解釋權(quán)歸供應(yīng)商所有”等顯失公平條款。（四）緊急采購處理緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即更換）需由需求部門提交《緊急采購說明