會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范模板公司內(nèi)部通用一、適用范圍與啟動(dòng)時(shí)機(jī)本規(guī)范適用于公司各類內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要的編寫，包括但不限于部門周例會(huì)、月度/季度工作推進(jìn)會(huì)、項(xiàng)目專題研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、高層決策會(huì)等。需編寫會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議場景包括：涉及多部門協(xié)作、需明確責(zé)任分工的事項(xiàng)；形成具體決議或待辦任務(wù)，需后續(xù)跟蹤落實(shí)的會(huì)議；重要決策、制度宣貫或工作部署類會(huì)議；周期性例行會(huì)議，需記錄進(jìn)展并同步信息。二、會(huì)議紀(jì)要編寫全流程指南（一）會(huì)前：明確準(zhǔn)備，夯實(shí)基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)與議程提前獲取會(huì)議通知或議程，清楚會(huì)議核心議題、討論重點(diǎn)及預(yù)期成果；若議程未明確，需與會(huì)議組織者（如部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）確認(rèn)，避免記錄偏離方向。指定記錄人及準(zhǔn)備工具原則上會(huì)議由指定人員擔(dān)任記錄人（如部門助理、項(xiàng)目專員），若臨時(shí)調(diào)整需提前告知；準(zhǔn)備記錄工具：優(yōu)先使用電子文檔（如Word、在線協(xié)作文檔），便于實(shí)時(shí)編輯；若手寫需提前準(zhǔn)備專用記錄本，保證字跡清晰。梳理背景資料（可選）對(duì)涉及復(fù)雜議題或歷史背景的會(huì)議，提前查閱相關(guān)文件（如項(xiàng)目方案、上次會(huì)議紀(jì)要、數(shù)據(jù)報(bào)表），保證記錄時(shí)能準(zhǔn)確引用關(guān)鍵信息。（二）會(huì)中：精準(zhǔn)捕捉，關(guān)鍵聚焦記錄基礎(chǔ)信息必須準(zhǔn)確記錄：會(huì)議名稱（如“2024年Q3市場部工作例會(huì)”）、會(huì)議時(shí)間（具體到分鐘，如“2024年7月15日14:00-16:30”）、會(huì)議地點(diǎn)（線下會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）、參會(huì)人員（姓名+職務(wù)，如“（市場部經(jīng)理）”）、缺席人員及原因（如“（銷售部主管）因客戶拜訪請(qǐng)假”）、記錄人（姓名+職務(wù)）。聚焦議題討論核心按議程順序逐項(xiàng)記錄，每個(gè)議題需包含：討論背景（簡述議題起因）、各方意見（記錄關(guān)鍵發(fā)言人的觀點(diǎn)，用“X認(rèn)為……”“X建議……”等客觀表述，避免主觀評(píng)論）、爭議焦點(diǎn)（如有分歧，需明確不同觀點(diǎn)的核心差異）、初步結(jié)論（會(huì)議中達(dá)成的傾向性意見）。示例：議題：Q3新產(chǎn)品推廣方案討論背景：新產(chǎn)品計(jì)劃8月上市，需明確推廣渠道及預(yù)算分配。意見：市場部建議優(yōu)先投放短視頻平臺(tái)，預(yù)算占比60%；銷售部趙六認(rèn)為應(yīng)側(cè)重線下展會(huì)，預(yù)算占比50%。爭議：線上與線下推廣資源分配比例未達(dá)成一致。初步結(jié)論：需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充詳細(xì)數(shù)據(jù)，再次討論。明確決議與待辦事項(xiàng)決議事項(xiàng)：記錄經(jīng)會(huì)議確認(rèn)的最終結(jié)論，需具體、無歧義，避免使用“盡量”“爭取”等模糊詞匯；待辦事項(xiàng)：這是紀(jì)要的核心，需逐條記錄，包含五要素：任務(wù)描述（明確做什么）、負(fù)責(zé)人（具體到姓名+職務(wù)）、完成時(shí)限（精確到日期，如“2024年7月20日前”）、所需資源（如需支持，明確“需技術(shù)部提供數(shù)據(jù)接口”）、備注（其他需說明的事項(xiàng)）。示例：待辦事項(xiàng)1：由市場部牽頭，協(xié)調(diào)技術(shù)部周七，于2024年7月18日前完成新產(chǎn)品推廣渠道效果評(píng)估報(bào)告，提交至總經(jīng)理辦公室*。待辦事項(xiàng)2：銷售部趙六負(fù)責(zé)聯(lián)系3家潛在合作展會(huì)，7月22日前提供展會(huì)方案及預(yù)算明細(xì)，同步給財(cái)務(wù)部審核。（三）會(huì)后：及時(shí)整理，規(guī)范輸出信息核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)記錄整理初稿，重點(diǎn)核對(duì)：參會(huì)人員名單、決議表述是否準(zhǔn)確、待辦事項(xiàng)五要素是否完整；對(duì)模糊信息（如未明確的完成時(shí)限、未指定的負(fù)責(zé)人），及時(shí)與會(huì)議組織者或相關(guān)參會(huì)人確認(rèn)，避免遺漏或錯(cuò)誤。審核與簽發(fā)流程初稿完成后，提交至?xí)h組織者（如部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）審核，保證內(nèi)容與會(huì)議結(jié)論一致；涉及多部門協(xié)作的會(huì)議紀(jì)要，需同步抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，避免信息偏差；審核通過后，由記錄人定稿，按公司規(guī)定格式（如字體：宋體/微軟雅黑，字號(hào)：標(biāo)題二號(hào)加粗、四號(hào)，行距1.5倍）排版，最終簽發(fā)人一般為會(huì)議組織者或指定負(fù)責(zé)人。分發(fā)與歸檔紀(jì)要簽發(fā)后1個(gè)工作日內(nèi)，通過公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘、企業(yè)）分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門；電子版紀(jì)需同步歸檔至公司指定共享文件夾（如“會(huì)議紀(jì)要-2024年-市場部”），保留期限不少于1年，重要會(huì)議紀(jì)要需長期歸檔。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板結(jié)構(gòu)模塊內(nèi)容說明填寫示例會(huì)議基本信息包含會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因、記錄人會(huì)議名稱：2024年Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)時(shí)間：2024年7月10日9:00-11:30地點(diǎn)：研發(fā)中心301會(huì)議室參會(huì)：（產(chǎn)品總監(jiān)）、（技術(shù)經(jīng)理）、（設(shè)計(jì)主管）缺席：無記錄人：趙六（產(chǎn)品專員）會(huì)議議程按會(huì)議順序列出議題，注明每個(gè)議題的討論時(shí)長（可選）1.Q3產(chǎn)品需求優(yōu)先級(jí)排序（30分鐘）2.技術(shù)資源分配方案（20分鐘）3.上線時(shí)間節(jié)點(diǎn)確認(rèn)（20分鐘）議題討論情況分議題記錄：討論背景、各方意見、爭議焦點(diǎn)、初步結(jié)論議題1：Q3產(chǎn)品需求優(yōu)先級(jí)排序背景：基于用戶調(diào)研及Q2數(shù)據(jù)反饋，需確定5個(gè)核心需求的開發(fā)順序。意見：技術(shù)部建議優(yōu)先開發(fā)“用戶登錄模塊”（技術(shù)難度低，需求緊急）；設(shè)計(jì)部認(rèn)為“首頁改版”需同步推進(jìn)，影響用戶體驗(yàn)。爭議：登錄模塊與首頁改版哪個(gè)優(yōu)先。初步結(jié)論：暫定登錄模塊優(yōu)先級(jí)第一，首頁改版第二，需7月12日前輸出詳細(xì)排期。決議事項(xiàng)記錄會(huì)議最終確認(rèn)的結(jié)論，需明確、可執(zhí)行決議1：Q3產(chǎn)品開發(fā)優(yōu)先級(jí)為：用戶登錄模塊＞首頁改版＞訂單管理優(yōu)化＞數(shù)據(jù)看板＞消息推送功能。決議2：技術(shù)部需在7月15日前提交各需求開發(fā)排期（含人力投入）。待辦事項(xiàng)逐條記錄任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限、所需資源、備注序號(hào)其他事項(xiàng)記錄會(huì)議中提及的未納入決議或待辦的重要信息（如下次會(huì)議安排、需跟進(jìn)的臨時(shí)事項(xiàng)）下次會(huì)議時(shí)間：2024年7月17日14:00，地點(diǎn)：研發(fā)中心301會(huì)議室，主題：Q3開發(fā)排期評(píng)審。分發(fā)范圍列出紀(jì)要需發(fā)送的部門或人員產(chǎn)品部、技術(shù)部、設(shè)計(jì)部、運(yùn)營部，抄送總經(jīng)理辦公室*。簽發(fā)人會(huì)議組織者或指定負(fù)責(zé)人簽字（電子版可手寫簽名或姓名縮寫）簽發(fā)人：*日期：2024年7月11日四、編寫要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）核心原則客觀準(zhǔn)確：記錄需忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容，不添加個(gè)人觀點(diǎn)，不夸大、不遺漏關(guān)鍵信息；決議和待辦事項(xiàng)需經(jīng)參會(huì)人確認(rèn)，避免“聽錯(cuò)”“記錯(cuò)”。簡潔明了：用詞專業(yè)、邏輯清晰，避免冗長描述，重點(diǎn)突出“決議”和“待辦”，便于后續(xù)查閱和執(zhí)行跟蹤。要素完整：待辦事項(xiàng)必須包含“任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)限”三要素，保證責(zé)任到人、時(shí)間可追溯。（二）常見問題與規(guī)避方法常見問題規(guī)避方法討論內(nèi)容冗長，抓不住重點(diǎn)會(huì)前熟悉議程，記錄時(shí)優(yōu)先標(biāo)注“結(jié)論性意見”“行動(dòng)項(xiàng)”，非核心討論內(nèi)容可簡化記錄。待辦事項(xiàng)責(zé)任不明確需與會(huì)議組織者當(dāng)場確認(rèn)負(fù)責(zé)人，避免使用“相關(guān)部門”“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等模糊表述。決議表述模糊，存在歧義避免使用“原則上”“盡量”等詞匯，明確“做什么”“做到什么程度”（如“完成用戶調(diào)研報(bào)告，覆蓋1000名目標(biāo)用戶”）。紀(jì)要分發(fā)不及時(shí)，影響執(zhí)行嚴(yán)格把控時(shí)間：會(huì)后2天內(nèi)完成初稿，1天內(nèi)完成審核分發(fā)，保證相關(guān)人員及時(shí)知曉。格式不統(tǒng)一，影響閱讀體驗(yàn)嚴(yán)格按照公司模板排版，統(tǒng)一字體、字號(hào)、段落格式，表格清晰易讀。（三）特殊場景處理線上會(huì)議：需額外記錄線上會(huì)議平臺(tái)名稱（如“騰訊會(huì)議”）、會(huì)議號(hào)（可隱去后幾位，如“會(huì)議號(hào)：56”），若有會(huì)議錄制，可在紀(jì)要中注明“