業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗浥c合同條款梳理表使用指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明本工具模板適用于各類業(yè)務(wù)洽談場(chǎng)景，旨在通過(guò)結(jié)構(gòu)化記錄與梳理，保證洽談內(nèi)容清晰可追溯、合同條款無(wú)遺漏、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提前識(shí)別。具體包括：新客戶合作洽談：首次接洽時(shí)明確合作意向、核心需求及初步條款，為后續(xù)合同簽訂奠定基礎(chǔ)；合同續(xù)簽與條款優(yōu)化：針對(duì)已合作客戶，在續(xù)簽前回顧履約情況，協(xié)商調(diào)整條款（如價(jià)格、服務(wù)范圍、違約責(zé)任等）；跨部門項(xiàng)目協(xié)作對(duì)接：企業(yè)內(nèi)部多部門（如銷售、法務(wù)、技術(shù)）共同參與時(shí)，統(tǒng)一對(duì)合作細(xì)節(jié)的認(rèn)知，避免信息偏差；客戶需求變更溝通：合作過(guò)程中因市場(chǎng)變化或客戶需求調(diào)整，需重新協(xié)商并明確新條款時(shí)，保證雙方理解一致。二、詳細(xì)操作流程指南（一）洽談前：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備確定洽談核心目標(biāo)根據(jù)合作階段（如初步接洽、方案確認(rèn)、合同簽訂前），明確本次洽談需達(dá)成的一致意見(jiàn)（如合作范圍、價(jià)格區(qū)間、關(guān)鍵條款等），避免洽談偏離方向。示例：若為“新供應(yīng)商合作洽談”，核心目標(biāo)可能包括“明確產(chǎn)品單價(jià)、交貨周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式”。準(zhǔn)備洽談資料清單整理與本次洽談相關(guān)的背景資料，包括：我方需求說(shuō)明（如產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)要求、預(yù)算范圍）；對(duì)方資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合作案例、行業(yè)認(rèn)證，若為首次合作）；歷史合作記錄（若有，需提煉履約亮點(diǎn)與問(wèn)題）；擬溝通條款清單（如需重點(diǎn)協(xié)商的違約責(zé)任、保密條款等）。確認(rèn)參與人員與分工明確我方洽談人員（如業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、技術(shù)支持）及對(duì)方參與人員，提前分配角色：主談人：負(fù)責(zé)把控洽談節(jié)奏，闡述核心訴求；記錄人：使用本模板實(shí)時(shí)記錄洽談內(nèi)容（可提前打印表格或電子版記錄）；支持人：針對(duì)專業(yè)問(wèn)題（如技術(shù)參數(shù)、法律條款）補(bǔ)充說(shuō)明。（二）洽談中：實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息洽談過(guò)程中，記錄人需聚焦“核心議題、共識(shí)點(diǎn)、分歧點(diǎn)、待辦事項(xiàng)”四類信息，保證記錄完整、準(zhǔn)確：記錄基本信息填寫洽談?dòng)涗洷淼摹盎A(chǔ)信息”部分，包括日期、時(shí)間、地點(diǎn)（線上/線下）、參與人員（需記錄雙方姓名、職務(wù)，用“”代替真實(shí)姓名，如“經(jīng)理（我方銷售部）、*總監(jiān)（對(duì)方采購(gòu)部）”）、洽談主題。逐項(xiàng)記錄議題與討論內(nèi)容按照預(yù)設(shè)議題順序（如合作背景、標(biāo)的條款、權(quán)利義務(wù)、付款方式等），逐條記錄：我方觀點(diǎn)：清晰闡述需求與底線（如“我方要求交貨周期不超過(guò)15個(gè)工作日”）；對(duì)方觀點(diǎn)：準(zhǔn)確反饋對(duì)方意見(jiàn)（如“對(duì)方表示因生產(chǎn)排期，交貨周期需延長(zhǎng)至20個(gè)工作日”）；討論過(guò)程：簡(jiǎn)要記錄關(guān)鍵論據(jù)（如“我方提供過(guò)往緊急訂單案例，說(shuō)明15天可行性；對(duì)方提及原材料供應(yīng)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)”）。標(biāo)注共識(shí)與分歧對(duì)每個(gè)議題，明確“已達(dá)成的共識(shí)”和“未解決的分歧”，避免混淆：共識(shí)示例：“雙方同意產(chǎn)品單價(jià)為100元/件，含13%增值稅”；分歧示例：“付款方式：我方要求“30%預(yù)付款+70%到貨驗(yàn)收合格后付款”，對(duì)方堅(jiān)持“50%預(yù)付款+50%到貨后付款”。明確下一步行動(dòng)計(jì)劃針對(duì)未解決的問(wèn)題或待辦事項(xiàng)，記錄“負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間、輸出成果”：示例：“分歧解決：經(jīng)理（我方）負(fù)責(zé)內(nèi)部審批付款方式調(diào)整方案，3月5日前反饋對(duì)方；總監(jiān)（對(duì)方）同步提交供應(yīng)商資質(zhì)證明，3月6日前完成。”（三）洽談后：梳理?xiàng)l款與風(fēng)險(xiǎn)審核整理洽談?dòng)涗浨⒄劷Y(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人需根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充完善“洽談?dòng)涗洷怼保ＷC內(nèi)容完整、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，重點(diǎn)突出共識(shí)與分歧，提交主談人核對(duì)。梳理合同條款基于洽談共識(shí)，啟動(dòng)“合同條款梳理表”，按條款類別逐項(xiàng)核對(duì)：主體信息：核實(shí)雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等是否與資質(zhì)文件一致；標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如是否符合國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)：列明雙方核心責(zé)任（如我方需按時(shí)交付，對(duì)方需按時(shí)付款）、協(xié)作機(jī)制（如溝通對(duì)接人、例會(huì)制度）；付款方式：細(xì)化金額、比例、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%于合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)支付，尾款70%于到貨驗(yàn)收合格后10個(gè)工作日內(nèi)支付”）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式、賠償范圍；爭(zhēng)議解決：約定爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟）及管轄地（如“提交我方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”）。風(fēng)險(xiǎn)審核與確認(rèn)內(nèi)部審核：將梳理后的條款表提交法務(wù)部門審核，重點(diǎn)檢查法律合規(guī)性（如違約金是否過(guò)高、條款是否違反《民法典》等法律法規(guī)）、邏輯一致性（如付款節(jié)點(diǎn)與交貨節(jié)點(diǎn)是否匹配）；對(duì)方確認(rèn)：與對(duì)方同步條款梳理結(jié)果，對(duì)分歧點(diǎn)再次協(xié)商，直至達(dá)成一致；歸檔留存：最終版的洽談?dòng)涗洷?、合同條款梳理表需雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)，與合同正本一并歸檔，保存期限不少于合同履行期后3年。三、實(shí)用工具模板展示（一）業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗洷砘A(chǔ)信息洽談日期2024年3月1日洽談時(shí)間14:00-16:30洽談地點(diǎn)*公司3號(hào)會(huì)議室（線下）/騰訊會(huì)議（線上）我方參與人員經(jīng)理（銷售部負(fù)責(zé)人）、專員（法務(wù)部）對(duì)方參與人員總監(jiān)（采購(gòu)部）、經(jīng)理（供應(yīng)鏈部）洽談主題“產(chǎn)品年度合作框架協(xié)議”條款洽談洽談議題與內(nèi)容記錄共識(shí)點(diǎn)分歧點(diǎn)下一步行動(dòng)計(jì)劃1.合作范圍：明確2024年采購(gòu)產(chǎn)品型號(hào)（A型、B型）、數(shù)量（A型1000件，B型500件）雙方確認(rèn)采購(gòu)型號(hào)與數(shù)量，詳見(jiàn)附件《產(chǎn)品清單》無(wú)*經(jīng)理（我方）于3月3日前將附件《產(chǎn)品清單》蓋章版發(fā)送給對(duì)方2.交貨周期：我方要求“下單后15個(gè)工作日內(nèi)交付”，對(duì)方提出“因排期需20個(gè)工作日”暫未達(dá)成共識(shí)，對(duì)方承諾3月5日前反饋?zhàn)罱K可壓縮的交貨周期交貨周期：我方15天vs對(duì)方20天總監(jiān)（對(duì)方）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)生產(chǎn)部，3月5日前反饋?zhàn)顑?yōu)交貨周期；經(jīng)理（我方）同步評(píng)估周期調(diào)整對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃的影響3.付款方式：我方“30%預(yù)付款+70%到貨驗(yàn)收合格后30天付款”，對(duì)方“50%預(yù)付款+50%到貨后付款”暫未達(dá)成共識(shí)，雙方同意結(jié)合行業(yè)慣例進(jìn)一步協(xié)商預(yù)付款比例：我方30%vs對(duì)方50%；尾款支付節(jié)點(diǎn)：我方“驗(yàn)收后30天”vs對(duì)方“到貨后”專員（我方法務(wù)）于3月4日前整理同類企業(yè)付款方式案例，供雙方參考；經(jīng)理（對(duì)方）于3月6日前提交內(nèi)部審批意見(jiàn)4.違約責(zé)任：逾期交貨按日收取0.05%違約金，最高不超過(guò)合同總額10%；質(zhì)量不符免費(fèi)更換雙方同意違約金比例及上限，明確“質(zhì)量不符需在收到貨后7日內(nèi)提出異議”無(wú)*專員（法務(wù)）于3月4日前將上述條款納入合同草案其他備注|本次洽談?wù)w進(jìn)展順利，核心條款（如產(chǎn)品型號(hào)、單價(jià)）已達(dá)成一致，分歧點(diǎn)集中在付款與交貨周期，預(yù)計(jì)3次溝通內(nèi)可敲定。|（二）合同條款梳理表?xiàng)l款類別條款內(nèi)容約定細(xì)節(jié)/補(bǔ)充說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)提示是否需補(bǔ)充/修改確認(rèn)狀態(tài)（雙方簽字）主體信息甲方：有限公司（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：91110）乙方：科技有限公司（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：91111）甲方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），乙方需補(bǔ)充2023年經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表（用于評(píng)估履約能力）主體名稱需與資質(zhì)文件、公章一致，避免因名稱不符導(dǎo)致合同無(wú)效是（乙方補(bǔ)充財(cái)務(wù)報(bào)表）□甲方□乙方□雙方已確認(rèn)標(biāo)的條款標(biāo)的物：A型產(chǎn)品（型號(hào)-001）、B型產(chǎn)品（型號(hào)-002）數(shù)量：A型1000件，B型500件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)1.乙方需提供每批產(chǎn)品的合格證及檢測(cè)報(bào)告2.A型產(chǎn)品包裝要求：防潮+防震，采用紙箱+泡沫填充質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確具體國(guó)標(biāo)/行標(biāo)，避免“符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”等模糊表述；需約定質(zhì)量異議期否□甲方□乙方□雙方已確認(rèn)權(quán)利義務(wù)甲方義務(wù)：1.按約定支付預(yù)付款；2.組織驗(yàn)收（收到貨后5個(gè)工作日內(nèi)完成）乙方義務(wù)：1.按時(shí)交付（最終以3月5日確認(rèn)的周期為準(zhǔn)）；2.提供售后（質(zhì)保期1年）1.甲方指定（聯(lián)系方式：-*，郵箱：**）為對(duì)接人2.乙方逾期交貨超15天，甲方有權(quán)解除合同需明確驗(yàn)收流程（如是否需要第三方檢測(cè)）、質(zhì)保范圍（如是否包含人為損壞）是（補(bǔ)充驗(yàn)收流程）□甲方□乙方□雙方已確認(rèn)付款方式合同總金額：20萬(wàn)元（含13%增值稅）付款節(jié)點(diǎn)：1.預(yù)付款30%（6萬(wàn)元）于合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)支付；2.尾款70%（14萬(wàn)元）于到貨驗(yàn)收合格后30個(gè)工作日內(nèi)支付甲方通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付至乙方指定賬戶（戶名：科技有限公司，賬號(hào)：62）需約定逾期付款的違約責(zé)任（如按LPR1.5倍計(jì)息），避免乙方因回款周期過(guò)長(zhǎng)影響現(xiàn)金流是（補(bǔ)充逾期付款責(zé)任）□甲方□乙方□雙方已確認(rèn)違約責(zé)任1.乙方逾期交貨：按日收取0.05%違約金，最高不超過(guò)合同總額10%；逾期超15天，甲方有權(quán)解除合同并要求賠償損失2.甲方逾期付款：按日收取0.05%違約金，最高不超過(guò)合同總額5%違約金計(jì)算基數(shù)不含增值稅違約金比例需合理，過(guò)高可能被法院調(diào)減；需明確“損失賠償”的范圍（如直接損失）否□甲方□乙方□雙方已確認(rèn)爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟無(wú)優(yōu)先約定訴訟而非仲裁（仲裁一裁終局，訴訟可二審，更利于復(fù)雜爭(zhēng)議解決）否□甲方□乙方□雙方已確認(rèn)四、高效使用注意事項(xiàng)信息及時(shí)性：洽談?dòng)涗浶柙诮Y(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成整理，避免細(xì)節(jié)遺漏；條款梳理需在洽談后3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)，保證記憶清晰。條款完整性：梳理合同條款時(shí)需覆蓋“主體、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、付款、違約、爭(zhēng)議解決”六大核心要素，避免遺漏關(guān)鍵條款（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議等特殊條款需額外補(bǔ)充）。法律合規(guī)性：涉及金額較大或行業(yè)特殊的合同（如建筑工程、醫(yī)療器械），需由法務(wù)部門或外部律師審核條款，保證符合